UNIDAD 13 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
1. EL SISTEMA TRIBUTARIO ESPAÑOL
Todas los procesos de la empresa deben estar documentados, por dos motivos:

Por el interés de la propia empresa: una buena organización exige tener
constancia de todo lo que se ha hecho.

Por obligaciones legales: la contabilidad o las facturas, por ejemplo,
debemos conservarlas porque nos obliga el Código de Comercio u otras leyes.
El proceso de gestión administrativa (así se conoce a todo el proceso relacionado con
el papeleo de la empresa) para ser eficaz debe reunir tres características:

No debe ocasionar retrasos en otros departamentos.

Debe buscar la simplificación y la utilidad de la información generada.

Ha de ser riguroso y seguro.
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2. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PROCESO DE COMPRAVENTA
PEDIDO:
Es la petición de compra que hacemos a un proveedor para que suministre bienes o
servicios.
Nuestros clientes también nos harán pedidos (somos sus proveedores).
Es un documento que no genera obligaciones ni derechos porque es preciso que
el proveedor acepte el pedido para que empiece una relación comercial.
Cuando redactemos un pedido no podemos olvidar ningún detalle en referencia a la
compraventa que pretendemos realizar:

Cantidad, precio, descuentos.

Descripción exacta del producto que deseamos recibir.

Forma de pago.

Lugar de entrega.

Condiciones de pago.

Gastos de transporte.
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2. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PROCESO DE COMPRAVENTA
ALBARÁN:
Una vez que el proveedor acepta el pedido, se dispone a enviar la mercancía en las
condiciones pactadas.
El albarán es el documento que acompaña a la mercancía, y que justifica la entrega
de la mercancía.
Hay dos tipos de albaranes:
Albaranes valorados: en ellos aparecen los precios.
Albaranes sin valorar: en ellos no aparece ningún precio, sólo las cantidades.
Deben incluir además de todos los detalles de la entrega un apartado para
observaciones: si el cliente debe anotar algo en la firma del albarán es mejor
que lo haga a que se niegue a firmar o devuelva la mercancía. P.e.:

Faltan bultos.

Hay algún paquete que viene abierto.

Algo ha llegado roto.
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2. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PROCESO DE COMPRAVENTA
FACTURA:
Es el documento que justifica de manera legal una compraventa. A partir de este
momento, se generan obligaciones y derechos para ambas partes:

Pago de la deuda.

Garantía.
Aunque el IVA puede aparecer en el albarán, no es obligatorio. En las facturas es
obligatorio que aparezca el IVA de manera separada de los precios.
Otros requisitos que debe reunir una factura son:

Identificación del vendedor y del comprador: Razón social, domicilio y CIF.

Debe estar numerada y aparecer la fecha de emisión.

Identificación exacta de los bienes entregados.
Debemos conservarlas un mínimo de 6 años. Las facturas de compra de bienes de
equipo debemos guardarlas durante 10 años, y las de bienes inmuebles durante
15 años.
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3. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO
RECIBI:
Es el documento que justifica la entrega de una cantidad de dinero. Cada vez que
cobremos o paguemos una cantidad de dinero deberíamos rellenar uno de
estos.
Es obligación del vendedor justificar la entrega del dinero por parte del cliente.
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3. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO
CHEQUE:
Es un documento mercantil que incluye una orden de pago dirigida a un banco (en
donde tenemos cuenta con saldo suficiente).
Al ser un documento mercantil tiene valor ejecutivo: en caso de impago, no necesito
probar que la deuda existe, si denunciamos el impago, el pagador es
automáticamente declarado culpable.
Este documento se puede endosar (transmitir a un tercero), y pueden tener un
avalista (alguien que garantiza el pago del cheque).
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TRANSFERENCIA:
Es una orden dirigida a un banco (donde tenemos cuenta) para que traslade una
cantidad a otra cuenta bancaria (normalmente de un proveedor o de un
trabajador) para saldar una deuda que tenemos.
PAGARÉ:
Es un documento mercantil que contiene una promesa de pago (las promesas se
cumplen en el futuro). Es decir, es un medio de pago a crédito. El pago se
realiza a través de una cuenta bancaria.
Al igual que el cheque tiene valor ejecutivo, se puede endosar, y pueden aparecer
avalistas que garanticen el pago.
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LETRA DE CAMBIO:
Es un documento mercantil que contiene una orden de cobro en una fecha
determinada. En la práctica, tiene la misma validez y la misma utilidad que el
pagaré.
A diferencia del pagaré (sólo lo firma el cliente), las letras deben ir firmadas por el
cliente y el proveedor.
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