Reporte Ejecutivo Mensual
Manual
Revisión 1
Diciembre 2004
R e p ort e m e ns ua l
(T e n d en cia y pr o n ó sti co d e v e nta s)
H is tór ico d e ve nt a s y exi st e n ci a s d e
cad en a reg is tra y n os e n v ía i n fo rmac ió n
tre s me s e s en el re por te y em p le a en cá
d ispo ni b les . I n c lu ye r es ume n po r ti en da
S K U y ti e n da.
s us p rod u ct o s d e sd e q ue la
d e é s tos. Pr e s en ta l os ú lt im os
lcul os m ás m e s e s si e stán
y d e par ta me n to, y d et a lle por
C o no zc a c ó m o s e h a n c omp o rt a d o, a lo l arg o d e su a n tig üe dad ,
s u s pr o du c to s e n la ca de n a , a n ali c e s u s v en ta s, ob se rv e l a s
te nd en c ia s d e v e n ta p o r S K U y o bt en ga u n pr o n ó st ic o d e v e n ta s
p a ra el s ig u ien te me s o p e r ío d o .
Con el reporte mensual ejecutivo Usted puede:
• Obtener un pronóstico de sus ventas del mes siguiente
•
Obtener un análisis de sus ventas y conocer a tiempo
cómo van sus ventas (al alza, a la baja, estables)
• Saber cuáles son sus productos de mayor venta por tienda
y departamento (por ejemplo, identificar el 20% de productos que hacen su 80% de sus ventas totales)
• Identificar en cuáles tiendas tiene éxito y en cuáles no
• Conocer si sus inventarios están de acuerdo a esto
• Identificar en qué tiendas no tiene productos y qué
oportunidades está perdiendo
Como en el semanal ejecutivo, el nuevo reporte
mensual…
• Usa los mismos conceptos gráficos del semanal
ejecutivo
– Hace trabajar la información para usted
– Es fácil de leer y permite decisiones oportunas
– Emplea colores y orden, de forma tal que “salten a la
vista” los puntos que usted debe atender
– Tiene resumen ejecutivo y un detalle por sku
Práctico y rápido
porque lo que requiere
atención salta a su vista
de inmediato
Semanal
Pero, el nuevo reporte mensual es más una
película que una foto de su negocio
• El reporte ejecutivo mensual es el primer reporte que
analiza la historia para pronosticar ventas y dar a nuestro
cliente una tendencia de cómo van las ventas de sus
productos!
– Emplea su historia de ventas y existencias y pronostica
cuanto podría usted vender el próximo mes.
– Describe cómo está cambiando su negocio. Qué
producto se vende más cada vez y cual menos cada vez
– Le da una película de sus ventas; no sólo una foto
El nuevo reporte mensual responde:
¿Cuánto puedo vender el mes que viene?
¿Cómo van mis ventas?
No sólo cómo estuvo la semana o el mes pasado!
Usted puede emplear el reporte para:
– Negociar con más confianza un mayor volumen de
pedidos para sus productos al alza, basado en el
desempeño de sus ventas
– Plantear oportunamente promociones para los productos
que van a la baja, antes que lo hagan por usted
– Proponer a tiempo nuevas ideas de empaquetamiento o
acomodo, para mejorar la venta de sus productos de
menor desempeño
– Mejorar su estrategia comercial, conociendo cuando y
cuales productos sustituir por nuevos
Reporte mensual ejecutivo
Tiene resumen como en el semanal…
Muestra 3 últimos meses, pero…
Pronostica ventas del mes siguiente!
Y tiene detalle…
Muestra últimos 3 meses
Hace cálculos con más!
El nuevo mensual mejora el formato
tradicional
• Tradicional
– Muestra 3 meses
– Sólo usa 3 meses para
cálculos
•
•
No ve tendencias ni estima ventas
Presenta datos pero no permite saber
que tan buenos o malos son
– Es una foto del pasado
• Ejecutivo nuevo!
– Muestra 3 meses
– Usa hasta un año de
historia para cálculos
– Da un pronóstico de
ventas del próximo
mes y calcula cómo
está cambiando la
venta (tendencia)
El formato mensual anterior (tradicional)
muestra y calcula sólo con 3 últimos meses
Claves y colores
Tipo de tienda*
Significado
Clave
Color
Tipo A
Tiendas en las que
usted hace el 60%
de sus ventas
totales del período
TA
verde
Tipo B
20%
TB
verde claro
Tipo C
15%
TC
amarillo
Tipo D
4%
TD
naranja
Tipo E
1%
TE
rojo
*Nota: En el reporte mensual, se manejan todas las combinación tienda-departamento para el SKU
Claves y colores
Clase de SKU
Significado
Clave
Color
Clase A
SKUs con los que
usted hace el 60%
de sus ventas
totales del período
A
verde
Clase B
20%
B
verde claro
Clase C
15%
C
amarillo
Clase D
4%
D
naranja
Clase E
1%
E
rojo
Claves y colores
• Meses de inventario
– rojo < 1.5 a 3.0 verde < rojo
• Existencias en tienda
– Cero = rojo
• Tendencia
– Negativa (ventas a la baja), Positiva (al alza), cero
(estable), no calculada.
Conceptos
• Venta promedio: promedio de todos los
meses desde que hay historia del sku (en el
tradicional sólo se emplea y muestra información de los 3 últimos meses)
• Meses de inventario: Existencias actuales
entre el promedio de ventas de los 3 últimos
meses.
… conceptos
• Pronóstico: ¿Cuánto venderé el próximo mes?
– Sólo se calcula el pronóstico si hay al menos 5 meses
de historia acumulada
– Para cada sku se comparan 5 modelos estadísticos y se
elige el que representa mejor los datos históricos
– Pronostica el mes siguiente con ese modelo
– Toma en cuenta estacionalidad
– Para mayor información de los modelos ver anexo
… conceptos
• Tendencia: ¿Cómo van mis ventas?
– Es la pendiente en el dato de ventas más reciente
de ese sku.
– Positiva (“alza”), negativa (“baja”), cero
(“estable”) ó no calculada
– Para mayor información de los modelos ver
anexo
Uso del reporte para
mejores decisiones…
Utilizando los indicadores de detalle en conjunto se puede
matizar e interpretar mejor la información
Meses de Inventario
Tendencia
Situación / Matices
Sobre-inventariado
a la baja
Estable
Al alza
Muy serio: liquidar
Menos serio
Menos serio
Sub-inventariado
Al alza
Estable
A la baja
Serio: urge ordenar
Menos serio
Menos serio
Inventario adecuado
Al alza
Estable
A la baja
Ok
Ok
Vigilar inventario
… y aún más, combinando con los pronósticos
Ejemplo:
Meses inv
Unidades
vendidas
desde
Pronóstico
Ventas
Mes+1
Venta
Promedio
Al mes
4
0
1
a la baja
2
4
estable
57.0
Tendencia
jun 9
2.1
22
jun 2
Qué tan rojo es el rojo?
Qué tan malo es esto?
Cuál caso es menos serio?
Se podía ver antes?
Anexo
Sobre modelos y pronósticos
Pronosticar?
•
•
•
•
•
•
Los datos de ventas pueden graficarse a lo largo del tiempo. A estos datos puede
aproximárseles con una línea que contenga la mayor parte de ellos o pase cerca de
aquellos que quedan fuera de ésta
Existen métodos estadísticos que permiten derivar éstas curvas de ajuste de modo tal
que se minimice el error con el que representan los datos históricos
Estas curvas constituyen modelos que representan los datos históricos, pero además
pueden emplearse para pronosticar los datos futuros, hasta cierto grado de confiabilidad
Nuestro reporte ejecutivo desarrolla para cada SKU cinco modelos (linear, estacional y
Winters, entre otros) y varios recursos más de manejo de datos, y elige aquel que tenga
menor error (RMS) para representar los datos
Por el momento no se calcula un pronóstico si no contamos con al menos 5 meses de
información de ventas, para un SKU. La calidad de los pronósticos y los períodos que se
empleen para determinarlos variarán con el tiempo, junto con la calidad de los datos
históricos con que contemos.
En los gráficos siguientes se muestra el concepto de ajuste, modelo, pronóstico y
tendencia
Tendencia
•
Para calcular la tendencia se determina la pendiente de una línea recta tangente
al punto más reciente de ventas para el SKU
•
Además de evaluar la pendiente (positiva, negativa o cero), ésta sólo se reporta
(alza, baja, estable) si la correlación (Pearson) de los datos es mayor al 60%
•
En los gráficos siguientes se muestra el concepto de ajuste, modelo, pronóstico
y tendencia
Nota: Es factible para la información actual de la que disponemos, que para ciertos períodos y SKUs
pueda reportarse una tendencia y no un pronóstico (menos de 5 meses de datos) y vise-versa.
Ventas U
Mejor modelo de 5
Tendencia= negativa
Ventas “ a la baja”
historia
10
U mes
siguiente
Pronóstico
Tiempo
“Hoy”
Mes siguiente
Ventas U
Mejor modelo de 5
Pronóstico
50
U mes
siguiente
Tendencia= positiva
Ventas “al alza”
historia
Tiempo
“Hoy”
Mes siguiente
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