Archivo electrónico
Fernando Hernández Galán
Consultor de Ventas
Archivo electrónico
Definición de Expediente electrónico
 De acuerdo con el modelo OAIS (Open Archives Information System) y aprobado como Norma
ISO 14721, el “expediente electrónico” está formado por los datos y los metadatos de cada uno
de los documentos formando el AIP (Archival Information Pakage)
 El “expediente electrónico” se establece en el momento de la captura del expediente desde el
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), por el Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), tal y como se representa en la figura de la
transparencia siguiente.
 Se define la forma de organizar y estructurar los documentos en el repositorio de documentos
electrónicos de Archivo, así como los procesos que deben realizarse para:
Comprobar que la captura se ha realizado sin fallos
Que los documentos y datos están íntegros, son legalmente válidos, están libres de virus, etc.
Que se define la política de accesos y de conservación a largo plazo, así como la de
eliminación de los documentos que hayan perdido sus valores administrativo, legal e histórico,
de acuerdo con los criterios establecidos por la Comisión de Valoración de Documentos
administrativos
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Archivo electrónico
Expediente electrónico
Procedimiento
Administrativo
Digitalización
Documento
ofimático
Documento
firmado
EXPEDIENTE
ELECTRONICO
e-firma
Documento
papel
Compulsa
electrónica
Expediente
Electrónico
Tipo Documental
Tipo Documental
.
.
.
Tipo Documental
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Documento
Documento
.
.
Documento
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Archivo electrónico
Gestión de documentos electrónicos: Normas de aplicación
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Archivo electrónico
Gestión de documentos electrónicos
 Definición de la Política de Conservación a
largo plazo de los documentos,
garantizando su autenticidad, integridad,
disponibilidad y legibilidad
Expedientes en
Tramitación
Docs. Electrónicos:
e-born / digitalizados
 Adecuación a las normas:
SGDEA
 MoReq 2
 NODAC
 EAD- Formato Intercambio de datos
 ISO 15489
 ISO 14721- OAIS Definición estructura
Repositorio documentos electrónicos
 ISO 9005 PDFA 1.4 Formato de
conservación de documentos
electrónicos
 Gestión de correos electrónicos y de los
ficheros adjuntos
Repositorio
Gestor
Documental
SGDE
Repositorio
Documentos
Electrónicos
De ARCHIVO
ISO 9005 formato PDF A1.4
ISO 14721 OAIS
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Archivo electrónico
Modelo Organizativo: Cómo afecta a la diferencia entre SGDE y SGDEA
PROPIEDAD
SGDE- ISO 15489
SGDEA- ISO 18402
Modificación de
Documentos
Permitido
Impedido
Borrado de documentos
Permitida
Impedido
Normas de conservación
Opcionales
Obligatorias
Estructura de clasificación y
almacenamiento
Opcionales
Obligatorias
Mantenimiento del contexto
Opcional
Obligatorio
Orientación
Documentos en
trámite
Documentos de
archivo
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Archivo electrónico
Modelo conceptual: Ciclo de vida de los documentos
Remite
documentos
Registro
E/S
Registro
Electrónico
o
telemático
Transfiere
Expedientes
Archivo
Oficina
Tramitación
Electrónica
o
manual
Archivo
Electrónico
Archivo
Papel Digitalización
Transfiere
Expedientes
Archivo Central
Archivo General
Histórico
Transferencias
Gestión de Usuarios
Gestión Depósitos
Consulta
Clasificación
Gestión Préstamos
Descripción
Digitalización
Valoración de
Series-Expurgo
Carpeta del Ciudadano
Objetivo: Explotación de datos únicos durante todo el ciclo documental
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Archivo electrónico
Modelo conceptual: Ciclo de vida de la documentación en el archivo
Archivo
Transfiere
expedientes
finalizados
Expediente
Físico
Archivo físico
Cotejo y
validación
Expediente
Electrónico
Oficina
Firma
electrónica
Validación
se ubica
se clasifica
Sistema Gestión de Archivo
Unidades documentales
Destrucción de la
documentación
Expedientes
Solicitud de
documentación
Préstamos
Consultas
Entrega de
documentación
finalización del
periodo de
conservación
Ciudadanos
Archivo
digital
Expurgo
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Archivo electrónico
Archivo unificado
DEFINICIÓN DE ARCHIVO UNIFICADO
Es la gestión del Archivo de toda la documentación electrónica y la gestión de la
documentación física relacionada con toda la actividad administrativa, contemplando todo el
ciclo de vida de los documentos, es decir, desde el registro de entrada o creación del documento
hasta su archivado definitivo o destrucción, con todas las garantias jurídicas y de seguridad
necesarias.
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Archivo electrónico
Visión del modelo global
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Archivo electrónico
Archivo unificado
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Archivo electrónico
Gestión Unificada de documentos de archivo
Gestión unificada de documentos de archivo
Papel, fotografías, vídeos,
Expedientes electrónicos,
Microfilm, etc.
imágenes,
Correos electrónicos y
Ficheros adjuntos
Repositorio
Documentos
Electrónicos
de Archivo
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Archivo electrónico
Modelo conceptual: Datos únicos durante el ciclo de vida
APLICACIÓN
ARCHIVO
Gestor documental
Catálogo
Procedimientos
BD Organización
BD Terceros
BD Territorio
I N T E G R A C I Ó N
BASES DE DATOS
CORPORATIVAS
Clasificación
jerárquica
Transferencias
Descripción
Explotación de datos únicos
durante todo el ciclo de vida del
tratamiento documental, mediante
la integración de la aplicación
de gestión de archivo con los
sistemas de información
corporativos
Consulta
Identificación
Valoración
Eliminación
Gestión Usuarios
Préstamos
Carpeta de Documentos del
ciudadano: Se mantienen
aquellos documentos que la
Administración solicita
repetidamente al ciudadano
Gestión de
Depósitos
Documentos del
ciudadano
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Archivo electrónico
Requerimientos de la Aplicación de Gestión de Archivos: Funcionalidades
APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS
ESTRUCTURA:
•Cuadro de Clasificación jerárquico en múltiples niveles reflejando la estructura de organización de los
fondos documentales
DESCRIPCIÓN:
•Según normas NODAC, con adición o eliminación de campos, o definición de fichas adaptadas a los
objetos a describir, formato EAD
•Un documento puede pertenecer a varios expedientes
•Un asiento puede apuntar a distintas ubicaciones
TRANSFERENCIAS
•Gestión del proceso de transferencia: previsión, relación, cotejo,
•Automatizadas desde oficina a archivo central (desde los gestores documentales) o manuales,
•Automatizadas entre archivos central, intermedio, histórico,
GESTIÓN DE DEPÓSITOS FÍSICOS
• identificación de depósitos a nivel de hueco,
• gestión de espacios,
• asignación automática o manual de ubicación de ingresos
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Archivo electrónico
Requerimientos de la Aplicación de Gestión de Archivos: Funcionalidades
APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS
IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE SERIES
• Gestión del proceso de valoración hasta su aprobación por la Comisión de valoración y publicación en
el boletín oficial
ELIMINACIONES
• Alerta automática de fracciones de serie a eliminar
• Gestión de la eliminación
• Registro y Acta de eliminación
GESTIÓN DE USUARIOS
• Asignación de perfiles a personas y grupos
• Gestión y control de Préstamos y devoluciones de documentos
BÚSQUEDA
• Sencilla y avanzada, por descriptores, texto libre, operadores booleanos en distintos campos
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Archivo electrónico
Requerimientos de la Aplicación de Gestión de Archivos: Funcionalidades
APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS
DIGITALIZACIÓN
• directa o importación de imágenes, reproduciendo la estructura del documento permitiendo el acceso
directo a partes, páginas, ilustraciones,
• certificada para eliminación del documento original
GESTIÓN DE REPOSITORIOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
• creación del objeto expediente electrónico
• estructura de la información en el repositorio
• definición de tipos de ficheros,
• reglas de conservación, eliminación y acceso a documentos
TRAZABILIDAD
• Seguimiento exhaustivo de todas las acciones realizadas contra el sistema
• Posibilidad de configurar por el usuario los eventos y prioridad en la traza
DOCUMENTOS DEL CIUDADANO
•gestión de documentos solicitados por la administración repetidamente
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Modelo Funcional
Servicios web a la
Administración
Sistemas
Tramitadores
Expediente
Electrónico
Servicio a
ciudadanos
Expediente
Físico
Transferencias
Préstamos / Consulta
Sistema de Gestión de Archivo
Clasificación y
Descripción
Gestión
Transferencias
Identificación y
Valoración
Gestión de
Depósitos
Gestión de
Eliminaciones
Digitalización
Gestión de
Préstamos
Administración
(Gestión de usuarios, auditoría, …)
Archivo Físico
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Documentos
del ciudadano
Catálogo
Procedimientos
Geográficos
Terceros
Organización
Archivo Digital
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Archivo electrónico
Modelo Conceptual: Disponibilidad y Acceso
DISPONIBILIDAD Y ACCESO MULTICANAL
Sistema de Archivo unificado
Consulta
Documentos
físicos
De documentos físicos y electrónicos.
Seguridad en cumplimiento de la LOPD:
Oficina
• Consulta presencial
• Consulta Web: identificación mediante
certificado electrónico para expedientes
personales a través del Centro de
Atención al Ciudadano
• Definición de perfiles de acceso para
usuarios internos
• Control de accesos
• Líneas de comunicación SSL
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Consulta
web
y/o
presencial
B.D.
Metadatos
Documentos
electrónicos
ARCHIVOS
Ciudadanos
CAC
Acceso Web
SSL,
Certificado
Personal
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Archivo electrónico
Modelo de Gestión de Archivos: Normas básicas
Normas internacionales de descripción archivística
ISAD(G): Descripción
ISAAR(CPF): Control de autoridades
ISAF: Funciones
NODAC
MoReq (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos
electrónicos de Archivo).
Sistema de Clasificación
Auditoría y Seguridad
Valoración para transferencias, calendarios de conservación y eliminación
Captura de documentos
Sistema de Información y Descripción
Búsqueda, Recuperación y Presentación
Administración
Norma ISO 15489 Sistemas de Gestión de Documentos de oficina
Organización y control de los documentos en producción en unidades de
Gestión
Norma ISO 14721
Organización y control de los documentos electrónicos de Archivo-OAIS
Norma ISO 19005 PDF/A
Conversión de documentos electrónicos a formato estable
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Archivo electrónico
Modelo conceptual de Gestión Unificada de Archivo: Normativa legal aplicable
Normas Generales:
 Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los
servicios públicos
Orden EHA/962/2007 de 10 de abril, y Resolución de 24 de Octubre de 2007 de
Digitalización certificada
Ley 59/2003 de firma electrónica
Real Decreto 937/2003 de modernización de Archivos Judiciales
Reglamento de desarrollo de la Ley 15/1999 LOPD
Ley 15/1999 Ley Orgánica de Protección de Datos
Ley 30/1992 del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y el
Procedimiento Administrativo Común.
Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español
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Muchas
gracias
Fernando Hernández Galán
Tecnología Documental y Workflow
[email protected]
660 116 295
Paseo de Zorrilla, 56
47006 Valladolid
Tel.: 983 473 976
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