 Ante observaciones y cuestionamientos realizados por
un Propietario, a los informes económicos, a los
procedimientos administrativos y
legales, el
Directorio del Condominio resolvió contratar a una
empresa de Auditoría Externa, para que en base de un
análisis puntual de los temas objetados, se pueda
verificar la procedencia o no de las objeciones y de esta
manera presentar a la Asamblea General de
Propietarios un documento de trabajo que le permita
adoptar las acciones que correspondan.
 El procedimiento de contratación fue realizado
mediante un concurso de ofertas, en donde la
selección tuvo como factores determinantes: la
experiencia de los oferentes, el nivel de las empresas a
las que prestan asesoramiento y su vinculación a un
grupo internacional de prestigio. La empresa
contratada fue Beker Tilly Ecuador Cía. Ltda, a un
costo de US$ 3.620.
 Este trabajo fue contratado en el mes de Septiembre y
tuvo una duración en su ejecución de 2 meses. El
primer informe a Directorio fue presentado en
Diciembre de 2007 y se ha procedido a pedir
explicaciones, aclaraciones y ampliaciones, tanto por
instancias administrativas como por el Directorio en 4
reuniones de trabajo.
 Estas conclusiones ha sido adoptadas luego de del
análisis realizado en las reuniones de Directorio
efectuadas en los meses de Diciembre, Enero y Mayo,
en las que se ha estudiado el informe ampliado de 66
páginas, el informe ejecutivo presentado por la
empresa de Auditoría Externa a los miembros del
directorio y por completas explicaciones personales
dadas por las principales autoridades de la Empresa
Auditora en la segunda reunión de Directorio que trato
este tema.
Conclusiones obtenidas por los
Auditores Externos, respecto del
trabajo contratado, denominado:
“PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS”
Conclusión No. 1
 En los pagos generados en el Condominio por las cuotas de
mantenimiento, se incluye la correspondiente al servicio de
televisión por cable, que es cobrada por la administración y luego,
en algunos casos, compensada con las obligaciones del Grupo
Promotor.
Nota del Directorio: Este procedimiento es correcto. El Condominio
realiza una gestión de cobro de un servicio opcional prestado por un
Propietario que, con autorización de la Asamblea General y del
Directorio, ha asumido el costo de equipamiento y construcción de
redes internas. Este procedimiento es aplicado también en el caso
del servicio de Agua Potable, en donde la Administración realiza una
gestión de cobro y distribución de valores en función de la lectura de
los medidores de cada departamento.
Conclusión No. 2
 En la cuota de condominio pagada por los Propietarios de los
edificios No. 7, 8 y 9, se realiza una compensación, que es
asumida por los Promotores, del valor correspondiente a las
obras comunales adicionales que no fueron ofertadas en la
primera etapa y que están siendo amortizadas con las cuotas de
mantenimiento de los terrenos no construidos.
Nota del Directorio: Los Promotores ejecutaron obras comunales
adicionales, que no estaban comprendidos en el compromiso de
la Primera Etapa y son amortizadas con la cuota del presupuesto
denominado Fondo para Amortización de Activos. En el caso de
los edificios de la segunda etapa, fueron vendidos con el
compromiso de entregar estas obras y por consiguiente, el valor
correspondiente a este fondo es asumido por los Promotores.
Conclusión No. 3
 No existe diferencia entre el cuadro de distribución de la cuota de
mantenimiento y los documentos legales que contienen la alícuota que
les corresponde a cada Propietario. El informe de Auditoría ha
determinado que su distribución es correcta.
Nota del Directorio: Auditoría ha podido comprobar que los
cuadros de alícuotas que son utilizados para la distribución de
los costos de mantenimiento, están correctamente elaborados y
aplicados, lo que constituye para los Propietarios una seguridad
más de la correcta utilización de los recursos económicos,
mediante una apropiada aplicación de las alícuotas, superando
las dudas generadas por afirmaciones equivocadas realizadas por
un Propietario sobre este tema. Especialmente, el informe de
Auditoría confirma el pago correcto y total de los Promotores por
los valores que les corresponde sobre todos los bienes de su
propiedad.
Conclusión No. 4
 Las alícuotas han sido calculadas en base de los
documentos legales y de las resoluciones adoptadas
por la Asamblea de Propietario y no se ha encontrado
diferencias o errores.
Nota del Directorio: Igual comentario del numeral
anterior.
Conclusión No. 5
 El Informe de Auditoría considera que no ha existido una
política uniforme al momento de aplicar y contabilizar el
registro contable de las cuotas extraordinarias, en donde el
Directorio y la Asamblea de Propietarios han utilizado
criterios y procedimientos diferentes en casos como las
inversiones realizadas en el generador eléctrico y en la
cisterna comunal de agua potable.
Nota del Directorio: El cambio de política en la aplicación de
procedimientos contables, no significa que no exista una
política de registro de activos. Las condiciones puntuales o
circunstancias del momento, ameritaron la modificación del
sistema de registro, que no afecta a los resultados
financieros.
Conclusión No. 6
 Ha
existido un cobro excesivo de la cuota de
mantenimiento correspondiente a los terrenos no
edificados en los tres primeros meses de 2005, por un valor
de $ 7.531.
Nota del Directorio: Este es un error contable que se ha
generado por un cobro en exceso a Promotores de las cuotas
de mantenimiento, provocando un incremento en el
resultado de ese ejercicio y una aceleración en la
amortización de los activos adicionales. La Asamblea
deberá conocerlo y pronunciarse sobre acciones correctivas
sobre este cobro indebido.
Conclusión No. 7
 En el procedimiento que utiliza Contabilidad para
compensar las obligaciones que tiene el Grupo Promotor
con las cuentas por pagar, se ha dejado de compensar un
valor de $ 3.471, que representa para el Condominio haber
recibido este valor de manera directa, en lugar de que haya
sido compensado contablemente con las deudas.
Nota del Directorio: De igual forma, este valor que pudo ser
compensado con las cuentas pendientes con los Promotores
ha sido recibido por Condominio en cobros directo,
beneficiando su estado de liquidez.
Conclusión No. 8
 Se contabiliza en la cuota de Promotores los valores
cobrados por el servicio de TV, compensado este
ingreso con sus obligaciones. Esta acción administrativa
es establecida por Auditoria como resultado de la
decisión de la Asamblea General de Propietarios de no
afrontar los gastos de un sistema interno de televisión
por cable.
Conclusión No. 9
 Existió un desfase entre el presupuesto y el registro
contable del edificio No. 9 en el año 2005, en razón de que
los departamentos fueron entregados y aportaron sus
cuotas de mantenimiento en forma progresiva durante el
año.
Nota del Directorio: Existió un error de la Asamblea General
de Propietarios al haber considerado al edificio No. 9 en el
presupuesto anual, cuando se encontraba en proceso de
construcción. Este desfase presupuestario provocó una
redireccionamiento de algunos rubros de gastos en ese
período contable.
Conclusión No. 10
 Se ha compensado en exceso $ 507, en la cuenta de
Promotores.
Nota del Directorio: Este error contable, que compensa
en algo el valor anteriormente registrado en defecto. El
registro compensado en exceso no afecta a los
resultados financieros.
Conclusión No. 11
 En dos cuentas de Promotores se observa un valor de
$29.229 que de manera errónea ha sido registrado en el
Balance, que constituye una equivocación en el
registro contable de cada cuenta.
Nota del Directorio: Se considera un error que no afecta
a los resultados financieros. Se trata de una aplicación
errónea de la cuenta contable.
Conclusión No. 12
 No existe diferencias entre los ingresos presupuestados
y los ingresos expresados en los informes de resultados
(Balances).
Nota del Directorio: Confirma la correcta aplicación de
las decisiones del Directorio y de la Asamblea.
Conclusión No. 13
 Los valores correspondientes a las obligaciones de los
Promotores contraídas por los terrenos no construidos,
ha sido canceladas mediante la compensación con las
obras adicionales, como lo establece el Reglamento
Interno de Copropiedad.
Conclusión No. 14
 En
las cuentas de Condominio se realizan
exclusivamente los depósitos que corresponden a los
movimientos contables del Condominio.
Nota del Directorio: Queda de esta manera desvirtuada
una falsa afirmación realizada por un Propietario, de
que las cuentas del Condominio son utilizadas por el
Promotor para actividades personales o empresariales.
Conclusión No. 15
 El Condominio registra un valor de cuotas de condominio no
pagadas por clientes, calificada como cartera antigua, que en
corte al 30 de junio de 2007 es de $ 13.492. Los Auditores
sugieren realizar las gestiones de cobro.
Nota del Directorio: Este tema es permanentemente analizado por
el Directorio y la Administración realiza gestiones intensas, en
algunos casos inclusive, a través de acciones legales de cobro.
Lamentablemente el nivel de morosidad histórico se mantiene de
manera casi permanente, en donde los Propietarios que tiene
deudas altas son relativamente pocos. El monto de las cuotas por
pagar se eleva por una rotación de deudas en función de
problemas personales de ciertos Propietarios. Se deberá
intensificar las acciones de cobro y en algunos casos se deberá
iniciar acciones legales.
Conclusión No. 16
 En algunos gastos se ha detectado que el respaldo se remite
únicamente al cheque y al comprobante de egreso. Los
Auditores consideran que todos los egresos debería estar
adicionalmente respaldados por facturas, como lo
establecen las normas para empresas con fines de lucro.
Nota del Directorio: Se recomienda a la Administración
procurar que todos los gastos que efectúa el Condominio,
tengan las correspondientes facturas, de manera adicional
al comprobante de pago y el cheque respectivo.
Conclusión No. 17
 El resultado de superávit generado en los periodos 2005 y
2006 no es líquido, ósea no está expresado en fondos
disponible sino en activos fijos no realizables, por
consiguiente no es de libre disposición de los Condóminos.
El informe de Auditoría establece los flujos de efectivo.
Nota del Directorio: Los Auditores ha confirmado en su
informe un tema de carácter contable que ha sido entendido
claramente por el Directorio y por la Asamblea en diferentes
reuniones. El superávit que presentan los estados
financieros son ocasionados por la incorporación de Activos
Fijos, que de ninguna manera pueden ser utilizados por los
Propietarios para otro fin que no sea el que generó su
inversión, puesto que el superávit no es líquido.
Conclusión No. 18
 Los Auditores consideran que no existe una política
contable para el registro de activos, interpretado como
tal el cambio en la política de registros de activos que
ha sido adoptada por el Directorio o la Asamblea
General de Propietarios.
Nota del Directorio: Analizado en el numeral 5.
Conclusión No. 19
 No existe un anexo contable de los activos fijos. Se
recomienda implementarlo.
Nota del Directorio: el Directorio recomienda
implementar un registro contable pormenorizado de
Activos Fijos, atendiendo de manera expresa las
recomendaciones de los Auditores, especialmente en el
anexo al informe general sobre procedimientos
contables.
Conclusión No. 20
 Ha faltado una aprobación de Directorio para el
cambio de porcentaje de depreciación de los activos en
el 2007.
Nota del Directorio: La Administración deberá tomar
muy en cuenta la necesidad de contar con una
autorización escrita del Directorio o de la Asamblea, en
los temas que así lo requiera el Reglamento Interno de
Copropiedad y la Ley de Propiedad Horizontal.
Conclusión No. 21
 Contabilidad ha cometido errores de registro de ciertos
pagos a trabajadores o registros de beneficios sociales, al
utilizar una partida contable que no corresponden al origen
del pago. Se recomienda adicionar en la contabilidad del
2008 cuentas especiales para los diferentes egresos
laborales.
Nota del Directorio: Se recomienda a la Administración,
acoger las sugerencias de la empresa Auditora para una
correcta expresión de los registros contables de gastos
laborales y de todos aquellos que ameriten una corrección.
Conclusión No. 22
 Los Auditores recomiendas que se aporte al IESS sobre
valores completos de los ingresos de los trabajadores,
sin deducir los gastos de movilización u otros
reconocimientos laborales.
Nota del Directorio: Administración deberá realizar los
aportes al IESS, de conformidad con lo que establece la
ley correspondiente. Esta acción producirá un
incremento en el gasto por apostes al IESS tanto el
correspondiente al empleador como el que les
corresponde realizar a los trabajadores.
CONCLUSION DE DIRECTORIO No. 1
 Los informes de Auditoría Externa no han
determinado faltantes o uso indebido de
recursos económicos, de activos o de los
instrumentos administrativos con los que
cuenta el Condominio Playa Almendro.
CONCLUSION DE DIRECTORIO No. 2
 Los cuestionamientos que motivaron
que Directorio deba contratar este
extenso estudio, no han sido
confirmados o establecidos como
ciertos en el informe de Auditoría
Externa.
CONCLUSION DE DIRECTORIO No. 3
 Los
Auditores ha detectado errores en
procedimientos contables y en políticas generales
de registros y depreciación de activos, que deberán
ser analizadas detalladamente en reuniones
posteriores, a fin de que sean implementadas o
desechadas en función del criterio y las políticas
contables y administrativas que convengan a los
Propietarios.
CONCLUCION DE DIRECTORIO No. 4
 De los errores contables y de las observaciones
realizadas a los procedimientos y políticas del
Condominio, no se establecen acciones realizadas
por la Administración o por el Grupo Promotor,
que pudieran haber afectado a los resultados de los
informes contables y por consiguiente a los
intereses de los Propietarios.
Ratificar la confianza y respaldo
expresados
en
diferentes
reuniones de Asamblea General
de Propietarios y de Directorio, al
grupo
de
Propietarios
y
Funcionarios que conforman las
diferentes áreas de gestión
administrativa del Condominio.
Desechar de forma definitiva las
afirmaciones vertidas por un
Propietario
por
no
tener
fundamentos válidos y dar por
concluido el tema relacionado por
esos cuestionamientos.
Solicitar a la Asamblea el rechazo y la
censura pública de las falsas expresiones
efectuadas por el Sr. Marcelo Peña, a
través de varias documentos
y
especialmente mediante carta del 18 de
Junio de 2008 dirigida al Directorio,
porque afectan el honor y el buen
nombre de los miembros del Directorio
y de su Presidente
Solicitar a la Asamblea General de
Propietarios disponga la contratación
de un análisis jurídico a fin de iniciar las
acciones legales que correspondan.
Acoger
las
recomendaciones
de
Auditoría Externa como procedimientos
apropiados
para un mejor registro
contable, optimización de recursos y
depuración de acciones administrativas,
en los casos que convengan a las
políticas administrativas y a los
intereses del Condominio.
Disponer que Directorio establezca las
políticas contables que considere apropiadas a
los intereses del Condominio, tomando en
consideración la posibilidad de implementar
un sistema simplificado de contabilidad, que
considere un mecanismo de ingresos y
egresos, con anexos que contengan un registro
de activos, inventarios, cuentas por pagar y
cuentas por cobrar.
Autorizar a la Administración la entrega
de un copia del informe Auditoría
Externa, a los Propietarios que lo
soliciten y que se encuentren al día en
los
pagos
de
las
cuotas
de
mantenimiento, con el cobro del costo
correspondiente a la emisión de ese
informe.
Descargar

INFORME DE DIRECTORIO A LA ASAMBLEA GENERAL DE