Kick Off
Proyecto
Digitalización de Archivos
22-Febrero- 2015
Agenda
Objetivo del proyecto
Antecedentes
Alcance
Proceso
Organigrama
Road Map
Objetivo del proyecto
1. Lograr un proceso eficiente de entrega y administración de
papelería de Ingresos de tiendas.
2. Digitalizar la información de Ingresos de tiendas
Antecedente Área de Plataforma
de Archivo
Complejidad en la logística de entrega de la información por parte de la
operación:
Tiempos de traslado del equipo operativo
Costo por la recolección
Oportunidad en la entrega
Controles manuales de entrega
Actualmente la concentración de la información del área de ingresos
proveniente del Greco (Regiones) y en Tláhuac se encuentra en dos
ubicaciones:
Archivo central (Tláhuac)
Archivo externo (Tultitlan)
La solicitud de préstamo de documentos es a través de la Mesa de
Servicio, lo cual en ocasiones no hace posible el responder en tiempo y
forma los diferentes requerimientos.
Antecedente Área de Plataforma
de Archivo
Problemática
1. La entrega y recepción es por caja sin realizar una revisión del
contenido.
2. La entrega de la información no se realiza de acuerdo al SLA.
3. Perdida de información.
4. Reduce espacio en área de Ingresos.
5. Tiempo perdido para colaboradores.
Destrucción
Para la destrucción de la información, primero se solicita autorización al usuario
y posteriormente se envía con el proveedor designado mismo que entrega un
certificado de destrucción.
Alcance
1. Digitalizar los documentos con validez fiscal, Legal y Funcionalidad Operativa
de Ingresos, provenientes de todas las tiendas de Alsea México.
Validez Fiscal (Requisitos que deben de cumplir de acuerdo a la
legislación y normatividad vigente)
Validez Legal (Para seguimiento en caso de recuperación de importes
monetarios en procesos Extra Judicial o Judicial)
Funcionalidad Operativa (Requisitos que deben de cumplir para
soportar la actividad/Operación diaria)
Proceso
Proceso Futuro Control y Custodia de Archivo
Doc.
Ingresos
Servicio
Mensajería
Guías de
Traslado y
Vouchers
Almacén
• Recepción.
•Almacenar.
•Organizar.
•Depurar.
•Controlar.
Base de datos
Tienda
Digitalización
de Docs. Ingresos
Información
Información
Carga de
Archivos
Digitalizados
Usuarios de Ingresos
Administrador
Proceso
Funcionalidad de la Aplicación
•Acceso por tienda a la aplicación
•Carpetas definidas por tipo de documento
•Notificaciones y alertas del no cumplimiento con la digitalización y carga de
archivos.
•Reporte o semáforo de cumplimiento.
•Estadísticas
•Chat de comunicación directa con tiendas.
•Administración y control de usuarios desde SUMA ingresos.
•Histórico de información (carga de archivos, accesos, etc.)
Benefícios
Cualitativos
Para Alsea:
Personal de la tienda ya no saldrá para ir a entregar papelería.
Aumento de Productividad en la operación de tienda (Más Horas Hombre).
Mejorará la administración de Ingresos del Grupo Alsea.
Aumento de espacio en instalaciones de Tláhuac, Reforma y Edificio Greco (Cuentas
por Cobrar).
Para SUMA:
Acceso a la información de manera rápida, oportuna y segura de acuerdo a sus
responsabilidades.
Compartir información de manera más eficiente con las áreas solicitantes (Socios,
Auditores, Arrendadores, Autoridades).
Eliminación de datos y operaciones ya no necesarias.
Cuantitativos
Disminución en costo de servicio de mensajería, ya que el envío para
Ingresos se hará de forma mensual.
Disminución de gastos de papelería (hojas, sobres, cajas, etc.).
Acuerdos / Definiciones
Se confirmo que la única papelería de ingresos que se requiere de manera física es:
Comprobantes de servicio de traslado de valores (Se escanea cuando haya la
recolección)
Voucher (estos se escanean sólo a petición del analista de Ingresos)
El envió de la papelería fisca se realizara de forma mensual como primera etapa,
posterior a ello se evaluara si el envió se puede realizar bimestral o trimestralmente
Se reviso con todas las áreas de SUMA su participación en el proyecto y se sumarán
las siguientes:
Servicios a Tiendas ( Recibos de Agua, Luz y Gas)
Nomina (Avisos de créditos, Requerimientos de Autoridades, Incapacidades y
Riesgos de Trabajo)
Activo Fijo (Repositorio de Información)
Gestoría Motos (Repositorio de Información)
Contabilidad (Repositorio de Información)
Nota: Cuando te llegue un recibo escanéalo y súbelo
En SUMA se esta evaluando un sistema integral y central de Mensajería y Paquetería.
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