Taller sobre la solicitud de propuesta (RFP)
de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015
Presentado por
Comité Organizador de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Toronto 2015
(TO2015) CIBC
Ministerio de Desarrollo Económico, Comercio y Empleo / Ministerio de Investigación e
Innovación
TM Trademarks of the Toronto Organizing Committee for the 2015 Pan American and Parapan American Games.
Orden del día
Bienvenida
• Descripción general de los Juegos Panamericanos y
Parapanamericanos TORONTO 2015
• Oportunidades de negocio
• Redacción de respuestas de las solicitudes de propuestas
• Oportunidades de asociación y creación de redes de
contacto de las solicitudes de propuestas
• Discusión grupal
• Comentarios de cierre
2
Sección 1
Descripción general de los Juegos
Panamericanos y Parapanamericanos
TORONTO 2015
Un evento de clase mundial
• El tercer evento polideportivo
internacional más grande después de
los Juegos Olímpicos de verano y los
Juegos Asiáticos
• El evento polideportivos más grande
que haya organizado Canadá
• Juegos Panamericanos: del 10 al 26
de julio
• Juegos Parapanamericanos: del 7 al 15
de agosto
4
En cifras
• 41 países y territorios
panamericanos
• Más de 450 miembros en el Comité
Organizador
• 10.000 atletas, entrenadores y
funcionarios
• Más de 40 sedes
• 51 deportes
• Hasta 20.000 voluntarios
• Presupuesto de $1400 millones del
Comité Organizador de TO2015
5
Legado de los Juegos
Económico
• Trabajos, turismo y negocios
Infraestructura
• Deporte y remodelación
Social
• Voluntarios
• Accesibilidad
• Diversidad
6
Desglose presupuestario del Comité Organizador de TO2015
7
Inversiones: $1400 millones
$700
millones de
capital
• Infrastructure Ontario
• Municipios
• TO2015
$700
millones
operativos
• TO2015
Oportunidades de contratación pública = + de $300 millones
35 %
Gobierno de
Canadá
10 %
Ingresos de
los Juegos
35 %
Provincia de
Ontario
20 %
Gobierno
municipal
Sector público más amplio
TO2015 corresponde al sector
público más amplio de Ontario
con vigencia en el 2012
• Cumple las directrices de contratación
pública de Ontario
• Procesos enfocados en:
– Imparcialidad y transparencia
– Optimizar la rentabilidad
8
Nuestros criterios de compra
incluyen lo siguiente:
•
•
•
•
•
•
•
Costo total de propiedad
Disponibilidad de bienes y servicios
Calidad
Solución innovadora
Capacidades y experiencia
Diversidad
Solidez financiera de la empresa
Sección 2
Oportunidades económicas
Umbrales del proceso de contratación pública
Umbral de gastos
Proceso de contratación pública
Hasta $10.000
•
Obtención de cotizaciones
de $10.000 a $100.000
•
•
Invitación a la competencia
Mín. 3 proveedores
mayor a $100.000
•
•
Competencia abierta
Publicación en MERX
10
Identificación del proveedor
•
Base de datos del proveedor*
•
•
•
•
Base de datos del proveedor
Listado de proveedores MERX
Investigación de mercado
Publicación en la página web de
TO2015
•
•
MERX
Publicación en la página web de TO2015
* Las empresas se registraron en la página web de TO2015
¡Participen!
Página web de TO2015
toronto2015.org
• Listado actual de ofertas
de MERX
• Registre su empresa
• Oportunidades de patrocinio
• Oportunidades de voluntariado
Página web de MERX
www.merx.com
11
Plazo de contratación pública - Compras principales
12
MAE
(Muebles/accesorios/equipamiento)
Servicio de alimentos para la Villa
(Hostelería)
Febrero de 2014
Limpieza
(Villa)
Marzo de 2014
Energía temporal
Abril de 2014
Flota de autobuses
Cocina de la Villa
Remolques y
almacenamiento
Muebles de la Villa
(Camas/cajoneras/productos textiles)
Tiendas
Plazo de contratación pública - Compras principales
Mástiles de bandera
Baños portátiles
Reprografía
Mayo de 2014
Imagen de marca de los Juegos –
Señalización, gráficos, carteles, etc.
Pantallas de
video/marcadores
Verano de 2014
Diciembre de 2014
Junio de 2014
Equipo y servicios
médicos
(IRM/rayos X/fisioterapia)
Andamios/sillas temporales
Cercas
Equipamiento deportivo
13
Estrategia de contratación pública
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• Aprovisionamiento de contratación: local (GGH), provincial, nacional, internacional
• Diversidad de proveedores: pequeñas y medianas empresas
51 % propiedad y control por parte de los grupos siguientes :
– Pueblos aborígenes
– Mujeres
– Minorías visibles
– Personas con discapacidades
– Comunidad GLBT
Otros
internacionales
Países
panamericanos
Canadá
Ontario
Toronto y
GGH
• Asociaciones: alentar las asociaciones entre
pequeñas empresas diversas y grandes empresas (beneficios de legado)
Diversidad de proveedores y gastos geográficos de TO2015
Al 31 de enero de 2014
Proveedores diversos contratados
Total de gastos diversos
Clasificación diversa
Propiedad de mujeres
Empresas de minorías visibles
Empresas de aborígenes
Empresas de personas con
Empresas de GLBT
Región
GGH
Ontario
Canadá
ODEPA/internacionales
181
$5 millones
N.º de proveedores
104
59
11
5
2
Gasto
$23,8 millones
$0,6 millones
$9 millones
$0,7
22 % de proveedores
15 % de todos los gastos
proveedores
Gasto
$4,4 millones
$0,56 millones
$0,08 millones
$0,01 millones
<$0,01 millones
% del gasto total
70 %
2%
26 %
2%
15
Sección 3
Redacción de respuestas de
las solicitudes de propuestas
Comprensión de los elementos
RFI
• Solicitud de información
RFP – Q
• Solicitud de precalificación
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RFQ
• Solicitud de cotización
RFP
• Solicitud de propuesta
Elaboración de su respuesta
•
•
•
•
•
•
Lea y clarifique
Analice los detalles requeridos
Comprenda los requisitos obligatorios
Intención de ofertar, plazos y fechas
Tiempo para responder
La diferencia que marca
18
Ejemplo de pregunta de RFP
• Describa brevemente los conjuntos de calificaciones/destrezas, áreas de
conocimientos especializados, nivel de conocimientos especializados, y
autoridad para resolver los desafíos de personal, equipamiento y servicio.
19
Ejemplo de respuesta de RFP
Cómo no responder:
• Consulte la respuesta de la pregunta n.º 8 que brinda un resumen detallado.
20
Ejemplo de respuesta de RFP
Cómo no responder:
• Permanecerá intacto el equipo de gestión de cuentas existente que se dedica
actualmente al apoyo de su organización.
21
Ejemplo de respuesta de RFP
•
Nos concentramos especialmente en la excelencia del servicio al cliente. Todos los miembros del equipo
constituirán recursos dedicados con el entrenamiento cruzado correspondiente de respaldo para cubrir las
enfermedades y los días feriados. A continuación se presentan las personas clave que forman nuestra
estructura de gestión de cuentas.
•
Director de cuenta: rinde cuentas directamente al Presidente y es responsable de la gobernanza general de
proyectos, estableciendo informes del contrato de nivel de servicio (Service Level Agreement, SLA),
realizando recomendaciones de mejora del proceso y dirigiendo las sesiones informativas de proyectos. El
Director de cuenta es el punto de escalamiento primario para los miembros del equipo interno y el cliente.
Las principales áreas de experiencia incluyen:
•
Gerente de cuenta: rinde cuentas al Vicepresidente de operaciones y es responsable de la gestión diaria de
la cuenta una vez que se completa la implementación del proyecto. El gerente de cuenta es responsable de
analizar y distribuir el informe de SLA, realizando reuniones regulares de análisis de clientes y
recomendaciones para mejorar el proceso. Toda consulta del cliente que el Gerente de cuenta no pueda
responder se asigna al miembro del equipo de servicio al cliente correspondiente para brindar la respuesta.
•
Proceso de escalamiento y resolución de quejas: el punto de escalamiento primario es el Director de
proyectos durante el ciclo de un proyecto y el Director de cuenta o el Gerente de cuenta en cualquier
momento. Estas personas tienen la autoridad plena para resolver todos los asuntos que
incluyen los desafíos del personal, el equipamiento y el servicio.
22
Sección 4
Asociación para
las respuestas de RFP
Asociación con las oportunidades comerciales de TO2015
¿Por qué asociarse con otros?
• La oportunidad supera su capacidad
• La suma de sus capacidades individuales crea un valor
más sólido para el cliente
• Presencia geográfica: la huella de los Juegos
Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015
es amplia
• Los socios traen el componente de diversidad que le
pueda faltar
• Los socios brindan una experiencia de sostenibilidad
ambiental
Nota: Responder a las oportunidades comerciales de TO2015 en calidad de socios y la estructura de la
asociación es decisión exclusiva de las empresas participantes.
24
Modelos de asociación
Principal - secundaria (nivel 1 / nivel 2)
• La compañía más grande desempeña una
función principal mientras que la compañía
más pequeña ocupa una función de nicho.
• Ejemplo 1:
–
El proveedor de hostelería de la Villa de los Atletas
Panamericanos/Parapanamericanos CIBC (nivel 1) requiere
una empresa de hostelería (nivel 2) para proveer la cocina
caribeña durante 10 días.
• Ejemplo 2:
–
El principal proveedor de autobuses de TO2015 (nivel 1)
requiere la subcontratación de autobuses y conductores
regionales (nivel 2) para las sedes del Área del Gran Toronto
(GTA) (Minden, Oro-Medonte).
25
Modelos de asociación
Entre pares
• Las empresas del mismo tamaño se
asocian para responder a una RFP de
TO2015. Cada empresa satisface una
parte determinada de los
requerimientos; una dirige el contrato
o ambas forman una empresa
conjunta.
26
• Ejemplo 1:
–
La Compañía A y la Compañía B forman un
equipo para responder a una RFP sobre la
transmisión de TO2015. La Compañía A brinda
servicios de transmisión anfitriona (producción
de video) mientras que la Compañía B brinda la
transmisión nacional
(transmisión por televisión). La Compañía A
representa la parte más grande del contrato y
por lo tanto decide ser el líder del contrato.
• Ejemplo 2:
–
Una florería se asocia con una empresa de
regalos para proporcionar los ramos de flores
para las ceremonias de entrega de medallas de
TORONTO 2015. Forman una empresa conjunta
(asociación) para este contrato.
Asociaciones de proveedores
Desarrollo de su propuesta de asociación
• Todas las RFP de TO2015 incluirán los requisitos de diversidad.
• Cree una oportunidad para que el proponente líder no diverso cumpla sus requisitos de
diversidad mediante una asociación o subcontratación.
• Cree una situación de “ganar-ganar”.
• Asegúrese de que exista valor y una necesidad en su propuesta (es decir, investigue
sobre TO2015).
– El presupuesto si se ha publicado en línea.
– Libro de candidatura de TORONTO 2015 (página web).
– Juegos de verano similares.
• Proponga la solución que está dispuesto a realizar
(experiencia demostrada).
27
Asociaciones de proveedores
¿Con quién puede asociarse?
• Empresas extranjeras que requieran el conocimiento, la mano de obra
o la experiencia local
• Empresas nacionales que busquen la diversidad de la cadena de suministro,
el conocimiento o la experiencia local
¿Dónde puede encontrar su socio comercial?
• Investigación de mercado.
• Su organización comercial (Consejo de Comercio, Cámara de Comercio,
Organización de Diversidad).
• Su institución financiera.
• MERX – lista de empresas que buscan una
oportunidad en TO2015
28
Asociaciones de proveedores
Captura de pantalla de la lista de proveedores de MERX para una RFP particular
29
Asociaciones de proveedores
¿Qué formas pueden tomar las asociaciones?
• Formal (legal)
– Asociaciones de empresas conjuntas
• Informal
– Acuerdos por carta, memorándum de entendimiento
• Apretón de manos y/o acuerdo verbal
– Ofertas conjuntas en una RFP en la que una toma la delantera.
– Subcontratación, una parte de la cadena de suministro.
30
Asociaciones de proveedores
Identificar las categorías de gastos que encajan con un modelo de asociación
31
Asociaciones de proveedores
Ejercicio grupal para la creación de redes de contacto N.º 1
• Forme equipos de 6.
• Seleccione una oportunidad comercial en TO2015 de la lista proporcionada.
• Explique la oportunidad para una propuesta de asociación, lo que incluye:
– ¿Qué funciones desempeñarán todos los socios?
– ¿Qué valor le brinda esto al comprador (TO2015)?
• Cinco minutos para finalizar el ejercicio; 30 segundos para presentarlo
a la sala.
32
¡Gracias!
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