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a
r
i
o
El Proceso de Contratación Administrativa
Herramientas para su Transparentación
Lic. Eric Rojo-Stevens
San José, Costa Rica
8 a 10 de Febrero 2005.
“... debemos enfrentar el cáncer que
es la corrupción… En cada vez más
países, es el pueblo el que exige que
se tomen medidas en este tema… La
corrupción es un importante obstáculo
al desarrollo sólido y equitativo... “
James D. Wolfensohn, Discurso ante la Junta de Gobernadores en
la Reunión Anual del Banco Mundial y el Fondo Monetario
Internacional, octubre de 1996.
TEMÁTICA





Elementos de Gobernancia
Perspectiva Sobre Contratación
Administrativa
Herramientas Preventivas
E-Gobierno
Estudio de Casos
Objetivo
Discutir Herramientas que Transparentan al
Proceso de Contratación Administrativa que:
 prevengan el fraude, abuso y desperdicio de
recursos, y
 generan ahorros y mejoran la calidad de los
bienes y servicios del sector público.
Un buen proceso
de contratación
Costo verdadero
Valor y Ahorros
Problemas de Gobernancia





Diferencia entre sector Público y Privado
Leyes y Reglamentos
Gobierno por anécdota
Corrupción
La Contratación Administrativa
LA LEY



Todo gasto de gobierno es
una Acción Legal
El uso de los fondos públicos esta
sujeto a dictámenes de la LEY
La LEY fundamenta la
reglamentación
LA CONTRATACIÓN
ADMINISTRATIVA



Es el proceso de comprar o adquirir un bien o servicio de
adecuada utilidad, que cumple con los requisitos de la
jurisdicción, con el mejor valor, proveniente del mejor y mas
responsable vendedor(es).
El proceso requiere de todas las actividades para la obtención
de bienes y servicios que incluyen: planeación, preparación y
procesamiento de una requisición, fuentes de selección,
licitación, evaluación, otorga y preparación de contrato, recibo y
aceptación, pago y disposición final.
La Contratación Administrativa es un trabajo de equipo, donde
mucha gente se une a cumplir con un fin común para servir las
necesidades públicas.
CORRUPCION

???????????
?
CORRUPCION

Banco Mundial


Es el uso del poder o un puesto público
para beneficio propio
El uso de los recursos públicos para
beneficio propio
CORRUPCIÓN

Chiquita


Personal
Grande
Gobierno
 Política
 Cultural

=Tolerancia
CORRUPCIÓN









DEBILIDADES INSTITUCIONALES
NEGLIGENCIA
INCOMPETENCIA
IGNORANCIA
COMPADRÍSIMO
ARROGANCIA
NEPOTISMO
APATÍA
…….. ACTIVIDADES ILEGALES
IMPORTANCIA DE LA GOBERNABILIDAD
DEMOCRATICA

La capacidad institucional es condición técnica para
el desarrollo.

Históricamente los sistemas de adquisiciones
públicos reflejaban sus patologías: corrupción,
ineficiencia, formalismo exagerado, poca adaptación
al mercado y falta de transparencia.
IMPORTANCIA DE LA GOBERNABILIDAD
DEMOCRATICA
 El desarrollo sostenible y equitativo requiere un
Estado democrático, moderno y eficiente para:
1.
Tener una relación eficiente entre Estado y
mercado.
2.
Formular y ejecutar políticas públicas y
programas eficaces.
3.
Tener transparencia en las acciones.
4.
Tener un ambiente de confianza y estabilidad
jurídica.
Preparación
Evaluación
Ejecución
Ultimo día
de garantía
Aceptación de
productos
Resultados
Calificación
Publicación
Proceso de Contratación Administrativa
Garantía
PERSPECTIVAS SOBRE
CONTRATACIÓN
ADMINISTRATIVA
FUNDAMENTOS

ENFOQUE




El Cliente Siempre Tiene la Razón
El Dueño del Dinero HACE las Reglas
El Comprador en control de las compras
OBJETIVO

Obtener el Mejor Valor sobre
Inversion/Dinero
Elementos Fundamentales
de las Adquisiciones






La Ley
Especificaciones Técnicas
Documentos de Licitación
Evaluación de Propuestas
Contratos y Entregas
Uso y Disposición
Retos a la Contratación
Administrativa
1. Convertir el Proceso de Contratación de
ser un “costo” y “peso” al comprador a
una fase de Valor Agregado en el ciclo de
vida del proyecto
Retos a la Contratación
Administrativa
2. Equilibrar las expectativas del gobierno
con la capacidad de la industria en
presentar soluciones efectivas hoy
Retos a la Contratación
Administrativa
3. Desarrollar un proceso de contratación
administrativa que sea:
Justo, abierto, transparente y
defendible
4. Que cumpla con los calendarios de
necesidades y contabilización
responsable.
La Contratación Administrativa a
nivel Empresa






Riesgos administrados desde la
planeación
Responsabilidad y Cuentas definidas
Relación Cliente Vendedor definida
Disciplina y participación de terceros
Compensación atada a desempeño
Basado en un plan y caso de negocios
El Costo Total de Adquisiciones

Centra la responsabilidad en el usuario /
solicitante

Enfoque en el Ciclo de Vida de bienes y
servicios.

Maximiza ahorros, responsabilidad, controles
internos, así como la eficiencia en la ejecución.
METODOLOGÍA PREVENTIVA
El Monitoreo y Verificación de la Contratación
Administrativa
Cubre
Un
el ciclo total de adquisiciones

Desarrollo, Publicación y Evaluación de licitaciones

Contratos, Entrega e Inspección de bienes y servicios
Servicio Ejecutado por una Entidad Independiente
Entrega
Resultados al Gobierno y la Sociedad Civil
Los Resultados que ofrece el Monitoreo y
Verificación son múltiples:
Combatir
el fraude y la corrupción.
Aumentar
la competencia entre empresas ofertantes
Mejorar
Genera
la eficiencia y la transparencia de la gestión.
ahorros, hace más productivo el gasto público.
Fortalecer
Generar
Brinda
la responsabilidad entre los ciudadanos y sus representantes
confianza
transparencia al Proceso
Incrementa
la eficiencia y productividad
Aprovecha
las fuerzas de mercado
Incrementa
la calidad de los bienes y servicios adquiridos.
El Monitoreo y Verificación de la
Contratación Administrativa
DEFINEN:
1.
Productos y Servicios Requeridos
2.
Especificaciones definidas y correctas
3.
Precios competitivos
4.
Lugar requerido
5.
Tiempo y Fechas de Entregas
6.
Cantidades Verificadas
7.
Calidad Especifica
8.
Etc......
El Monitoreo y Verificación de la
Contratación Administrativa
CUBREN:
•Documentos de Licitación
•Licitación y condiciones
•Guía para la preparación de ofertas
•Términos de referencia o
Especificaciones técnicas
•Contratos
•Informes de Evaluación
•Informe de Evaluación Técnica y
Financiera
•Cumplimiento de Requisitos
Legales
•Criterio de calificación final
•Informe de Inspección de Bienes
•Condiciones técnicas y financieras
Verificar la inspección y aceptación
•Legalidad
confirma términos de calidad y
cantidad
•Que la información incluida es
correcta y completa
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
La LLAVE al Exito en Adquisiciones
Siete Derechos de Adquisiciones
Productos y Servicios Adecuados
Condición
Precio
Lugar
Tiempo
Cantidad
 Calidad
IDENTIFICACION DE:
NECESIDADES Y
REQUERIMIENTOS
Que
Quien
Porque
Cuando
Donde
Comprar Valor Administrado
Análisis de Valor
 …es
un proceso sistemático multi-disciplinario
basado en un equipo. Empezando en la ’fase de
información' los costos y funciones de los
productos o servicios son explorados en detalle.
Análisis de Valor
Una Estrategia
 un
compromiso de la gerencia y del personal
 trabajo en equipo efectivo
 entrenamientos en métodos de valor
 un programa continuo de proyectos
 contabilidad de costos exacta
 auditoria financiera para monitorear resultados
Los Beneficios del Monitoreo de
Adquisiciones






Efecto preventivo
Eficiencia
Puntualidad
Transparencia
Libera Recursos
Financieros
Capacitación




Monitoreo Ex ante (evita que se
cometan errores, del concepto hasta
la entrega )
Asegura cumplimiento con la Ley y
las Reglas de Adquisición
Añade valor agregado (real)a los
bienes y servicios contratados
Dificulta la corrupción
Perspectiva

La Ejecución Adecuada de Cada Fase,
Asegura:

“Que lo que se recibe
es exactamente lo
que se contrató”
Revisión y Análisis de Contratos
Activos




Se establece un circulo de revisión
legal/administrativo de cumplimientos contra
obligaciones
Se analizan las Especificaciones con los
bienes y servicios entregados a la fecha por
el contratista.
Se examina el historial y cambios o tropiezos
del contrato en progreso
Se examinan todas las facturas y pagos
realizados; con el fin de detectar sobrepago
GOBIERNO ELECTRONICO
El
Gobierno electrónico aumenta la eficiencia, eficacia
y transparencia de la acción gubernamental.
Sin embargo, sin cambio en las instituciones y los
procesos hay el riesgo de que la tecnología de la
información ayude a hacer más eficientemente lo que se
hace mal.
Esta tecnología no aporta fórmulas mágicas.
La estrategia de gobierno electrónico debe ser
parte de una estrategia de fortalecimiento de la
gobernabilidad democrática:
•es un reto de rediseño de instituciones, políticas y
procesos,
• no solamente de introducción de tecnología.
• El Síndrome G.I.G.O.
Preparación
Licitación
Ejecución
Ultimo día
de garantía
Aceptación de
productos
Resultados
Evaluacion
Publicación
Proceso de Contratación Administrativa
Garantía
Estudios de Casos
Nº 1
Nº 2
Medicamentos
Helicópteros
VERIFICACIÓN DE ADQUISICIONES
EL MINISTERIO DE SALUD PUBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL (MSPyAS)
¿QUÉ ES UN CONTRATO
ABIERTO?


Un tipo de licitación que permite la compra directa
por ciertas unidades gubernamentales
Permite el control centralizado y la compra
descentralizada

Identifica a los proveedores legítimos

Garantiza precios bajos

Garantiza la calidad de los productos

Impide las prácticas ineficientes y corruptas
EL SISTEMA NO FUNCIONA
Por Que?:
 MSPyAS carece de la capacidad técnica administrativa para operar el sistema
 Necesita optimizar su Sistema de Contratos
Abiertos
Solución:

Contrata una empresa privada
experimentada para que ayude
ESTUDIA EL SISTEMA
(y halla deficiencias)







MSPyAS tiene poca participación en el proceso de
licitación
Las normas y los reglamentos de adquisición son
imprecisos
El volumen de consumo de los productos se
desconoce
No existen especificaciones técnicas de los
productos
Los proveedores no son calificados
Los precios no se controlan
Hace falta control de calidad (no hay verificación)
SOLUCIONES


MSPyAS crea una unidad que participará activamente
en el proceso de adquisición
:





prepara un pronóstico del consumo de productos
genera especificaciones técnicas para todos los
productos
desarrolla herramientas y documentación para la
adquisición
sugiere regulamentos y decretos administrativos
de adquisición
Emisión de MPSyAS
PRONÓSTICO DE CONSUMO DE
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS



Ayuda al MSPyAS a llevar a cabo una encuesta
nacional del consumo de fármacos
Efectúa un análisis de redundancia de los productos
farmacéuticos
Resultado : Reducción de la lista de los productos
requeridos de 1,600 a 800
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS




Genera una lista de productos farmacéuticos según
los nombres genéricos
Requiere especificaciones en la rotulación
Establecen requisitos de empaque e indicaciones de
almacenaje
Resultados:
- Elimina la adquisición
comercial, incrementando la competencia
- Mejor calidad del producto
- Dificulta la corrupción
Reglamentos

Establecer banda de precios de un máximo de un 3 %
PENICILINA CRISTALINA
PRECIO MENOR
PRECIO MAYOR



1996
Q 2.40
Q 16.60
1997
Q 1.80
Q 1.86
Pautas para seleccionar proveedores legítimos y económicamente
sólidos:

Comprobación de su estatus legal (estatutos, registro comercial,
etc..)

Emisión de garantía de licitación, garantía de cumplimiento
Sanciones a proveedores en incumplimiento
Resultados:
1996
>
160 proveedores
1887
>
45 proveedores
PROCEDIMIENTOS
GUBERNAMENTALES


El gobierno garantiza la emisión del pago dentro de
30 días, incluye índice inflacionario
Los procedimientos y documentación entre oficinas
gubernamentales se hacen estándar

Capacitación del personal de adquisición

Pautas y metodología de control de calidad
PROCESO DE ADQUISICIÓN




Desarrollo e implementación del llamado a licitación
estándar
Cumplimiento estricto de pautas y reglamentos
Implementación de herramientas automatizadas:
 Entregado de diskette previamente formateado a
los licitantes para cotización de precios
 Evaluación automatizada de ofertas; ingreso de
cotizaciones para comparación directa automática
Evaluación de la oferta controlada por organizaciones
profesionales no - gubernamentales
PARTICIPACIÓN DE EN MSPyAS Y IGSS
Precios de Contratos
Abiertos
IGGS
MSPAS
DESCRIPCIÓN
Precios Después de
la Intervención
IGGS
MSPAS
AHORROS %
IGSS
MSPAS
Estetoscopio Adultos
Q 575.00
Q 592.00
Q 128.57
Q 128.57
347 %
Lámpara quirúrgica
Q 555.00
Q 2800.00
Q 525.00
Q 525.00
5%
433 %
Penicilina Sódica G.
Q 1.63
Q 16.71
Q 1.31
Q 1.31
24 %
1175 %
Mebendazol - Pastillas
Q 0.08
Q 0.22
Q 0.06
Q 0.06
33 %
266 %
557 %
Clorhidrato de ranitidina
Levotiroxina
Guantes quirúrgicos 7 1/2
Venda de yeso 2 x 3 “
360 %
Q 0.39
Q 1.380
Q 0.21
Q 0.21
85 %
Q 0.170
Q 0.90
Q 0.13
Q 0.13
30 %
592 %
Q 3.48
Q 3.87
Q 1.45
Q 1.45
140 %
Q 166 %
Q 10.66
Q 11.85
Q 2.51
Q 2.51
324 %
372 %
Q 0.23
Q 0.26
Q 0.11
Q 0.11
109 %
136 %
3
Q 0.61
Q 0.68
Q 0.33
Q 0.33
84 %
106 %
Pulseras de identificación
Q 1.48
1.65
0.73
Q 0.73
102 %
126 %
Q 10.57
Q 11.75
Q 5.72
5.72
4%
105 %
Aguja desechable 26 g
Jeringa desechable 3 cm
Tubo endotraqueo
RESULTADOS FINANCIEROS
1997
M S P yA S
IG S S :
P resupuesto:
U S $ 25 m illones
A horro:
U S $ 10 m illones o 40%
P resupuesto:
U S $ 25 m illones
A horro:
U S $ 3.7 m illones o
14.8%
ESTUDIO
HELICÓPTEROS PARA UTOPIA
HELICÓPTEROS PARA UTOPIA *
* ESTUDIO SOBRE CÓMO NO LLEVAR A
CABO LAS ADQUISICIONES
(de los archivos)
INTRODUCCIÓN

¿Qué pasó?

¿Por qué?



¿Se podría haber evitado?
¿Se puede corregir?
¿Qué importa?
Especificaciones Técnicas Claras
“…helicópteros medianos o pesados para
transportar a 12 soldados equipados para el
combate…”
HISTORIA
UTOPIA






Se emite llamada a
licitación
Se hacen ofertas
Se revisan ofertas
Revisión no decisiva
Se procesa
erróneamente
Se pierde el proceso de
4 meses
CONSULTOR







Da aviso del error
Prepara licitación
modelo
Audita revisiones de
ofertas
Revisión propia
Emite certificados
Resultados objetivos
Demuestra ahorro
(dinero y recursos)
PROBLEMAS

Desarrollo de Documentos de Licitación








Objetivo equivocado
Especificaciones Técnicas
Requisitos legales
Criterio técnico
Criterio económico
Criterio de puntaje
Criterio de evaluación
Ningún control del proceso
EFECTOS A CORTO PLAZO



Número equivocado de unidades
No es el mejor valor ni la mejor
inversión
No es lo necesario según las
necesidades
EFECTOS A LARGO PLAZO




Flota no es eficaz en términos de
costos
El Mantenimiento es demasiado
caro
Se abandona
o
Se mantiene por encima de otras
prioridades
CONCLUSIÓN

LICITACIÓN DE UTOPIA



9 helicópteros por $ 11,079,208 @
Costo operativo de $ 7,650,000
MODELO


16 helicópteros por $ 5,736,966 @
Costo operativo de $ 2,490,000
La Ejecución Correcta de Cada Fase,
Asegura esa Fase, pero....
Nunca corrige,
....solo perpetua y magnifica los errores de
las anteriores.
EL CAMINO AL EXITO
SIEMPRE ESTA EN
CONSTRUCCION
Anonimo
PREGUNTAS
COMENTARIOS
CONCLUSIONES
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