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Como crear y administrar una
oficina de gerencia de proyectos
(PMO)
II Jornada de gerencia de
proyectos de TI
Este documento es confidencial y para el uso
exclusivo de los individuos a los cuales ha sido
dirigido.
Contenido
Cuál es la situación???
Que es una PMO???
Cuál es el camino???
© Azurian
Marzo de 2004
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Contenido
Cuál es la situación???
Que es una PMO???
Cuál es el camino???
© Azurian
Marzo de 2004
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Los proyectos se enfrentan a retos continuos y los
esfuerzos por superarlos generalmente son individuales
e insuficientes
• Los proyectos aún no terminan a tiempo y dentro del presupuesto.
• Proyectos no hacen parte del proceso de administración
organizacional
Cultura
(40%)
Procesos
(40%)
• Aproximaciones consistentes y procesos comunes de administración
no existen
Tecnología
(20%)
• El rol del gerente de proyecto no es reconocido o definido
• El soporte de la alta gerencia no es consistente o no existe
• Los gerentes de proyecto se sienten frecuentemente frustrados
• Diferentes métodos de gerencia de proyectos que frustran las áreas
funcionales “sponsors” de los proyectos.
• Cultura organizacional que no soporta la gerencia de proyectos
• Métricas no definidas
• Herramientas no estándares para el control de los proyectos
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La gran mayoría de las organizaciones administran hoy
sus proyectos de una manera NO estructurada
Cultura
Cultura
Procesos
Tecnología
Procesos
Tecnología
PYMES
Corporativos
• Proyectos que fallan
• Apenas iniciando a administrar proyectos
• Éxito en los proyectos aleatorio y no repetible
• Apenas iniciando
• Proyectos fuera de presupuesto
• Costo y velocidad una restricción
• Hitos no alcanzados
• Control solo de hitos claves
• Muchas actividades, pocos resultados
• Falta de tiempo de los recursos del proyecto
• Importante para la empresa
• Resolución de problemas puntuales
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En las empresas existe la necesidad de una PMO como
un conector organizacional de TI con la estrategia de
negocios
• El valor que dan los proyectos de TI como
apalancador de la estrategia se logra
• Se tiene un portafolio de proyectos y un
plan de tecnología claro y proyectado a
varios años
• Objetivos de la PMO ligados a los
objetivos estratégicos de la organización
• PMO actúa como un punto focal de los
proyectos y programas
• PMO crea una consistencia de la practica
de la gerencia de proyectos
• PMO trata de asegurarse de la entrega de
los resultados prometidos a tiempo y
dentro del presupuesto
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En las empresas existe la necesidad de una PMO como
un conector organizacional de TI con la estrategia de
negocios
“ Los proyectos son los vehículos necesarios para los cambios
organizacionales emprendidos por las empresas que quieren
competir en un mundo con permanentes desafíos y de nuevas
oportunidades ”
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Cuál es la situación???
Que es una PMO???
Cuál es el camino???
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Una oficina de gerencia de proyectos (PMO) se define
como.....
Una estructura organizacional que asiste a la gerencia de proyectos y la empresa
en el logro de los objetivos de negocio, tecnológicos y financieros
proporcionando soporte en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre
de los proyectos.
Esta oficina
• Administra los recursos del proyecto y mantiene metodologías, estándares y
procedimientos dentro del mismo.
• Desarrolla, selecciona y mantiene herramientas de gerencia de proyectos,
plantillas y métricas.
• Provee entrenamiento en gerencia de proyectos
• Es la casa de los gerentes de proyectos, donde encuentran el respaldo necesario
para administrar sus proyectos dentro del plazo, costo y calidad requeridos, por
medio de la utilización de métodos y procesos de planeamiento,
acompañamiento y control
Tiempo
Costo
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Calidad
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La naturaleza y magnitud del rol de una PMO varia de
organización a organización
Reportar
Entrenar
Desarrollo,
estandarización
de procesos y
metodologías
Administración
Auditorias de recursos
Gerencia de
proyectos
Control
Soporte
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Herramientas
Planear el
portafolio de
proyectos
y facilitar la
ejecución
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También los niveles de madurez de la PMO varia de
organización a organización
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Los principales procesos o actividades que una PMO
realiza tienen que ver con:
• Herramientas centralizadas
• Métricas
• Gobierno y patrocinio
• Reportes de status
• Métodos y plantillas
• Comunicaciones
• Cronogramas maestros
• Administración de calidad
• Comités de calidad
• Entrenamiento y orientación
• Análisis de riesgos
• Administración de problemas
• Control de reportes y
administración
• Administración del alcance
• Administración de los cambios
• Seguimiento y control
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Cuál es la situación???
Que es una PMO???
Cuál es el camino???
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El proceso de implementación de una PMO es continuo
Mercadeo e
introducción en
la org
Evaluación del
estado actual
Planeación
Desarrollo de la
capacidad
Mejoramiento
continuo
Implementación
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La evaluación de la madurez y del rol de la PMO es un
primer paso crítico junto con la definición del objetivo
a donde se quiere llevar
Estado Actual
• Gran cantidad de proceso
manual para el reporte del
estado de un proyecto
•Planes de proyecto creados
individualmente
Estado deseado
•Planee
•Introduzca en la org
•Desarrolle
•Implemente
•Mejore
• Reporte de proyectos es
centralizado y existen
herramientas
•80% de los proyectos son
revisados por otros PMs
• Establezca una línea base contra la cual medir
• Provea un marco de trabajo para el mejoramiento
• Focalícese en el desarrollo de mejores prácticas
• Compárese contra el mercado y otras empresas del mismo sector
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Para establecer un objetivo y una línea base se
recomienda usar los 37 procesos del PMI
Ejemplo: 10.3 Reporte de desempeño
Estado Actual
Entradas
Estado deseado
•Plan de proyecto
•Resultados de la ejecución
•Otros registros del proyecto
Estado Actual
Herramientas y técnicas
Estado deseado
•Revisiones de desempeño
•Análisis de varianza
•Análisis de tendencias
•Análisis de valor ganado
•Herramientas y técnicas de
distribución de información
Estado Actual
Salidas
Estado deseado
•Reportes de desempeño
•Requerimientos de cambio
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Planear la forma en que se enfrentara la
implementación de una PMO es el siguiente paso en el
proceso
• Entradas criticas al proceso
– Medidas de desempeño organizacional
– Estrategias y objetivos organizacionales
• Estrategia
– Establecer una visión para la gerencia de proyectos
Planeación
– Desarrollar un “Roadmap” de mejoramiento (definición a nivel de
programas)
– Definir un plan detallado de mejoramiento (proyectos individuales)
• Factores críticos de éxito
– Los proyectos deben apalancarse
– Debe soportar la función de la gerencia de proyectos
– Las iniciativas deben soportar las 3 Cs
– Consenso
– Comunicación
– Control
– Objetivos son atados a los hallazgos de la evaluación inicial
– Estructura de gobierno, liderazgo y protocolos de comunicación
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Una de las tareas importantes en la etapa de
planeación es la defición de métricas y mecanismos de
reporte
Reporte mensual
Presentacion cada
trimestre
Oficina de
proyectos
Reporte mesual
Reporte ante comité
de IT
Area de
negocios
Reporte de dirección
de proyectos PMO
Area
funcional
Revisión semanal
Proyecto
Los mecanismos de reporte
“ Disiplina y rigor”
Punto de chequeo
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Reportes de la oficina de proyectos
•Quincenal
•Semanal
•Reporte de status
•Reporte de valor ganado
•Gráficos de tendencias
del proyecto
•Análisis de riesgos
•Asignación de reportes
•Análisis de ruta crítica
•Reunion de dirección de
proyectos
•Mensual
•Reporte mensual al
comité de operaciones
•Trimestral
•Reporte de PMO al
comité de gerencia
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Socializar y presentar ante la organización una PMO es
un reto cultural
• Entradas criticas al proceso
– Requerimientos de los “steakholders” (Necesidades, preocupaciones,
expectativas, criterios de éxito)
– Estrategias organizacionales
• Estrategia
– Definición y comunicación de la estrategia
Mercadeo e
introducción en
la org
– Acuerdos de validación negociación
– Estar dispuestos a dar retroalimentación responder preguntas e incorporar ideas
• Factores críticos de éxito
– Comunicación con todos los steakholders y con toda la organización en general
(Frecuentemente, diversamente)
– Lograr soporte y aceptación de una manera temprana. Desde la alta gerencia
hasta los gerentes de proyecto
– Administrar las expectativas. Tiempo, alcance, involucramiento, impactos
– Responder proactivamente a dudas, preocupaciones y criticas
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La siguiente etapa en este proceso es desarrollar las
capacidades y habilidades que debe tener una PMO
• Dimensiones
– Estructura, roles y responsabilidades de la PMO
– Procedimientos políticas y procesos
– Procesos de los proyectos, guías y metodologías
– Herramientas y Software
– Entrenamiento, “coaching” y “mentoring”
Desarrollo de la
capacidad
– Desarrollo de las capacidades de comunicación, liderazgo, generar reportes y de
ser repositorio único de la la información de los proyectos
• Estrategia
– Administrar todo esto como si fueran proyectos individuales
– Iniciativas que hacen parte de todo el plan de mejoramiento
• Factores críticos de éxito
– Lograr la capacidad que sea usable y usado (Gestión del cambio)
– Integrado con todos los procesos de administración de la organización
– Soporte incremental de los objetivos planeados y definidos
– Brazo armado de la alta gerencia y/o de la gerencia de TI
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Implementar se convierte en la ejecución y salida en
vivo del montaje de una PMO. Esta se hace por fases de
acuerdo a la planeación
• Soporte a la transición de una cultura de proyectos
– Estructuras organizacionales y de los proyectos tipo
– Descripciones de las funciones, roles y responsabilidades
– Desarrollo profesional y progreso dentro de la organización
– Evaluación del desempeño y retroalimentación
– Estrategias de reconocimiento, premios y planes de compensación
– Procedimientos y planes de escalamiento
Implementación
• Dimensiones
– Gerentes de proyecto y equipos
– Staff del PMO
– Gerentes de departamentos y recursos de los proyectos
• Factores críticos de éxito
– Aceptación y adopción por parte de la organización. Mejor asegurar
implementaciones de calidad de procesos adecuados
– Integración del marco de trabajo de los proyectos con la gerencia organizacional
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Implementar se convierte en la ejecución y salida en
vivo del montaje de una PMO. Esta se hace por fases de
acuerdo a la planeación
• Factores críticos de éxito
– Lograr administrar el portafolio de proyectos de la organización
– Conexión entre el negocio y los proyectos que apuntan hacia apalancarla
– Resolución de “issues” organizacionales
– Casa de los gerentes de proyecto de la organización
Implementación
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Implementar se convierte en la ejecución y salida en
vivo del montaje de una PMO. Esta se hace por fases de
acuerdo a la planeación
• Estrategia
– Continuar evaluando comparando contra el mercado la PMO y las capacidades
de la gerencia de proyectos
– Continuamente evaluando efectividad
– Proyectos a tiempo dentro del presupuesto y de la calidad esperada
– Hitos y entregables de acuerdo al plan
Mejoramiento
continuo
– Beneficios y valor al negocio
– Involucramiento de la organización
– Revisiones post-implementación
– Talleres, presentaciones, encuestas y grupos primarios
– Nunca estar satisfecho, siempre se puede más
”La PMO es responsable por hacer la conexión entre el gerente de proyecto y la alta
gerencia, por medio de un sistema de feedback que permite el perfeccionamiento continuo
de la disciplina en la organización”
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El impacto de implementar una PMO en las
organizaciones hace que se empiecen a obtener
beneficios en el tiempo.
Estructurado
NO ESTRUCTURADO
Cultura
(40%)
Procesos
(40%)
Cultura
Procesos
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Tecnología
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•
•
•
•
•
•
•
•
Tecnología
(20%)
Valor para el negocio alcanzado
Objetivos del proyecto logrados
Éxito de proyectos frecuente
Estándares implementados
Portafolio de proyectos administrado
Velocidad y calidad de resultados
Progreso predecible
Riesgos administrado
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oficina de gerencia de proyectos
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proyectos de TI
Muchas gracias…..
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