GUIA PARA LA
ORGANIZACIÓN Y
VALORACIÓN DE
ARCHIVOS ACUMULADOS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
SECRETARIA GENERAL
UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO
INTRODUCCIÓN



Esta Guía nos apoyará en la organización metodológíca
de la documentación acumulada de la Universidad
desde sus inicios hasta 1997, tanto en el nivel Nacional
como en cada una de las Sedes. Logrando así:
La incorporación de los archivos acumulados al sistema
de archivos de la universidad.
La liberación de espacios y recursos hasta hoy
destinados a la tenencia de documentos sin organizar
La recuperación y preservación del patrimonio
documental e histórico de la universidad.
OBJETIVO
Brindar a los funcionarios de la Universidad que tienen
bajo su responsabilidad la organización de los archivos y la
preservación del patrimonio documental, un instrumento
orientador que apoye la organización y valoración de los
archivos que se han venido Acumulando de manera
desordenada en diferentes lugares de la institución a lo
largo de su existencia con el fin de incorporarlos al
Sistema de archivo de la universidad.
MARCO INSTITUCIONAL
La Universidad Nacional de Colombia como institución autónoma de
naturaleza pública, se rige por las normas expedidas por el poder
ejecutivo, legislativo y las autoridades administrativas de la Nación
para regular temas como el de la preservación y difusión del
patrimonio documental. En este sentido y bajo el marco de la Ley
General de Archivos y otras normas, la Rectoría de la Universidad
expidió en el año de 2003, las resoluciones 385 “Por la cual se fijan
las políticas gubernamentales, se crea el Sistema de Archivos y
regulan los Comités de Archivo “ y 386 “Por la cual se expide el
Reglamento General de Archivos de la Universidad”
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACUMULADOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y SUS
PROCEDIMIENTOS.
I. DIAGNOSTICO E INVESTIGACIÓN
Los archivos documentales se organizan de acuerdo con la estructura
orgánica funcional teniendo como base la estructura de la entidad y el
principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y
organización de los mismos en secciones y series.
Se traduce en la aplicación de dos principios para la organización de archivos:

el principio de procedencia. Hace alusión a quien los produjo, de donde
proceden, ya sea una entidad o una persona.

el principio de orden original. Hace referencia a la secuencia en que
fueron producidos los documentos que conforman una unidad documental.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACUMULADOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS.
•
DIAGNÓSTICO.
Con el fin de identificar los archivos que van a tener prioridad para
su organización se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
riesgo de pérdida, deterioro de los soportes, desorganización y
dispersión de los documentos, antigüedad e importancia de su
contenido, frecuencia de consulta, entre otros.
2.
PLAN DE TRABAJO.
En el informe de análisis se pueden seleccionar los archivos que se
consideran prioritarios de organizar, los que se incluirá en el Plan de
Trabajo, teniendo en cuenta los siguientes contenidos: el estado de
organización y conservación de los archivos seleccionados, los
antecedentes del proceso, planteamiento de los objetivos,
descripción de la metodología, procesos a implementar, personal
requerido, cronograma de actividades, entre otros.
3.
RECONSTRUCCION DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL.
La Historia Institucional, junto con los Cuadros de Clasificación, son la
base fundamental para la adecuada organización y valoración de
los archivos de la Universidad, los cuales reflejarán, la estructura
de la institución en cada uno de los periodos de su vida, con la
respectiva identificación de la funciones que cumplieron
4.
ELABORACION DE LOS CUADROS DE CLASIFICACION.
Los cuadros de clasificación registran la organización jerárquica
de la Universidad y sus sedes en todos los niveles,
identificándolos con las series y subseries que les
correspondientes a los documentos producidos en el ejercicio de
sus funciones y al cumplimiento de su misión como entidad
académica.
Los cuadros se elaboran con base en la información recopilada,
por periodos históricos, reflejando los cambios producidos por las
reestructuraciones o modificaciones institucionales internas, de
modo que el resultado debe ser la elaboración de tantos cuadros
de clasificación como cambios en la vida institucional existan.
II.
CLASIFICACION
Esta es la primera actividad dentro de los procesos técnicos
para abordar la organización de los archivos acumulados, se
considera como un paso previo a la valoración y a la
ordenación y esta directamente relacionada con el principio de
procedencia. La finalidad de la clasificación es el
establecimiento de la producción documental y su procedencia
de modo que se convierta en insumo de los procedimientos de
valoración. Esta etapa del proceso se compone de varios
pasos.
1.
LIMPIEZA EXTERNA
El primer paso es la aplicación de una limpieza externa general
tanto al deposito como a las unidades de conservación
originales donde se encuentran las unidades documentales
(cajas, carpetas, legajos, etc.).
II.
CLASIFICACION
2. IDENTIFICACION DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS.
hecha la limpieza externa se verifica el contenido de los documentos que
hacen parte del archivo con el fin de identificar las dependencias que lo
produjeron.
3. IDENTIFICACION DE SERIES.
para cada una de las dependencias productoras se identifican las series pertinentes a
ella.
4. SEPARACION DE DOCUMENTOS CON DETERIORO MICROBIOLOGICO.
Simultáneamente a la separación por series se puede identificar el material que
presente deterioro microbiológico y debe realizarse la separación de estos aislándolos
de manera adecuada para evitar el riesgo de documentación.
II.
CLASIFICACION
5. ALMACENAMIENTO.
Como complemento a las acciones anteriores, aquellas unidades documentales que se
encuentren en unidades de conservación inadecuadas o no cuenten con ninguna se
almacena en las unidades de conservación establecidas (cajas y carpetas).
6. MARCACION PROVISIONAL.
Para conservar la identificación de dependencias y series en los documentos
almacenados, estas unidades reciben una marcación provisional que identifique la
dependencia, la serie y las fechas.
7. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN ORGANIZAR.
Este inventario inicial hace parte de los insumos que, junto con la Historia Institucional y
los Cuadros de Clasificación, alimentaran la valoración documental y contribuirán a la
construcción de las Tablas de Valoración.
II.
CLASIFICACION
8. CONFRONTACION DE LOS CUADROS DE CLASIFICACION CON EL
INVENTARIO.
Los datos registrados en el inventario de archivos acumulados sin organizar se
confrontan con los Cuadros de Clasificación y la Historia Institucional con el fin
de contrastar la estructura jerárquica establecida en los Cuadros con las
dependencias productoras.
9. VERIFICACION Y AJUSTE DEL INVENTARIO CON BASE EN EL ARCHIVO
FISICO.
Se verifican los contenidos del archivo físico y se procede a realizar los ajustes
, identificando los errores que se hayan cometido durante el proceso de
identificación.
10.AJUSTE A LOS CUADROS DE CLASIFICACION.
El ajuste del inventario alimentara ajustes a los Cuadros de Clasificación
especialmente en lo relacionado con las series, de modo que estos se
complementen con las series identificadas en el archivo físico.
III. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS CON
BASE EN LOS CUADROS DE CLASIFICACION
La clasificación se define como la labor intelectual por medio del cual
se identifican y establecen las series que componen cada agrupación
documental de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
Universidad y que esta directamente relacionada con la identificación
de los productores documentales.
Mediante la clasificación se agrupan aquellos documentos con
características comunes producidos por una oficina en desarrollo de
sus funciones o en cumplimiento de su gestión.
Los pasos que deben seguirse para una correcta clasificación son, en
primer lugar, la identificación de productores documentales, es decir de
la aplicación del principio de procedencia, en segundo lugar, se
identifican las series para cada uno de los productores de a cuerdo con
las actividades y funciones que estos hayan cumplido en cada
momento de la historia de la institución.
III. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS
CUADROS DE CLASIFICACION
Finalmente, se identifican las subseries, teniendo en cuenta que estas
se definen como agrupaciones de documentos que forman parte de una
serie, que comparten características comunes dentro de ella.
Ejemplo de ellas son las actas, donde esta es la serie y las subseries
son Actas de Consejo Superior Universitario, Actas del Comité de
Programas Curriculares, etc.
Una vez realizados los ajustes tanto al inventario como a los Cuadros
de Clasificación, se aplican estos últimos a la clasificación del archivo
físico, teniendo en cuenta:
- Periodizacion establecida.
- La estructura jerárquica de la Universidad o la Sede
- Las series y subseries para cada una de las dependencias.
IV. VALORACION
Finalizadas las fases de diagnostico e investigación y de
clasificación, es necesario determinar la disposición final de los
documentos y definir así su conservación total, eliminación o
selección. Esta decisión es el resultado de la valoración, la cual se
realiza mediante el “ analisis intelectual de la produccion documental
de la institucion” durante el que se identifican los valores primarios y
secundarios de los documentos, para establecer las fases de
archivo de acuerdo con el interes que aun conservan o su
importancia como patrimonio historico, la ciencia y las artes.
la valoración es un procedimiento de gran responsabilidad por lo que
el Archivo General de la Nación recomienda que sea liderada por el
Comité de Archivo de la entidad y por un grupo interdisciplinario de
profesionales en el cual se incluya uno con experiencia en
investigación histórica.
Para llevar a cabo la valoración es necesario cumplir con un proceso
en varias etapas:
IV. VALORACION
•
ELABORACION DE LA PROPUESTA DE TABLAS DE
VALORACION DOCUMENTAL (T.V.D).
Las tablas de Valoración Documental se definen como “el listado de
series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de
permanencia en el Archivo Central como a us disposicion final”.
En la elaboración de la propuesta de T.V.D. se toman como base la
Historia Institucional, los Cuadros de Clasificación y el Inventario de
Archivos Acumulados sin Organizar, ya que las T.V.D. se elaboraban
de acuerdo con los periodos de vida institucional, las dependencias
existentes y las series y subseries de cada dependencia.
Dicho formato, adoptado por la Universidad a partir del establecido
por el Archivo General de la Nación, consta de: Titulo (T.V.D);
nombre de la Institución (Universidad Nacional de Colombia),
nombre de la sede de acuerdo con el periodo, fechas extremas del
periodo, oficina productora, fecha de elaboración, serie, tiempo de
retención en el archivo central, disposición final y procedimientos
(ver Tabla de Valoración Documental).
IV. VALORACION
2. APROBACION DE LA PROPUESTA DE T.V.D.
Una vez elaborada la propuesta de Tablas de Valoración Documental, esta en
un proceso de aprobación, se compone de tres partes:
-Evaluación e informe sobre la propuesta de TVD por parte de la Comisión de
Valoración.
-Aval del Comité de Archivo de la Universidad.
Aprobación de la propuesta de TVD por el Archivo General de la Nación.
3. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL.
Una vez aprobada las TVD por el Archivo General de la Nación se procederse
aplicación, siempre y cuando la documentación cumpla con los tiempos
previstos en las Tablas, haciendo la relación en los inventarios.
Si la opción es Conservación Total, la acción a seguir es el traslado al archivo
histórico, al lugar que le corresponde acompañada de sus inventarios y del acta.
Si es Eliminación Documental, es necesario revisar la columna de
procedimiento con el fin de verificar la sustentación de dicha eliminación.
V. ORDENACION Y DESCRIPCION.
Finalizar todas las fases que componen la organización de un archivo
acumulado, este debe reflejar la composición estructural y orgánica del
momento en que los documentos fueron producidos.
A continuación se describe cada uno de los procedimientos que
conforman esta fase:
1 . ORDENACION.
1.1 Preparación Física. La documentación debe ser preparada físicamente,
acción que consiste en el retiro de polvo y suciedad.
1.2 Ordenación cronológica y depuración. Se establece una secuencia
cronológica teniendo en cuenta el orden natural de manera ascendente,
la depuraciones un procedimiento que consiste retirar de las unidades
documentales a aquellos documentos que han perdido sus valores o
corresponden al archivo facilitativo.
V. ORDENACION Y DESCRIPCION.
1.3 Almacenamiento y marcación definitiva: Cuando se ha establecido el
orden natural de los documentos, estos se pueden empezar a
almacenarse en unidades de conservación. Las unidades se almacenan
dentro de carpetas y se procede a la marcación con los datos que
identifican su contenido.
las carpetas deben almacenarse dentro de las cajas de archivo, de modo
que no se mezclen varias series en la misma caja.
1.4 Disposición física de los documentos: Las cajas marcadas deben
colocarse en estanterías, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo
siguiendo el orden de las series de cada dependencia y respetando la
Periodizacion establecida.
2. FOLIACION.
Esta activad consiste en enumerara todos los folios escritos de una unidad
de conservación, desde uno hasta infinito por su cara recta.
V. ORDENACION Y DESCRIPCION.
3.DESCRIPCION.
fase del tratamiento archivistico destinada a la elaboración de los
instrumento de información para facilitar el conocimiento y consulta de los
fondos documentales y colecciones de los archivos .
Se debe hacer el levantamiento del inventario documental ,la importancia de la
descripción radica en que el inventario permite el conocimiento de la
documentación existente en un deposito, producida en cada periodo histórico
de la institución, ya que en el se relacionan las series documentales
producidas a lo largo de su historia así como las fechas extremas de las series,
la frecuencia de consulta, su ubicación en el deposito y otros datos de
importancia consignados en las observaciones.
Una vez elaborado el inventario final el proceso de organización y valoración
de los archivos acumulados se considera finalizado y los documentos pueden
ser puestos al servicio de los investigadores y del publico en general .
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guia para la organización y valoración de archivos acumulados