CÓMO MEJORAR LA GESTION FINANCIERA EN
HOTELES, RESTAURANTES Y AGENCIAS DE VIAJES
Desarrollar habilidades y convertirlas en herramientas que
permitan dar a los participantes una metodología para
identificar los principales elementos de la información
financiera de esos establecimientos, con el fin de tener
bases solidas para una adecuada toma de decisiones y
planeación financiera, basados en la estructura de los
estados financieros y en la aplicación de conceptos
teóricos.
Necesidad
de
gestionar
60’s Administración por objetivos
90’s TQM – Total Quality Management
Base para la gestión de calidad
Información
rápida y
oportuna
Sistemas
de
Medición
Indicadores
de
gestión
SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
SISTEMA
DE
GESTIÓN
PROCEDIMIENTOS
MODELO ADMINISTRATIVO
PARA EL MANEJO DEL NEGOCIO
GSI – Guest Satisfaction Index
Indice de satisfacción del huesped
Calidad en la operación
Á
R
E
A
S
MERCADO
perfil de la demanda y
penetración del mercado
D
E
D
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A
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L
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Interna
ÁREAS
DE
GESTIÓN
Mercadeo
RRHH
Financiera
FINANCIERO
Y
OPERACIONAL
RRHH
Motivación
y
Clima organizacional
PROPERTY MANAGEMENT
Control al activo
Mantenimiento
SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL OPERACIONAL Y GESTION FINANCIERA
FUENTE DE RECOLECCION DE INFORMACION
SUBSISTEMA DE CONTROL
Y PROCEDIMIENTOS
TRATAMIENTO DE INFORMACION
"SYSTEM FUNTIONS"
RESULTADOS
GESTION DIARIA CONTABLE
Y FIN DEL PERIODO
INFORMACION DIARIA
CONTROL DE VENTAS
CONTROL DE COMPRAS
E INVENTARIO
CONTROL CONSUMO
SUMINISTROS Y ACTIVO
DE OPERACION
CONTROL DE PERSONAL
Control de alojamiento
Reservas
Facturación teléfono
Facturación A & B
Facturación lavandería
Facturación otros servicios
Contabilidad de huésped
Informe a Gerencia
Informe de Costos A &B
Consumo de Suministros
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
Auditoria de ingresos
Tesorería
Créditos
Auditoria de Egresos
Nómina
INFORMACION
FIN DEL PERIODO
Estado de Resultados
Balance General
Cambios en Situación Financiera
Estado de Flujo de Efectivo
Estado de Utilidades Retenidas
Compras
Recibo
Control de Inventario
Medición costo de venta A & B
Gasto suministros
INTERPRETACION Y
ANALISIS
Habitaciones
Alimentos y bebidas
Lavandería
Mantenimiento
OPERACIONAL
Coeficientes operacionales
Estructura de costos
Costo-volumen-utilidad
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
Vinculación
Contratación
Control de tiempo trabajado
FINANCIERO
Métodos comparativos
Razones financieras
Deflactación
INFORME FINANCIERO
ESTADO DE CAMBIOS EN LA
SITUACION FINANCIERA
CONTABILIDAD FINANCIERA
CONTABILIDAD FINANCIERA
INFORMACION PARA
ELABORACION DE
PRESUPUESTOS
Pronóstico de ventas
Análisis de tendencias
Planificación de la utilidad
ANALISIS OPERACIONAL Y
EVALUACION DE LA UTILIDAD
ESTRUCTURA DE INFORMACION
PRESUPUESTAL
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
PROCESO PRESUPUESTAL
Estado de Resultados Proforma
Presupuesto de Efectivo
Balance Proforma
CONTABILIDAD FINANCIERA
A
N
A
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S
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V
A
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A
C
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S
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
CONTABILIDAD
FINANCIERA
CONTABILIDAD
DE
COSTOS
GESTIÓN DE GENERAR
INFORMACIÓN AL INTERIOR
DEL HOTEL PARA:
GESTIÓN DE GENERAR
INFORMACIÓN AL EXTERIOR
DEL HOTEL PARA:
PLANIFICA LA OPERACIÓN
CONTROLA ACTIVIDADES
TOMA DE DECISIONES
INVERSIONISTAS
ACREEDORES
GOBIERNO
- Costos Fijos
- Costos Variables
- Costos semi-variables
CONFIGURA EL
NEGOCIO
- Costo de Ventas
- Gastos
DETERMINACIÓN
DE
PRECIOS
FUNDAMENTOS PARA LA MEDICION DE RESULTADOS
MANIFESTACION DEL RECURSO
Derecho de utilizar un activo
Producto terminado ( Proceso
de Producción)
Facilitación del Servicio
Inventario Disponible para la Venta
ACTIVIDADES
MEDICION
Habitaciones
Sauna y baños turcos
Piscina
Gimnasio
Equipos deportivos
Areas deportivas
Ventas
( - ) Nómina
( - ) Otros Gastos
Utilidad
Alimentos y Bebidas
Ventas
( - ) Costo de ventas
( - ) Nómina
( - ) Otros Gastos
Utilidad
Telecomunicaciones
Lavandería
Revistas
Droguería
Artesanías
Ventas
( - ) Costo del servicio
( - ) Nómina
( - ) Otros Gastos
Utilidad
Ventas
( - ) Costo de mercancía vendida
( - ) Nómina
( - ) Otros Gastos
Utilidad
M
E
D
I
C
I
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G
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Constitución de Centros de
Responsabilidad
UNIFORM
SYSTEM OF
ACCOUNTS
LODGING
INDUSTRY
USALI
Asignación Directa de
Costos
M
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D
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C
I
Ó
N
Constitución de Centros de
Responsabilidad
D
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N
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G
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C
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O
H
O
T
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L
E
R
O
USALI
Asignación directa de
costos
Habitaciones
Alimentos & bebidas
Telecomunicaciones
Lavandería
Recreación
Administración
Mercadeo
Mantenimiento
Agua luz y fuerza
Sistemas
RRHH
Transporte
1986
Seguridad
1996
Permite obtener los resultados de explotación por ramas de
actividad a través de la imputación de sus costos directos,
relegando la imputación de los indirectos a la fase final.
El Sistema Uniforme de Contabilidad Hotelera, fue
concebido como una presentación uniforme de cuentas y su
objetivo es establecer un plan sistemático y uniforme en
materia de contabilidad para la industria hotelera, adaptable
a todo tipo de hoteles, con independencia de su tamaño o
estructura.
Se define costo como la medición en
términos monetarios de la utilización de
recursos para un propósito determinado.
La Contabilidad define un Costo como una
reducción en el valor de un Activo, con el
propósito de asegurar beneficio o ganancia
En Alimentos y bebidas, Costo significa el precio
para el establecimiento de la mercancía o servicio,
cuando esas mercancías son consumidas o los
servicios prestados.
El Costo puede ser expresado de varias formas:
PESO
VOLUMEN
VALORES
FIJOS
VARIABLES
SEMI-VARIABLES
Por su relación con el volumen de producción o ventas
Por la posibilidad de manipulación y control del Ador.
CONTROLABLES
NO
CONTROLABLES
Costos Fijos
Son aquellos que no están afectados por cambios en el
volumen de ventas. Estos costos pueden cambiar con el
tiempo, pero dichos cambios no son consecuencia del
volumen de ventas. Ej.: Arriendo, Serv. Públicos,
depreciaciones, impuestos
Son aquellos que están claramente relacionados con el
volumen de ventas. Si aumentan las ventas, aumenta
inmediatamente el costo. El costo de los alimentos es el
ejemplo más claro de este grupo. También se denominan
COSTOS VARIABLES DIRECTOS.
Son aquellos que NO están claramente relacionados con
el volumen de ventas. Dentro de estos costos una
porción permanece fija y otra variable.
Por ejemplo el personal extra
Costos Controlables
Costos No Controlables
Son aquellos que pueden ser cambiados,
manipulados y controlados por el administrador del
punto de venta en el corto plazo. Generalmente los
costos variables son controlables, pero también
algunos costos fijos. Ej. Alimentos, mantenimiento,
etc.
Son aquellos que NO pueden ser cambiados,
manipulados ni controlados
por el administrador del punto de venta
en el corto plazo. Generalmente los cargos fijos
son NO controlables.
Ej. Arriendos, intereses, etc.
UNITARIO
TOTAL
PRIMO
Otras formas de distinguir son
:
HISTÓRICOS
PLANEADOS,
PREDETERMINADOS
O ESTANDAR
Costo Unitario
El costo unitario es aquel que nos permite conocer el valor de cada
uno de los productos que vendemos. Deben conocerse para poder
asignar un precio de venta y para conocerla rentabilidad de cada
producto
Costo Total
El costo total muestra la suma de todos los costos unitarios. Es
importante para poder medir los resultados globales del negocio.
Puede medirse en periodos de tiempo, como días, semanas, meses,
etc.
Costo Primo
Es la suma del Costo total de alimentos más el costo de Personal.
Esta combinación es importante para los administradores, porque
permite trabajar metas y objetivos.
Costo Histórico
Los costos históricos son aquellos que ya pasaron. Se localizan a
través de archivos, que son usados para varios propósitos, como
establecer el costo unitario de productos anteriores y precios y
gastos totales de periodos pasados
Costos Planeados
Son aquellos que se calculan por anticipado,
se proyectan para el futuro. El control de
Costos, es una herramienta administrativa y no
se debe esperar a que sucedan los hechos
para poder trabajar.
Costo Fijo
Costo Variable
Costo Unitario
Costo Total
CAMBIA
NO CAMBIA
NO CAMBIA
CAMBIA
GASTOS
Gastos
Administrativos
COSTOS
Materia prima
Otros elementos
directos
GASTOS
Nómina
Overhead
(Gastos operacionales)
Costo de Ventas
El Costo de Ventas, es un concepto contable que
hace parte del Estado de Pérdidas y Ganancias, en
Alimentos y Bebidas, equivale al Costo de la
Materia prima necesaria para la preparación de los
productos que vende el establecimiento.
La mejor forma de medir y controlar el negocio, es mediante el:
Porcentaje
de
Costo
El porcentaje de Costo, es la participación que
tiene el costo de ventas
con respecto a las ventas. La ventaja de medir y
controlar el negocio con
el porcentaje de costo es que permite hacer
comparaciones con otros periodos, con los otros
almacenes y con otras empresas. También permite
calcular precios de venta y rentabilidad de los
productos que vendemos.
COSTO DE VENTAS
x 100 =
VENTAS TOTALES
% DE COSTO
COSTO DE
ALIMENTOS
VENTAS DE
ALIMENTOS
GASTOS DE
NOMINA
VENTAS
TOTALES
GASTOS NO
DISTRIBUIDOS
VENTAS TOTALES
X 100
=
% COSTO
ALIMENTOS
X 100
=
% COSTO
NOMINA
X 100
=
% GASTOS NO
DISTRIBUIDOS
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Costos Controlables Costos No Controlables