Oficina del Inspector General
Informe Anual y de Actividades 2009
Resumen Presentado por Oscar Chavera, Inspector General Interino
Visión de Conjunto de la OIG
• La función de auditoría interna está establecida en el artículo 117 de Las Normas
Generales.
•La Orden Ejecutiva 95-05 declara la responsabilidad, propósito y autoridad de la
OIG con respecto a las auditorías internas.
•La auditoría interna es un control administrativo que funciona midiendo y
evaluando la efectividad de los otros controles administrativos.
•La función de auditoría interna contempla los siguientes tipos de auditoría:
• Cumplimiento y Desempeño
• Operacional y Financiera
• De investigación
• Tecnología de la Información
2
Visión de Conjunto de la OIG
•
•
•
•
La OIG reporta el resultado de las auditorías directamente al SG.
El Informe Anual y de Actividades presentados al SG son transmitidos al
Consejo Permanente y a la CAAP.
La OIG es responsable de informar a la Junta de Auditores Externos de la
emisión de todos los informes presentados al SG.
Durante la realización de sus funciones, la OIG no tiene autoridad directa
ni responsabilidad sobre ninguna de las operaciones o actividades
revisadas.
Personal de la OIG
Durante el 2009 la OIG contaba con 7 funcionarios para realizar las
funciones de auditoría, incluyendo las funciones administrativas.
6 Posiciones financiadas por el Fondo Regular
1 Posición financiada por el ICR
3
Actividades de Auditoría Interna
2009
4
Actividades de Auditoría 2009
Las actividades de la OIG que fueron iniciadas o terminadas durante el 2009
contemplaron 9 auditorías y 1 investigación. Todos los informes presentados por la OIG
fueron aprobados por el Secretario General.
Nuestro trabajo estuvo enfocado haciendo énfasis particularmente en las propuestas
hechas por la Junta de Auditores Externos y en las operaciones con mayor potencial para
incrementar la eficiencia, eficacia y economía.
Adicionalmente, nuestras actividades también consideraron el Plan Anual de Operación
de la SG/OEA e incluyeron:
•
Investigaciones solicitadas por el SG y los Estados Miembros
•
Auditorías de operaciones, procesos, áreas o departamentos específicos en la
Sede
•
Auditorías de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados
Miembros y de Proyectos de Fondos Específicos
•
Auditorías o Evaluaciones no contempladas en el Plan de Trabajo
La mayoría de las auditorías son realizadas por el personal de la OIG; sin embargo cuando
se requiere otro nivel de experiencia o habilidades se contratan servicios externos que
son supervisados por la OIG.
5
Auditorías e Investigaciones 2009
AUDITORIAS
ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES
TOTAL
% del
Total
7
27.0
0
0.0
1
1
3.8
Cumplimiento
1
1
3.8
SG/OEA Santa Lucía
Cumplimiento
2
2
7.7
06/09
SG/OEA Jamaica
Cumplimiento
3
3
11.5
07/09
SG/OEA Perú
Cumplimiento
0
0.0
08/09
Becas
Operacional
4
6
23.1
09/09
Portal de las Américas
Operacional
2
2
7.7
TOTAL
%
4
15.4
26
100.0
# AUDITORIA
NOMBRE
CLASE
●
●
01/09
OASES Integridad de Datos
Operacional
4
3
02/09
SG/OEA El Salvador
Cumplimiento
03/09
SG/OEA Costa Rica
Cumplimiento
04/09
SG/OEA Dominica
05/09
INVESTIGATIONS
NOMBRE
CLASE
●
01/09
SG/OEA Bolivia
Cumplimiento
4
TOTAL
IMPLEMENTADAS
2
ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES
INV. #
●
●
15
●
EN PROGRESO
●
●
9
2
●
PENDIENTES
De acuerdo con el Artículo 119 de las Normas Generales los reportes de la OIG están a
la disposición del Consejo Permanente a solicitud de ellos.
6
Resumen de Recomendaciones
El número de recomendaciones emitidas durante el 2009 representa una
reducción significativa de por lo menos el 50% en comparación con años
anteriores. Esta disminución es un buen indicador de los esfuerzos hechos por la
SG/OEA por la continuidad en la mejora del control interno y la implementación
de políticas.
No. de Recomendaciones
AÑO
Total
●
●
●
% del año previo
Alto
Medio
Bajo
2009
12
12
2
26
15
5
6
-50.0%
2008
33
18
1
52
52
0
0
-3.7%
2007
34
20
0
54
54
0
0
-27.0%
2006
48
23
3
74
70
4
4
TOTAL
127
73
6
206
191
9
10
IMPLEMENTEDAS
●
●
EN PROGRESO
●
PENDIENTES
Dentro del proceso de auditoría, varios de los hallazgos identificados fueron
corregidos previo al informe final, por lo tanto no fueron considerados como
recomendaciones.
7
Ejemplo de las Recomendaciones
•A la SG/OEA en las Oficinas de los Estados Miembros: (a) supervisión y
entrenamiento efectivo y (b) mejoras en los procesos financieros y
administrativos.
• Mejoras en la administración y en el monitoreo de los proyectos de
FEMCIDI.
•Mejorar el mecanismo de aplicación en línea dentro del Sistema de
Administración de Becas (FMS).
•Cumplimiento con las directivas de la OEA con respecto al Fondo de Capital
de Becas.
•Mejoras del Portal Educativo de las Américas en: (a) infraestructura técnica,
(b) página web, (c) herramientas de búsqueda y (d) gestión financiera de los
cursos virtuales.
•Desarrollar e implementar una política para proveedores basado en mejores
practicas de la industria de negocios.
•Desarrollo, prueba e implementación de alertas en OASES.
8
Seguimiento
La OIG hace seguimiento a todas las recomendaciones emitidas. Para facilitar las
mejoras de los programas y objetivos y ser efectivos, las recomendaciones de las
auditorías deben ser implementadas.
Recomendaciones pendientes de años anteriores. - 2006: cuatro (4) en progreso
AÑO 2009
Estado Actual
No. De Recomendaciones
●
●
●
2
Alto
12
6
4
Medio
12
8
4
Bajo
2
1
1
Total
26
15
9
●
Implementadas
●
En Progreso
●
Esperando respuesta de Gerencia
9
2
Efecto en las actividades de la SG/OEA como resultado
de las recomendaciones de la OIG
La OIG se basa en las medidas tomadas por la gerencia para implementar las
recomendaciones. Resultados de las recomendaciones implementadas o en
progreso incluyen los siguientes:
• Separación de funciones – Se transfirió la responsabilidad de la
administración de proveedores de DSGFA a OSC.
• Nuevas alertas de OASES fueron implementadas.
• Nuevos nombramientos en la SG/OEA Bolivia.
• Mejoras del control interno en las oficinas en los Estados
Miembros, incluyendo:
SG/OEA Jamaica
SG/OEA Perú
SG/OEA Costa Rica
• Cursos Virtuales – Nueva plataforma para PEA en proceso de
implementación.
• Actualizaciones a la funcionalidad del sistema FMS.
10
Plan de Trabajo 2010
Anexo 3 del CP/doc. 4536/11
Las Actividades de Auditoría del 2010 se basaron en el Plan de Trabajo de la OIG y se enfocó en
áreas de alto riesgo y en recomendaciones de la Junta de Auditores Externos.
Auditoría
Área Técnica/Asunto
Ultima Auditoría
Estado Actual
Número de Auditoría
1
Tarjetas de Crédito
-
Finalizado
SG/OIG/AUDIT-01/10
2
Oficina de Compras
-
Borrador
SG/OIG/AUDIT-05/10
3
Viajes
2004
Borrador
SG/OIG/AUDIT-04/10
4
Procesos de Nómina
-
80% En Progreso
SG/OIG/AUDIT-06/10
5
Impuestos
2001
80% En Progreso
SG/OIG/AUDIT-07/10
6
Procesos de CPR
2006
No Realizadas
7
GS/OAS Guyana
2007
Finalizado
SG/OIG/AUDIT-03/10
8
SG/OEA San Vicente y las Granadinas y
Proyectos Seleccionados
2002
Finalizado
SG/OIG/AUDIT-02/10
9
Proyectos Seleccionados de FEMCIDI - Chile
1994
No Realizadas
10
Proyectos Seleccionados FEMCIDI y
Específicos - Colombia
1994
Borrador
SG/OIG/AUDIT-08/10
11
SG/OEA México y Proyectos Seleccionados
2002
Borrador
SG/OIG/AUDIT-09/10
12
República Dominicana
2003
Borrador
SG/OIG/AUDIT-10/10
13
Honduras
2006
No Realizadas
14
OASES
2009
No Realizadas
11
Gracias
A los Estados Miembros, al Secretario General y a la Secretaría General por su
continuo apoyo a la Oficina del Inspector General.
Al equipo de la OIG por su dedicación, compromiso y arduo trabajo.
La Oficina del Inspector General es responsable de mantiene una Línea Directa
ante la cual la conducta indebida financiera o administrativa, incluyendo el fraude,
deberá ser reportado. Las denuncias pueden presentarse al Inspector General en
persona o por teléfono, correo electrónico, fax, correo ordinario, de forma
anónima o identificándose.
Información de contacto de la OIG
(202) 458-3467
[email protected]
Línea Directa
202-458-6888
202-458-3757 (fax)
[email protected]
12
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