RH hacia el futuro
Transparencia y Eficiencia
DRH
Diciembre 7, 2006
Introducción
I. Nuestro Personal
III. RH hacia el Futuro
a. Conteo del Personal
b. Por Unidad Organizacional y Fondo
c. Por Nivel y Género
d. Por Edad
e. Por Región y Nacionalidad
f. Por Ocupación
II. Tipos de Contratos
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Planeación de la Fuerza de Trabajo
Reglas del Personal
Auditoría de Puestos
Reclutamiento y Selección
Administración del Desempeño
Capacitación
IV. Conclusiones
(incluyendo Posiciones de Confianza)
DRH
Diciembre 7, 2006
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
Introducción
Objetivos clave del DRH para ayudar a asegurar el futuro de la Organización:
1.
Administrar efectivamente la fuerza de trabajo y su presupuesto en el tiempo.
2.
Aumentar la eficiencia y flexibilidad de los sistemas de personal.
3.
Mejorar la satisfacción del personal.
Recortes del presupuesto al FR, aunados por incrementos del FE, llevaron a la
descentralización en la gestión de prácticas de recursos humanos.
Reglas y reglamentos desactualizados han impedido una administración eficiente
de los RH.
Estamos desarrollando enfoques alternativos que incrementen la responsabilidad
y mejoren la utilización de los recursos del personal.
Los cambios para apoyar la Resolución del Presupuesto requieren de una
Organización más transparente y eficiente.
DRH
Diciembre 7, 2006
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
I. Nuestro Personal
(Pasado y Presente)
DRH
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Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
I. Nuestro personal
Personal
a. Conteo del Personal 1995-2006
800
700
600
500
400
300
200
100
0
750
741
632
626
576
578
669
612
637
674
719
597
609
478
486
119
123
672
709
657
560
541
550
544
536
183
41
84
109
56
48
71
87
130
509
163
1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006
Al 30 de Noviembre de 2006
Total DRH
RF
SF
Diciembre 7, 2006
DHR
Dec. 7,2006
5
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
Area
RF
SF
*Oficina del Secretario General
13
1
Departamento de Planificación, Control y Evaluación
6
2
Departamento de Prensa y Comunicación
14
0
Departamento de Relaciones Externas
9
0
Departamento de Asesoría Legal
9
0
Oficina de Protocolo
5
0
Departamento de Cumbres
5
1
Departamento de Asuntos Jurídicos Internacionales
20
3
Secretaría Ejecutiva de la Comisión Interamericana de
Derechos Humanos
28
11
Comisión para el Fondo de Desarrollo Humano
13
2
Oficina del Inspector General
7
1
Oficina del Secretario General Adjunto
12
4
Oficina de Conferencias y Reuniones
41
0
Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de
la Secretaría General en los Estados Miembros
77
0
Oficina de Coordinación de Unidades Especializadas
13
3
Oficina de Servicios Culturales
14
2
Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la
Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y
Órganos Subsidiarios
11
0
Subsecretaría de Asuntos Políticos
29
55
Subsecretaría de Seguridad Multidimensional
23
35
Subsecretaría de Administración y Finanzas
101
24
Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral
59
13
Fondo de Pensiones y Retiros
0
5
Asociación de Personal de la OEA
0
1
509
163
B. Por Unidad Organizacional y Fondo
SEDI
11%
SG
23%
SAF
19%
SMS
9%
SPA
13%
SG
ASG
25%
672 Miembros del Personal al 30
de Noviembre de 2006
Fondo
Personal
% de Personal por
Fondo
ASG
Fondo
Regular
509
Fondo
Específico
163
76%
24%
• En el área de la SG, 3 de los 22 miembros del personal son personal
de soporte en la residencia del Secretario General.
DRH
Diciembre 7, 2006
Total
6
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
C. Por Género/Nivel
Personal Por Nivel
Personal por Género
Generalistas
35%
M
47%
Profesional
65%
F
53%
Nivel
Personal
Porcentaje
Género
Personal
Porcentaje
Profesional
434
65%
Masculino
313
47%
S. Generales
238
35%
Femenino
359
53%
Total
672
100%
Total
672
100%
DRH
Diciembre 7, 2006
7
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
C. Por Género/Nivel
Profesionales: 434
Cantidad
de
Personal
Masculino
Femenino
SG
1
1
0
50
ASG
1
1
0
40
D1
14
8
6
30
P5
83
54
29
P4
79
42
37
Nivel
P3
90
48
42
P2
97
46
51
P1
69
34
35
Total
434
234
200
60
Hombre
Mujer
f
20
10
0
P1
P2
P3
P4
P5
D1
ASG
SG
DRH
Diciembre 7, 2006
8
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
Servicios Generales: 238
Nivel
G1
Cantidad
de
Personal
Masculino
Femenino
2
1
1
70
60
50
40
G2
4
4
0
Male
30
Female
20
G3
32
29
3
10
0
G4
41
11
30
G5
70
22
48
G6
82
15
67
G7
7
2
5
238
84
154
Total
G1
G2
G3
G4
G5
G6
G7
DRH
Diciembre 7, 2006
9
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
D. Por Edad
Rango de
edad
18-25
Cantidad de
personal
14
180
160
140
26-35
166
120
100
36-45
180
80
60
46-55
147
40
20
56+
165
0
18-25
26-35
36-45
46-55
56+
Edad Promedio en la OEA: 45
DRH
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10
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
E. Por Región y Nacionalidad
Por Región de Nacimiento
REGION
Cantidad
de
Personal
%
Distribución de la
Población
Occidental por
Región (880
millones)
80
11.9%
37.6%
Por Nacionalidad/ Naturalizados *
REGION
RF
SF
62
18
Personal
%
FR
FS
160
23.8%
129
31
95
14.1%
69
26
CARICOM
78
11.6%
68
10
ALADI
329
48.9%
241
88
otras
10
1.4%
2
8
Total
672
100.0%
509
163
Norteamérica
Norteamérica
Centroamérica
Centroamérica
117
17.4%
16.8%
88
29
CARICOM
81
12.0%
1.6%
71
10
ALADI
371
55.2%
44.0%
27
6
95
Otras
23
3.4%
--
12
11
672
100.0
%
100.0%
50
9
Total
163
* Un total de 74 miembros del personal de alrededor del Hemisferio que se han convertido en ciudadanos
Estadounidenses durante su periodo de trabajo en la OEA.
DRH
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11
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
F. Por Ocupación
100
80
60
40
20
0
SG
ASG
SPA
SMS
SAF
Management
Technical Specialists
Legal
Miscellaneous
SEDI
Administration
SG
SGA
SAP
SCMS
SAF
SEDI
Total
Dirección
12
29
4
4
6
6
61
Especialista técnico
52
14
69
36
0
43
214
Administración
47
66
8
12
91
14
238
Legal
20
0
0
0
2
2
24
Misceláneo
21
68
3
5
5
33
135
DRH
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Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
Tipos de contratos en la OEA
Tipo
Propósito
Carrera
Contrato
Largo Plazo
Corto Plazo
Personal de
Continuo
Confianza
La naturaleza del
La naturalezadel
Satisfacer las
Llevar a cabo un Se da por confianza
contrato no está
contrato no está
necesidades
proyecto o
del Secretario
vinculada a las
vinculada a las
continuas de la SG actividad especial
General a las
funciones y
funciones y
personas para que
responsabilidades responsabilidades
desarrollen los
de los individuos,
de los individuos,
deberes y las
sino a un estatus
sino a un estatus
funciones que se
personal para
personal
soliciten
llenar vacantes y
continuar en
servicio cuando
cuando hay
reducciones al staff
de la Secretaría
General
Fondo
Duración
Fondo Regular
Indeterminado
Competencia
No disponible
como opción
Fondo Regular
Indeterminado
Todos los Fondos
1 a 5 años
Todos los Fondos
Hasta 3 años para
el Fondo Regular.
Sin límite para el
fondo específico
Fondor Regular
Término del SG
Evento basado en
un proyecto o
misión fuera de la
sede
SOC
Servicios
Generales
Para dar soporte
(servicios
generales) fuera de
la sede
Fondo Específico
11 meses, 29 dias
Fondo Específico
Como se necesite
Profesionales
Para dar soporte
(profesionales)
fuera de la sede
Fondo Específico
Hasta 5 años
Miembro del
Staff Asociado
Individuo es
nombrado para
desempenar
funciones
profesionales,
técnicas,
adminitrativas, y /o
en áreas científicas
en acuerdo con el
contrato acordado
con las otras
instituciones
participando en
programas de
intereses
comunes
Todos los fondos
Tanto sea
necesario
Unicamente las
Si a menos que la
No
No
No
No
No
No. Es contratado
personas con
posición sea
por un acuerdo
cinco años de
financiada por el
con la institución o
servicio en puestos Fondo Específico y
contratado via un
financiados por el
se prescinda de
contrato firmado.
Fondo Regular que
peticiones de
han ganado una
competencia por
competencia de
área
reclutamiento
pueden aplicar
para una
consideracion de
un contrato
continuo
Notas Especiales
Solamente
Se caracterizan
Prescindir de la
Requiere
Aunque los puestos Si sirve más de 11
Remuneración y
Remuneración de
Si es necesario,
personal que se
por su naturaleza
competencia
justificación escrita
son por tiempo
meses, 29 días,
servicios de
acuerdo con la
validada por por el
les dio Servicio de
indeterminada(no
requiere
para mostrar que el indefinido, no hay
debe tener una
acuerdo con las
escala UNDP de
SG y la OEA en
Carrera antes de
hay fecha de
justificación escrita
propósito es un
ocupación a menos
pausa en el
leyes laborales
las leyes laborales acuerdo con los
Junio 30, 1994 y
terminación para
del porqué no es
proyecto especial
de que tengan un
servicio
nacionales de la
nacionales de la
términos
todavía son
los contratos). La
conveniente
que está en los
estatus de carrera
estación de
estación de
acordados en el
miembros del
naturaleza del
tenerla; requiere
mejores intereses
antes de ser
trabajo. Salario sin
trabajo.
contrato.
personal tienen
contrato no está
aprobación del
de la SG/OEA ;
asignados a un
ser superior a un
contrato de carrera
vinculada a las
DRH
requiere
puesto de confianza
UNDP G-6 en el
funciones y
aprobación del
pais
responsabilidades
DRH
de las personas
Reglas del Staff
104.1 104.2
Artículo 19 de los
104.3, 104.5
104.3, 104.5
104.1, 104.4
104.3
104.1, 104.19
104.1, 104.18
104.1, 104.17
Estándares
Generales
DRH
Diciembre 7, 2006
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
II. Tipos de contratos en la OEA
Contrato
FR
FE
Total
Porcentaje
Carrera
137
3*
140
20.8%
Contrato continuo
40
0
40
5.9%
Largo Plazo
159
47
206
30.6%
Corto plazo
116
68
184
27.3%
Personal de Confianza/No Carrera
54
1
55
8.1%
Personal de Confianza/ Carrera
3
0
3
0.4%
Personal de confianza/Contrato continuo
0
1
1
12.5%
Contrato observador especial
0
31
31
4.6%
Personal de apoyo temporal**
0
2
2
0.3%
Profesional local**
0
2
2
0.3%
Asociados**
0
8
8
1.1%
509
163
672
100.0%
Total
* Miembros del fondo de retiro y pensiones .(Fondo 412)
** Record de los profesionales locales, del personal de apoyo y de los asociados
está incompleto en este momento
DRH
Diciembre 7, 2006
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
Personal de Confianza
Al 30 de Noviembre de 2006
Son aquellos funcionarios nombrados por confianza del Secretario General con la misión de
desempeñar deberes y funciones relacionados a sus cargos. La duración del contrato de confianza
depende del término del Secretario General.
SF, 163
RF, 451
trust non career, 55
trust career, 3
• Todas las Posiciones de Confianza son financiados por el FR.
• Los 58 puestos equivalen al 8.6% del total del personal y al 11.3% del personal del Fondo Regular
• Los administradores de posiciones de confianza manejan 672 empleados del FR y del FE, más 890 CPRs.
• Siete son de Servicios Generales incluido el personal de la residencia del SG.
• Seis son de P1 a P4 trabajando en su mayoría como asistentes ejecutivos o especialistas en diferentes áreas.
• 45 de 58 (77.5%) empleados de confianza son D1s y D5s y gerentes principales. Equivale al 8.8%
del FR.
DRH
Diciembre 7, 2006
15
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
CPR’s por Area y Región
CPR’s Naturales: Consultores externos contratados por la Secretaría General, para desarrollar productos específicos o
por tiempo determinado, bajo un contrato por resultados (también conocido como “CPR”). Los CPR’s no forman parte
del personal de la Secretaría General y no gozan de los beneficios de empleados . El contrato de desempeño no crea
una relación laboral entre la Secretaría General y la persona.
AREA
TOTAL
PORCENTAJE
SG
53
5.96%
SGA
21
2.36%
SAP
351
SSM
REGION
TOTAL
PORCENTAJE
Norteamérica
119
13.37%
39.44%
Centroamérica
92
10.34%
257
28.88%
ALADI
467
52.47%
SAF
20
2.25%
CARICOM
176
19.78%
SEDI
188
21.12%
Otros
36
4.04%
890
100.00%
890
100.00%
FONDO
TOTAL
PORCENTAJE
FR
69
7.75%
FE
821
92.25%
890
100.00%
DRH
Diciembre 7, 2006
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
III. Llevando a los
RH al futuro
DRH
Diciembre 7, 2006
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
III. Llevando a los RH al futuro
Objetivos Clave:
a.
Alinear la Fuerza de Trabajo con la visión a Largo Plazo de la Organización.
b.
Aplicar un Reglamento de Personal claro, equitativo y transparente, que otorgue
flexibilidad y valor agregado a la Organización.
c.
Ejecutar auditorías eficientes de posiciones para alinear las habilidades y el
grado con el puesto.
d.
Asegurar la continuidad y el desempeño futuros revisando cada puesto y
poniendo en práctica procesos de reclutamiento y selección eficientes y
transparentes para atraer a personal calificado a la Organización.
e.
Implementar un sistema de Administración de Personal ligado a los objetivos
institucionales.
f.
Expandir la capacitación para aumentar la eficiencia y mejorar la moral.
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Organization of American States
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Department of Human Resources
A. Planeación de la Fuerza de Trabajo:
Administrar y controlar el crecimiento de los costos de contratación.
Alinear los recursos con las necesidades.
Responder efectivamente a las necesidades cambiantes.
Incrementar la eficiencia organizacional.
Implementar un plan de sucesión.
En los próximos 5 años el 25% de la fuerza de trabajo del FR se retirará.
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Department of Human Resources
Retiros proyectados 2006-2011
Año
G-1
2006
2007
G-2
G3
G-4
1
1
1
1
1
2008
G-5
G-6
G-7
Total
2
2
7
4
6
2
1
5
7
1
1
1
1
2
3
2010
1
1
2
4
1
9
3
1
6
13
4
40
Total
1
2
1
1
4
6
10
P-2
P-3
P-4
P-5
Total
TOTAL
1
1
6
8
15
6
4
12
18
8
9
14
5
5
13
20
1
2
2
7
16
1
3
2
6
12
17
27
55
95
1
2
2009
2011
P-1
1
3
DRH
Diciembre 7, 2006
2
2
4
D-1
1
1
2
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
b. Reglamento de Personal
Eliminar inconsistencias.
Clarificar las responsabilidades y obligaciones del personal.
Hacer los beneficios de personal transparentes, así como su impacto en el
presupuesto.
Acciones en proceso:
•
10 Grupos Focales de retroalimentación (miembros del personal y la
Asociación de Personal) trabajando para identificar aquellas reglas que
impiden el trabajo, y requerimientos futuros que necesitan ser reflejados en
los reglamentos.
•
Tener puntos de referencia con otras Organizaciones Internacionales.
•
Compilación de todos los documentos que tengan que ver con las Reglas de
Personal.
•
Tener nuevas Reglas de Personal listas para ser revisadas por la CAAP y ser
aprobadas en Mayo del 2007.
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c. Auditorías de Puestos
ACCIONES DE CLASIFICACION 2003-2006
Año
Declasificación
Nivel Mantenido
Reclasificación
Revisión de Nuevo Puesto
Gran Total
2003
0
16
18
5
39
2004
0
32
30
17
79
2005
2
4
17
9
32
2006
1
3
28
12
44
Gran Total
3
55
93
43
194
Declasificación:
De un grado alto a uno más bajo
Nivel Mantenido:
Mantienen el mismo nivel
Reclassification:
De un grado bajo a uno más alto
Revisión de Nuevo Puesto:
Revisión de un puesto nuevo o vacante
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Auditoría de Puestos: Acciones en Proceso
Redefinición de descripciones de puesto e implementación de descripciones genéricas
de acuerdo a las necesidades de la Organización.
Empleo de las Auditorías de Puestos como una herramienta efectiva de reclasificación.
Hemos desarrollado metodologías y procedimientos internos, incluyendo la
participación de las áreas técnicas, para asegurar la transparencia y eficiencia, sin
costo adicional para la Organización.
Las Auditorías Externas de Puestos son factibles, pero muy costosas.
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d. Proceso de Reclutamiento y Selección
Clarificar terminologías para evitar confusiones. Por ejemplo: El término de “puesto vacante”
debería ser usado cuando una posición está actualmente vacante y abierta a concurso, y no
cuando un funcionario está siendo reconfirmado en una posición.
Implementar nuevas fuentes de reclutamiento.
Acciones en Proceso :
Mejorar el proceso de filtración utilizando aplicaciones en línea, a partir de febrero de 2007.
Redefinir el rol del Comité de Selección, incrementando su atención al género y a la
representación geográfica.
Reforzar el papel del DRH como consultor y socio estratégico en el proceso de selección.
DRH
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e. Sistema de Evaluación de Desempeño:
Implementar un proceso de Evaluación de Desempeño para aumentar la productividad y
satisfacción laboral individual.
Desarrollar a empleados eficientes y calificados logrando resultados cuantificables alineados
a los objetivos institucionales.
Acciones en Proceso :
Estudiar y comparar con Organizaciones Internacionales (Benchmarking).
Desarrollo del sistema de TI.
Objetivos establecidos por Departamentos y Oficinas.
Entrenamiento para Supervisores y Empleados (entrevistas de evaluación).
Objetivos individuales establecidos para enero de 2007.
Evaluación de Desempeño bajo el nuevo sistema puesto en práctica en noviembre de 2007.
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El nuevo Sistema de Evaluación de Desempeño resultará en:
Planes de Desarrollo Individual
Planes de mejora para personal de bajo desempeño
Plan de Carrera
Plan de Sucesión (identificar posiciones clave y posibles sucesores)
Promociones
Transferencias
Plan de Incentivos-reconocimiento
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F. Entrenamiento:
621 encuestas electrónicas fueron enviadas al personal acerca de propuestas de entrenamiento.
Basado en los resultados y necesidades administrativas, el DRH desarrolló un programa de
entrenamiento para diciembre 2006 a julio 2007 que contiene 11 cursos:

Habilidades de Liderazgo: 60 miembros de personal en 4 sesiones

Habilidades de Comunicación y Negociación: 75 miembros de personal en 5 sesiones

Habilidades para la Toma de decisiones: 75 miembros de personal en 5 sesiones

Administración de Proyectos: 45 miembros de personal en 3 sesiones

Administración de Desempeño: obligatorio para todo el personal
El programa de entrenamiento continuará atendiendo otras necesidades que serán implementadas
a mediados del 2007 .
DRH
Diciembre 7, 2006
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
IV. Conclusiones
DRH
Diciembre 7, 2006
Organization of American States
Secretariat for Administration and Finance
Department of Human Resources
IV. Conclusiones
Nuestro objetivo es convertir a la Secretaría General de la OEA en un Organización del siglo 21
con un sistema de RH moderno.
Recursos Humanos está comprometido con los cambios actuales en la Organización y se hará
responsable ante los Estados Miembros y la Secretaría, en tópicos que van desde representación
de género hasta la manera en que están invertidos sus recursos.
Las prácticas pasadas están siendo meticulosamente examinadas para un mejor diagnóstico de
los problemas que enfrenta la administración de RH y servir aún mejor a la Organización, en los
años venideros.
Como resultado, DRH está ahora habilitado para poner en práctica procesos y procedimientos que
incrementarán la eficiencia y transparencia y promoverán la confianza en sus sistemas
administrativos.
Recursos Humanos debe ser un agente de cambio y un socio de negocios para la Organización y
los Estados Miembros.
DRH
Diciembre 7, 2006
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