ORGANIZATION OF AMERICAN STATES
GENERAL SECRETARIAT (GS/OAS)
1889 F Street, N.W., Washington, D.C. 20006, USA
(202) 458-3000 / www.oas.org
Secretariat for Administration and F inance (SAF )
EOSAF/101-07
Original: English
October 30, 2007
OAS Q UA RT ER LY R ESOU RCE
M A NA G EMENT R EPO RT
S EPT EMBER 30, 2007
An overview of the financial position of the General Secretariat
for the 3rd quarter (July—September) of 2007,
and a status report on other management activities
October 2007
Informe Trimestral sobre
la Administración de
Recursos de la OEA
Al 30 de septiembre de 2007
Comisión de Asuntos Administrativos y
Presupuestarios (CAAP)
SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
Octubre 2007
1
¿Qué incluye esta presentación?
10/7/2015
I.
Contexto
II.
Contenido del informe y resultados del 3er
trimestre de la administración de recursos
III.
Siguientes pasos para la CAAP y la SG/OEA
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
2
I
Contexto
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
3
Contexto
Junta de Auditores Externos
■ Informa al Consejo Permanente y al Secretario General.
■ Identifica aspectos de control interno y oportunidades para
incrementar eficiencia.
■ Supervisa la auditoría anual de cuentas a los estados financieros.
Conducidas por la firma de auditores externos.
■ Evalúa recursos, trabajo y planes de la OIG.
■ Recomienda medidas correctivas y seguimiento.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
4
Contexto
Recomendación de la Junta de Auditores Externos
“Continuar desarrollando informes financieros que proporcionan, en lo
posible, una conexión entre el uso de recursos y logros de metas
estratégicas y objetivos de un modo que sea útil a los Estados
Miembros, a la Administración y a los donantes …”
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REPORT TO THE PERMANENT COUNCIL
ANNUAL AUDIT OF ACCOUNTS AND FINANCIAL STATEMENTS
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2006
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for the 3rd quarter (July—September) of 2007,
and a status report on other management activities
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By the Board of External Auditors
ADM
Auditoría Anual de
Cuentas
10/7/2015
Programa Presupuesto
Informes Trimestrales
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
5
Contexto
Ciclo Administrativo Anual de la OEA:
Auditoría Anual, Programa Presupuesto e Informes Trimestrales alineados a la
Agenda de la CAAP
Dic 31
Ene 1
Auditoría
preliminar de
Cuentas
(SEP a OCT)
Fase 2
La SAF
incorpora
insumos
presupuestarios
Fase 1
Formulación y
planificación del
Programa
Presupuesto
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3er Informe
Trimestral
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for the 3rd quarter (July—September) of 2007,
and a status report on other management activities
Sep 30
October 2007
Publicación del
ProgramaPresupuesto del
FR
Fase 6
Publicación y
distribución del
Presupuesto
dentro de los
60 días
posteriores a la
aprobación
Planificación
financiera
anual y
evaluación de
rendimiento
Fase 5
(Jun 1 – Jun 6)
Aprobación del
Programa
Presupuesto por
la AG
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Informe
trimestral
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For the years ended December 31, 2006 and 2005
2do
Informe de la
Junta de
Auditores
Externos
(finales de MAR)
Fase 4
Discusión y revisión
de la CAAP y
recomendaciones
para el Comité
Preparatorio 15 días
previo a la AG
REPORT TO THE PERMANENT COUNCIL
ANNUAL AUDIT OF ACCOUNTS AND FINANCIAL STATEMENTS
Auditoría Anual
Informes Trimestrales
Fase 3
Análisis,
preparación y
presentación del
Presupuesto 90
días previo a la AG
ORGANIZATION OF AMERICAN S TATES
GENERAL SECRETARIAT
Indicadores
Programa-Presupuesto FR
Auditoría de
Cuentas
(ENE a ABR)
Publicación de
la Auditoria
Anual de
Cuentas
1er Informe
Trimestral
II
Contenido del informe y resultados del 3er trimestre de la
administración de recursos
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
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Informe Trimestral sobre la
Administración de Recursos de la OEA
■ Si bien es una fuente no auditada, es una fuente de información
fehaciente para los Estados Miembros, la Administración y donantes.
■ Provee una fuente administrativa confiable de la situación de la
Organización, hasta la fecha del informe.
■ Provee el status en el que se encuentran las recomendaciones de la
Junta de los Auditores Externos.
■ Evalúa el rendimiento de los componentes que forman parte del Ciclo
Administrativo Anual de la OEA.
■ Identifica riesgos y oportunidades administrativas dentro de la
SG/OEA.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
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Informe Trimestral sobre la
Administración de Recursos de la OEA
■ El formato del informe es similar a aquellos de organizaciones
privadas y públicas:
SECCION I
Discusión de Gestión y Análisis
Provee un panorama sobre la situación financiera de la Organización y un
informe sobre el estado de otras actividades administrativas.
SECCION II
Estados Financieros e Informes
Provee estados financieros y proyecciones detalladas.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
9
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Ejecución del presupuesto al 30 de septiembre de 2007 (páginas 4-5)
Apropiación Modificada $84.4 (1 de enero, 2007)
■ La mayoría del presupuesto
$16.5
$11.9
100%
11%
aprobado ha sido
90%
80%
comprometido, dado que las
$19.5
$8.3
$8.1
$10.3
6%
5%
5%
2%
7%
7%
14%
88%
88%
Ch 7
Ch 1
$3.6
$3.9
$2.3
2%
2%
0%
4%
13%
10%
15%
34%
70%
áreas han obligado más del
60%
95%.
40%
50%
37%
89%
79%
84%
88%
94%
87%
30%
20%
29%
10%
■ El nivel de presupuesto
comprometido permite a las
0%
0%
Ch 3
Ch 9
Ch 2
flexibilidad de ejecución en el
último trimestre de 2007.
Ch 5
Ch 6
Ch 4
Apropiaciones
Leyenda:
Ch 3 -Organismos Autónomos Y/O Descentralizados
áreas poca o ninguna
Ch 8
Ejecutado
$
10.8
No Obligadas
$
5.7
Ch 9 - Infraestructura Básica Y Costos Comunes
10.6
1.3
Ch 2 - Secretario General Adjunto
18.6
1.0
Ch 7 - Secretaría Ejecutiva Para El Desarrollo Integral
7.8
0.3
Ch 1 - Secretario General
7.8
0.2
10.1
0.2
Ch 5 - Subsecretaría De Seguridad Multidimensional
3.6
0.1
Ch 6 - Subsecretaría De Asuntos Políticos
3.8
0.2
Ch 4 - Departamento De Asuntos Jurídicos Internacionales
2.3
Ch 8 - Subsecretaría De Administración Y Finanzas
$
75.4
$
9.0
Personal
No-Personal
Apropiaciones No Obligadas
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
10
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Pago de cuotas al 30 de septiembre de 2007 (páginas 6-7)
■ Para el tercer trimestre de 2007, los pagos de cuotas han excedido al
de años anteriores (Cuadro 3), mientras que los atrasos se
encuentran en el nivel más bajo de los últimos seis años (Cuadro 4).
Gráfico 3
Pago de Cuotas
Al 30 de septiembre de 2007 (en millones)
Gráfico 4
Cuotas Atrasadas
Al 30 de septiembre de 2007 (en millones)
70
25.0
$63.7
$61.0
60
$55.9
$53.5
50
40
$20.7
24.8
15.9
15.0
25.4
29.0
30
20
20.0
14.5
16.1
23.5
$12.9
$12.7
$10.0
10.0
$6.6
$6.5
20.5
5.0
10
22.8
17.5
16.5
7.6
0.0
0
2004
2005
1er Trimestre
10/7/2015
2006
2do Trimestre
2007
$4.1
$3.0
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
3er Trimestre
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
11
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Análisis de Liquidez del Fondo Regular al 30 de septiembre de 2007 (páginas 7-8)
■ Considerando la ausencia de planes de pago de cuotas de la mayoría
de los Estados Miembros al inicio del año, las proyecciones del
efectivo se basan principalmente en información histórica. En adición
a la proyección de los planes de pago, la proyección de flujo de caja
toma en cuenta los pagos de las cuotas asignadas de 2007 de $6.4
millones y un adelanto de $4.9 millones de cuota para 2008, basado
en conversaciones informales con Estados Miembros.
Gráfico 5
Flujo de Caja Actual y Proyectado del Fondo Regular de 2007
(en millones)
20
17.9
18.9
18.9
12.4
10
21.6
16.6
15.8
15
Actual
Proyectado
12.1
OCTUBRE
$0.06 milliones
12.2
11.4
Respaldado por
planes de pago:
DICIEMBRE
$11.4 milliones
8.0
5.3
5
Ene
10/7/2015
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep
07
Dic
12
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Superávit o déficit financiero
■ El Subfondo de Reserva es un alivio temporal para financiar la
ejecución presupuestaria en espera del recibo total de las cuotas y
otros ingresos programados en el Presupuesto del Fondo Regular.
■ Un superávit o déficit financiero es la diferencia entre recursos
proyectados de financiamiento y el financiamiento real.
■ Los déficits financieros continuos tienen una impacto directo
desfavorable en el Subfondo de Reserva y no son sostenibles a largo
plazo.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
13
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Superávit o déficit financiero
ProgramPresupuesto Fondo
Regular
Fuentes de Financiamiento:
Cuotas
Otros Ingresos
Subfondo de Reserva
77.3
4.2
2.9
84.4
Activida real al
periodo del
30/09/2007
Proyecciones al
periodo fiscal del
31/12/2007
63.7
2.2
65.9
81.8
4.4
(1.8)
84.4
 Hasta el 30 de septiembre de 2007, existe un déficit financiero de
$18.5 millones ($65.9 - $84.4).
Para fin de año, la SG/OEA estima que los $2.9 millones que recibirá
del Subfondo de Reserva no serán necesarios para financiar el Programa
Presupuesto 2007.
Además, aproximadamente $1.8 millones en el aumentarán el Subfondo
de Reserva.
El Subfondo de Reserva será incrementado adicionalmente con recursos
no apropiados.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
14
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Fondos Específicos al 30 de septiembre de 2007 (páginas 12-14)
■ El nivel de contribuciones a Fondos Específicos alcanzó $40.7 millones,
lo cual esta por debajo del nivel de los tres años anteriores, como se
detalla a continuación:
2007
Estados Miembros
$
21,060.2
2006
$
24,190.6
2005
$
30,082.8
2004
$
76,203.3
Observadores Permanentes
11,920.9
13,913.5
6,130.5
6,782.4
Otros países e instituciones
7,691.0
9,466.6
11,763.9
9,975.2
Total de contribuciones
$
40,672.1
$
47,570.7
$
47,977.2
$
92,960.8
■ Proyecciones de Fondos Específicos son impredecibles.
■ La SG/OEA necesita la habilidad de expandirse y contraerse en relación
al nivel de contribuciones a Fondos Específicos.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
15
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Auditoría Anual de Cuentas de la OEA (páginas 15-16)
■ Aunque existe una demora, Ernest and Young ha sido seleccionada para
conducir la Auditoría Anual de Cuentas de la SG/OEA.
■ En cuanto a la Junta de Auditores Externos, el Sr. Joseph Freamo y el
Sr. Terrance S. Bastian han sido elegidos para cumplir un período de
tres y dos años, respectivamente.
■ El tercer miembro de la Junta, actuando en su ultimo año como
Miembro y Presidente de la Junta continua siendo el Sr. Howard Krongard.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
16
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Recuperación de Costos Indirectos (ICR) al 30 de septiembre de 2007 (páginas 17 - 18)
■
La Secretaría General está trabajando estrechamente con Dependencias
Primarias (e.i. Secretarías Ejecutivas de la SG/OEA) para consolidar la
política nueva de ICR emitida el 29 de mayo de 2007.
■
Estos esfuerzos se han centrado principalmente en conceptos de
administración de proyectos (e.i. costeo adecuado), mediante una nueva
comisión interdepartamental en asuntos administrativos.
■
Las recaudaciones de ICR no alcanzarán las expectativas, considerando la
fase de transición de la nueva política de ICR:
i.
La política de ICR emitió en mayo de 2007;
ii. Cláusula de exención por derechos adquiridos “Grandfathering ” de
acuerdos existentes; y
iii. Contribuciones de Fondos Específicos inferiores a lo proyectado.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
17
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Recursos Humanos al 30 de septiembre de 2007 (páginas 19-23)
■ El Reporte de Personal es el
siguiente:
Cuadro 7
Reporte de Personal
Al 30 de septiembre de 2007
Fondo
Regular
Específico y Fiduciario
Total
Julio
Agosto
529
180
709
527
185
712
Septiembre
529
195*
724
■ A sugerencia de la Junta de
Auditores Externos, la SG/OEA
ha contratado a un experto de
Naciones Unidas en
clasificación de puestos para
revisar las descripciones de
funciones.
* No incluye un traslado temporal por registrar.
■ La SG/OEA actualmente está
desarrollando un informe que
analiza la representación geográfica
dentro de la OEA.
10/7/2015
■ La SG/OEA está
implementando actualmente
un nuevo Sistema de
Evaluación de Desempeño
para alinear los objetivos
individuales con las metas de
la Organización.
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
18
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Instalaciones de la OEA al 30 de septiembre de 2007 (páginas 23-24)
■ El Programa Presupuesto aprobado del Fondo Regular de 2007 asignó a la
Secretaría General $4.8 millones para la hipoteca, administración y
mantenimiento de sus instalaciones.
Además, estos costos están
cubiertos con ingresos de alquiler como se detalla a continuación. El saldo
disponible al 30 de septiembre de 2007 es $909 mil.
Cuadro 9
Administración y Mantenimiento de los Edificios en el 2007
Al 30 de septiembre de 2007 (en miles)
Fuente de
Financiamiento
Fondo Regular 2007
Ingreso por Renta
Saldo Acarreado
(A)
$
$
501
501
Financiamiento
(B)
$
$
4,768
1,133
5,901
Gastos
(C)
$
*
$
3,486
893
4,379
Compromisos
(D)
Ejecución Total
(E)=(C+D)
$
$
$
1,000
113
1,113
$
4,486
1,006
5,492
Balance
Disponible
(F)=(A+B-E)
$
$
281
628
909
* No incluye $412 mil de apropiaciones para Tecnología de Comunicaciones.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
19
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Servicios de Información Tecnológica (IT) (páginas 25-26)
■ La Secretaría General está actualizando diversos niveles de equipo y
software en estrecha colaboración con los usuarios.
■ Esta actualización ayudará a lograr que OASES sea compatible con
innovaciones tecnológicas y al mismo tiempo que sean de uso fácil para
los usuarios, estableciendo la base para implementar actualizaciones
futuras tales como la Administración de Proyectos de Oracle.
■ Esta herramienta incluirá el ciclo de vida del proyecto en su totalidad,
desde la planificación de presupuestos hasta la evaluación del
desempeño, permitiendo a los administradores operar de una manera
más eficiente y eficaz.
■ Otros proyectos importantes de IT durante este año: i) Topología de una
red actualizada para el Edificio Principal; ii) Actualización del Sistema de
Mensajes de llamadas telefónicas; iii) Sistema de Comunicación Segura
(Groove); iv) Sistema de Difusión del Correo Electrónico de la OEA (OAS
Mail Manager), entre otros.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
20
Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Servicios de adquisiciones (páginas 27-31)
■ La Junta de los Auditores Externos ha recomendado “continuar
fortaleciendo el proceso de supervisión de los CPR. Elaborar un plan para
administrar el proceso de los CPR …”
■ La SG/OEA ha iniciado una revisión global de los requisitos y procesos de
los CPR para mejorar la aplicación de este mecanismo de contratación.
■ En cuanto a las actividades relacionadas con viajes, la SG/OEA a
contratado, desde febrero, a Omega World Travel (Omega), mejorando la
contabilidad y supervisión de viajes, al igual que el alcance de los
informes.
■ En cuanto a los activos fijos, la Junta recomendó “Mejorar la conciliación
de los activos fijos haciendo un seguimiento de los datos y cuentas de
inventario.” La SG/OEA actualizará el software de Activos Fijos de Oracle
durante 2008 para automatizar la administración de activos de la OEA,
simplificando tareas de contabilidad tales como la conciliación.
10/7/2015
Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07
21
III
Siguientes pasos para la CAAP y la Secretaría General
10/7/2015
PLAN OPERATIVO – SECCION DBFS/FRC
22
Siguientes pasos para la CAAP y la Secretaría General
■ Presentar una metodología para fijar la escala de asignación de
cuotas aprobada por el Consejo Permanente y la Asamblea General.
■ Apoyar la aprobación de la Asamblea General del ProgramaPresupuesto de 2009.
■ Iniciar sesiones de adiestramiento para el personal de la SG/OEA
sobre normas de contabilidad internacionalmente aceptadas.
■ Continuar con la consolidación de la gestión de proyectos con la
nueva política de ICR.
■ Atender las necesidades de Recursos Humanos en áreas críticas.
■ Reformular mecanismos de compras y contrataciones para personal
de apoyo temporal.
10/7/2015
CP19079s
PLAN OPERATIVO – SECCION DBFS/FRC
23
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