Gestión de la Cobertura del
Servicio Educativo
Modernización
Para reflexión……
Estrategia
Dicen que una vez, había un ciego sentado en un parque, con una gorra a sus pies y un
cartel en el que, escrito con tiza blanca, decía: "POR FAVOR AYÚDEME, SOY CIEGO".
Un creativo de publicidad que pasaba frente a él, se detuvo y observó unas pocas
monedas en la gorra. Sin pedirle permiso tomó el cartel, le dio vuelta, tomó una tiza y
escribió otro anuncio. Volvió a poner el pedazo de madera sobre los pies del ciego y se
fue. Por la tarde el creativo volvió a pasar frente al ciego que pedía limosna. Ahora su
gorra estaba llena de billetes y monedas. El ciego reconociendo sus pasos le preguntó
si había sido él quien re-escribió su cartel y sobre todo, qué que era lo que había
escrito allí. El publicista le contestó: -"Nada que no sea tan cierto como tu anuncio,
pero con otras palabras".
Sonrió y siguió su camino. El ciego nunca lo supo, pero su nuevo cartel decía:
"ESTAMOS EN PRIMAVERA, Y... YO NO PUEDO VERLA"
Cambiemos de estrategia cuando algo no nos sale, y verás que puede que resulte
mejor de esa manera. ...
Cobertura
Procesos
¿ Como estamos organizados?
C01.
C02
C01.01
C02.01. Proyectar e Identificar
Establecer las directrices,
criterios,
procedimientos
y
cronograma para a organización y
gestión de la cobertura del Servicio
Educativo
Definir y divulgar los
lineamientos generales para la
organización de la matrícula en
general
Cobertura
Proyectar cupos
Estrategias de ampliación de oferta y
requerimientos básicos
Procesos
¿ Como estamos organizados?
C03.
Solicitar, reservar y asignar
cupos oficiales
C04.
C03.01.
C04.01.
Solicitar, reservar (pre
matrícula) y reservar cupos para
alumnos nuevos
C03.02
Asignar cupos a niños
procedentes de entidades de
Bienestar Social o Familiar
C03.03.
Inscribir
nuevos
C03.04 Asignar cupos
Cobertura
alumnos
Registrar matrícula de cupos
oficiales
Registrar matrícula
alumnos antiguos y nuevos
C04.02. Novedades de matrícula
de
Procesos
¿ Como estamos organizados?
C05.
Hacer Seguimiento a la
gestión de la matrícula
C05.01. Auditoria de Matricula
Cobertura
Como
realizamos
auditoria de
matrícula?
Procesos
“Los sistemas de información no
reemplazan la capacidad humana”
Cobertura
Procesos
Se debe realizar
información
análisis
permanente
de
la
La cual nos debe llevar a tomar decisiones:
Auditar……….??? Donde?
Definir estrategias…….????? Cuales???
Lo más importante no son los resultados que arroja
un sistema de información, es el manejo que le
damos a esa información!
Cobertura
Procesos
Es posible que:
Que
pasa
cuando
el
proceso
esta
bien,
pero
el
indicador de
cobertura
esta mal?
Cobertura
1. No se esta realizando
análisis de la información?
2. No se toman decisiones
acerca de los resultados?
3. No son efectivas las
estrategias de
permanencia?
4. Existe una nueva situación
externa no controlable?
Cual?
Procesos
Que debo hacer?
Cobertura
Procesos
Auditoria de Cobertura
 Realizar Plan de Cobertura
Teniendo en cuenta:
Objetivo: Definir cual va a ser el propósito de la auditoria (alcance)
Tiempo: Cada 6 meses o una vez al año (al menos)
Priorizar E.E: análisis de tendencias de matricula , análisis de
indicadores de deserción, resultados de auditorias anteriores
Documentos requeridos: Formatos a implementar validados por los
equipos de trabajo.
Cobertura
Procesos
Auditoria de Cobertura
 Realizar Plan de Cobertura
Teniendo en cuenta:
Definir equipo de auditores
Consolidación y análisis de resultados
Seguimiento
Cobertura
Procesos
Principales No Conformidades identificada en las
auditorias de ICONTEC en Cobertura
1. No se realiza seguimiento o auditoría al proceso de Cobertura en todas las fases de
implementación del mismo.
2. No se evidencia capacitación formal
realizada a los rectores y directores de los establecimientos
educativos en el desarrollo y ejecución del proceso de cobertura, así como en el diseño e
implementación de estrategias de acceso y permanencia escolar.
3. El análisis para proyectar la demanda potencial de cupos educativos no se hace teniendo en
cuenta información actualizada de las diferentes variables del servicio educativo.
Cobertura
Procesos
PARA TENER EN CUENTA………….
Especificaciones Técnicas
31.
Generar estrategias de ampliación de cobertura y
permanencia educativa en conjunto con las diferentes áreas de la
Secretaria de Educación
46. Realizar seguimiento o auditoria al proceso de cobertura en
todas las fases de implementación del mismo
Cobertura
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Macroproceso C - Proyecto de Modernización de Secretarías de