Riesgos en la Inversión
Millonario en Salud Pública:
Recepción, Almacenaje y Distribución de Medicamentos
¿Por qué es importante?
Cada año el Estado invierte cientos de millones de Lempiras en
medicamentos para suplir las necesidades de los más pobres.
Es necesario tener instalaciones, equipamiento, y prácticas
técnicas adecuadas de manejo de los medicamentos para asegurar
que se preserve la calidad de los mismos. Por ejemplo, si se exponen
a temperaturas altas se pueden descomponer, resultando en pérdida
de potencia o hasta riesgo de hacer daño al paciente.
Tambien es necesario tener controles adecuados para asegurar que
no se pierda medicamentos debido a actividades irregulares.
¿Recursos / Capacidad…o Voluntad?
Mientras algunas de las situaciones encontradas en esta investigación necesitan de
inversiones financieras para corregirse, otras se deben a prácticas inadecuadas que no
implicarían ningun costo de cambiar.
Ya existen manuales de procedimientos de normas.
El ACM y otras instancias que manejan medicamentos han recibido apoyo y capacitación
de cooperantes y organismos internacionales como la OMS, USAID, BID, CHF, Supply
Chain Management Partnership, entre otros.
Desde el 2007 una auditoría del TSC señaló muchas debilidades y postuló varias
recomendaciones puntuales para mejorar.
La Secretaría de Salud cuenta con personal con mucha experiencia en el tema—por
ejemplo, la Jefa del Almacén Central trabaja con la Secretaría desde 1987.
¿Entonces, a qué se deben los hallazgos detallados a
continuación?
Metodología
• Entrevistas a 20 actores claves de la Secretaría de Salud en
procesos de Recepción, Distribución, y Almacenaje de
Medicamentos.
• Inspecciones a 5 sitios: ACM, San Felipe, CLIPER Hato,
CESAMO Crucitas, Almacén Regional de Atlántida
• Revisión de documentos: Reglamentos, políticas, manuales,
actas de recepción, ordenes de remisión, Kardex, etc.
• Rastreo de 10 medicamentos de uso común y/o de alto costo.
Condiciones Físicas: Buenas Prácticas
• OMS
– “Buenas Practicas de
Almacenamiento de Productos
Farmacéuticos”
– “Buenas Practicas de Distribución de
Productos Farmacéuticos”
País o Trata
do Nombre
de las Guías
Bolivia
Norma de
Buenas Pra
cticas de
Medicamento
Almacenamie
s
nto de
Reglamento
Costa Rica
de buenas
Practicas de
Acondicionam
Almacenamie
iento Secun
nto,
dario en
aprobación)
Droguerías
(fase de
Cuba
Directrices
sobre Buena
s Prácticas
Productos Far
de Distribuc
macéuticos y
ión de
Materiales
Perú
Manual de B
uenas Practic
as de Almac
Farmacéutic
enamiento de
os y afines
Productos
• Varios países ya han adoptado
normas y políticas oficiales
implementando estas buenas
prácticas
Venez
uela
Mercosur
• Honduras: Borrador desde
2010, aun no se ha oficializado
(Direccion de Regulación Sanitaria
– DGRS, de Secretaría de Salud)
Guía de norm
as de Buena
s Practicas de
a los Canales
Distribución
de Distribució
Aplicable
n de Medicam
entos
Reglamento
Técnico Mer
cosur sobre
Distribución
Buenas Prá
de Productos
cticas de
Farmacéutic
os
Condiciones Físicas
Almacén Central de Medicamentos: Remodelación hace 2 años,
cuentan con instalaciones e instrumentos adecuados. Pero hay falta de
espacio, productos en lugares no debidos (área administrativo, de
vencidos)—práctica inadecuada.
Instalaciones Inadecuadas
CLIPER Hato de En Medio: Medicamentos guardados en casetas de
madera, con piso de tierra, revuelto con implementos viejos (práctica
inadecuada), etc.
Hacinamiento
Almacén Regional Atlántida: Sin aislantes de calor, hacinamiento,
medicamentos revueltos con neumáticos (práctica inadecuada), etc.
Estibas Demasiado Altas
Estibas demasiado altas causan daño a productos en la parte de abajo.
(Práctica inadecuada)
San Felipe
Crucitas
Atlántida
Falta de Higiene
Comida de los empleados
en refrigeradoras para
medicamentos. (Práctica
inadecauda)
(observado en CLIPER
Hato y en Hospital San
Felipe)
Controles: Auditoría TSC 2007
Pérdidas de más de L. 40 Millones
ocasionados por:
• Medicamentos perdidos, extraviados, o
nunca entregados.
• Sistemas inadecuadas de control de
inventario (Kardex no concordaba con
sistema computarizado).
• Almacenaje en forma desordenada.
• Aceptación de medicamentos sin
dictamen técnico.
La presente investigación—6 años
después—confirma que siguen sin
corregirse muchas de estas
situaciones.
http://www.tsc.gob.hn/Denuncia%20Ciudadana/2012/017-2012-DPC-DCSD.pdf
Controles: Recepción en ACM
• Aceptan medicamento sin dictamen técnico (pendiente de ser
entregado por el laboratorio del Colegio Químico Farmacéutico)
Identificado desde Auditoría TSC 2007 y aun no corregido.
• Apropiación de medicamentos dejados en depósito: no son
registrados en sistemas de inventario; repartidos entre empleados y
otros a discreción de autoridades del ACM.
Identificado desde Auditoría TSC 2007 y aun no corregido.
• ¿Rigurosidad de conteo e inspección? Cuentan unidad por
unidad 1 vez; 2ndo conteo solo es por “bulto”
Controles: Recepción en ACM
Aceptación de Medicamentos con
Insuficiente Vigencia
Identificado desde Auditoría TSC 2007 y aun no corregido.
Medicamento
Ceftriaxona 1g. Polvo
para Sol. Iny.
Ceftriaxona 1g. Polvo
para Sol. Iny.
Albumina Humana 25%
(250mg) Sol. Iny.
Lopinavir 80 mg +
Ritonavir 20 mg / ml
Lopinavir 80 mg +
Ritonavir 20 mg / ml
Licitación
LPI-0012011-SS
LPI-0012011-SS
LPN-0322011-SS
LPN-0322011-SS
LPI-0012011-SS
Proveedor
#
Fecha de
Unidades Entrega
Lote
Vigencia
Mínima Vigencia
Fecha de
Exigida Real
Carta de
Vencimiento (Meses) (Meses) Compromiso
Astropharma
S10004
23,029 26/10/2011
30/06/2013
24
20 No
Astropharma
S10004
998 09/12/2011
30/06/2013
24
19 No
4343500009
7,820 19/06/2012
30/09/2013
18
15 No
Farsiman
M12084AF
377 11/07/2012
28/02/2014
24
20 No
Farsiman
960872E
250 02/11/2011
30/12/2012
24
14 Sí
Rischbieth
• ACM solo mostraron 1 carta de compromiso, aunque varios medicamentos fueron
entregados con vigencia menor de lo exigido.
• Cuento de advertencia: Auditoría TSC al IHSS (2012) – Lps 2 millones en pérdidas
por cartas de compromiso no cumplidas.
Controles: Almacenaje
•
Medicamento fuera de área establecido (p.e. medicamento vigente
en área para vencidos…)
•
Inventarios parciales: el ACM realiza inventarios cada 3 – 4 meses,
pero solo de una muestra de medicamentos, no a la totalidad, a pesar
las cantidades millonarias representadas.
•
Auditorías: Depto. de Auditorías de la Secretaría de Salud no tiene
política fija para programar inventarios de ACM u otros lugares donde
almacenan medicamento.
•
No existe partida para pérdidas o faltantes ni en los sistemas del
inventario del ACM ni la contabilidad del Depto. de Auditorías.
Identificado desde Auditoría TSC 2007 y aun no corregido.
•
Debilidades en Seguridad: ACM no tiene alarma; solo Gerencia del
Almacén tiene acceso a cámaras de vigilancia interna; falta de rotación
de vigilantes.
Controles: Almacenaje
Sistemas de Inventario Inadecuados
• En la empresa privada se maneja sistemas…
–
–
–
–
Computarizados
En red
A base de códigos de barra
Con “puntos de reórden” automáticos
• Pero en la Secretaría de Salud
–
–
–
–
Casi todo a base de lapiz y papel
Donde se usa sistema computarizado, no está en red
Historia de intentos fracasados de mejorar sistema computarizado
Información a base de conteo físico humano
Controles: Almacenaje
Sistemas de Inventario Inadecuados
Sistemas paralelas en el ACM
• Kardex:
– Sistema anticuada
– No está actualizada
– No está sintonizada con sistema digital
•
Identificado desde Auditoría TSC 2007 y aun no corregido.
– Solo 1 persona encargada de mantener actualizado
– Informacion dispersa y confuso (para saber totalidad de cierto
medicamento, hay que consultar varias tarjetas ya que son por proveedor)
• BIT (sistema digital)
– Sistema data desde Gobierno de Ricardo Maduro.
– Nuevo sistema (solo para planificacion familiar) no se terminó debido a
crisis del 2009.
– Nuevo sistema desarrollado por CIM sin terminarse debido a fallecimiento
de representante de este órgano.
Controles: Almacenaje
Medicamentos Vencidos
• Respuesta oficial del ACM a solicitud de transparencia
identificaba solo al Lopinavir + Ritonavir solución oral como
vencido.
• Sin embargo, en inspección también se observó Lamivudina
vencido.
• Ambos son antiretrovirales costosos. (Lopinavir + Ritonavir =
~$45 por frasco)
• Cálculo aproximado de TH sugiere que cantidad de Lopinavir +
Ritonavir (Kaletra) solución oral adquirido por Estado solo
suficiente para ~10 personas—¿cómo llega a vencerse?
Controles: Distribución
• Centros Asistenciales reportan recibir
cajas con fondo falso del ACM
Debilidades en Órdenes de Remisión
• Firmas ilegibles
• #s de identidad
incompletos
• Identificación de
jefa del ACM por
apellido ajeno al
que aparece en
planilla
?
No Existe Lista Oficial de Autorizados a
Solicitar Medicamentos de ACM
• Tampoco hay una base de firmas autorizadas.
• Se evalúa la validez o no de una solicitud de medicamentos por
simple referencia.
• Esto puede dar lugar a irregularidades como ser la supuesta
sustracción mediante una solicitud con una firma falsificada, de 63
mil frascos de Eritromicina, un millón de tabletas de Sulfato Ferroso
y 15 mil 20 ampollas de Insulina sustraídos del ACM.
• Tampoco existe listado de lugares o
Propósitos autorizados; se observó
salidas de medicamento para “brigadas”…
Falta de Armonización entre Kardex de
Diferentes Dependencias
Almacén Central
Falta de Armonización entre Kardex de
Diferentes Dependencias
San Felipe
Falta de Armonización entre Kardex de
Diferentes Dependencias
Almacén Regional de Atlántida
Falta de Armonización entre Kardex de
Diferentes Dependencias
CESAR Las Crucitas
Discrepancias Entre
Registros del ACM y los de
Centros Asistenciales
CLIPER Hato de En Medio:
No entregaron Kardex a nueva
administradora que empezó en
septiembre del 2012.
En otras palabras, el CLIPER no
cuenta con registro ninguno sobre
entrada y posteriores salidas de 25
ordenes de remision de
medicamentos valorados en casi
L. 1 millón.
Fecha de Entrega
No. de Remisión
Valor Total (Lps)
05/05/2011
667ORD11
L. 94,271.94
05/05/2011
668ORD11
L. 604.50
05/05/2011
669ORD11
L. 270.00
05/05/2011
670ORD11
L. 53,672.56
16/05/2011
754ORD11
L. 26,512.20
30/05/2011
755ORD11
L. 76.00
16/08/2011
1292ORD11
L. 128,017.04
16/08/2011
1294ORD11
L. 51,000.00
16/08/2011
12953ORD11
L. 11,302.00
16/08/2011
1295ORD11
L. 1,012.99
18/11/2011
1733ORD11
L. 695.49
18/11/2011
1734ORD11
L. 46,146.52
18/11/2011
1735ORD11
L. 11,122.00
18/11/2011
1736ORD11
L. 153,146.42
02/02/2012
171ORD12
L. 1,710.49
03/02/2012
168ORD12
L. 181,645.78
03/02/2012
169ORD12
L. 15,784.00
03/02/2012
170ORD12
L. 46,146.52
25/05/2012
521ORD12
L. 4,305.00
25/05/2012
724ORD12
L. 98,373.27
25/05/2012
725ORD12
L. 379.00
25/05/2012
726ORD12
L. 850.33
25/05/2012
727ORD12
L. 17,262.00
13/07/2012
877ORD12
L. 1,267.40
13/07/2012
882ORD12
L. 12,116.00
Total
L. 957,689.45
Discrepancias Entre Registros del ACM y los
de Centros Asistenciales
Medicamento
Fecha
Salida
de
Enalapril
25/06/2012
20mg
Metronidazol
23/12/2011
Gel
Vaginal
0.75%
Totales
No.
Orden
de Remisión
941ORD12
2015ORD11
Unidades
Salidas:
ACM
30000
Unidades
Ingresadas:
las Crucitas
Valor en Lps
0 L. 3,300.00
450
0 L. 11,245.50
30,450
L. 14,545.50
Envíos de Medicamentos del ACM al CESAMO Las Crucitas, Sin
Registro en Archivos del CESAMO
Solo en una muestra de 10 medicamentos se encontraron 30,450
unidades registrados como salidas del ACM pero sin registro de entrada
correspondiente al CESAMO.
Recomendaciones: Condiciones Físicas
• Oficializar e implementar norma de Buenas Prácticas de
Almacenaje de Medicamentos.
• Definir políticas de mantenimiento de infraestructura y
equipamento para almacenaje de medicamentos.
• Si existieran recursos disponibles, invertirlos en mejorar
las instalaciones de los demás principales almacenes de
medicamentos además del ACM.
Recomendaciones: Controles
• Temporalmente suspender o trasladar las principales
autoridades del ACM, para realizar una investigación
profunda de prácticas inadecuadas, y aplicar correctivas.
•
Establecer una lista de personas autorizados a solicitar medicamentos del ACM y
demás almacenes de medicamentos.
•
Asegurar solo aceptar recibir medicamentos de las droguerías cuando se haya
cumplido todos los requisitos legales.
•
Implementar un sistema informático en red para control de medicamentos en todo el
Sistema de Salud Pública.
•
Mientras sigan usando Kardex, implementar un formato estándar y asegurar
cumplimiento.
•
Realizar auditorías y levantar inventarios de manera periodica.
•
Fortalecer seguridad y vigilancia en ACM: alarmas nocturnas, cámaras de vigilania
interna monitoreadas por personal de seguridad, etc.
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