El Fondo Rotatorio
Pilar Estratégico
para el Suministro de Vacunas
Lima, Peru
Julio 5 y 6, 2012
Embarques y Expedición
Embarques perecederos
Embarques y Expedición
PROCEDIMIENTOS BASICOS
•1
•Orden de
compra
•A
•Revisión
•Revisión
docs
•1
Confirmación
proveedor
•PRE alerta
•Cerrar la
orden
•B
•Copias
docs
•Acuse
recibo
•A
•B
Embarques y Expedición
Fecha de embarque
Estimada vs confirmada
•
La fecha indicada en la orden de compra es estimada.
•
La fecha de entrega es confirmada con los documentos de embarque.
Embarques y Expedición
•
Muestra de Reporte de Llegada de Vacunas 2009
PO
PROVEEDOR
ADO0900060
NOVARTIS VACCINES
AND DIAGNOSTICS
SRL.
ADO1000031
PO
STATUS
FECHA ESTIMADA
LLEGADA - APO
FECHA EFECTIVA
De LLEGADA
DIF. ENTRE
FECHAS
CLOS
14Sep09
16Sep09
2
NOVARTIS VACC. AND
DIAGN. GMBH & CO.
KG.
CLOS
06Apr10
15Apr10
9
APO0900390
SHANTHA
BIOTECHNICS
LIMITED.
CLOS
20Apr09
23Apr09
3
APO0900399
SHANTHA
BIOTECHNICS
LIMITED.
CLOS
20Apr09
23Apr09
3
APO0900404
CRUCELL
SWITZERLAND AG.
CLOS
14Apr09
14Apr09
0
APO0900465
NOVARTIS VACCINES
AND DIAGNOSTICS
SRL.
CLOS
24Mar09
23Mar09
-1
APO0901246
SANOFI PASTEUR.
CLOS
28Sep09
06Oct09
8
Embarques y Expedición
Modos de transporte de Vacunas:
Embarques y Expedición
ENVIO: AEREO UNICAMENTE
OPCIONES
•
•
•
Directo : no hay cambio de avión
Con conexión : generalmente vía Miami
Consolidado
Transporte en cadena de frío
•
Prepagado
•
Asegurado
Embarques y Expedición
Documentos para embarque
de vacunas:
•
•
•
•
•
•
•
•
Factura comercial
Guía aérea
maestra o madre
doméstica o hija
Lista de empaque
Certificado de seguro
Certificado de origen
Certificado de libre venta (*)
Certificado de liberación
Certificado de análisis y protocolos de producción
Embarques y Expedición
•
Factura
Orden de compra
Consignatario
Descripción del
producto
Valor de flete
y seguro
Embarques y Expedición
Guía aérea
Directa
Datos de la aerolínea
Agente transportista
Detalles del producto
Temperatura requerida
durante el transporte
Embarques y Expedición
Guía aérea
Hija
Numero de la
Guia hija
Agente transportista
Numero de la
Guia madre
Rango de temperatura
durante el transporte
Orden de compra
Embarques y Expedición
Numero de la
Orden de compra
Fecha de caducidad
Numeros de lotes y cantidades
Embarques y Expedición
Directiva 39
Finalidad:
• Guía para la preparación de despacho de documentos y
instrucciones de embarque:
• Teléfono/Fax
• Dirección del destinatario de país
• Nombres de los puertos de destino
• Números de identificación tributarias del destinatario
• Cláusulas de excención para impuestos y tasas aduanales
• Otras instrucciones
• Es la responsabilidad de cada Oficina en los Países para
informar cualquier cambios/actualización a PRO/SE.
Embarques y Expedición
• Factores que causan retrasos en las entregas:
• Internos
• Externos
Embarques y Expedición
Retrasos
 Factores internos (Proveedor):
 Problemas de producción / Empaque
 Problemas de control de calidad
 Análisis de la vacuna
Embarques y Expedición
Retrasos
 Factores externos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Certificados de liberación
Disponibilidad de espacio de las aerolíneas
Puntos de transito
Huelgas (aduanas)
Solicitudes del destinatario
Desastre natural
Embarques y Expedición
Responsabilidad del Ministerio
a través de su agente de aduana.
–
–
–
–
–
•
CONFIRMAR LLEGADA DEL EMBARQUE
Gestionar la liberación
Transporte a la bodega
Todos los costos relacionados con el proceso de liberación
Informar urgentemente a OPS cualquier novedad:
Faltantes, daños, inconsistencias
• ALARMA MONITORES
CONFIRMACION DE LLEGADA DEL EMBARQUE
Embarques y Expedición
RECLAMOS:
> Límite de tiempo para iniciar
un reclamo depende
de la póliza de seguro
> Para problemas de calidad – 90 días
Embarques y Expedición
INSTRUCCIONES DE COMO PROCEDER
–
Tomar fotografías de las cajas/material en dudoso estado. No descartar el material que llegó en mal
estado.
–
Tratar de minimizar la perdida aislando el material dañado del material en buen estado.
–
Mantener todo el material en cuarto frío.
–
Escribir una breve descripción del daño o faltante en el documento de transporte o recibo de entrega.
–
Asegurar que el transportador reciba una copa de este documento.
–
Contactar a la compañía de seguros.
–
Informar a la Unidad de Embarques en Washington DC y enviar las evidencias correspondientes.
–Para ruptura de cadena de frío, enviar las lecturas o todos los monitores a FCH/IM.
Monitores de temperatura
Recomendados por la OMS
Q-tags
Vaxialert
Monitores de temperatura
Recomendados por la OMS
INSTRUCCIONES DE USO
WHO International Packaging Guidelines
http://www.who.int/vaccines-documents/DocsPDF06/818.pdf
Qtags y VaxAlert
http://www.who.int/immunization_standards/vaccine_quality/10day_temp_device/en/
VACUNAS CON INCONVENIENTES DE
ABASTECIMIENTO
 DPT
 POLIO ORAL
 FIEBRE AMARILLA
Muchas gracias
http://www.paho.org/immunization
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