Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES
INTERNOS DEL GOBIERNO 2007
COMPRAS, CUENTAS POR PAGAR Y DESEMBOLSOS
Alex A. Pérez
Román
Auditor Senior
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Introducción
 Propósito del proceso de compras del
Gobierno
 Personas autorizadas a comprar
 Regulaciones del proceso
 Procesos relacionados
 Reglamentación aplicable
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Objetivos de la Auditoría
 Documento que origina la compra
 Recibo de los bienes
 Distribución contable y registro de las
transacciones
 Procesamiento de facturas
 Registro del desembolso
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Conocimiento del Proceso
 Reglamentación aplicable
 Entrevistas
 Comprador
 Receptor
 Encargados del procesamiento de las
facturas
 Encargados de efectuar los
desembolsos
 Supervisores
 Otros
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Nombramientos y Estadísticas
Inspección de documentos
 Nombramientos y vigencia.
 Determinar universos.
 Revisión analítica.
 Muestra.
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Controles Internos
El área tiene buenos controles internos y
son observados.
En el área no hay controles, no se
observan los establecidos o son muy
pobres los existentes.
Se determinará el modo de selección y
tamaño de la muestra.
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Pruebas de Cumplimiento
Requisición
 Cumplimentada
 Contiene detalle de los artículos
requisados
 Firmada por el solicitante y por quien
aprueba la adquisición
Orden de Compra
 Enumeradas y usadas en secuencia
 Aprobada
 Detallada
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Cont. Pruebas de Cumplimiento
Procedimiento de Compra
 Compras en Mercado Abierto
♦Emergencia
♦Único Proveedor
 Subastas informales
 Subastas formales
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Cont. Pruebas de Cumplimiento
Procedimiento de Compra
 Selección adecuada del
procedimiento de compra.
 Que se haya seguido dicho
procedimiento.
 Que la selección del proveedor sea
adecuada.
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Cont. Pruebas de Cumplimiento
Recibo de Bienes:
 Que se cumplimente el informe de
recibo e inspección para cada orden
de compra.
 Que las personas que firman el
informe de recibo están autorizadas
para ello.
 Que se envíe copia del informe de
recibo al Departamento de Compras,
Contabilidad y Propiedad.
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Cont. Pruebas de Cumplimiento
Procesamiento de
Facturas
 Comparación de las
facturas contra las
órdenes de compra.
 Reclamación por
bienes dañados.
 Pago por bienes no
recibidos.
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Cont. Pruebas de Cumplimiento
Desembolsos
 Corrección aritmética.
 Determinar su corrección,
propiedad y legalidad.
 Corresponden a actividades de la
entidad.
 Evaluar si son extravagantes,
excesivos e innecesarios.
 Los pagos fueron aprobados y
cancelados una vez pagados.
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Cont. Pruebas de Cumplimiento
Cheques
 Comparación del beneficiario,
importe y fecha.
 Las firmas en los cheques son las
requeridas y las autorizadas.
 Los endosos corresponden al
beneficiario del cheque y el
mismo no parece ser irregular.
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Conclusión sobre las Pruebas
Resumen de los resultados.
Redactar los hallazgos.
Redactar las recomendaciones.
Comunicar los resultados.
Dar seguimiento a las
recomendaciones.
Auditorías periódicas y seguimiento.
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Hallazgos Frecuentes
No había Requisición de Compra.
Fraccionamiento en las compras para
evitar subastas.
No se solicitaron cotizaciones a por lo
menos 3 licitadores.
Cotizaciones con poca información que
no permitía corroborar su autenticidad.
No se preparó el Récord de Cotizaciones
o no se preparó adecuadamente.
No se obtuvo certificación de
disponibilidad de fondos.
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Cont. Hallazgos Recientes
Órdenes de compra sin aprobar.
Adquisición de bienes sin mediar
órdenes de compra previas.
Compras a licitadores no
cualificados.
No se distribuyó la copia de la orden
de compra de equipo a la Sección de
Propiedad.
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Cont. Hallazgos Recientes
Los bienes no fueron recibidos por
personal autorizado para ello.
Fallas en completar el Informe de Recibo
e Inspección.
Facturas sin aprobar por funcionarios
autorizados.
Facturas y justificantes no fueron
cancelados una vez pagados.
No había evidencia de la designación de
personal en procesos de subastas.
No se realizó subasta formal requerida.
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Cont. Hallazgos Recientes
Enmiendas a las condiciones de la
subasta sin evidencia de aprobación.
La Junta de Subastas no evaluó todas las
propuestas sometidas.
Documentos del proceso de subastas no
indicaban fecha, número de subasta,
persona que lo preparó, firma, entre otros.
No se estampó la fecha y hora de recibo
de las propuestas sometidas por los
licitadores. El Comité de Apertura
tampoco incluyó sus iniciales.
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Cont. Hallazgos Recientes
Evaluación de propuestas recibidas
después de la fecha fijada para la apertura
de los pliegos.
Adjudicación de subasta a un licitador que
reflejaba pérdidas en los estados
financieros y que no prestó fianza de
ejecución.
Ausencia de Actas de la Junta de
Subastas.
Actas sin firmar o sin indicar los miembros
de la Junta presentes.
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El Proceso de
Compras en el
Gobierno
Revisión 2007
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