¿Cómo
organizoo todo
estoooooo?
El Archivo es una recomendación pero
ante todo una necesidad…
Es todo un mandato
Reforma Artículo 6° Constitución Federal
Fracción V.- Los sujetos obligados
deberán preservar sus documentos en
archivos administrativos actualizados...

Artículo 32.- Corresponderá al Archivo General de
la Nación elaborar; en coordinación con el Instituto,
los criterios para la catalogación, clasificación y
conservación de los documentos administrativos,
así como la organización de archivos de las
dependencias y entidades…
Los titulares de las dependencias y entidades, de
conformidad con las disposiciones aplicables,
deberán asegurar el adecuado funcionamiento de
los archivos.

Articulo 63.- Los sujetos
obligados oficiales
deberán tener en
operación archivos que
permitan localizar con
prontitud y seguridad
la información pública
correspondiente a su
función.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública
Artículo 29.- En cada dependencia o entidad se
integrará un Comité de Información….
Coordina y supervisa
acciones tendientes
a proporcionar
información
Instituye procedimientos
para el acceso a la
información
Elabora Informes
Establece criterios
específicos para la
organización y
conservación de archivos
Realiza gestiones a través
de la Unidad de Enlace
para localizar información
Confirma, modifica o
revoca la clasificación
de información


Según Artículo 30.- Cada Comité estará
integrado por:
I. Un servidor público designado por el titular de la
dependencia o entidad;

II. El titular de la unidad de enlace, y

III. El titular del órgano interno de control de cada
dependencia o entidad.
Archivo
Alfabético
Archivo por
naturaleza de
documento
Archivo por
proceso
Archivo por
folio
Solo actividad
diaria en
carpetas
Archivo por
año
* Esta actividad fue delegadas
a las secretarias y/o asistentes;
así como a los auxiliares
Administrativos
* En su defecto fueron pasados
al archivo muerto resultando la
Información dañada y/o perdida
* Artículo 67.- Los documentos archivados no podrán ser destruidos antes de
cuarenta años de su fecha…. (Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de
Sonora)

Normatividad
▪ Carencia de Reglamentación o procedimientos establecidos

Técnicas Archivísticas
▪ Métodos empíricos
▪ Criterios de ordenación heterogéneos
Aspectos
considerados
durante un

diagnóstico

Recursos Humanos
▪ Niveles educativos bajos
▪ Falta de compromiso institucional
Recursos Financieros
▪ Falta de presupuesto y asignación de recursos

Condiciones Físicas
▪ Espacios inadecuados
▪ Higiene, seguridad y conservación insuficientes
Seguimiento
Proyección
Diagnóstico
Sensibilización
Capacitación
Aplicación de ficha
de valoración
Concentración de
Información, elaboración
de documentos
Actividades de
monitoreo
Asegurar que la documentación e información que se genera o
recibe como soporte de la ejecución de los procesos del Instituto
Tecnológico de Sonora, se registre, resguarde, recupere y depure
de conformidad con lo estipulado por la Ley.
De esta forma:
a) se coadyuva en las acciones para hacer más eficientes los
procesos operativos,
b) se asegura la evidencia con la que se cumple con los requisitos
que establece el marco legal que aplica a la Institución, y
c) se crea y conserva la “Memoria Institucional”
El Archivo Institucional será el único resguardo de los
documentos de archivo que el ITSON genere y reciba
como soporte de sus operaciones y para el
cumplimiento de sus obligaciones.
Asimismo, el Archivo Institucional será un recurso que
se utilice para la rendición de cuentas que coadyuve
con la Unidad de Enlace y
que asegure la
transparencia en el acceso a la información.
•Clasificar y recibir los documentos por parte
de las áreas a las que corresponda y llevar
acabo su guarda en el sistema de Archivo
Institucional.
•Resguardar la mayor cantidad de
documentos con los que cuentan las áreas y
que pasaran a formar parte del archivo
institucional.
•Diagnosticar el estado de la documentación que
posee cada una de las áreas.
•Capacitar a las áreas para que puedan clasificar
la información que entregaran al archivo
institucional.
•Recibir la mayor cantidad de documentos ya
clasificados por las áreas que correspondan a la
información publica de cada área y la clasificada.
Elementos de un Sistema de
Organización de Archivo
Responsabilidades
¿Quién?
Recursos,
equipos,
instalaciones,
información,
materiales
¿Con qué?
¿Cómo?
Métodos de
trabajo,
procedimiento,
Políticas
Mtra. Lorenia Salgado Figueroa
Coordinación de Normatividad y Servicios
Jurídicos
Lic. María Eugenia Gutiérrez Valdez
Administrador Oficina de Transparencia y
Acceso a la Información Pública
Lic. Ana Laura Muñoz Moreno
Administrador Archivo Institucional