Secretario de Club
Papel, responsabilidades y tareas
¿Qué aprenderé en este curso?
Al término de este curso…
• Conocerá las responsabilidades del secretario
del club según indica la política de la
Asociación Internacional de Clubes de Leones
• Podrá
identificar
losresponsabilidades
recursos quedelhay
– Sabrá
cuáles son las
cargodisponibles
– Podrá
cumplir
conellascargo
tareas relacionadas
con la del
secretaría
para
ayudar
con
de secretario
clubdel club
• Reconocerá las expectativas de liderato del
cargo de secretario de club
• Podrá presentar a tiempo los informes necesarios
Si ya ha tomado este curso con anterioridad
y desea examinar una sección específica,
haga clic aquí:
¿Cuál es el
papel del Secretario del Club?
El secretario del club es un dirigente electo
del club cuyo papel, como punto clave de
comunicación del club, es muy importante
para el éxito presente y futuro del club.
¿Papel del Secretario del Club?
El secretario del club es también miembro
de la junta directiva del club.
¿Quiénes forman parte de
la Junta Directiva?
• La Junta Directiva consta del:
• presidente del club,
• vicepresidente(s),
• tesorero,
• tuercerrabos,
• coordinador de club
filial
• próximo pasado presidente,
• secretario,
• domador,
• vocal del comité de socios,
• y todos los demás vocales
electos
Papel del Secretario del Club
El cargo de secretario del club está bajo la
supervisión y dirección del presidente del club
y de los demás miembros de la junta directiva.
Este cargo constituye un papel de apoyo
fundamental dentro del club.
Papel del Secretario del Club
El secretario de club es el vínculo clave de
comunicación entre el club, el distrito y la
asociación.
• Toda la correspondencia, que entra y sale del club,
pasa por manos del secretario.
Papel del Secretario del Club
• ‘Toda la correspondencia’ incluye las preguntas del
público, la correspondencia con el distrito y la oficina
internacional, los anuncios a los socios del club y
otros tipos de correspondencia.
Prueba sobre el papel del secretario
El secretario del club es el
vínculo clave de _____________
del club.
León
Dirigente
Información
Comunicación
Prueba
El presidente tendrá que informar al
El secretario
club
es miembro
la junta
secretario
de lodel
que
ocurra
en lasde
reuniones
directiva
y está
obligado a
reunionesno
.
con
la Junta
Directiva,
yaasistir
que aellas
secretario
es miembro de la misma.
VERDADERO
FALSO
Prueba sobre el papel del secretario
El cargo de secretario de club queda bajo la supervisión del:
Presidente y
Tesorero
Presidente y
Junta Directiva
Socios y Leos
Domador y
Tuercerrabos
Presidente y
Junta
Directiva
Miembro del Comité Consultor
El secretario del club coopera con, y sirve
como miembro activo del, comité consultor del
gobernador del distrito de la zona en la que esté
ubicado el club.
Miembro del Comité Consultor
Este nombramiento significa que el secretario:
– Asistirá a las reuniones de zona o región del comité
– Ayudará en la elaboración de informes en
preparación para las reuniones del comité consultor
– Ayudará con los preparativos si el club es elegido
sede de una reunión de zona
Correspondencia
(Comunicación)
Puesto que el secretario es el vínculo clave de
comunicación, la comunicación constante y
eficiente es fundamental.
– El secretario del club es el dirigente a cargo de
responder todas las solicitudes y peticiones.
Correspondencia
(Comunicación)
Nota:
El secretario del club debe reunirse con el
presidente del club al comienzo de su
gestión para determinar cómo se
responderá, mantendrá y notificará la
correspondencia.
Correspondencia
(Comunicación)
*El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas
las solicitudes y peticiones.
Es importante contestar la correspondencia de
manera inmediata, rápida y adecuada.
Correspondencia
(Comunicación)
*El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas
las solicitudes y peticiones.
Es importante contestar la correspondencia de manera
inmediata, rápida y adecuada.
• Inmediata – El secretario del club debe determinar, con el
presidente del club, un marco de tiempo para contestar la
correspondencia.
Cuando se retrasan las respuestas, pueden perderse oportunidades y
los clubes pueden parecer desorganizados o faltos de formalidad.
Correspondencia
(Comunicación)
*El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas
las solicitudes y peticiones.
Es importante contestar la correspondencia de manera
inmediata, rápida y adecuada.
• Rápida – el secretario del club está a cargo de los
informes y otras comunicaciones con plazos y
requisitos.
La falta de comunicación rápida puede llevar a
cambios en el estado del club y a que se pierdan
oportunidades para que el club pueda participar o ser
reconocido.
Correspondencia
(Comunicación)
*El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas
las solicitudes y peticiones.
Es importante contestar la correspondencia de manera
inmediata, rápida y adecuada.
• Adecuada – todas las comunicaciones fuera del club
deben ser profesionales y usando el lenguaje
adecuado.
Al escribir acerca de un asunto legal o estatutario
debe usarse la cita exacta de los estatutos y
reglamentos correspondientes.
Correspondencia
(Comunicación)
Una parte muy importante del papel del secretario del
club es mantener organizada la comunicación escrita.
– La organización es muy importante para el papel de
secretario del club ya que es el centro de información de
recursos del club.
– La forma en que se organizará la comunicación se decidirá
al comienzo de la gestión, discutiéndolo con el presidente o
los dirigentes del club.
Correspondencia
(Comunicación)
Nota:
Está probado que mantener la
correspondencia del club en un archivo
es una forma eficaz de mantenerse al
corriente de las comunicaciones
durante todo el año.
Correspondencia
(Comunicación)
Al trabajar con el presidente o responder las
comunicaciones debe:
– Proporcionar copias de toda la correspondencia al
presidente
• Al comienzo de la gestión discutir la correspondencia de rutina
y lo que puede responderse sin el aporte del presidente.
– El presidente adoptará medidas posteriores si las
considera necesarias
• El presidente puede pedir al secretario que responda de su parte
o el presidente puede contestar personalmente
Correspondencia
(Comunicación)
• El secretario del club también puede ayudar
con las relaciones públicas del club.
– El curso del Centro Leonístico de Aprendizaje,
Relaciones Públicas es un curso excelente para
aprender acerca de los comunicados de prensa y
demás correspondencia.
Prueba sobre correspondencia
El secretario del club es el dirigente a cargo de:
Solicitudes
Comunicación
ORganización
Reuniones
Preguntas
Presupuestos
Comunicación
organización
Solicitudes
Preguntas
Prueba sobre correspondencia
Seleccione las palabras que completan la frase:
Demorada
Inmediata
Breve
Inmediata
Adecuada
Rápida
Informal
Rápida
Toda la correspondencia debe
contestarse de
manera:
Adecuada
Prueba sobre correspondencia
Trabaje con el ______ para decidir cómo
se responderá la correspondencia.
Tuercerrabos
Presidente
Presidente
Jefe de Zona
Vocal del Comité
de Socios
Informes
El secretario del club es responsable de completar
y presentar los informes. Es también
responsabilidad del secretario del club conocer los
plazos para los informes y asegurarse de que se
remitan a tiempo.
Informes
Los informes de los que el secretario del club
debe ser consciente son los siguientes:
– Informe Mensual de Movimiento de Socios
– Informe de Actividades (A-1)
– Informes según especifica la asociación
• Informe de socios fundadores
• Formulario de traslado de socio
Informes
Informes adicionales:
– Informe de los Dirigentes del Club (PU-101)
– Informe de individuos electos, por ejemplo
delegados y suplentes de la convención
– Nómina del club
– Presentar al gobernador de distrito los informes que
solicite
• Incluye copias de los informes mensual de movimiento
de socios y anual de actividades
– Solicitud del Premio Presidente de Club por
Excelencia
Informes
Algunos informes se preparan cuando se necesitan
– Necrología - informe de la muerte de un socio
– Informes orales (breves, objetivos y concisos)
• Según especifique el presidente del club
Informes
• Informe Mensual de Movimiento de Socios
– El informe mensual de movimiento de socios
informa de los cambios de afiliación en el club
durante el mes. Esto incluye la ganancia y
pérdida de socios
• Los clubes que presentan dicho informe en línea, a
través del sistema WMMR, deben introducir las
transacciones antes del último día del mes en curso.
• Los clubes que remiten los informes de movimiento de
socios impresos, MMR, deben enviarlos a la oficina
internacional no más tarde del día 20 del mes en
curso.
Informes
• Informe Mensual/Anual de Actividades (A-1)
– Es responsabilidad del secretario del club
mantenerse al corriente de las actividades del
club.
– Esta información se remite a través del WMMR
Informes
• Formulario de Socios Fundadores:
– Los nuevos clubes tienen un plazo de 90 días a
partir de la fecha de constitución para añadir
nuevos socios fundadores.
– Use el Formulario de Socios Fundadores para
informar sobre los nuevos socios fundadores o la
baja de socios fundadores durante este período.
– Los socios que se unan al club transcurrido este
plazo deben informarse como socios ordinarios
usando el Informe Mensual de Movimiento de
Socios.
Informes
• Formulario de Traslado de Socio
– Para que se complete el traslado deben tener lugar
dos actividades, la baja de un club y la
transferencia a otro.
– Primero tiene que darse la baja de un club; y a
continuación el traslado a un nuevo club.
Informes
• Formulario de Traslado de Socio
– El secretario del club es responsable de informar
las bajas y traslados en los informes respectivos
(MMR o WMMR). El envío del formulario de
traslado a la oficina internacional no garantiza el
traslado del socio.
¿Qué es el WMMR y cómo lo
usa el secretario del club?
• El sistema de Informe Mensual de Movimiento
de Socios en la Web (WMMR) es un sistema en
línea que permite la actualización de la
afiliación de una manera fácil y conveniente.
• LCI alienta el uso de WMMR y ofrece una Guía
completa de referencia de WMMR
Informes de WMMR
• Para acceder al sitio WMMR y a los enlaces a
las guías de referencia:
– Vaya a la página de inicio de LCI y seleccione
“Remitir informes” en la esquina superior derecha.
– También hay disponible ayuda con la contraseña y
acceso.
Informes
• Formulario de Informe de Dirigentes del Club (PU-101)
– Este formulario se usa para informar los
nombres y direcciones de los nuevos dirigentes
electos del club a la oficina internacional
• Debe remitirse a la oficina internacional
inmediatamente después de las elecciones del club en
abril
• La fecha límite para su presentación es el 15 de mayo
Informes
• Nómina del club
– Identifica a todos los socios del club y sus datos
– La información debe mantenerse actualizada
Informes
Es importante que los informes se presenten a
tiempo.
– Hay repercusiones para el club si no se presentan a
tiempo los informes
• Efectos potenciales para ganar el Premio Presidente de
Club por Excelencia
• El estado del club puede cambiar y existe la posibilidad
de que el club se cancele
Prueba sobre informes
Seleccione los informes de los que el secretario debe ser
consciente:
Informe de Dirigentes del Club
Informe Administrativo del
Club
Informe Estándar del Distrito
Informe de Actividades
Nómina del club
Informe de la Reunión de
Traslado
Informe de Traslado de
Socio
Prueba sobre informes
El traslado de un socio puede completarse en un
Para que el traslado sea completo, el socio debe
paso.
ser dado de baja de un club y luego trasladado a
otro club.
VERDADERO
FALSO
Prueba sobre informes
¿Qué informes puede remitir el secretario usando el WMMR?
Mensual
de Movimiento
de Socios
Traslado
de Socio
Informe Oral
Informe de
Actividades
Traslado
de Socio
Delegados
electos
Use el WMMR para el informe:
Mensual
de Movimiento
de Socios
Actividades
Prueba sobre informes
Un informes
club puede
fechas
límite
para
Los
condeterminar
una fechalas
límite
fijada
por la
remitirinternacional,
los informes. tienen que remitirse en el
oficina
plazo establecido. Hay repercusiones para los
clubes que no remitan los informes a tiempo.
VERDADERO
FALSO
Registros
Además de dar seguimiento a la correspondencia, el
secretario del club también tiene que custodiar y
mantener los registros generales del club.
Registros
Un ejemplo de los registros del club que deben
mantenerse son las actas de las reuniones, ya
que pueden ser solicitadas.
Registros
El secretario del club debe mantener carpetas o
archivos electrónicos de los registros
siguientes:
– Informe de las Actividades del Club
– Cuotas y facturas
– Correspondencia (toda)
– Boletines informativos – Premios y prendedores
– Nómina del club y datos – Reuniones y actas del club
de los socios
– Informe Mensual de
Movimiento de Socios
Registros
Otros registros que el secretario del club debe
mantener incluyen:
– Nombramientos a comités y elecciones
– Datos de los socios, incluidos los números de
teléfono y direcciones
– Suministros para el club
• Tarjetas y papelería de los socios
Registros
Una de las responsabilidades más importantes
del secretario es establecer un sistema de archivo
bien organizado.
– Al comienzo del año, el presidente y el secretario
discuten cómo se mantendrán los registros.
• El mantenimiento de registros debe ser simple y lógico
para poder recuperar fácilmente los registros cuando
haya que actualizarlos o examinarlos.
Prueba sobre registros
¿Cuáles de los siguientes son los registros de los
que debe ser consciente el secretario del club?
Intercambio de prendedores
Boletines
informativos
Actas de
reuniones
Suministros
Actas de reuniones
Premios
Música
Boletines informativos
Suministros
Premios
Prueba sobre registros
Para mantener el club organizado, el secretario y el
El secretario
debe
discutirpara
con el
presidente
del del
clubclub
deben
reunirse
discutir
presidente
del club un
dedel
archivo
cómo
se mantendrán
lossistema
registros
club. para los
registros antes de que comience el año.
VERDADERO
FALSO
Reuniones
El secretario del club es parte integral de las
reuniones del club, tanto en su preparación como
durante las reuniones.
Reuniones
El secretario, junto con el presidente, crea los
órdenes del día
– El orden del día debe ser preparado con antelación
y distribuirse entre los socios antes de la reunión.
– El presidente del club tiene la última palabra sobre
el orden del día.
Reuniones
Al crear los órdenes del día, hay que tener en
cuenta que variarán dependiendo de la reunión.
– Un orden del día general incluye (pero no está
limitado a)
• La aprobación del acta de la reunión previa
• Comentarios del presidente
• Correspondencia recibida
• Informes del secretario y o tesorero
• Asuntos en general
Reuniones
El secretario también es responsable de:
– Notificar a los participantes la hora y lugar de la
reunión
– Tomar nota de la asistencia y los premios
presentados
– Registrar las actas durante las reuniones del club
Reuniones
Al registrar las actas de las reuniones hay que:
– Usar el lenguaje y documentación adecuados para
garantizar que las actas sean fieles
– Preparar el acta de la reunión tan pronto como sea
posible una vez concluida la reunión
• Los dirigentes deben examinar el acta completa
• Una vez examinada, se debe enviar el acta con
prontitud a todos los socios
– Archivar una copia del acta
Prueba sobre reuniones
Indique si cada uno de estos puntos debe estar incluido
en el orden del día de la reunión del club.
Asuntos
en acta
general
Aprobación
Lectura
Correspondencia
Informe
de actas
del
del
tesorero
recibida
anterior
Incluir en el orden del día
No incluir en el orden del día
Prueba sobre reuniones
ElElpresidente
club
tiene lapalabra
última palabra
sobre
secretario del
tiene
la última
sobre los
elpuntos
orden del
del orden
día y puede
del día.hacer cambios en las
decisiones ejecutivas durante las reuniones.
VERDADERO
FALSO
Prueba sobre reuniones
Seleccione las palabras que completan la frase:
Contener
lenguaje
adecuado
ser atractivas
Contener
lenguaje
adecuado
Estar censuradas
Tener membrete
de los Leones
Prepararse
con prontitud
Archivarse
Las actas de las
reuniones deben:
Archivarse
Prepararse
con prontitud
Cuotas
El secretario del club trabaja con el tesorero
del club y ayuda en la colecta de las cuotas
del club.
Cuotas
Junto con el tesorero del club, organiza y envía a
los socios los avisos sobre las cuotas y otras
obligaciones financieras que se deben al club.
– Son los estados de cuenta trimestrales o
semestrales.
– Tras la colecta, entrega el monto de las cuotas al
tesorero del club y obtiene un recibo.
Prueba sobre cuotas
ElEltesorero
deldel
club
es es
responsable
de de
colectar
las
secretario
club
responsable
colectar
cuotas.
El secretario trabajará con el tesorero para
las cuotas.
enviar los avisos y ayudar con la colecta.
VERDADERO
FALSO
Liderato
En su calidad de dirigente del club, los socios
del club recurren al secretario para obtener
consejos, información y ayuda para resolver
problemas.
Liderato
• Es importante que un dirigente en un puesto
de liderato se comunique de manera
efectiva.
• En el sitio Web de Lions Clubs
International hay disponibles cursos para
aprender habilidades de liderato y
comunicación:
– Curso de Liderato
– Curso de Relaciones Públicas
Prueba sobre liderato
Selecciones las palabras que correspondan para completar
la frase.
Instrucciones
En su calidad de dirigente, se recurre
al secretario para __________,
__________, y __________.
Consejos
Información
Consejos
Resolución de
problemas
Liderato
Creatividad
Información
Resolución de
problemas
Recursos
Durante el año, el secretario puede tener
preguntas o considerar que necesita
orientación para ser eficaz en su papel.
Recursos
Algunos de los recursos que el secretario del club
tiene a su disposición son:
– Socios del Club de Leones
• Ex secretarios o secretarios de otros clubes
• Dirigentes del club
• Asesor Distrital de Liderato
Recursos
El secretario del club también puede recurrir a
las publicaciones para encontrar respuestas a las
preguntas que pueda tener.
– Publicaciones
• Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos de Clubes
de Leones (LA-2)
– (Otros estatutos relevantes)
•
•
•
•
Manual de los Dirigentes de Club
Directorio distrital de dirigentes de otros clubes
Catálogo (Suministros para Clubes)
Archivos del club
Prueba sobre recursos
Los socios del club de Leones pueden ser un buen
recurso para el nuevo secretario del club. ¿Cuáles
serían potencialmente los más útiles?
Jefe de zona
Ex secretarios del club
Dirigentes del club
Presidente Internacional
Asesor distrital
de liderato
Recuerde
Como explicamos, el cargo de secretario es
un cargo fundamental en el club. Para ser un
secretario de club eficaz, recuerde:
Recuerde:
• Estar familiarizado con cada una de las
publicaciones siguientes:
– Manual de los Dirigentes de Club
– Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos de
Clubes de Leones (LA-2)
– Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos del
Distrito (LA-4)
– Estatutos y Reglamentos Internacionales (LA-1)
Recuerde
•
•
•
•
•
Estar bien organizado
Remitir los informes a tiempo
Mantener actas y registros de asistencia fieles
Enviar avisos de las reuniones
Prepararse para y asistir a reuniones de zona
Recuerde
• Compartir con el club la información que se
reciba del distrito, distrito múltiple, la oficina
internacional o la Fundación Lions Clubs
International.
• Pedir prendedores y carpetas para los nuevos
socios
Fin de la gestión
Una vez que termina su gestión de un año
como secretario, ayudará al nuevo secretario a
comenzar el año. Antes de que tenga lugar la
transición, hay algunos puntos finales que
deben completarse.
Fin de la gestión
• Prestar, en favor del club, una caución para
garantizar el manejo de los fondos, en la suma y
en la institución de fianzas que la Junta Directiva
señale
• Cerciorarse de que se hayan presentado todos los
informes
• Examinar la precisión y colocación de los registros
Fin de la gestión
• Transición al equipo del año siguiente
• Solicitar el Premio Presidente de Club por
Excelencia
• Mantener registros fieles de los premios y
solicitudes de premios
Una vez terminado el curso, usted…
• Conocerá las responsabilidades del secretario del club
– Sabrá cuáles son las responsabilidades del cargo
según
indica la política de la Asociación Internacional
– Podrá cumplir con las tareas relacionadas con la secretaría del club
de Clubes de Leones
• Podrá identificar los recursos que hay disponibles
para ayudar con el cargo de secretario del club
• Reconocerá las expectativas de liderato del
cargo de secretario de club
• Podrá remitir a tiempo los informes necesarios
¿Hay alguna sección del curso
que desee revisar?
• Papel del Secretario del Club
• Miembro del Comité
Consultor
• Correspondencia
• Informes
• Registros
• Reuniones
• Cuotas
• Liderato
• Recursos
• Recuerde
• Fin de la gestión
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El secretario del club es el dirigente a cargo de