SISTEMAS DE INVENTARIOS
Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de
contabilidad y administración. Medellín. E mail : [email protected]
SISTEMAS DE INVENTARIOS
INVENTARIO
PERIODICO
CONTABILIZACION
DE COMPRAS
CONTABILIZACION
DE VENTAS
INVENTARIO
PERMANENTE
CONTABILIZACION
DE COMPRAS
CONTABILIZACION
DE VENTAS
Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de
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Sistema de Inventario periódico
Contabilización de compras
Se registran como una cuenta de la clase 6 (costos de ventas), de naturaleza débito, con el
código 620501. Se registra el IVA, la retención en la fuente y la forma de pago (proveedores
nacionales). Veamos el siguiente esquema:
620501
240810
236540
220501
Compras de Mercancía
IVA descontable por compra de bienes
Retefuente por compras
Proveedores Nacionales
1,000,000
160,000
35,000
1,125,000
Cuando se presenta una devolución en compras hacemos un asiento invirtiendo
las cuentas de la siguiente forma:
620501
240810
236540
220501
Devolución por compras de Mercancía
IVA descontable por compra de bienes
Retefuente por compras
Proveedores Nacionales
200,000
32,000
7,000
225,000
Observemos que las cuentas cambiaron de naturaleza, es decir, aquellas que en la
Compra se registraron en el débito, en la devolución se registran en el crédito, de
igual forma las cuentas que se registraron en la compra en el crédito, ahora se
anotan en el débito.
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Sistema de Inventario periódico
Contabilización de ventas
Se registran como una cuenta de la clase 4 (ingresos), de naturaleza crédito, con el código
4135__ . Se registra el IVA, la retención en la fuente y la forma de pago (clientes
nacionales). Veamos el siguiente esquema:
413595
240805
135515
130505
Ventas de mercancía
IVA generado por venta de bienes
Retefuente por ventas
Clientes Nacionales
1,000,000
160,000
35,000
1,125,000
Cuando se presenta una devolución en ventas hacemos un asiento invirtiendo las
cuentas de la siguiente forma:
417501
240805
135515
130505
Devolución por ventas de Mercancía
IVA generado por venta de bienes
Retefuente por ventas
Clientes Nacionales
200,000
32,000
7,000
225,000
Observemos que la única cuenta que cambia es la 417501 (Devolución por ventas),
que en el momento de la venta se llamaba Ventas de mercancía (413595).
También observemos que las cuentas cambiaron de naturaleza, es decir, aquellas
que en la venta se registraron en el crédito, en la devolución se registran en el
débito, de igual forma las cuentas que se registraron en la venta en el débito,
ahora se anotan en el crédito.
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Sistema de Inventario permanente
Contabilización de compras
Se registran como una cuenta de la clase 1 (activos), de naturaleza débito, con el código
143501. Se registra el IVA, la retención en la fuente y la forma de pago (proveedores
nacionales. En general es el mismo asiento del sistema de inventario periódico, pero la
compra ya no se carga a una cuenta temporal de la clase 6, sino a una cuenta de activo
que ya no se llamará: «Compras de mercancía», sino «inventario de
mercancía».
143501
240810
236540
220501
Inventario de Mercancía
IVA descontable por compra de bienes
Retefuente por compras
Proveedores Nacionales
1,000,000
160,000
35,000
1,125,000
Cuando se presenta una devolución en compras hacemos un asiento invirtiendo las
cuentas de la siguiente forma:
143501
240810
236540
220501
Inventario de Mercancía
IVA descontable por compra de bienes
Retefuente por compras
Proveedores Nacionales
200,000
32,000
7,000
225,000
Observemos que las cuentas cambiaron de naturaleza, es decir, aquellas que en la
Compra se registraron en el débito, en la devolución se registran en el crédito, de igual
forma las cuentas que se registraron en la compra en el crédito, ahora se anotan en el
débito.
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Sistema de Inventario permanente
Contabilización de ventas
Se registran como una cuenta de ingresos (clase 4), de naturaleza crédito con el código
4135__ . Se registra el IVA , la retención en la fuente y la forma de pago (clientes
nacionales). Igual que en el sistema periódico.
413595
240805
135515
130505
Ventas de mercancía
IVA generado por venta de bienes
Retefuente por ventas
Clientes Nacionales
1,000,000
160,000
35,000
1,125,000
La diferencia radica en que se realiza un asiento adicional con una cuenta de la
clase 6 en el débito, con el código 6135__ para cargar el costos de los inventarios
que estamos vendiendo y en contrapartida una cuenta de la clase 1 (activos), con
el código 143501 en el crédito (la misma cuenta que se utilizó para registrar la
compra de la mercancía), con el fin de disminuir la cuenta de inventario en el
momento de la venta. Esto es lo que se conoce con el nombre de: «COSTO DE LA
MERCANCIA VENDIDA» (CMV), o asiento a precio de costo. El asiento quedaría de
la siguiente forma:
613595 Costo de mercancía vendida (CMV)
143501 Inventario de mercancía
600,000
600,000
Nota: los $600,000 serían el precio de costo, o lo que es lo mismo, el valor de la
mercancía valorada en bodega. Es decir, que la mercancía que vendimos en
$1,000,000, nos costó $600,000.
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Sistema de Inventario permanente
Contabilización de devoluciones en ventas
Cuando se presenta una devolución en ventas hacemos un asiento invirtiendo las cuentas de la siguiente
forma:
417501 Devolución por ventas de Mercancía
240805 IVA generado por venta de bienes
135515 Retefuente por ventas
130505 Clientes Nacionales
200,000
32,000
7,000
225,000
Se registran como una cuenta de ingresos (clase 4), de naturaleza débito con el código 417501.
Se registra el IVA , la retención en la fuente y la forma de pago (clientes nacionales). Igual que en el
sistema periódico. Pero, recordemos, como en la venta hicimos otro asiento (el de CMV), entonces en la
devolución también tenemos que invertir este asiento:
613595 Costo de mercancía vendida (CMV)
143501 Inventario de mercancía
110,000
110,000
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Asientos contables de ingresos por venta de
mercancia y compra de mercancía con IVA y
retención en la fuente
•
•
Cuando una empresa compra mercancía debe contabilizar el IVA en forma
discriminada, es decir, en un renglón se contabiliza el valor de la compra y en otro
renglón el valor del IVA. Igual sucede al momento de la venta
Los códigos para el IVA serán los siguientes:
•
•
•
•
240805
240810
240815
240820
•
El comprador contabiliza la retención en la fuente en el crédito con el código
236540, cuando se trata de compra de bienes.
•
El comprador contabiliza la retención en la fuente en el crédito con el código
236525, si se trata de servicios en general, o el código 236530 si se trata de
servicios de arrendamiento.
•
El vendedor contabiliza la retefuente en el débito con el código 135515.
IVA generado en venta de bienes
IVA descontable en compra de bienes
IVA descontable en compra de servicios
IVA generado en venta de servicios
(de naturaleza Crédito).
(de naturaleza Débito).
(de naturaleza Débito).
(de naturaleza Crédito).
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Ejemplo 1. Una empresa compra 50 camisas a $60.000 c/u más IVA a crédito.
Al día siguiente devuelve 4 unidades.
(Asiento de causación en el comprobante de compras por el sistema de
inventario permanente).
Fecha
Cód.
01/03/11 143501
Descripción
Inventario de camisas
Débito
Crédito
3.000.000
240810
IVA descontable compra bienes
236540
Retefuente por compras
105.000
220501
Proveedores Nacionales
3.375.000
480.000
02/03/11 143501
Devolución compra de camisas
240.000
240810
IVA descontable compra bienes
38.400
236540
Retefuente por compras
8.400
220501
Proveedores Nacionales
270.000
Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de
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La cuenta 143501 es un activo. Se
anota en el débito ya que está
aumentando (ver principios básicos
Ejemplo 1. Analicemos
para el registro de transacciones
contables en el material didáctico).
Fecha
La cuenta 240810 es un pasivo. Se anota en el
débito ya que está disminuyendo. Cuando
tenemos que entregarle el IVA al
elcompramos
comportamiento
de las cuentas
vendedor, o sea que estamos pagando esa deuda,
compra
por eso decimos que
disminuye el pasivo.
Cód.
01/03/11 143501
Descripción
Inventario de camisas
en el momento de la
Débito
Crédito
3.000.000
240810
IVA descontable compra bienes
236540
Retefuente por compras
105.000
220501
Proveedores Nacionales
3.375.000
02/03/11 143501
480.000
La cuenta 220501
es un pasivo. Se anota en el
Devolución compra
de camisas
crédito ya que está aumentando.
La cuenta 236540 es un pasivo. Se anota en el
crédito ya que está aumentando. Cuando
compramos tenemos que aplicarle retención en la
fuente al vendedor, es decir, le retenemos un
porcentaje sobre el valor de la compra y nos
quedamos temporalmente con ese dinero para
después declararselo a la DIAN. Por esa razón es
que lo contabilizamos como una deuda que
aumenta en el crédito.
240810
IVA descontable compra bienes
236540
Retefuente por compras
8.400
220501
Proveedores Nacionales
270.000
240.000
38.400
Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de
contabilidad y administración. Medellín. E mail : [email protected]
Ejemplo 1. Analicemos el comportamiento de las cuentas en el momento de la
devolución en compras.
La cuenta 143501 Se anota en el
crédito ya que está disminuyendo. Al
devolver 4 unidades esta
disminuyendo e inventario en bodega.
(ver principios básicos para el
registro de transacciones contables en
el material didáctico).
Fecha
Cód.
01/03/11 143501
240810
Descripción
Débito
Inventario de camisas
IVA
Crédito
La cuenta 240810 es un pasivo.
Cuando hacemos la devolución en
compras también tenemos que
La cuenta 236540 es un pasivo. Se anota en el
registrar el IVA en el crédito para
débito ya que está disminuyendo. En la devolución
disminuir su saldo. compra bienes
descontable
el comprador le devuelve la retención en la fuente
3.000.000
480.000
236540
Retefuente por compras
220501
Proveedores Nacionales
al vendedor, razón por la cual la anota en el débito
para disminuir su saldo.
105.000
3.375.000
02/03/11 143501
Devolución compra de camisas
240.000
240810
IVA descontable compra bienes
38.400
236540
Retefuente por compras
8.400
220501
Proveedores Nacionales
270.000
La cuenta 220501 es un pasivo. Se anota en el
débito ya que está disminuyendo. Como
devolvemos mercancía al vendedor, entonces la
deuda con él está disminuyendo su saldo.
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Ejemplo 1. La empresa vende mercancía así: 20 camisas a $120.000 c/u más
IVA a crédito. Al día siguiente recibe en devolución 3 unidades.
Realicemos primero el asiento de la venta y del CMV por el sistema de
inventario permanente.
Fecha
Cód.
05/03/11 413524
Descripción
Débito
Venta de camisas
2.400.000
240805
IVA generado venta de bienes
135515
Retefuente por ventas
130505
Clientes Nacionales
2.700.000
CMV camisas
1.200.000
05/03/11 613524
143501
Inventario de camisas
Crédito
384.000
84.000
1.200.000
Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de
contabilidad y administración. Medellín. E mail : [email protected]
La cuenta 413524 es un ingreso. Se
La cuenta 240805 es un pasivo. Se anota en el
anota en el crédito ya que está
crédito ya que está aumentando. Cuando
aumentando
(ver principios
vendemos recibimos
IVA cuentas
que nos entrega
el el
Analicemos
elbásicos
comportamiento
de ellas
en
para el registro de transacciones
comprador y nos comprometemos a entregárselo
contables en el material didáctico).
a la DIAN en la declaración bimestral de IVA.
Fecha
Cód.
05/03/11 413524
Descripción
IVA generado venta de bienes
135515
Retefuente por ventas
130505
Clientes Nacionales
CMV camisas La cuenta 130505 es un activo.
débito ya que está aumentando.
La cuenta 135515 es un activo. Se anota en el
débito ya que está aumentando. Cuando
vendemos el comprador nos aplica retención en la
fuente , es decir, nos retiene un porcentaje sobre
el valor de la venta y se queda temporalmente con
ese dinero para después declarárselo a la DIAN.
Por esa razón es que lo contabilizamos como un
activo que aumenta en el débito, como si fuera
una cuenta por cobrar, un saldo a favor.
143501
Débito
Venta de camisas
240805
05/03/11 613524
momento de la venta:
Inventario de camisas
Crédito
2.400.000
384.000
84.000
2.700.000
1.200.000
Se anota en el
1.200.000
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Ahora analicemos el comportamiento de las cuentas en el asiento a precio de
costo:
Fecha
La cuenta 613524 es una cuenta de la clase 6 (costos de venta). Se
anota en el débito ya que está aumentando. El valor de $1.200.000
resulta de multiplicar el precio de costo ($60.000 cada unidad), por el
número de unidades vendidas, que en este caso fueron 20. Veamos:
CMV = $60.000*20 unidades
IVA generado venta de bienes
CMV = $1.200.000.
Este costo se lleva al Estado de Resultados cuando elaboremos los
informes financieros.
Cód.
05/03/11 413524
Descripción
Débito
Venta de camisas
2.400.000
240805
384.000
135515
Retefuente por ventas
130505
Clientes Nacionales
2.700.000
CMV camisas
1.200.000
05/03/11 613524
143501
Crédito
84.000
Inventario de camisas
1.200.000
La cuenta 143501 es un activo. Se anota en el
crédito ya que está disminuyendo. Cuando
vendemos mercancía el inventario disminuye,
por lo tanto debe registrarse contablemente en el
crédito.
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Como
son 3 unidades
devueltas
porsiguiente
el cliente, entonces:
*3= $360.000.3 unidades.
Ejemplo
1. …
Al día
recibe$120.000
en devolución
Este seria
el valor de la el
devolución
a precio
de venta.
Ahora
realicemos
asiento
de la
devolución en ventas por el sistema de
El IVA y la Retención se calculan con
base en estepermanente.
valor y se anotan en la columna
inventario
contraria de donde se anotaron al momento de la venta para disminuirlas.
Fecha
Cód.
06/03/11 417501
Descripción
IVA generado venta de bienes
135515
Retefuente
ventas
En el asiento por
del CMV
se toma el precio de costo,
06/03/11 613524
143501
Crédito
Devolución en venta de camisas 360.000
240805
130505
Débito
57.600
es decir, el precio al12.600
que
tenemos valoradas las unidades en bodega, en este caso a $60.000 c/u. Entonces:
405.000
Clientes
Nacionales
$60.000*3=$180.000.
CMV camisas
Inventario de camisas
180.000
180.000
Resaltemos aquí lo que es más relevante: aparece una cuenta de ingresos con el código 417501
para disminuir los ingresos (devolución en ventas), por esta razón se anota en el débito.
En el asiento a precio de costo la cuenta 143501 se anota en el débito para indicar que el inventario
está aumentando, ya que al recibir las unidades devueltas por el cliente, se ingresan nuevamente a
la bodega.
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Ejemplo 1. … Veamos ahora en una cuenta “T” de seguimiento, el
comportamiento de la cuenta de “Inventario de mercancía”, desde el momento
de la compra, pasando por la devolución en compras, la venta y hasta la
devolución en ventas:
143501
INVENTARIO DE MERCANCIA
DEBITO
01/03/2011
Estos $3.000.000 representan
la compra que se realizó el día
01 de marzo (50 unidades a
$60.000 c/u)
3.000.000
CREDITO
240.000
02/03/2011
Estos $240.000 representan la
devolución en compras que se
realizó el día 02 de marzo (4
unidades a $60.000 c/u)
Nota: observe que en la cuenta 143501, siempre se manejan los
valores a precio de costo, nunca a precio de venta.
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Ejemplo 1. … Veamos ahora en una cuenta “T” de seguimiento, el
comportamiento de la cuenta de “Inventario de mercancía”, desde el momento
de la compra, pasando por la devolución en compras, la venta y hasta la
devolución en ventas:
143501
INVENTARIO DE MERCANCIA
DEBITO
CREDITO
01/03/2011
3.000.000
240.000
02/03/2011
06/03/2011
180.000
1.200.000
05/03/2011
Estos $180.000 representa la
devolución en ventas que se
realizó el día 06 de marzo (3
unidades a $60.000 c/u).
Siempre a precio de costo.
Este $1.200.000 representa la
venta que se realizó el día 05
de marzo (20 unidades a
$60.000 c/u). Siempre a precio
de costo.
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Ejemplo 1. … Veamos ahora en una cuenta “T” de seguimiento, el
comportamiento de la cuenta de “Inventario de mercancía”, desde el momento
de la compra, pasando por la devolución en compras, la venta y hasta la
devolución en ventas:
143501
INVENTARIO DE MERCANCIA
DEBITO
CREDITO
01/03/2011
3.000.000
240.000
02/03/2011
06/03/2011
180.000
1.200.000
05/03/2011
Total Deb.
3.180.000
Saldo =
1.740.000
1.440.000
Total Cred.
Finalmente el saldo de la cuenta. Esto es lo que se llama “Inventario Final de mercancía”.
Si analizamos este resultado con detenimiento veremos que $1.740.000 es el resultado de:
$1.740.000/$60.000 c/u = 29 unidades.
Es decir que en bodega quedaron al final de este proceso, 29 camisas por un valor de $1.740.000.
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