CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Código: PR-GA-001
Versión: 04
Fecha act.: 04/01/2013
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Proceso: Gestión Administrativa
Responsable: Director Administrativo y Financiero
Objetivo: Asegurar la adecuada gestión de los recursos y la mejora en la competencia del talento humano de manera que aporten al crecimiento y
mejoramiento de la organización.
PROVEEDOR
ENTRADAS
Todos los procesos
Solicitud de recursos
y necesidades de
formación
Entes reguladores
Requerimientos
legales
Gestión administrativa
Selección, evaluación
y reevaluación de
proveedores.
Todos los procesos,
candidatos y Personal
nuevo en la organización
y Entidades de
Seguridad Social
Requerimiento,
perfiles y documentos
de ingreso del
trabajador
Proveedor
Facturas por pagar
Gestión estratégica
Direccionamiento
estratégico
Gestión administrativa
Recursos
Gestión administrativa
Plan de capacitación
PROCESO
SALIDAS
CLIENTES
PLANEAR: Capacitación y formación al
personal, inducción, programación de
evaluación de desempeño, evaluación
de ambiente de trabajo y selección de
proveedores.
Orden de compra
Proveedor
Selección, evaluación
y reevaluación de
proveedores.
Proveedor y gestión
administrativa
HACER: Seleccionar,
contratar
y
proporcionar inducción al personal
contratado, adquisición de elementos
de protección personal, capacitación al
personal de la empresa, definir
funciones y perfiles de acuerdo a un
modelo de gestión por competencias,
realizar compras, selección, evaluación
y reevaluación de proveedores.
Lista de precios y
aprobación de crédito
para clientes
Distribución y gestión
comercial
Recursos
Todos los procesos
Plan de capacitación
Todos los procesos
Reporte de proceso
Gestión Estratégica
VERIFICAR: Evaluación e indicador de
ambiente de trabajo, desempeño,
selección
de
proveedores,
capacitaciones
y
eficacia
de
capacitaciones.
Solicitud de recursos
y necesidades de
formación
Gestión administrativa
Registros del SGC y
solicitud de creación o
modificación de doc.
Mejora continua
Empleado
seleccionado y
Contratado
Organización y
entidades de
Seguridad Social
ACTUAR: Ajustar lo planeado e
identificar
mejoras,
procesos
disciplinarios, aplicación de sanciones,
terminación de contratos, refuerzos en
las capacitaciones, etc.
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RECURSOS
Recursos
humanos,
económicos,
materiales
e
infraestructura.
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Fecha act.: 04/01/2013
DOCUMENTOS
Procedimiento gestión del talento humano
Procedimiento capacitación y formación
Procedimiento compras y proveedores
Procedimiento de selección de personal
Instructivo entradas de almacén
Instructivo diligenciamiento formato requisición de personal
Procedimiento Inducción de personal
Instructivo Evaluación Periodo de Prueba
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REGISTROS
Acta de entrega del cargo
Entrega de dotación y/o herramienta
Evaluación de ambiente de trabajo
Evaluación de desempeño
Inducción a personal
Manual de Funciones y Perfil de Cargo
Plan de capacitaciones
Registro de asistencia
Requisición de personal
Orden de compra
Selección de proveedores
Listado de proveedores
Evaluación
y
reevaluación
de
proveedores
Novedad de nomina
Medición de habilidades, competencias
y entrevista
Reporte de novedades
Formato Entrevistador
Referencia Laboral
Acta de Reunión
Solicitud de Elementos
Evaluación Periodo de Prueba
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Código: PR-GA-001
Versión: 04
Fecha act.: 04/01/2013
INDICADORES DE GESTIÓN
Tasa de Ausentismo por ATEP o Enfermedad Común:
ATEP= Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional.
EC= Enfermedad Común.
Enfermedad común: patología presentada por origen externo a las funciones laborales
No. Total de trabajadores que presentan ausencias por ATEP o EC durante el periodo
No. Total de Trabajadores durante el periodo.
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Versión: 04
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SEGUIMIENTO/ASPECTOS A
VERIFICAR DEL PROCESO
FRECUENCIA DE LA
ACTIVIDAD DE CONTROL
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RESPONSABLE
Asegurar el cumplimiento de los objetivos del proceso y de las
actividades planeadas
Semestral
Director
Administrativo
Financiero
Comunicar al cliente sobre la puntación y los criterios en la
selección, evaluación y reevaluación de proveedores.
Semestral
Coordinador
Calidad
de
Gestión
y
de
CONTROL DE CAMBIOS:
Se debe diligenciar este cuadro para llevar un historial de los cambios realizados en los documentos.
Nº
FECHA
DESCRIPCION DEL CAMBIO
01
13/03/2009
Emisión
02
06/10/2011
Revisión y actualización del documento en general, actualización de los nombres de los cargos y se agrego como
entrada el procedimiento de selección.
03
02/04/2012
Ajuste del indicador, se reemplaza Eficacia de las capacitaciones = Número de personas con calificación mayor o
igual a 3.0/ Número de personas que recibieron capacitación por el indicador de Tiempo perdido por ausentismo
04
04/01/2013
Ajuste del indicador, se reemplaza Tiempo perdido por ausentismo por el indicador Tasa de Ausentismo por ATEP
o Enfermedad Común.
ELABORO
REVISO
APROBO
Nombre: STEFANIA GOMEZ
Nombre: JHONNY TRIANA
Nombre: JHONNY TRIANA
_______________________
Firma
________________________
Firma
________________________
Firma
Cargo: Asistente Gestion Humana.
Cargo: Jefe Nacional HSEQ
Cargo: Jefe Nacional HSEQ
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