Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
Administración
de Documentos
Públicos
Sr. Carlos A. Pérez Rivera
Administrador de Documentos
Administración de Documentos Públicos
Ley Núm. 5 de 8 de
diciembre de 1955,
según enmendada
Ley de Administración
de Documentos Públicos
de Puerto Rico
Propósito:
– Establecer un programa para la
conservación de documentos.
– Establecer la política pública relativa a la
administración de los documentos
públicos.
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Aplicabilidad de la Ley y Administradores
del Programa
Rama Ejecutiva*
Administrador de Servicios
Generales
Rama Judicial
Juez Presidente del Tribunal
Supremo
Rama Legislativa
Presidente del Senado
Presidente de la Cámara
Oficina del Contralor de Puerto Rico - Contralor
*incluye a las corporaciones
públicas y a los municipios
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Puede ser su representante
autorizado
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Reglamento Núm. 23
Reglamento Núm. 23 de
15 de agosto de 1988,
según enmendado
Aplicable a todas las dependencias
del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico
Regla general:
Para la Conservación de
Documentos de Naturaleza Fiscal
o Necesarios para el Examen y
Comprobación de Cuentas y
Operaciones Fiscales
6 años o hasta realizada una
intervención del Contralor, lo
que ocurra primero
En el Artículo IV-C se incluye algunas
excepciones a esta regla general.
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¿Qué es un Documento?
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•
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Papel
Libro
Folleto
Fotografía
Fotocopia
Película
Microficha
Cinta
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•
•
•
•
•
•
•
Cinta magnetofónica
Mapa
Cualquier otro
Dibujo
material leído por
Plano
máquina y cualquier
otro material
Cinta magnética
informativo sin
Disco
importar su forma o
Videocinta
característica física.
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¿Qué es un Documento Público?
Todo documento que se:
 origina, conserve o reciba en cualquier dependencia
del Estado de acuerdo con la ley o en relación con el
manejo de los asuntos públicos;
 que se haya de conservar permanente o
temporalmente como prueba de las transacciones por
su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o
informativo, según sea el caso,
 o que se haya de destruir por no tener valor
permanente ni utilidad administrativa, legal, fiscal,
cultural o informativa y una copia de todas las
publicaciones de las dependencias gubernamentales.
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¿Qué es un Documento Fiscal?
Todo documento que se:
 origine, conserve o reciba en cualquier dependencia del Estado
Libre Asociado de Puerto Rico y se use para procesar, registrar,
resumir e informar las transacciones financieras
 o que origine un ingreso o un desembolso de fondos públicos
 o que en alguna forma sea necesario para que el Contralor de
Puerto Rico pueda fiscalizar ingresos, cuentas y desembolsos
 o para que el Secretario de Hacienda pueda, entre otras cosas,
examinar, ajustar, decidir y liquidar las cuentas y reclamaciones
pertenecientes a los ingresos o desembolsos de fondos y de
propiedad
 o que se tuviesen en fideicomiso.
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Política Pública sobre el eso del Número
de Seguro Social en los documentos
Ley Núm. 243 de 10 de noviembre de 2006
Seguro Social
123-45-6789
...en cualquier material que
se encuentre accesible o
visible a cualquier persona
dentro o fuera de la entidad
que no necesite tener
conocimiento de ese dato.
Certificar al Departamento de Estado
cumplimiento con la Ley
(Carta Circular 2007-001 del 31 de enero de 2007)
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Normas aplicables a la Rama Ejecutiva
Administración de Servicios Generales (ASG)
Administrador del Programa
Reglamento Núm. 15 (2538) del 21 de julio de 1979*,
Reglamento de Administradores de Documentos designación, obligaciones y responsabilidades de los
administradores de documentos de cada entidad
El Reglamento Núm. 4284 del 19 de julio de 1990*,
Reglamento para la Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva - establece en un solo
cuerpo jurídico todas las normas sustantivas que
regulan la Administración de Documentos en la Rama
Ejecutiva.
* Según enmendado
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Cont. Normas Rama Ejecutiva
Cartas Circulares de la ASG:
Procedimientos Sobre Inventario y Listas de
Disposición de Documentos- ASG Núm. 90-19 del
20 de abril de 1990
Disposición final de documentos públicos - ASG
Núm. 96-11 del 12 de abril de 1996
Tecnología moderna y disco óptico para almacenar
documentos públicos - ASG Núm. 97-3 del 23 de
enero de 1997
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Administración de Documentos Públicos
Carta Circular ASG Núm. 98-6 del 10 de febrero de
1998, Normas y Procedimientos a seguir para
participar de los adiestramientos que ofrece el Instituto
de Adiestramientos de la Administración de Servicios
Generales
Carta Circular ASG Núm. 2003-4 del 19 de agosto
de 2002, Para Establecer las Tarifas por Servicios de
la Administración de Servicios Generales a Regir a
Partir del 1 de septiembre de 2002.
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Normas aplicables a la Rama Legislativa
Senado de Puerto Rico
Cámara de Representantes
Oficina del Programa de Administración de
Documentos
Administrador: Secretario del Cuerpo
Proveen acceso a los documentos
Expiden y certifican copias
Custodian sello oficial del cuerpo
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Cont. Normas Rama Legislativa
Documentos disponibles:
Leyes, diarios, copias de historiales y
expedientes legislativos
Copia de casettes de la Oficina de Diario de
Sesiones.
Diario de Sesiones
Copias certificadas de leyes y resoluciones
Grabaciones de vistas y nombramientos
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Cont. Normas Rama Legislativa
Copias libre de costo:
Senado: a las agencias del Gobierno,
estudiantes y al público en general
(reproducción simple)
Cámara: salvo que otra cosa se disponga
mediante Resolución del cuerpo al efecto.
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Normas aplicables a la Rama Judicial
Reglamentos aprobados por el Tribunal:
Reglas para la Administración del Programa
de Conservación y Disposición de
Documentos de la Rama Judicial del 7 de
noviembre de 1975.
Reglamento de la Rama Judicial para la
Venta de Papel y Documentos Desechados
del 31 de marzo de 1997 (para uso interno)
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Cont. Normas Rama Judicial
Cartas Circulares y Memorandos
• Normas para la implantación de la regla 15(b) de la
Administración del Tribunal de Primera Instancia Circular Núm. 4, Año Fiscal 1975-76 del 6 de agosto de
1975
• Inspección de Documentos Públicos - Circular Núm.
2, Año Fiscal 1986-87 del 1 de agosto de 1986
• Normas y Procedimientos Relacionados con la
Nueva Ley de Aranceles de Puerto Rico, Ley Núm.
235 de 12 de agosto de 1998 - Circular Núm. 5, Año
Fiscal 1998-99 del 23 de octubre de 1998
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Cont. Normas Rama Judicial
• Expedientes Judiciales con Carácter Confidencial Memorando Núm. 72, Año Fiscal 1982-83 del 8 de
junio de 1993
• Registros de Denuncias Archivadas por
Determinarse No Haber Causa Probable Memorando Núm. 201, Año Fiscal 1991-92 del 17 de
junio de 1992
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Documentos en la Oficina del Contralor
Reglamentación para uso Interno
Servicios por Internet:
Registro de Contratos
Registro de Privatizaciones
Informes de Auditoría
Cartas Circulares
Comunicados de Prensa
Folletos Informativos
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Cont. Documentos en la OCPR
Copias
• Agencias: Libre de costo
• Público general: cargo pagadero en sellos de
Rentas Internas
• Copias simple o certificada de:
• Contratos
• informes de auditoría publicados
• cartas circulares
• otros
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Cont. Documentos en la OCPR
RESPONSABILIDAD CON LA OFICINA DEL
CONTRALOR
• Artículo III, Sección 22 de a Constitución del
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
• Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según
enmendada
• Ley Núm. 37 del 8 de enero de 2004
Programa de Administración de
de documentos
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Informe de Especial
Informe DB-01-30 del 6 de
marzo de 2001
Programa de Administración
de Documentos Públicos
Resultado del estudio sobre
la administración de los
documentos públicos en las
agencias y en los
organismos de la Rama
Ejecutiva y en los
municipios
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Cont. Informe Especial – Conclusión
Existe la necesidad de que los funcionarios principales
le presten mayor atención a las operaciones
relacionadas con la administración de los documentos
públicos para que se cumpla con la ley y los
reglamentos, principalmente lo relacionado con :
• El Administrador de Documentos y sus funciones
• La conservación y la disposición de los
documentos
• Los locales utilizados para conservar los
documentos
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Cont. Informe Especial - Resultados
• Falta de designación de funcionario con las funciones
de Administrador de Documentos o éste no realiza
algunas de las funciones que le corresponden:
– preparar el inventario y del plan de retención de
documentos
– coordinar el reciclaje de los documentos
– hacer recomendaciones para la compra de equipos y
materiales para la conservación de documentos
– ser custodio inmediato de los documentos oficiales
de la agencia
– participar en el diseño de formularios internos
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Cont. Informe Especial - Resultados
• No se contempla el puesto de Administrador de
Documentos en los planes de clasificación.
• Ausencia de normas y procedimientos para regir las
unidades de archivos activos e inactivos, y de correo y
correspondencia.
• Falta de un programa de capacitación y adiestramiento
para el o los funcionarios a cargo de la función de
administrador de documentos.
• Falta de áreas para el archivo central de documentos
activos y de documentos inactivos.
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Cont. Informe Especial - Resultados
• Ausencia de normas y procedimientos escritos para la
creación, el uso, la conservación y la disposición de
los documentos.
• No se prepara o se prepara tardíamente el Inventario
y Plan de Retención de Documentos, para
someterlo a la Administración de Servicios Generales.
• No se utiliza la tecnología disponible (microimagen o
microfotografía o digitalización) para la conservación y
la administración de los documentos.
• Expedientes o archivos incompletos y sistemas de
archivos inadecuados, que no garantizan la protección
y obtención rápida de los documentos
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Cont. Informe Especial - Recomendaciones
Recomendaciones:
• Designar un Administrador de Documentos e incluir el
puesto en el Plan de Clasificación y Retribución
• Procurar que el administrador de documentos
designado dedique la jornada de trabajo completa a
funciones relacionadas con la administración de
documentos.
• Aprobar normas y procedimientos escritos para la
creación, el uso, la conservación y la disposición de
los documentos.
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Cont. Informe Especial - Recomendaciones
•
Implantar procedimientos operacionales para las
unidades de archivos activos e inactivos, y
correspondencia y correo, entre otras.
•
Asegurar que el administrador de documentos sea el
custodio inmediato de todos los documentos de la
entidad.
•
Proveer al administrador el personal técnico
necesario para cumplir con su responsabilidad de
organización y mantenimiento de los archivos de los
documentos.
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Cont. Informe Especial - Recomendaciones
•
Fomentar la participación del administrador de
documentos en adiestramientos
•
Cumplir con la reglamentación aplicable emitida por
la ASG, el Departamento de Hacienda, la propia
entidad u otras agencias reguladoras.
•
Promover que el administrador de documentos
revise anualmente el diseño y el uso de los
formularios de la dependencia.
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¿Preguntas?
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Información adicional
Carlos A. Pérez Rivera
Administrador de Documentos
(787) 756-6500 extensión 274
Archivo Central de la OCPR
1er piso del Edificio Anexo
Calle Ochoa Núm. 4, en Hato Rey
(787) 294-0625 y (787) 756-6500
extensiones 222, 223 y 290
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CONTAMOS CON SU
COOPERACIÓN PARA MEJORAR
LA FISCALIZACIÓN Y LA
ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y
DE LOS FONDOS PÚBLICOS
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