MANUAL PARA REALIZAR Y
APROBAR REQUISICIONES DE
ACTIVOS FIJOS
EPS-DP-022
1.
Ingrese a la pagina Web de Coomeva EPS y haga clic en el link
Empleados.
2.
En la Pagina Intranet de Coomeva, ingrese por el link Servicios
Administrativos.
3.
En el menú Servicios en Línea elija la opción Requisiciones de
Compras.
4. Seleccione la ciudad o regional donde se encuentre ubicado.
5. Digite el usuario y contraseña para el Aplicativo de compras.
6. Al ingresar al aplicativo aparecerá
un cuadro de diálogo en el cual se
muestra el código de la compañía.
Solo oprima el botón Aceptar.
7. Haga clic en la opción Requisiciones Extras y luego oprima el botón
seleccionar.
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8.
En el cuadro de diálogo aparecerá el código de la compañía, el tipo de
requisición y el centro de costo. Oprima el signo de interrogación ubicado al
lado derecho del campo centro de costo.
9. Seleccione su centro de costo y luego oprima el botón seleccionar.
10. El sistema le asignará un número de requisición, el cual debe tener
presente para futuras consultas.
11. En el campo Fecha esperada coloque la fecha en la que desea que el activo
llegue a su centro de costo. Luego oprima el botón Motivo de la urgencia.
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12.
Seleccione la opción Compra de Activos y luego oprima el botón
Seleccionar.
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13. Para solicitar el Activo Fijo, oprima el botón del signo de interrogación en el
campo Cod. Artículo y luego seleccione la opción para buscar el producto
(El campo descripción es el mas recomendado)
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14. En el campo descripción ingrese la palabra clave para que aparezca las
opciones en el catálogo de productos. Seleccione el producto deseado y
luego oprima el botón Seleccionar.
15. El sistema le informará que las cantidades deben ser mayores a cero.
Oprima el botón OK.
16. En la columna Cant. Pedida indique el número de unidades a solicitar y
luego oprima Enter.
17. El sistema le proyectará un cuadro de diálogo donde debe ingresar los
ítems uno a uno dependiendo de las cantidades a solicitar. Para
finalizar oprima el botón Aceptar.
18. Por cada unidad solicitada, el sistema le pedirá el código de nómina del
colaborador al que se le asignará el Activo Fijo. Oprima el botón del signo
de interrogación para realizar la búsqueda.
19.
Si conoce el código de empleado, digítelo en el campo Código de
empleado y luego oprima el botón Seleccionar.
20. En caso de solo conocer el nombre del colaborador, oprima el botón Por
nombre para realizar la búsqueda.
21. En el campo Nombre ingrese parte o el nombre completo del colaborador
y luego seleccione el nombre en la lista. Oprima el botón Seleccionar.
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22. Aparecerá el mismo cuadro de diálogo solicitando nuevamente el ítem y el
código de empleado. Este cuadro aparecerá varias veces dependiendo de las
cantidades que haya solicitado. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar y
luego en el botón Regresar.
Ejemplo: En caso de solicitar 4 unidades de un producto, debe ingresar 1
luego el código de empleado, se hace los pasos anteriores y después ingresa
el ítem 2 y así sucesivamente hasta terminar con las 4 unidades solicitadas.
23. Finalmente aparece el menú con el producto y cantidades solicitadas.
24. Oprima el botón Texto ubicado en la parte superior del cuadro para
describir las características técnicas del producto.
25. En cada línea ingrese las características técnicas del producto como:
referencia, marca, modelo, color, entre otros. Al finalizar oprima el botón
Actualizar.
Nota: Este campo se debe llenar obligatoriamente.
Recuerde:
•
•
Adicionar el motivo de solicitud del Activo, teniendo en cuenta las
causas de compra establecidas en el procedimiento EPS – DP – 022
que hacen referencia a:
Hurto
Obsolescencia
Apertura de nuevas sedes
Remodelaciones o adecuaciones
Nuevo colaborador
Tutelas
Adición o mejora a un Activo
Enviar vía correo electrónico los soportes correspondientes a cada
motivo de compra.
26. El sistema informará cuantos ítems solicitó, la fecha de la requisición y la
fecha esperada de entrega. Oprima el botón Aceptar para finalizar la
grabación de la requisición.
APROBAR REQUISICIONES DE
ACTIVOS FIJOS
1. Para aprobar la requisición, ingrese por el menú principal y seleccione la
opción Aprobar/modificar requisición. Oprima el botón Seleccionar.
2. En el cuadro de diálogo ingrese por el campo Centro de costo y Número de
Requisición a través de los botones con los signos de interrogación.
Oprima el botón Aceptar para continuar.
3. El sistema informará los datos básicos de la requisición: Fecha, centro de
costo, valor total de la requisición. Oprima el botón Ver detalle para
continuar.
4.
El aplicativo le mostrará el listado de los artículos y las cantidades
solicitadas. Oprima el botón Pasar a Valorizar para continuar.
5. El sistema le informará el valor total de la requisición por ítem. Oprima el
botón Pasar a Aprobar o Pasar a Rechazar para aprobar o rechazar la
requisición.
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13. Para solicitar el Activo Fijo, oprima el botón del