Las
5S’s
Dr. Primitivo Reyes Aguilar
Propósito del Curso
Que los participantes tengan las
herramientas necesarias, para estar en
condición de participar activamente en la
implementación de las 5’S en la
empresa.
Actividad para el
participante
Expectativas
del Curso
¿Por qué debemos
implementar las 5S’S?
La competencia cada vez es mayor
Cambian las necesidades de los
clientes
Cambian las tecnologías
Pero,
¿Qué significa 5S’s?
Es una metodología enfocada a lograr
orden y la limpieza en todas las áreas de
la empresa (oficinas, almacén, etc.)
Creando una disciplina que a la larga se
convierta en cultura y en práctica común.
¿Qué significa 5S’s?
Seiri
Seleccionar
Seiton
Organizar
Seiso
Limpiar
Seiketsu
Estandarizar
Shitsuke
Disciplina
Objetivos de las 5S’s
Poder encontrar cualquier cosa en menos
de 30 segundos, sean objetos físicos o
información en computadora.
Incrementar la Productividad;
Mejorar la Calidad de las actividades
realizadas;
Beneficios al
implementar las 5S’s
Cero:
1. Retrasos
2. Insatisfacción de Clientes
3. Pérdidas ($$$)
Beneficios personales
1. Nos permite colaborar para que la fuente de
trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea
competitiva y sobreviva en un entorno tan
exigente.
2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:
Aportar ideas para organizar nuestras áreas de trabajo
Beneficios personales
Hacer más gratas las horas de trabajo
Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos
la mayor parte de nuestra vida: el trabajo
Nos ayuda a desempeñar nuestro trabajo, ganando
rapidez en las respuestas (por que sabemos que
cada cosa esta en su lugar).
Visión General de las 5S’s
1.
ORGANIZACIÓN
2.
ORDEN
5
.
DISCIPLINA
4
.
ESTANDARIZACION
3
.
LIMPIEZA
Resistencia al Cambio
Normalmente escuchamos:
¿Para qué limpiar si se ensucia de nuevo?
Ya tenemos organización y orden
Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo
con estas modas japonesas.
¿Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado?
Quiero ver que el jefe haga primero las 5S’s en sus cajones.
Actividad para el
participante
Paradigmas
identificados en su
área o departamento
de trabajo
¿Qué hacer para romper
esos paradigmas?
No ignorarlas:
1. Hablar con nuestros colaboradores, para:
Conocer el origen de su resistencia
Conocer sus preocupaciones y temores
Escuchar sus propuestas
2. Predicar con el ejemplo
Seiri, la primera ‘S:
Seleccionar
Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo
es:
1. SELECCIONAR
Seiri, la primera ‘S:
Seleccionar
Esta de mas
Obsoleto
Dañado
Es útil para
alguien mas
Descartar
Se necesita
Transferirlo
Regalarlo
Venderlo
Repararlo
Área de Oportunidad
Área de uso común (Sala de juntas, archivo
muerto, etc.)
Oficinas
Área de Oportunidad


Cerca o detrás de lockers
y muebles
Esquinas y pasadizos

Detrás de los pilares y
bajo las escaleras

En los Pisos y pasillos

Pizarrones de avisos ya
muy obsoletos

Afuera, pegado a las
cercas o bardas
Área de Oportunidad
TARJETA DE OPORTUNIDAD
Fecha:
Folio:
Area:
Oportunidad:
Actividad a realizar:
Equipo:
Observaciones:
Propuesta:
Área de Oportunidad
Control de Tarjetas de Oportunidad
No.
Fecha
Area
Oportunidad
Actividad a Realizar
Equipo
Seiri:
Seleccionar
Deshacerse de todo lo
innecesario del área de
trabajo, en caso de duda:
Asignar un área especial
para colocación de estos
materiales y equipos
Colocarles una etiqueta
roja y llevarlos a esta área
haciendo una relación
Nombre:
Fecha:
Localización:
Razón para etiqueta roja:
Seiri:
Seleccionar
Control de Tarjetas Rojas
No.
Fecha
Descripción
Categoría
Razón
Fecha decisión
Destino Final
Responsable
Ubicación
Seiri:
Seleccionar
Periódicamente revisar el uso futuro o actual de lo que
se almacena en el área de tarjetas rojas y tomar
decisiones
Necesidad Frecuencia de uso de las
cosas:
Guardar en:
Baja
• Sin uso en años
• Uso entre 6-12 meses
• Deshacerse de ellas
• Guardar a distancia
Media
• Uso entre 2-6 meses
• Uso > 1 vez al mes
• Guardarlas en un
lugar central en el
área de trabajo
Alta
• Uso >1 vez por semana
• Cosas usadas diario
• Guardar cerca del
área de trabajo o
llevarlas consigo
Seiri:
Seleccionar
Principio
Solo lo que se necesita, en la cantidad
necesaria y cuando se necesite
Actividad para el
participante
Identificar lo necesario
de lo innecesario de su
área de trabajo/
frecuencia de uso
Seiton, la segunda ‘S:
Orden
Ordenar los artículos necesarios para nuestro trabajo,
estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera
que se facilite su identificación, localización, disposición y
regreso al mismo lugar después de ser usados
Seiton:
Orden
Objetivos:

Ahorrar espacio

Ahorrar tiempo de búsqueda

Facilitar la administración visual
Ejemplos de Orden:

Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios).

Etiquetar espacios de almacenaje.
Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado,
portalápices, etc.) y muebles

Seiton:
Orden
• El primer paso para organizar, es dividir nuestra área
de trabajo en partes manejables e identificables por
cualquiera
Mapa
1
A
B
C
D
E
2
3
4
5
Seiton:
Orden
Marcar pasillos y áreas donde deben ir las cosas
Pasillo
Antes
Después
Seiton:
Orden
“cualquier persona” puede inmediatamente:
Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo
Pregunta
¿ Que?
¿ Donde?
Respuestas
Definir los artículos necesarios
(Seleccionar)
Identificar los artículos
Definir la localización
Identificar el lugar
¿ Cuantos?
Definir la cantidad
Identificar la cantidad necesaria
Seiton:
Orden
Identificación de Gabinetes
B
Utiliza letras para
identificar gabinetes
1
2
A
1
Divide los gabinetes en
columnas y renglones
3
1
2G 974
2G974
Utiliza números para
identificar columnas
y renglones
2
0074D
0074D
3G 235
3G235
2
1G 569
1G569
6264D
6264D
9964D
9964D
Seiton:
Orden
Dibujo de contornos
Seiton:
Orden
Código de Colores
Actividad para el
participante
¿Cómo ordenaría el
escritorio que a
continuación se
presenta?
Seiton:
Orden
Seiton:
Orden de avisos y letreros
•
Designar un lugar especial para colocarlas
•
Indicar cuanto tiempo van a estar puestas
•
La cinta debe debe despegarse sin dañar la pared
•
Los posters, avisos y señales deben estar alineados
para dar buena apariencia (tamaños estándar)
•
Los posters deben fijarse de tal forma que no se
doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar
Seiton:
Orden
• Documentar el método de organización
•
• Dar entrenamiento a la gente para que siga los
procedimientos
Seiton:
Orden
Principio
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su
lugar
Actividad para el
participante
De lo que identificó
como necesario, explicar
¿Cómo lo ordenaría,
según lo visto en la
sesión?
Seiso, tercera ´S:
Limpieza
Mantener el área de trabajo impecable
y libre de toda suciedad
Seiso:
Limpieza
Beneficios
Aumenta la moral del personal y su eficiencia
La imagen del lugar da otra proyección
Los riesgos de los accidentes o equivocaciones
disminuyen
Se minimiza la probabilidad de revolver archivos
Seiso:
Limpieza
Implementación en cinco pasos:
1. Determinar las metas de limpieza
2. Determinar las responsabilidades de la limpieza
(mapeo de áreas y definición de responsables)
3. Determinar los métodos de limpieza
(programa que muestra al detalle las veces al día en que se
limpia, el responsable, y la forma)
4. Preparar las herramientas de limpieza
5. Implantar la limpieza.
Seiso:
Limpieza
• Hay que dibujar un mapa para dividir el área de
trabajo en zonas más fáciles de manejar
Seiso:
Limpieza
Etapas de la Limpieza:
Macro: limpieza general
Individual: limpieza de áreas de trabajo
(escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes
específicas del equipo (Monitor, mouse, teclado),
engrapadoras, etc.)
Micro: limpieza de partes pequeñas, corregir las
fuentes de suciedad o polvo.
Seiso:
Limpieza
Promoción de un área de trabajo limpia
1.
Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas
por grupos y personas (identificar problemas).
2.
Limpieza por equipo y área (pisos, herramientas, etc.).
3. Aplicar Kaizen para limpiar zonas difíciles, métodos de
limpieza y herramientas de limpieza (problemas
causados por falta de limpieza).
4. Seguir las reglas e intensificar las acciones.
Seiso:
Limpieza
Asignar responsables de las actividades de limpieza,
definir con que frecuencia y cuando se deben realizar
Programa de Limpieza
Área
Atención
a
clientes
Artículos
Responsable
Frecuencia
Pisos
J. Ramírez
Diaria
Ventanas
M. Suárez
Semanal
Lámparas
H. Sánchez
Semanal
Adornos
J.
Hernández
Diaria
Seiso:
Limpieza
• Enliste cada una de las actividades de limpieza a
realizar
• Enliste los artículos y equipos de limpieza a utilizar
• Documente las actividades de limpieza en un
procedimiento
Seiso:
Limpieza
Plegaria de las 5S’s
•
No tendré cosas sucias
•
No tiraré cosas alrededor
•
Limpiaré las cosas en forma adecuada
•
Rescribiré cosas que se han borrado
•
Pondré cinta en avisos vigentes que se han caído
Seiso:
Limpieza
Recomendaciones en la limpieza
•
Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo
limpie su área y equipos
•
La limpieza e inspección es el primer paso del
mantenimiento autónomo
•
Utilizar listas de verificación de inspección y
limpieza (con ayudas visuales)
Seiso:
Limpieza
Crear disciplina
Emb a r q u e s
A lma c e n d e Ma te r ia Pr ima
Ta lle r d e
Co me d o r
P ren sa 4
P ren sa 3
P ren sa 2
Te r min a d o
M an ual
A lma c e n d e
Pr o d u c to
e n Pr o c e s o
P ren sa 6
A rea de
En s a mb le
To q u e le s
P r o g ra m a d e L im p ie z a
Á re a
A rtíc u lo s
P iso s
P re n sa # 1
P re n sa
L á m p a ra s
T ra n sp o rta d o r
• Entrenamiento
de
P r o ced im ien t o s
A lma c e n d e
O f ic in a s
P ren sa 5
• Comunicar
Pr o d u c to
P ren sa 1
Tr o q u e le s
A lma c e n d e
R e sp o n sa b le
T u rn o
J. R a m íre z
F re c u e n c ia
1er
D ia ria
M . S u á re z
2º
Sem anal
H . S á n c h ez
3º
Sem anal
J. H e rn án d e z
2o
D ia ria
Seiso:
Limpieza
Principio
El lugar más limpio, no es el que más
se asea, si no el que menos se ensucia
Actividad para el
participante
Elabore su programa de
actividades de limpieza,
incluya nombres de los
responsables y tiempo en
realizar cada actividad
Seiketsu, tercera ‘S:
Estandarización
Mantener las tres primeras S’s:
Selección
Orden
Limpieza
Seiketsu:
Estandarización
Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se
ejecuten consistentemente y de manera regular para
asegurar que la selección, organización y limpieza son
mantenidas en las áreas de trabajo
Seiketsu:
Estandarización
• Integrar las actividades en el trabajo de
manera regular
Estableciendo procedimientos
Implementando auditorias de revisión
Seiketsu:
Estandarización
Elemento
#
1
Criterio
1
2
3
Existen letreros para
identificar las diferentes áreas
y sub-áreas
x
2
Se encuentra delimitado el área
de trabajo, maquinaria y equipo.
x
3
Todos los estantes y artículos
almacenados están claramente
identificados
x
4
Existen identificaciones visibles
para realizar correctamente las
operaciones del área
Organizar
4
x
5
Seiketsu:
Estandarización
(Controles visuales)
•
Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos
para que sea fácil guardarlos por los niños
•
Herramientas y métodos para control visual
•
•
•
•
•
•
•
Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer
errores
Avisos de peligro
Indicaciones de donde deben ponerse las cosas
Designaciones del equipo
Recordatorios de precaución en la operación
Ayudas visuales de mantenimiento preventivo
Instructivos
Seiketsu:
Estandarización
(Controles visuales)
•
Hacer que sea fácil verlas a distancia
•
Desplegar los mensajes o dibujos adecuados
•
Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda
discernir que está bien y que está mal
•
Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fácil y
convenientemente
•
Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer
correcciones fácilmente
•
Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el área de
trabajo sea más brillante y ordenada
Seiketsu:
Estandarización
(Controles visuales)
• Pintar las paredes y pisos periódicamente.
• Todas las áreas deben estar identificadas con letreros de
nombre y función.
• Instalar letreros localizados convenientemente para indicar
quién es responsable de qué en las 5 S’s.
• Utilizar marcas de posición para indicar la posición correcta
de las cosas.
• Agregar visores en lockers y espacios cerrados para
permitir transparencia
Seiketsu:
Estandarización
(Controles visuales)
• Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se
encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia
• Utilizar un pizarrón para indicar cuando salen las personas
donde se pueden localizar
• Establecer recomendaciones para mantener no sólo la
limpieza sino también la higiene en la empresa
• Indicar el estado de avance en 5 S’s en cada área en función
de los resultados de las auditorías
Seiketsu:
Estandarización
Beneficios

No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias
a la Administración Visual

Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas
fuera de su lugar

Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan
Seiketsu:
Estandarización



Se controlan las fuentes de suciedad y basura
Se eliminan los hábitos de acumular cosas
innecesarias en oficinas
NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON
LAS PRIMERAS 3S´s.
Seiketsu:
Estandarización
Recomendación
. Es altamente recomendable que en la
elaboración de los estándares participen
quienes deben de realizar las actividades
de las primeras 3S’s
Seiketsu:
Estandarización
Principio
Di lo que haces, haz lo que
dices, y demuéstralo
Actividad para el
participante
Elabore su esquema
de evaluación
incluyendo únicamente
las tres primeras S’s
Shitsuke, quinta S:
Disciplina
• Hábito de mantener correctamente los
procedimientos adecuados, buscando la
mejora continua
Saber
Querer
Poder
Shitsuke, quinta S:
Disciplina
(Importancia)
1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hábito
2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente
3. Todos el personal ha hecho suyo el método y lo aplican
4. El área de trabajo esta bien ordenada y se manejan los
estándares
5. Se busca la mejora continua.
Shitsuke, quinta S:
Disciplina
(Formación de hábito)
•
Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si
quieres buenos resultados
•
Hacer que todos participen y que hagan algo y
después trabajar en la implantación (5S’s 3’, 5’ o
10’)
•
Hacer que cada quien sienta responsabilidad por
lo que hace
•
Asegurar que no falle la comunicación, clarificar
las ideas y reconfirmar
Shitsuke, quinta S:
Disciplina
• Existe en la mente y la voluntad de las
personas y solo su conducta muestra su
presencia.
• Es una actitud de intolerancia al desorden,
la falta de organización y las pérdidas.
Las 5 S’s :
En la oficina
La oficina es una
Fabrica de papel
¿Cómo tener una oficina
más eficiente?
•
Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo
y papelería estandarizada
• Hacer un programa de trabajo para cada empleado
•
Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrón
en programa para que la gente sepa el estatus
•
Establecer un sistema (gavetas, folders,
contenedores) para que cualquier persona pueda
identificar la fecha de vencimiento de las tareas
La campaña de
uno solo es mejor
•
Una sola localización para expedientes
•
Proceso de documentos en el mismo día
•
Juntas de una hora
•
Memos e E-Mail de una página
•
Llamadas telefónicas de un minuto
•
Guardar sólo una copia del original
Archivos eficientes
•
Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos
– Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay
dentro
– Organizar los archivos por:
• Sección, cliente, proveedor,
• tema, tipo de documento, por asunto,
• por proyecto, departamento, etc.
– de tal forma que lo accese cualquier persona con
facilidad
Archivos eficientes
•
Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos
–
Sólo guardar la información que realmente es necesaria, evitar
gastar espacio
–
Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos
(anotar su nombre en la etiqueta)
–
Cada documento debe indicar la fecha de recepción y fecha de
proceso
–
Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e
identificado
Actividad para el
participante
Realice los procedimientos y
programas de trabajo
necesarios para mantener la
Disciplina de las 5S’s
5S’s
Campaña de
Promoción
Campaña 5S’s
•
Es importante que el Director general tome el
liderazgo y que todos tomen parte en las 5 S’s
•
Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con
seriedad, nadie más lo tomará, de ellos depende el
éxito o fracaso de la campaña
•
No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5
S’s como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse
en etapas
•
Lo importante es empezar en 5S’s y mantener el
esfuerzo
Campaña 5S’s
• Entrenamiento
• Difusión




Slogans
Campañas
Posters
Folletos
1er Gran concurso de 5’s
Campaña 5S’s
•
Planeación y operación
– Organización promocional
– Educación
– Juntas promocionales
•
Actividades paralelas
– Posters de invitación a participar
– Temas del mes
•
Despliegue de las actividades de las 5 S’s en áreas de
trabajo específicas
– Docuementación
– Implantación
Campaña 5S’s
•
Proyectos Kaizen
•
Entrenamiento técnico
•
– Organizarlos conforme sea apropiado
–
–
–
Tecnología Kaizen
Entrenamiento inicial
Seguimiento al entrenamiento
Lanzamiento de equipos Kaizen y certificación
Campaña 5S’s
• Trabajo
Trabajo enen
equipo
equipo
• Reconocimiento
Reconocimiento
Registros de 5S’s
•
Fotografias (antes, durante y después)
•
Poner etiquetas fosforescentes con la “P” en área con
problema requiriendo atención
•
Es importante llevar un registro de avances
(cantidades de fugas, etc.)
•
Museo de las cosas antiguas (máquinas y
herramientas)
•
Registrar los resultados de los proyectos Kaizen
Diagnóstico y evaluación
de 5S’s
• Competencias
• Patrullas y evaluación cruzada
• Uso de auditores y listas de
verificación
Diagnóstico y evaluación
de 5S’s
•
Avisos
•
Administración de las 5 S’s
– Todos los avisos limpios y claros
– Sin avisos pasados de fecha
– Todos los avisos están alineados en su parte superior y a
los lados
– Las responsabilidades para las 5 S’s están claramente
delineadas a todos los niveles
– Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 S’s
Diagnóstico y evaluación
de 5S’s
FORMATO DE EVALUACIÓN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Seleccionar
Las herramientas de trabajo se encuentran en buen estado para su uso
El mobiliario se encuentra en buenas condiciones de uso
Existen objetos sin uso en los pasillos
Pasillos libres de obstáculos
Las mesas de trabajo están libres de objetos sin uso
Se cuenta con solo lo necesario para trabajar
Los cajones se encuentran bien ordenados
Se ven partes o materiales en otras áreas o lugares diferentes a su lugar asignado
Es difícil encontrar lo que se busca inmediatamente
El área de está libre de cajas de papeles u otros objetos
11
12
13
14
15
16
17
Ordenar
Las áreas están debidamente identificadas
No hay unidades encimadas en las mesas o áreas de trabajo
Los botes de basura están en el lugar designado para éstos
Lugares marcados para todo el material de trabajo (Equipos, carpetas, etc.)
Todas las sillas y mesas están el lugar designado
Los cajones de las mesas de trabajo están debidamente organizados y sólo se tiene lo necesario
Todas las identificaciones en los estantes de material están actualizadas y se respetan
18
19
20
21
22
23
Los escritorios se encuentran limpios
Las herramientas de trabajo se encuentran limpias
Piso está libre de polvo, basura, componentes y manchas
Las gavetas o cajones de las mesas de trabajo están limpias
Las mesas están libres de polvo, manchas y componentes de scrap o residuos.
Los planes de limpieza se realizan en la fecha establecida
24
25
26
27
28
Estandarizar
Todos los contenedores cumplen con el requerimiento de la operación
El personal usa la vestimenta adecuada dependiendo de sus labores
Todas las mesas, sillas y carritos son iguales
Todo los instructivos cumplen con el estándar
La capacitación está estandarizada para el personal del área
Limpiar
Diagnóstico y evaluación
de 5S’s
Guía de calificación
0 = No hay implementacion
1 = Un 30% de cumplimiento
2 = Cumple al 65%
3 = Un 95% de cumplimiento
Diagnóstico y evaluación
de 5S’s
Evaluación 5 S's
General
Selección
Orden
Limpieza
Estandarización
Porcentajes Puntos
44
54%
14
47%
12
57%
10
67%
8
53%
Fecha
Regular
Bien
Excelente
> 50 % > 70 % > 90 %
Regular
1
General
1
0.9
Excel.
0.8
0.8
0.6
Bien
0.7
0.4
Estandarización
Selección
0.2
0
0.6
0.5
0.4
0.3
0.2
Limpieza
Orden
0.1
0
Regular
Descargar

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