CURSO TALLER
PARA LA
ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DEL IPN
AREA CAPACITADORA:
Coordinación de Archivos
AREA DE ADSCRIPCIÓN:
Departamento de Administración de Documentos y
TITULAR:
Lic. Eric Guillermo Conde López
Archivos
CURSO - TALLER
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL IPN
OBJETIVO:
Capacitar a los participantes para la
organización de Archivos Documentales del
IPN aplicando lo establecido por la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental.
NORMATIVIDAD
APLICABLE A LOS
ARCHIVOS
¿PORQUÉ ORGANIZAR LOS ARCHIVOS DEL IPN?
Constitución Mexicana
Art.6 Derecho a la Información
Art. 7 Libertad de Expresión
Art. 8 Derecho de Petición
¿PORQUÉ ORGANIZAR LOS ARCHIVOS DEL IPN?
•
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental
(D.O.F 11 de Junio del 2002)
•
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Información Pública Gubernamental
(D.O.F 11 de Junio del 2003)
•
Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de los
Archivos de las Dependencias y entidades
de la Administración Pública.
(D.O.F 20 de Febrero del 2004)
¿QUIEN GARANTIZA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN?
SUJETOS OBLIGADOS
Poderes de la Unión
Legislativo
Ejecutivo
Presidente
Secretarías
de
Estado
Diputados
Senadores
SEP
Instituto
Politécnico
Nacional
Judicial
Tribunales
y
Juzgados
FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
DE LA ADMINISTRACIÒN PÚBLICA
TODAS LAS INSTITUCIONES
• RECURSOS HUMANOS
COMUNES
• RECURSOS MATERIALES
C
• RECURSOS FINANCIEROS
• SERVICIOS GENERALES
• JURIDICOS, LEGALES ETC.
PEDAGOGÍA *
ADMINISTRACIONEN LA EDUCACIÓN *
EXTENSIÓN EDUCATIVA *
MEDIOS DE COMUNICACIÓN *
ÁREA MÉDICA *
SECTOR EDUCATIVO
SUSTANTIVAS
S
SUJETOS
OBLIGADOS
En Funcionamiento los
A PARTIR DEL 1ro.
ENERO 2005
DEBERÁN TENER …
Archivos
(en forma organizada)
La Publicación de la
EN CASO DE
INCUMPLIMIENTO
Guía Símple
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS UNIFORME
• Agilizar las actividades
y la toma de decisiones
de las UR´S
• Acceso a la información
VENTAJAS
• Rendir cuentas
(Acta Entrega-Recepción)
• Certificación en Calidad
ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN
ASEGURA
• DISPONIBILIDAD
• LOCALIZACIÓN EXPEDITA
• INTEGRIDAD
• CONSERVACIÓN Y
CUSTODIA
• GARANTIZAR EL ACCESO A
LA INFORMACIÓN PÚBLICA
DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO
EVITA
• EL USO INADECUADO
• OCULTAMIENTO
• DESTRUCCIÓN
• ALTERACIÓN
• DIVULGACIÓN
DE EXPEDIENTES Y/O
DOCUMENTOS
RESERVADOS
CONFIDENCIALES
Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
LFTAIPG
Serán causas de Responsabilidad Administrativa de los servidores
públicos POR INCUMPLIMIENTO de las obligaciones
establecidas en esta Ley las siguientes:
I.
Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar,
total o parcialmente y de manera indebida información que se
encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o
conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión;
II. Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la sustanciación de las
solicitudes de acceso a la información o en la difusión de la
información a que están obligados conforme a esta Ley;
Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
LFTAIPG
III. Denegar intencionalmente información no clasificada
como reservada o no considerada confidencial conforme
a esta Ley;
IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no
cumple con las características señaladas en esta Ley. La
sanción sólo procederá cuando exista una resolución
previa respecto del criterio de clasificación de ese tipo
de información del Comité, el Instituto, o las instancias
equivalentes previstas en el artículo 61;
V. Entregar información considerada como reservada o
confidencial conforme a lo dispuesto por esta Ley;
VI.
Entregar intencionalmente de manera incompleta
información requerida en una solicitud de acceso, y
Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
LFTAIPG
VII. No proporcionar la información cuya entrega haya sido
ordenada por los órganos a que se refiere la fracción IV
anterior o el Poder Judicial de la Federación
La responsabilidad a que se refiere este Articulo cualquiera
otra derivada del incumplimiento de las obligaciones
establecidas en esta Ley, será sancionada en los
términos de la Ley Federal de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos.
La infracción prevista en la fracción VII o la reincidencia
en las conductas previstas en las fracciones I a VI de
este Articulo, serán consideradas como graves para
efectos de su sanción administrativa.
AUTORIDADES DE TRANSPARENCIA EN EL IPN
Instituto Politécnico Nacional
Comité
Unidad de Enlace
Solicitante de
Información
Gubernamental
Coordinación de Archivos
(Archivo Gral. del IPN)
Clasificación de
la Información
Organización de Archivos
(Clasificación Archivística)
Unidades Responsables
Archivos ( Trámite,
Concentración e Histórico)
PROCESO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
2°
UNIDAD DE ENLACE
SOLICITUD DE INF.
SISI
1°
RECEPCIÓN – TURNA
www.sisi.org.mx
LA SOLICITUD A LA
UNIDAD RESPONSABLE
MÓDULO BÁSICO
DEL IPN
3°
Solicitante de
Información
Gubernamental
UNIDAD RESPONSABLE
LOCALIZA Y ENVIA
LA INFORMACION
A LA UNIDAD DE ENLACE
UNIDAD DE ENLACE
6°
RECIBE – ANALIZA –
ENTREGA
LA INFORMACIÒN
AL SOLICITANTE
5°
ENTREGA
VERSIONES
PUBLICAS
D.O.F.
16 Abril 2006
4°
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
DE ACUERDO A LA LFTAIPG
Unidad de Enlace
Clasificación de
la Información
PÚBLICA
(No tiene Leyenda)
Circular No.299
Del IPN
04/Mayo/2004
CLASIFICADA
Leyenda
Unidades
Responsables
PÚBLICA
Art. 7
INFORMACIÓN PÚBLICA
Es aquella que tiene relación con el uso
y destino que le es dado a los recursos
públicos.
INFORMACIÓN PÚBLICA
 Información generada o administrada por la dependencia:
• Trámites Administrativos.
• Estadísticas diversas.
• Resultados de encuestas.
 Oficios generados por el I. P. N.
• ( siempre que no existan datos reservados o confidenciales)
 Remuneraciones:
• Sueldos de los servidores públicos.
• Prestaciones de servidores públicos.
 Programas de Subsidio:
• Información sobre la planeación y programación del I.P.N.
• Ejercicio Presupuestal.
• Padrón de Beneficiarios de programas de becas y estímulos.
• Resultados, indicadores de impacto, informes, evaluaciones.
• Gasto Operativos, Administrativos y de Representación.
INFORMACIÓN RESERVADA
Aquella información que se encuentra temporalmente
restringida al usuario por considerar que su
divulgación traería un daño presente probable y
especifico.
La que protege el interés de particulares y aquellas
cuestiones que son fundamentales para la existencia
y permanencia del Estado mismo.
INFORMACIÓN RESERVADA
La que por disposición expresa de una Ley
sea considerada confidencial, reservada,
comercial reservada o gubernamental
confidencial.
Los secretos comercial, industrial, fiscal,
bancario, fiduciario u otro considerado como
tal por una disposición legal.
 Las averiguaciones previas
Se considera como tal la información resultante de la etapa
durante la cual el Ministerio Público realiza todas aquellas
actuaciones y diligencias necesarias para conocer la verdad
histórica de un hecho posible constitutivo de delito, a
efecto de ejercitar o no la acción penal.
 Los expedientes judiciales o de los procedimientos
administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no
hayan causado estado (fallo, laudo o sentencia).
 Procedimiento de responsabilidad de los servidores
públicos en tanto no se hayan resuelto.
 Opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen
parte del proceso deliberativo de los servidores públicos,
hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva.
Existen otros supuestos de información clasificada como
reservada, establecidos en los artículos 13 y 14 de la
LFTAIPG:
 Seguridad nacional, seguridad pública o defensa
nacional.
 Conducción de negociaciones internacionales.
 Estabilidad financiera, económica o monetaria del
país.
 Actividades de verificación del cumplimiento de las
leyes, prevención o persecución de delitos, entre
otros.
LINEAMIENTOS
GENERALES PARA
LA CLASIFICACIÓN Y
DESCLASIFICACIÓN
DE LA INFOMACION
D. O. F. 18 DE
AGOSTO DE 2003
LEY FEDERAL DE
TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA
INFORMACIÓN
PÚBLICA
GUBERNAMENTAL
D. O. F. 11 DE
JUNIO DE 2002
LEYENDAS DE CLASIFICACIÓN
1. SE CLASIFICA COMO RESERVADO POR UN TIEMPO DETERMINADO
2. SE DESCLASIFICA
SI EL ASUNTO YA CONCLUYÓ
O EL PERÍODO DE RESERVA SE CUMPLIÓ
3. QUEDANDO EL DOCUMENTO O EXPEDIENTE COMO PÚBLICO POR
EL MISMO PERIDO DE TIEMPO DE
CLASIFICÓ
RESERVA EN EL ÁREA QUE
PERIODOS DE RESERVA
1. SE CLASIFICA COMO RESERVADO POR UN TIEMPO DETERMINADO
2. SE DESCLASIFICA
SI EL ASUNTO YA CONCLUYÓ
O EL PERÍODO DE RESERVA SE CUMPLIÓ
3. QUEDANDO EL DOCUMENTO O EXPEDIENTE COMO PÚBLICO POR
EL MISMO PERÍODO DE TIEMPO DE
RESERVA EN EL ÁREA QUE
CLASIFICÓ
RESERVADO
DESCLASIFICADO
=
PÚBLICO
Se guarda en el
área como…
PERIODOS DE RESERVA
(1er PERÍODO DE RESERVA)
RESERVADO
DE 1 HASTA 12 AÑOS
DESCLASIFICADO
Concluyó el tiempo,
pero el asunto aún NO
=
(2do PERÍODO DE RESERVA)
RESERVADO
DE 1 HASTA 12 AÑOS
DESCLASIFICADO
=
PÚBLICO
Se guarda en el
área como…
Información Confidencial
RELATIVA A DATOS PERSONALES.
La información concerniente a una persona física, identificada o identificable
 Origen étnico o racial.
 Características físicas.
 Características morales.
 Características emocionales.
 Vida afectiva.
 Vida familiar.
 Domicilio particular.
 Número telefónico particular.
 Patrimonio.
 Ideología.
 Opinión Política.
 Creencia o convicción religiosa.
 Creencia o convicción filosófica.
 Estado de salud física.
 Estado de salud mental.
 Preferencia sexual.
 Otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética.
La entregada con tal carácter por los particulares a los
sujetos obligados:
 En este supuesto se deberán señalar los documentos que
contengan información confidencial, reservada o comercial
reservada, siempre que tengan el derecho de reservarse la
información, de conformidad con las disposiciones
aplicables.
 La relativa al patrimonio de una persona moral.
 La que comprenda hechos y actos de carácter
económico, contable, jurídico, administrativo
relativos a una persona, que pudiera ser útil para un
competidor.
Por ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo
del negocio del titular, sobre su proceso de toma de
decisiones o información que pudiera afectar sus
negociaciones, acuerdos de los órganos de
administración, política de dividendos y sus
modificaciones o actas de asamblea.
LINEAMIENTOS
GENERALES PARA
LA CLASIFICACIÓN Y
DESCLASIFICACIÓN
DE LA INFOMACION
D. O. F. 18 DE
AGOSTO DE 2003
LEY FEDERAL DE
TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA
INNFORMACIÓN
PÚBLICA
GUBERNAMENTAL
D. O. F. 11 DE
JUNIO DE 2002
LEYENDA DE CLASIFICACIÓN
PARTICIPANTES
LIC. ERIC. G. CONDE L.
[email protected]
Ext. 57281
LIC. JAZMIN ILIANA GARCIA
[email protected]
Ext. 57282
LIC. MARIA ELENA CARMONA
[email protected]
Ext. 57284
ING. RAMON CRUZ
[email protected]
Ext. 57285
LIC. EVELIA GALINDO
[email protected]
Ext. 57286
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