CURSO TALLER
PARA LA
ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DEL IPN
AREA CAPACITADORA:
Coordinación de Archivos
AREA DE ADSCRIPCIÓN:
Departamento de Administración de Documentos y
TITULAR:
Lic. Eric Guillermo Conde López
Archivos
INSTRUMENTOS
DE
CONTROL
INVENTARIO GENERAL DE SERIES
DOCUMENTALES
Describe los Expedientes de un archivo
Inventario General
Sirve como
Inventario de
Transferencia
Control de expedientes en
el archivo (Registro)
Se detecta rápidamente la
documentación que
requiere ser transferida
(periodo de vigencia
documental)
Inventario de Baja
Documental
Permite conocer la
documentación que causa
baja (período de vigencia
documental)
FORMATO
OBSERVACIONES DEL INVENTARIO GENERAL
EXPLICACIÓN DEL LLENADO:
PERÍODO DE TRÁMITE
2003
INVENTARIO
2004
2005, ETC.
El inventario se reporta por años. Hay expedientes que por el asunto del
que tratan no se cierra en ese mismo año, continua aún activo
EJEMPLO:
2006
Documentación
del 2007
2006
2007
EL EXPEDIENTE QUEDA AL INICIO DE LA GABETA, POR SER DEL 2006.
AL ABRIR EXPEDIENTES DEL 2007 NO SE TOMARÁ EL CONSECUTIVO
DEL 2006 PORQUE ESTE EXPEDIENTE AÚN ESTA ACTIVO.
EN EL INVENTARIO DEL 2007 SE REPORTARÁ DE
LA SIGUIENTE MANERA:
Ejemplo:
Si el expediente del 2006 tuviera otro No.
Consecutivo, se relacionará primero el expediente de años
anteriores y luego los del año corriente.
EL EXPEDIENTE TIENE LA SIGUIENTE FORMULA CLASIFICADORA:
Se elabora un formato de inventario por cada SERIE documental
Mes de
NOVIEMBRE
de cada año
GUÍA SIMPLE
Instrumento de descripción de las Series
Documentales de los archivos de una
dependencia o entidad, que indica sus
características fundamentales conforma
al Cuadro General de Clasificación
Archivística
Es necesario contar
con el Organigrama de
la Institución
También tener a la mano
El Cuadro General de
Clasificación Archivística
FORMATO
Mes de
NOVIEMBRE
de cada año
ARCHIVO DE TRÁMITE
RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.
UBICACIÓN NUMÉRICA (Archiveros)
PARTICIPANTES
LIC. ERIC. G. CONDE L.
[email protected]
Ext. 57281
LIC. JAZMIN ILIANA GARCIA
[email protected]
Ext. 57282
LIC. MARIA ELENA CARMONA
[email protected]
Ext. 57284
ING. RAMON CRUZ
[email protected]
Ext. 57285
LIC. EVELIA GALINDO
[email protected]
Ext. 57286
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Diapositiva 1 - CIC-IPN