Funciones de la administración,
tipos de gerentes y entorno
Por Miguel Herrera
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Administración
• Es el proceso de trabajar con gente y
recursos para alcanzar las metas
organizacionales.
• Los buenos gerentes hacen las
actividades con eficacia y eficiencia.
– Eficacia: lograr las metas organizacionales
– Eficiencia: lograr las metas con el mínimo de
recursos, utilizar el dinero, los materiales, el
tiempo y las personas de manera eficiente y
eficaz.
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Funciones de
la administración
• En la actualidad la administración de
empresas se divide para su estudio en
cuatro funciones (actividades ejecutadas
por los administradores en el ejercicio de
sus cargos):
– la planeación,
– la organización,
– la dirección y
– el control.
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Funciones de
la administración
• Henry Fayol, estableció en su teoría cinco
funciones administrativas:
– la planeación,
– la organización,
– la coordinación,
– la dirección y
– el control.
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Funciones de
la administración
• Por su parte, Harold Koontz, señaló como
funciones de la administración:
– la planeación,
– la organización,
– la integración del recurso humano,
– la dirección y
– el control.
• Las funciones de la administración están
interrelacionadas y son interdependientes.
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Funciones de
la administración
Planeación
Organización
Integración de personal
Dirección
Control
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Planeación
• Es el proceso de definir metas y objetivos
con sus respectivas estrategias de acción
para desarrollas las actividades que
permitan alcanzarlos.
• Si no se planea no hay rumbo fijo de la
organización.
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Planeación
• Son algunas actividades de planeación:
– El análisis de las situaciones actuales.
– La anticipación al futuro.
– La determinación de objetivos.
– La decisión del tipo de actividades.
– La elección de estrategias corporativas y de
negocio.
– La determinación de los recursos necesarios
para lograr las metas de la organización.
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Planeación
• ¿Qué se va a planear?
• Aquí se realizan los planes para dar a la
empresa objetivos y conocimientos con el
fin de alcanzarlos.
• Da respuesta a:
– ¿Qué hacer?
– ¿Cuándo hacerlo?
– ¿Dónde hacerlo?
– ¿Cómo hacerlo?
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Organización
• Implica el diseño de la estructura más
adecuada para llevar a cabo los planes.
• Esta función determina:
– las actividades por realizar,
– cómo se agruparán,
– quién las desempeñará y
– señala claramente los puestos y las
jerarquías dentro de la organización.
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Organización
• Una empresa no logrará sus objetivos si
sus recursos no se manejan con base en
una organización eficiente.
• Son algunas actividades de organización:
– Atraer gente a la organización.
– Especificar las responsabilidades del puesto.
– Agrupar tareas en unidades de trabajo.
– Dirigir y distribuir recursos y crear
condiciones.
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Integración del
recurso humano
• Consiste en dotar de personal competente
a la estructura de la organización de
acuerdo a sus necesidades, esto por
medio de cinco acciones:
– reclutamiento,
– selección,
– inducción,
– capacitación y
– desarrollo.
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Dirección
• La dirección incluye
– la motivación,
– el liderazgo,
– la selección de los canales de comunicación
más efectivos y
– la negociación y manejo de conflictos.
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Dirección
• Los administradores tiene que dirigir y
coordinar eficazmente a los colaboradores
de la empresa, para lograr el éxito de la
organización.
• La dirección comprende el contacto
cotidiano y cercano con la gente para
orientarla e inspirarla hacia el logro de las
metas del equipo y la organización.
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Control
• El control es el seguimiento de las
actividades para asegurarse de que se
están realizando de acuerdo con lo
planeado y en su caso, corregir las
desviaciones encontradas.
• Si el control es inadecuado, las fallas no
se detectan.
• Supervisa el progreso y ejecuta los
cambios necesarios.
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Control
• El control asegura el cumplimiento de las
metas.
• Entre las actividades de control se
cuentan:
– Supervisar el desarrollo de las personas y las
áreas recopilando datos de su desempeño.
– Proporcionar retroalimentación.
– Identificar problemas de desempeño y
corregirlos.
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Administración:
¿Ciencia, Técnica o un Arte?
• Como ciencia, debe seguir un método
específico y generar conocimientos
razonados y fundamentados en principios.
• Como técnica, los conocimientos
generados deben tener aplicación práctica
y ser llevados a cabo por especialistas
debidamente capacitados.
• Como arte, requiere ser una obra humana
que implique virtud, poder, eficacia y
habilidad para desarrollarla.
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Niveles
administrativos
• Las actividades a las que se da
importancia y los estilos administrativos
que se siguen depende de cada
administrador “Gerente”.
• Cada estilo depende de la capacitación,
los antecedentes y la personalidad.
• Generalmente en empresas de gran
tamaño existen tres niveles de
administración.
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Niveles
administrativos
Control
Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
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Administradores del
nivel superior o alta gerencia
• Gerentes de nivel alto:
– Son los ejecutivos senior y los responsables
de la administración general.
– Se les conoce como gerentes estratégicos.
– Se concentran en aspectos de largo plazo:
supervivencia, crecimiento y eficacia.
– Interactúan con personas y organizaciones
externas.
– Los líderes de alto nivel eficaces tratan a las
personas como miembros valiosos de la
organización.
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Administradores de mandos
medios o gerencia intermedia
• Gerente de nivel medio
– A veces se les llama de gerentes tácticos.
– Son responsables de traducir los objetivos,
metas y planes generales en objetivos, metas
y actividades más específicas.
– Controlar y asesoran el desarrollo de los
subordinados.
– Garantizar que sus subordinados mantengan
el equilibrio entre los objetivos operativos a
corto plazo y los estratégicos a largo plazo.
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Administradores de primera
línea o supervisión
• Gerente de nivel básico
– Son llamados gerentes operativos.
– Supervisan las operaciones de la
organización.
– Se involucran directamente con los
empleados.
– Implementan los planes específicos
desarrollados por los gerentes medios.
– Son el enlace con el personal administrativo.
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HABILIDADES
GERENCIALES
Las habilidades
administrativas o gerenciales
• Las habilidades son capacidades
específicas que resultan del conocimiento,
la información, la práctica y la aptitud.
– Habilidades conceptuales, de diseño y de
toma de decisiones.
– Habilidades humanas o interpersonales y de
comunicación.
– Habilidades técnicas.
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Habilidades conceptuales y de
toma de decisiones
• Es la capacidad del gerente para
reconocer aspectos complejos y
dinámicos, de analizar los numerosos y
conflictivos factores que éstos conllevan y
resolver los problemas en beneficio de la
organización y de sus miembros.
• Tales decisiones tienen un efecto profundo
en el éxito de la organización.
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Habilidades interpersonales y de
comunicación
• Estas habilidades se relacionan con el
trato con las personas; la capacidad de
ser líder, de motivar y de comunicarse
eficazmente con los demás.
• Es la capacidad que debe tener un
gerente para interactuar con muchos tipos
distintos de personas y de intercambiar
información con ellas.
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Habilidad técnica
• Es la capacidad de realizar una tarea
especializada que comprende un método
o proceso determinado.
• Los gerentes dependen menos de sus
habilidades técnicas básicas mientras más
suben en una organización, pero éstas le
dan los antecedentes necesarios para sus
nuevas responsabilidades.
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Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Habilidades técnicas
Las habilidades
administrativas o gerenciales
Habilidades de
conceptualización
y diseño
Habilidades
humanas
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El ambiente externo
El ambiente externo
Finalidad de
la empresa
Supervivencia a
largo plazo
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Utilidades
La empresa y su entorno
• Sistema Abierto.
• Cambios constantes y acelerados
• Labor Gerencial:
– Evitar resistencia.
• Las empresas intercambian recursos con
el entorno y dependen de él.
• El proceso global.
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Ambiente externo
• Son todas las fuerzas relevantes fuera de
los límites de la compañía.
• Por relevante se entienden todos los
factores a los que los gerentes deben
prestar atención para ayudar a sus
organizaciones a competir con eficacia
para sobrevivir.
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Ambiente externo
Sistema político
-legal
Competencia
potencial
Sistema
económico
Clientes
Competencia
indirecta
Organización
Ambiente
Competitivo
Macroambiente
Variables
tecnológicas
Competencia
Directa
Estructura de
distribución y
ventas
Sistema socio
cultural
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Medio ambiente
o Ecosistema
Macroambiente
• Son aquellos factores del medio que
influyen en todas o en casi todas las
organizaciones de un determinado país o
región.
• Para su análisis, se dividirá en:
– medio ambiente natural o ecosistema,
– sistema económico,
– sistema político-legal y
– sistema sociocultural.
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Macroambiente
• En importante resaltar que todos estos
elementos condicionan y son
condicionados por las variables
tecnológicas presentes.
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Sistema político - legal
• Es aquel que rige los asuntos públicos, el
gobierno del estado y el manejo del poder.
• Tiene una fuerte conexión con el conjunto
de leyes del país, ya que, en buena
medida, la manera como se ejerce y se
distribuye el poder político que está
condicionado por dichas leyes.
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Sistema político - legal
• Las políticas del gobierno:
– imponen limitaciones estratégicas,
– y proporcionan oportunidades a través de las
leyes fiscales, políticas económicas y
reglamentos para el comercio internacional.
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Sistema económico
• Es el sistema de una nación para asignar
sus recursos entre sus ciudadanos.
• Es un sistema muy complejo y se
encuentra relacionado con aspectos
sociales, culturales, políticos y legales, los
que estimulan o no, el desarrollo y
comportamiento de toda organización
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Sistema económico
• Ejemplo:
– Cuando las tasas de interés y la inflación
influyen en la disponibilidad y en el costo del
capital, en la capacidad para expandirse, en
los precios, en los costos y en la demanda de
los consumidores de los productos.
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Medio ambiente natural o
ecosistema
• Está en función de todo el conjunto de
recursos naturales que los hombres han
usado y explotado durante toda la historia
para satisfacer sus necesidades y generar
las diversas culturas y el progreso
tecnológico.
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Medio ambiente natural o
ecosistema
• Algunos de estos recursos son
renovables, como la madera y otros no,
como es el caso del petróleo.
• Las organizaciones transforman esos
recursos y los devuelven al medio
ambiente en la forma de productos y
servicios ya elaborados para uso o
consumo de la sociedad.
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Demografía
• Es el estudio estadístico de las
características de un grupo humano que
son susceptibles de ser medidas o
contadas, ya sea en determinado
momento o por medio de su historia.
• Ejemplo: el número de hogares, el número
de personas por edad, sexo, raza,
educación o profesión.
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Demografía
• Es la medida de diversas características
de los pueblos, que comprende grupos u
otras unidades sociales.
• Los gerentes deberán formularse planes
estratégicos para integrar, retener,
capacitar y motivar a personas de
diversos antecedentes demográficos con
las habilidades necesarias para alcanzar
la misión de la empresa.
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El sistema sociocultural
• Se compone del conjunto de factores que
condicionan que un grupo de individuos se
comporte de la manera como lo hace, por
lo que se puede afirmar que se desarrolla
por medio de la interacción humana y es
resultado de la experiencia.
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El sistema sociocultural
• Las tendencias sociales con respecto a la
manera en que las personas piensan y se
conducen tienen implicaciones
importantes para la administración de la
fuerza de trabajo, las acciones sociales
corporativas y las decisiones estratégicas
acerca de los productos y los mercados.
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El ambiente competitivo
Estructura de
distribución y
ventas
Competencia
directa
Competencia
indirecta
Competencia
potencial
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Clientes
El ambiente competitivo
• Comprende a las organizaciones
específicas con las cuales interactúa la
organización.
• Incluye:
– El poder de los clientes
– El poder de la competencia potencial.
– Competencia indirecta.
– El poder de la competencia directa.
– La estructura de distribución y venta
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El ambiente competitivo
• Los gerentes de éxito hacen más que
simplemente reaccionar al ambiente:
– actúan de tal forma que de hecho moldean o
modifican el ambiente de la organización.
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Clientes
• Son aquellas personas u organizaciones
que adquieren y utilizan los productos o
servicios de la empresa.
• El objetivo de toda empresa o institución
es satisfacer las necesidades y deseos de
sus clientes u usuarios.
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Clientes
• Los clientes, sus necesidades y
preferencias, son una parte esencial para
el nacimiento, desarrollo y consolidación
de una empresa.
• Los clientes son importantes para las
organizaciones ya que exigen precios
menores, mayor calidad, especificaciones
únicas para los productos o un mejor
servicio.
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Servicio al cliente
• Significa proporcionar a los clientes lo que
quieren o necesitan, en la forma que lo
desean y a la primera oportunidad.
• Esto depende de la velocidad y lo
confiable que una organización sea para
entregar sus productos o servicios.
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Competencia directa
• Son aquellos individuos u organizaciones
que ofrecen productos o servicios
similares y que, por ende, se dirigen al
mismo mercado.
• Así, por ejemplo, los competidores de la
línea área Taca, son otros aerolíneas
como Mexicana, Aero Perú, Delta Air
Lines, Air Madrid, entre otras.
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Competencia indirecta
• Son aquellos individuos u organizaciones
que ofrecen productos o servicios que,
aun cuando no son similares, si cubren la
misma necesidad.
• Los competidores indirectos de una línea
área, por ejemplo, son las empresas de
autobuses y ferrocarriles, por lo menos en
distancias cortas y medias.
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Competencia indirecta
• La competencia indirecta de un canal de
televisión, puede ser la empresa que renta
videos, e incluso editoriales, pueden
ofrecer al consumidor un entretenimiento
para sus tiempos libres.
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Competencia potencial
• Son aquellos individuos u organizaciones
que pueden convertirse en competencia
directa o indirecta de una organización.
• Por ejemplo, con los tratados libre de
comercio, en un futuro próximo, los
transportistas de los países que lo firman
podrán ser competidores potenciales de
los transportistas de esos lugares.
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Estructura de
distribución y ventas
• De alguna manera, todos los productos o
servicios tienen que llegar físicamente al
consumidor final.
• Aunque esto puede sonar simple, esta
estructura puede alterarse e involucrar al
administrador en una decisión estratégica:
– ¿de qué manera, por medio de qué vía o
canal de distribución se quiere entregar y
vender el producto?
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Análisis ambiental:
Respuesta al ambiente y selección
• Todo gerente o administrador de cualquier
organización deben estar alerta a los
cambios del entorno, para poder
reaccionar favorablemente ante ellos.
• Esta adaptación se debe dar mediante la
búsqueda del mejor enfoque para una
situación dada.
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Análisis ambiental:
Respuesta al ambiente y selección
• Si los gerentes no comprenden la manera
en la que el ambiente influye en sus
organizaciones o no pueden identificar
oportunidades o amenazas
• Su capacidad para tomar decisiones y
ejecutar planes estará limitada.
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Análisis ambiental:
Respuesta al ambiente y selección
• La información ambiental oportuna y
precisa es decisiva para operar un
negocio.
• La información sobre el ambiente no
siempre está disponible fácilmente.
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Análisis ambiental
• Por incertidumbre ambiental se entiende
que los gerentes no tienen información
suficiente sobre el entorno.
• A medida que aumenta la incertidumbre
ambiental, los gerentes deben desarrollar
técnicas y métodos para recopilar,
seleccionar e interpretar información
acerca del ambiente.
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Análisis ambiental
• La incertidumbre se desprende de dos
factores:
– Complejidad: se refiere a la cantidad de
temas que un gerente debe atender, así como
la interconexión entre ellos.
– Dinamismo: se refiere al grado de cambio
discontinuo que se da dentro de la industria.
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¿Cuáles son y qué consisten las
dimensiones del medio ambiente?
1. La dinámica del medio: puede ir de
extremadamente estable a muy
cambiante.
2. La complejidad del medio: califica si el
entorno tiene muchos y diferentes
elementos entre sí; o pocos elementos.
• Probamente varios pero que se pueden
agrupar en unos cuantos en virtud de que
funcionan de manera homogénea.
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¿Cuáles son y qué consisten las
dimensiones del medio ambiente?
• Aunque en ambas dimensiones se trabaja
en un continuo, esta situación ubicará
únicamente en los extremos para
simplificar el análisis.
• Se obtienen cuatro situaciones posibles:
– Tipo I. Simple y estable
– Tipo II. Simple y dinámico
– Tipo III. Complejo y estable
– Tipo IV. Complejo y dinámico
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Tipo I. Simple y estable
• Características:
– Utilización de estructuras burocráticas y
mecanicistas.
– Llevan a cabo tareas altamente repetitivas.
– Gran perfección técnica y disminución de
costos.
– Dificultad para la percepción de posibilidades
de cambio.
– Tipo de empresa: Ensambladora de
automóviles.
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Tipo II. Simple y dinámico
• Características:
– No utilizan sistemas y procedimientos
formales y rígidos.
– Se adapta hacia el medio ambiente al poder
de compartir la visión, valores y objetivos con
los individuos que conforman la organización.
– Tiende a un enfoque humanista.
– Debido al medio ambiente simple, se
favorece la centralización.
– Tipo de empresa:
Instituto de investigación.
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Tipo III. Complejo y estable
• Características:
– Utilización de estructuras burocráticas y
mecanicistas de forma mediana.
– Alta inflexibilidad hacia al cambio.
– Gran dependencia de la experiencia de los
miembros que conforman la organización.
– Fomenta una alta descentralización.
– Tipo de empresa: Compañía aseguradora.
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Tipo IV. Complejo y dinámico
• Características:
– Interacción constante en sus miembros.
– Fuerte convicción de integrantes con valores
organizacionales: marca en gran medida las
líneas de acción a seguir.
– Tiende a un enfoque de tipo humanístico.
– Fomenta la alta descentralización.
– Orienta su estructura en pequeñas unidades,
altamente adaptables a la contingencia.
– Ejemplo: Despacho de consultoría en
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