Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE
Luis Alfredo Torres de Jesús
Auditor Senior, Div. M
Temas
•
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•
•
Definición y clasificación
Leyes y reglamentos aplicables
Encargado de la Propiedad
Uso, control, contabilidad y
valoración
Inventarios físicos
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Cont. Temas
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•
•
•
•
Propiedad excedente
Pérdida o hurto
Fianza
Programas de Auditoría
Hallazgos más comunes
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Definición
• Propiedad (activos fijos):
Bienes muebles e inmuebles perteneciente
al, o de valor al gobierno, adquiridos
mediante compra, donación, permuta,
traspaso, cesión o por cualquier otro medio
legal.
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Clasificación
• Propiedad Mueble
 que se puede utilizar repetidas veces
 de relativa permanencia
 se puede transportar de un sitio a otro
(Ej. escritorios, equipo de oficina,
computadoras, libros, etc...)
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Cont. Clasificación
• Propiedad Inmueble
 no se pude transportar de un sitio
a otro
 existencia permanente
(Ej. edificios, terrenos, carreteras
y mejoras capitalizables a
la propiedad)
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Leyes y Reglamentos
Aplicables
• Sección 9 del Artículo VI de la Constitución
del Estado Libre Asociado de Puerto Rico
“Solo se dispondrá de las propiedades y
fondos públicos para fines públicos y para el
sostenimiento y funcionamiento de las
instituciones del Estado, y en todo caso por
autoridad de ley”.
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Cont. Leyes y Reglamentación
Aplicables
Municipios y Consorcios Municipales
•
•
Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de
Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico de 1991
Reglamento Revisado sobre Normas Básicas para los
Municipios de Puerto Rico, aprobado por el OCAM el
30 de junio de 1995
•
OMB-A-102 (Reglamentación Federal - OMB)
•
Ley de Ética Gubernamental
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Encargado de la Propiedad
• Nombrado por el Alcalde
• Será responsable de:
 la custodia y
 el control de los activos fijos
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Cont. Encargado de la Propiedad
• Responsabilidades
 Mantener al día los expedientes de los activos
fijos
 Asignar número y numerar el equipo
 Iniciar los trámites para dar de baja cualquier
equipo
 Velar porque toda la propiedad esté respaldada
por un Recibo de Propiedad en Uso (Forma
OCAM FA-03)
 Llevar el control de las transferencias de la
propiedad (Forma OCAM FA-04)
 Realizar inventarios físicos anuales
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Uso y Control de la Propiedad
Pública
•
•
Dependencia de inventario
Es el Departamento al que se le exige la custodia,
control y la contabilidad de la propiedad.
Toda la propiedad se controla a base de:
 La asignación de un número.
 Identificación con el número visible y que no sea
fácil de remover, mediante el uso de etiquetas,
marbetes de metal o tinta permanente.
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Contabilidad de la Propiedad
Responsables
• Rama Ejecutiva
• Secretario de Hacienda
• Dependencias Judiciales y Legislativas
• (Secretario de Hacienda de acuerdo
a la
Reglamentación establecida por el Juez del Tribunal
Supremo, Cámaras y el Contralor de Puerto Rico)
• Entidades Corporativas y los Municipios
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Valoración de la Propiedad
• Costo real
• En ciertos casos por tasación o
estimación del valor
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Inventario Físico de la Propiedad
• ¿Cuándo?
 una vez al año o
 cuando
estén próximos a renunciar
empleados o funcionarios responsables
los
• ¿Quién lo realiza?
 Encargado de la Propiedad
 bajo la supervisión de un empleado o funcionario
cuyas funciones estén ajenas al control y
contabilidad de los activos fijos.
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Propiedad Excedente o
Inservible
• Criterios
 Sin utilidad
 Deteriorado y su reparación sea costosa
 Obsoleta
•
 No cumple con el fin para el cual fue adquirida
El Director de Finanzas certificará la propiedad
inservible, el Auditor Interno y la Legislatura
Municipal supervisarán el proceso y posteriormente se
elimina de las cuentas e inventarios.
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Pérdida o Hurto de la Propiedad
•
Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994
Impone a las entidades gubernamentales el deber
ministerial de informar cualquier violación de la
ley o irregularidad relacionada con la propiedad
y los fondos públicos.
Oficina del
Contralor
Departamento de
Justicia
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Departamento de
Hacienda
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Cont. Pérdida o Hurto de la
Propiedad
Notificación a:
Oficina del Contralor
Todo caso
Prontamente
Departamento de Hacienda
 Notificar al Área de Seguros Públicos - para
reclamar a las compañías de seguros y de las
fianzas correspondientes
 Departamento de Justicia
 Cuando la cuantía envuelta exceda los $5,000
 Como resultado de una investigación que indique la comisión
de un acto ilegal
 Se requiera que se inste alguna otra sanción o acción judicial
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Fianza
• Todo
empleado del Gobierno responsable
por el uso, el control y la custodia de la
propiedad pública tiene que estar cubierto
por una fianza.
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Programa de Auditoría
Propiedad Mueble e
Inmueble
(CI-6)
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Objetivos del Programa de
Auditoría
• Facilitar una guía eficaz y actualizada al
proveer una herramienta que permita
detectar deficiencias y errores materiales
en la propiedad
• Verificar
el cumplimiento de la Ley y
Reglamentación
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Cont. Objetivos del Programa de
Auditoría
• Obtener
•
•
conocimiento general de los controles
internos y estructura organizacional.
Corroborar que la
propiedad esté
correctamente identificada y el uso debido de la
misma.
Emitir opiniones y recomendaciones sobre estas
operaciones.
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Áreas del Programa de
Auditoría (CI-06)
• Consideración del ambiente
• Pruebas generales
• Conclusión
• Comunicación a la Gerencia
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
Consideración del ambiente (Cuestionario)
El auditor verificará:
 las leyes, reglamentos y procedimientos
relacionados con la propiedad del
Municipio
 si existe un Encargado de la Propiedad
 los controles internos, segregación de
funciones, récords adecuados
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
 asi se investiga y notifica el hurto o desaparición de
propiedad
 si los funcionarios autorizados aprueban las
transacciones relacionadas.
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
•Consideración del ambiente
 Está la propiedad numerada
 Se realiza anualmente el inventario de la
propiedad
 Se expiden los recibos al entregar la misma
 Se concilian los subsidiario y el mayor
general
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
• Pruebas de cumplimiento
El propósito es determinar si los
procedimientos de control de contabilidad
están operando según la ley y la
reglamentación que rige la unidad.
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
Pruebas de cumplimiento
 Si se realizaron inventarios anuales y evaluación de
informes de diferencias
 Examen de la muestra de propiedad:






Registro de Órdenes y Contratos
Inventario de Propiedad
Recibos de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03)
Propiedad numerada
Transferencia de propiedad (Forma OCAM FA-04)
Uso apropiado de la propiedad
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
OCAM FA03
OCAM FA04
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
 Verificación de la adquisición de propiedad inmueble
 Investigación de título o tasación
 Inscripción de escrituras en Registro de la Propiedad
 Registro de Bienes Inmuebles
 Informes de hurto de propiedad hurtada




Investigación administrativa
Notificación a las agencias correspondientes
Se fijó responsabilidad por las mismas
Se registró o se dio de baja la propiedad
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
 Disposición de la propiedad mueble
 Certificación del Director de Finanzas
 Aprobación Legislatura Municipal
 Verificar el proceso de subasta cuando aplique
 Testigos de la disposición de la propiedad
 Minuta del proceso
 Eliminar del inventario
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
OCAM FA02
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
 Observación de la organización y protección física
de la propiedad, herramientas y demás propiedad
similar
 Almacén de propiedad – organización y seguridad
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Cont. Áreas del Programa de
Propiedad
• Conclusión
Evalúe los resultados de las pruebas de
controles internos y de cumplimiento
realizadas a la unidad.
Redacte los hallazgos.
Prepare la Carta a la Gerencia.
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Hallazgos más comunes
• No se efectúan inventarios físicos anuales ni
periódicos
• Utilización
de propiedad para fines político
partidista y otros fines ajenos a la gestión
pública
• Hurto de propiedad no informado a la Oficina
del Contralor, Departamento de Hacienda o al
Secretario de Justicia
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Cont. Hallazgos más comunes
• Propiedad no encontrada para examen
• No se le requiere a los funcionarios, al
cesar en sus funciones, la entrega de la
propiedad que tenían a su cargo
mediante un inventario físico
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Cont. Hallazgos más comunes
• No se le requiere un inventario físico antes de
la entrega de la custodia de la propiedad a otra
persona
• No se expiden recibo de propiedad
en uso a
los empleados que tienen la custodia de las
unidades
• No se realizan investigaciones
administrativa
de los hurtos de la propiedad mueble
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Cont. Hallazgos más comunes
• Unidades
de propiedad no estaban
identificadas con el correspondiente número
de la propiedad
• Propiedad comprada no registrada
• Propiedad desaparecida incluida
en los
registros de inventario
• Adquisición de propiedad a la cual no se le
dio uso
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Folletos Informativos
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