Gestión de Recursos Informáticos
Unidad Nº 3: GD MAX
GD MAX
La gestión documental es una novedosa y potente herramienta de
administración de organizaciones, permite compartir archivos a través de
Internet, crear ambientes de trabajo compartido y crear bibliotecas
virtuales, facilitando el acceso a la información.
La plataforma GDmax está concebida con el propósito de facilitar el
trabajo en equipo, compartiendo documentos y herramientas de trabajo
en grupo, tales como agendas y foros, de una forma fácil de usar, segura y
a través de Internet, con lo que se consigue tener los documentos y la
información contenida en el sistema disponible en forma permanente y
actualizada en cualquier sitio donde se cuente con una conexión a
Internet.
GD MAX
• La plataforma está basada en uno de los sistemas de código abierto para
“Learning Management System” más difundidos en el mundo: Dokeos®.
Los usos que puede encontrar una organización para la plataforma son
variados, y sin duda, restan varios años para seguir descubriendo nuevas
formas en las que Gdmax puede crear valor para distintos tipos de
empresas, a continuación, se describen algunos de ellos.
Para empresas consultoras: compartir información sobre proyectos con
clientes y trabajadores: es frecuente que los equipos de consultoría
trabajen separados e incorporen expertos a tiempo parcial e incluso
reciban colaboraciones desde el extranjero. GDmax sirve como una
plataforma que facilita el trabajo en equipo y hace más fluida la relación
con el cliente, que tiene la posibilidad de ver, a través de Internet, el
avance del proyecto contratado y los documentos de trabajo que la
consultora quiera mostrar.
GD MAX
• Para áreas comerciales de empresas, que trabajan con equipos de venta
ubicados en distintos puntos geográficos y que requieren compartir y
actualizar listas de precios, rutas de visita de clientes, especificaciones
técnicas de productos o servicios, material publicitario, documentos
tributarios electrónicos, órdenes de compra, entre otros.
• Para organizaciones que buscan aprovechar los servicios que brinda una
intranet (publicación de noticias, envío de mensajes, compartir
formularios, directorios de personal, etc.) con bajos costos y una
operación sencilla, sin invertir en personal, equipos o hardware de redes
especial.
• Para organizaciones que buscan cumplir con los requisitos de la norma
ISO9001; ISO14001; NCh2728 u otras similares, que exigen tener a
disposición de las personas los procedimientos documentados y las
instrucciones de trabajo en forma permanente y actualizada.
GD MAX
• Para fiscalías o estudios jurídicos, que desean contar con escritos, leyes
interpretaciones u otros documentos a disposición en forma permanente,
constituyendo una especie de biblioteca personal o base de conocimiento
en Internet.
• Empresas de diseño, arquitectura y construcción, que buscan que sus los
diseños contenidos en planos actualizados, libros de obra, entre otros
documentos, estén a disposición del cliente, contratistas y todos quienes
intervienen en la obra, y bajar gastos informando oportunamente cambios
en las especificaciones de un proyecto, por ejemplo.
• Toda empresa que tenga y valore el conocimiento contenido en
documentos y la coordinación de equipos como un activo, que debe ser
conservado, actualizado y administrado.
GD MAX
• Perfiles de usuarios
La plataforma funciona con tres perfiles de usuarios, cada perfil se define
de acuerdo a los privilegios que posee para acceder a funciones, los
perfiles son:
- usuario
- administrador de tema
- administrador de la plataforma
• El usuario no tiene privilegios de administración, puede inscribirse en la
plataforma y en temas, ver contenidos, participar en foros y publicar
documentos con algunas restricciones. Más adelante, en la descripción de
funcionalidades, aquellas que sean accesibles a los usuarios serán
identificadas con el siguiente símbolo:
GD MAX
El administrador de tema puede crear temas, subir documentos, registrar
usuarios en su tema, crear copias de seguridad, entre otras funciones.
En la descripción de funciones, el símbolo que identifica al administrador
de tema es el siguiente:
GD MAX
• El administrador de la plataforma tiene acceso a todas las funciones y
herramientas, incluyendo inscribir usuarios, crear o suspender temas,
editar la página principal y definir los atributos del resto de los perfiles.
El símbolo del administrador de plataforma
GD MAX
Interfaz
La plataforma funciona en ambiente web, es decir, para acceder a ella,
deben usarse programas navegadores como Internet Explorer, Netscape
navigator o Mozilla Firefox.
La información se despliega en páginas web, cuyos contenidos son
provistos por los administradores de plataforma y administradores de
tema.
Para acceder a los contenidos publicados en la plataforma, normalmente
será necesario contar con un nombre de usuario y una contraseña, esto
dará acceso a los documentos publicados y clasificados por tema.
Todas las herramientas disponibles: foros, documentos, agenda, etc. Son
clasificadas por tema, el acceso a la plataforma se ve resumido en el
siguiente esquema.
GD MAX
GD MAX
De izquierda a derecha:
Página de inicio: en la página de inicio se encuentra la información que el
administrador de la plataforma decide exponer al público, la página se
construye en lenguaje HTML1 en un editor WYSIWYG2. Además, en forma
automática, la página de inicio muestra las categorías de temas que posee
la plataforma y posee apartados para ingresar texto en forma destacada:
“anuncios” y “novedades”. En la página de inicio está el formulario que
permite que los usuarios registrados se identifiquen y que los nuevos
usuarios puedan registrarse.
Página personal: esta página está disponible para todos los usuarios
registrados, en ella, el usuario encuentra la lista de temas a los que está
suscrito, puede acceder a suscribirse a otros temas y editar sus datos
personales.
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Páginas de temas: Las páginas de tema tienen los contenidos que los
administradores del tema respectivo exhiben. Como característica de la
plataforma, la pantalla se divide en dos partes principales: portada y
funciones; la portada es un espacio que puede usar el administrador del
tema para incluir un archivo .html con contenidos que serán visibles para
todos los usuarios suscritos al tema, se edita tal como los contenidos de la
página principal en un editor WYSIWYG; las funciones, que aparecen en la
parte inferior de la página, permiten acceder a contenidos específicos y
propios del tema, como subcarpetas con documentos, agenda conjunta
(calendario), foros, avisos del administrador del tema, repositorios de
archivos enviados por los usuarios, entre otros.
GD MAX
GD MAX
• En la imagen, se observa la barra de navegación superior: la zona más
oscura tiene los enlaces3 a la página principal de la plataforma: si usted
mueve el ratón (sin hacer clic) sobre las palabras que hay en la zona más
oscura de la barra verá cómo cambian de color, ayudándonos de esa forma
a darnos cuenta que se trata de enlaces.
• Si hace clic sobre el primer enlace, contando de izquierda a derecha, el
navegador le llevará a la página principal de la plataforma. En la parte
derecha de la barra verá la frase “usuarios en línea: X”, haciendo clic en
ese enlace podrá ver cuántos y cuáles son los usuarios registrados que
están visitando el sitio en ese momento.
• Note que si se encuentra navegando en la página de inicio de la
plataforma sólo verá el este primer componente de la barra de
navegación.
GD MAX
• Cuando usted se ha identificado con su nombre de usuario y contraseña
puede ver una segunda barra, de un tono un poco más claro, que contiene
enlaces de su página personal, puede haciendo clic en esos enlaces puede
ver la lista de temas en los que está inscrito, editar datos personales o ver
los elementos de su agenda personal. Note que la barra oscura con
enlaces a la página de inicio de la plataforma también está activa y si hace
clic en ella, podrá salir de su página personal y volver a la página de inicio.
• La tercera zona de la barra de navegación aparece cuando usted accede al
sitio de un tema y tiene el vínculo a la página principal del tema. Para ir a
la página principal del tema haga clic en “tema actual”.
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