VII Jornadas sobre salidas profesionales para titulados en Documentación
Trabajar en archivos
Universidad de Granada
Facultad de Comunicación y Documentación
Granada, 24 de abril de 2014
Joaquim Llansó Sanjuan
Director del Servicio de Organización, Calidad y
Gestión Documental
Universidad Pública de Navarra
Contenido de la intervención
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Los archivos en sociedad
Contribución al interés de la sociedad
Demandas actuales de la era de la información
Competencias profesionales
Una visión personal
– Qué requiere de un archivero mi organización
– Qué conocimientos debe tener un archivero en mi organización
– Claves para trabajar en un archivo
Los archivos en sociedad
• Como cualquier otro profesional, el archivero debe
adelantarse a las necesidades que la sociedad le plantea o
pueda plantearle en el futuro
• Es muy interesante (imprescindible) identificar la ubicación
del archivero y los archivos en la era de la información
• Se mantiene el rol del archivero en cuanto a la protección,
conservación y difusión del patrimonio documental
• Principales contribuciones
– Responsabilidad
– Evidencia
– Memoria
Contribución al interés de la sociedad
• Consolidación de los valores de memoria, transparencia,
derechos de los ciudadanos, buen gobierno, evidencia
• Contribución al ejercicio de la democracia y la efectividad
del control social al Gobierno
• Afianzamiento de los derechos de los individuos y de las
organizaciones
• Dirección Estratégica del CIA para el período 2008-2018
– “Una gestión efectiva de los documentos y los archivos es una
precondición indispensable para el buen gobierno, el desarrollo de la
ley, la transparencia administrativa, la preservación de la memoria
colectiva hecha por el hombre, y el acceso a la información por parte
de los ciudadanos”
Demandas específicas de la era de la información
• Actualmente, se nos demanda (además)
– Requisitos para la gestión de documentos electrónicos en las
organizaciones
• En las Administraciones públicas, esa demanda se vincula a la
administración electrónica, en el marco de la simplificación de
procedimientos y procesos administrativos
• Los archiveros aportamos nuestro profundo conocimiento de los
documentos
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Qué son
Por qué son importantes
En qué contexto administrativo se producen
Cuándo deben ser capturados en un sistema
Durante cuánto tiempo deben conservarse
Qué los hace auténticos a largo plazo
Cómo hacerlos accesibles
– Interacción con otros profesionales de la informática, la
comunicación, la gestión, la educación, la información, etc. sin que
ello suponga una renuncia a la identidad profesional
Competencias profesionales
• Conexión con otras profesiones relacionadas con la gestión
de la información
• Nueva perspectiva
– Del “qué” debe llevar a cabo un profesional al “cómo” los
profesionales cumplen con las tareas requeridas
• Surgen nuevos ámbitos de competencias (ARMA, 2007)
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Funciones de gestión
Procesos de gestión de documentos e información
Gestión del riesgo
Comunicaciones y márketing
Tecnología de la información
Liderazgo
Una visión del profesional
• Qué requiere de un archivero mi organización (UPNA)
Competencias instrumentales
Capacidad de análisis y síntesis
Capacidad de organización y planificación
Comunicación oral y escrita
Conocimientos de informática
Resolución de problemas
Competencias personales
Trabajo en equipo (también pluridisciplinar)
Habilidades en relaciones interpersonales y comunicación
Compromiso ético
Competencias sistémicas
Aprendizaje autónomo
Adaptación a nuevas situaciones
Creatividad
Liderazgo
Iniciativa
Motivación por la calidad
Qué conocimientos debe tener el profesional
Historia
Procedimiento administrativo
Procesos de trabajo
Historia regional
Historia local
Gestión por procesos
Flujos de trabajo
Sistemas, procesos y controles de gestión
documental
Identificación
Clasificación
Evaluación
Identificación y gestión de metadatos
Descripción
Lenguajes documentales
Acceso
Conservación
Reprografía
Instrumentos de gestión documental
Cuadros de clasificación
Calendarios de conservación
Esquemas de metadatos
Cuadros de seguridad y acceso
Tablas de tipologías documentales
Documentos electrónicos y administración electrónica
Informática y seguridad de la Información
Protección de datos
Técnicas de difusión y dinamización cultural
Técnicas de formación
Gestión de recursos
Gestión de recursos humanos
Gestión de recursos económicos
Gestión de instalaciones
Otros
Paleografía y diplomática
Historia de las instituciones
Latín
Claves para trabajar en un archivo
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Aprender de la experiencia de otros
Trabajar en equipo
Detectar pronto las nuevas necesidades (oportunidades)
Formarse permanentemente
Compartir conocimiento interactuando con otros
profesionales
Muchas gracias
[email protected]
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