Taller: Office 2007
M.C. César Vázquez; Ing. Héctor Torres; D.G. Alejandra Morales
Del 14 de octubre al 25 de noviembre de 2008
Introducción
La incorporación de las Tecnologías de la Información y la
Comunicación (TIC) a las actividades laborales con la finalidad
de coadyuvar en la realización de los procesos a través de
posibilidades de procesamiento, representación y transmisión
de información. En este sentido, el desarrollo de habilidades
técnicas en el manejo de la computadora y programas
informáticos, resulta de particular interés para la realización
de dichos procesos.
La ofimática –área de la informática- se encarga de la
organización automatizada de la información generada en
oficinas. Diversas tareas pueden automatizarse a través de
programas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Access.


2
OBJETIVO GENERAL
Al finalizar el taller, el personal de la CONAGUA habrá
aplicado las herramientas avanzadas de Office 2007
para elaborar documentos digitales combinados
3
Tabla de
contenidos
Aplicación
Contenido
Fechas
Horas
Responsable
Word
Documentos
maestros, hojas
de estilo
14 y 16 oct.
6
César
Excel
Funciones y
operaciones
matemáticas
avanzadas
21, 23, 28,
30 oct.
12
Héctor
PowerPoint
Multimedia
interactiva
combinada
4, 6 nov.
6+1
Alejandra
Outlook
Cuentas de
correo y agenda
compartida
11 nov.
3
Héctor
Access
Potencialidades
13, 18, 20 y
25 nov.
12
Héctor
4
Metodología del taller:

Durante el desarrollo del curso, se
emplearán técnicas como: Exposición;
interrogación; demostración; diálogo;
lluvia de ideas; experiencia estructurada.
Se realizarán prácticas y ejercicios para
que los participantes, a través de
experiencias estructuradas, apliquen las
funciones revisadas en pantalla, y
elaboren diversos documentos
formateados, así mismo se dialogue para
recibir retroalimentación del grupo y los
instructores. Finalmente se resolverán
dudas y se realizarán conclusiones del
curso.
5
Técnicas
instruccionales
•Exposición
•Demostración
•Ejercicios
Evaluación
Ejercicios:
•Word: 15%
•Excel: 30%
•PowerPoint: 30%
•Outlook: 15%
•Access: 10 %
Microsoft WORD 2007
César Vázquez
[email protected]
14 y 16 de octubre de 2008. De 8:30 a
11:30 a.m.
6
Microsoft Word 2007
 Es un procesador de texto creado por
Microsoft, y actualmente integrado en la
suite de ofimática Microsoft Office.
Mediante el uso de este programa, lo
usuarios pueden elaborar documentos
texto formateados.
7
Contenido
•Documentos
maestros
•Hojas de estilo
Temas revisados noviembre de 2007










8
Elementos de Word 2007
Edición básica
Diseño de página
Tablas, organigramas y diagramas
Estilos y plantillas
Imágenes y gráficos
Combinar correspondencia
Tablas de contenidos e ilustraciones
Notas al pié, marcadores y referencias cruzadas
Páginas web
Ejercicio 1: Crear un documento maestro a partir de
un esquema
1.
2.
3.
4.
5.
9
Crea un nuevo documento
En vista esquema crea el
esquema que vemos en la
imagen
Haz de cada tema un
subdocumento
Escribe unas líneas de texto
cualquiera en cada
subdocumento (tema)
Guarda el documento maestro
con el nombre Manual
maestro en una carpeta
llamada Manual
Ejercicio 2: Convertir un documento ya existente en un
documento maestro
1.
2.
3.
4.
10
Crea un nuevo documento
En vista esquema escribe
el título principal del
documento Manual del
conductor con título 1
Inserta todos los temas
como subdocumentos
Cierra sin guardar
Conclusiones
11
Microsoft Excel 2007
Ing. Héctor Torres López
[email protected]
12
Objetivo

Al finalizar el modulo el participante podrá aplicar los
conocimientos básicos Excel , en el uso y configuración
funciones, macros y formulas a manera de realizar su trabajo
de una manera mas eficiente y sencilla
13
Formulas y Funciones


Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los
valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un
signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2
por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3

Función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores,
realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice
funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de
cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos
prolongados o complejos.

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones,
referencias, operadores y constantes.
14
…

Operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo
que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores
matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.

Constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no
varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos
trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores
resultantes de ellas, no son constantes.
15
Errores comunes al escribir fórmulas







Hace coincidir todos los paréntesis de apertura y de cierre
Utiliza dos puntos para indicar un rango
Escribe todos los argumentos necesarios
Anida como máximo siete funciones
Escribe los nombres de otras hojas entre comillas
Incluye la ruta de acceso a los libros externos
Escribe los números sin formato
16
Operadores de cálculo en fórmulas
Operador aritmético
Significado
Ejemplo
+ (signo más)
Suma
3+3
– (signo menos)
Resta
Negación
3–1
–1
* (asterisco)
Multiplicación
3*3
/ (barra oblicua)
División
3/3
% (signo de porcentaje)
Porcentaje
20%
^ (acento circunflejo)
Exponenciación
3^2
17
Operadores de comparación
Operador de comparación
Significado
Ejemplo
= (signo igual)
Igual a
A1=B1
> (signo mayor que)
Mayor que
A1>B1
< (signo menor que)
Menor que
A1<B1
>= (signo mayor o igual
que)
Mayor o igual que
A1>=B1
<= (signo menor o igual
que)
Menor o igual que
A1<=B1
<> (signo distinto de)
Distinto de
A1<>B1
18
Operador de concatenación de texto
Operador de texto
Significado
Ejemplo
& ("y" comercial)
Conecta o concatena dos
valores para generar un
valor de texto continuo
"Viento"&"norte"
19
Operadores de referencia
Operador de referencia
Significado
: (dos puntos)
Operador de rango, que
B5:B15
genera una referencia a
todas las celdas entre dos
referencias, éstas incluidas.
; (punto y coma)
Operador de unión, que
combina varias referencias
en una sola
SUMA(B5:B15;D5:D15)
(espacio)
Operador de intersección,
que genera una referencia
a las celdas comunes a dos
referencias
B7:D7 C6:C8
20
Ejemplo
Prioridad de operadores
Operador
Descripción
: (dos puntos) (un solo espacio)
; (punto y coma)
Operadores de referencia
–
Negación (como en –1)
%
Porcentaje
^
Exponenciación
*y/
Multiplicación y división
+y-
Suma y resta
&
Conecta dos cadenas de texto
(concatenación)
=
<>
<=
>=
<>
21
Comparación
Referencia de funciones












Funciones de complemento y automatización
Cubo
Administración de listas y bases de datos
Fecha y hora
Ingeniería
Financieras
Información
Lógicas
Búsqueda y referencia
Matemáticas y trigonometría
Estadísticas
Texto y datos
22
Informes de tabla dinámica

Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de
resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Utilice
un informe de tabla dinámica para analizar datos
numéricos en profundidad y para responder preguntas no
anticipadas sobre los datos.
23
Macros

Una macro es una acción o conjunto de acciones utilizados
para automatizar tareas repetitivas, una vez creada una macro,
puede asignarla a un objeto (como un botón de barra de
herramientas, un gráfico o un control) para que pueda
ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si ya no es necesario
utilizar una macro, puede eliminarla.
24
Conclusiones
25
Microsoft Outlook 2007
Ing. Héctor Torres López
[email protected]
26
Objetivo

Al finalizar este modulo mediante el conocimiento adquirido
el participante podrá operar de manera eficiente su correo
electrónico, cómo administrar su tiempo y llevar una agenda
colaborativa electrónica
27
Cuentas de correo electrónico

Introducción a los tipos de cuentas de correo electrónico

Agregar o quitar una cuenta de correo electrónico

Revisar o cambiar la configuración de la cuenta de correo
electrónico

Cambiar la información de la cuenta de correo electrónico de
su ISP

Elegir la cuenta de correo electrónico que se va a utilizar para
enviar un mensaje
28
Contactos

Crear un contacto

Buscar un contacto

Agregar, cambiar o quitar una imagen de un contacto

Compartir una carpeta de contactos con otros usuarios

Resolver o eliminar contactos duplicados

Utilizar contactos de Outlook como origen de datos de una
combinación de correspondencia
29
Correo electrónico




Libreta de direcciones
Crear mensajes
Firmas
Datos adjuntos
30
Calendario y programación

Citas, reuniones y eventos

Área de reuniones

Trabajar con el Calendario
31
Conclusiones
32
Microsoft Access 2007
Ing. Héctor Torres López
[email protected]
33
Objetivo

Al finalizar este modulo el participante mediante ejercicios que
realizará durante el módulo resolverá los problemas de
búsqueda, integración y distribución de información que se le
presenten en su ámbito personal y laboral
34
Qué es Access

Es un elemento de la familia de Microsoft Office que nos
permite manejar volúmenes de información de forma rápida y
eficiente, común mente llamado manejador de base de datos,
nos permite realizar tareas similares a las de office de manera
estructurada.
35
¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y
organizar información. En las bases de datos, se puede
almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o
cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo
una lista en un programa de procesamiento de texto o en una
hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a
aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez
resulta más complicado comprender los datos presentados en
la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar
subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a
observarse estos problemas, es aconsejable transferir la
información a una base de datos creada mediante un sistema
de administración de bases de datos (DBMS), como Office
Access 2007.
36

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos.
Una base de datos puede contener más de una tabla. Por
ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza
tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una
sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha
diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro
origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un
solo archivo, junto con otros objetos, como formularios,
informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con
formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de
archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de
versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre
de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear
archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo,
Access 2000 y Access 2002-2003).
37

Con Access, puede:





38
Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un
elemento nuevo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo,
cambiar la ubicación de un elemento.
Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o
retirado un artículo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes,
mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.
Conceptos Generales






Información
Dato
Campo
Registro
Base da datos
Campo llave
39
Bases de datos:Partes de una base de datos






Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Módulos
40
Tablas :Insertar, agregar o crear un nuevo campos

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Agregar campos mediante plantillas de campos

Agregar un campo de una tabla existente

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de
datos
41
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

¿Qué es una clave principal?

Agregar una clave principal autonumérica

Definir la clave principal

Quitar la clave principal

Cambiar la clave principal
42
Formularios: Crear un formulario












Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario
dividido
Crear un formulario que muestre varios registros mediante la
herramienta Varios elementos
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco
Obtener información sobre los controles
Obtener información sobre los diseños de controles
Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño
Ajustar un formulario en la vista Presentación
Ajustar un formulario en la vista Diseño
Agregar controles a un formulario
Guardar el trabajo
43
Filtros: limitar el número de registros en una vista





Introducción a los filtros
Tipos de filtro
Aplicar un filtro
Quitar o volver a aplicar un filtro
Borrar o guardar un filtro
44
Ordenar registros de manera personalizada

Ordenar un número pequeño y finito de valores de campo
únicos

Ordenar un número grande de valores de campo único
45
Consultas :Crear una consulta de selección sencilla





Introducción
Crear una consulta
Agregar criterios a la consulta
Agregar cálculos a la consulta
Resumir los valores de la consulta
46
Informes: Crear informes sencillos








Elegir un origen de registros
Crear un informe mediante la herramienta de informes
Crear un informe mediante el Asistente para informes
Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco
Obtener información sobre las secciones del informe
Obtener información sobre los controles
Ajustar el informe en la vista Presentación
Ajustar el informe en la vista Diseño
47
Crear e imprimir etiquetas



Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas
Aprender sugerencias y trucos para crear etiquetas
Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar
correspondencia de Word
48
Conclusiones
49
Microsoft PowerPoint 2007
Alejandra Morales
[email protected]
50
Microsoft PowerPoint 2007
 Es la herramienta que nos ofrece
Microsoft Office para crear
presentaciones.
Éstas son imprescindibles hoy en día ya
que permiten comunicar información e
ideas de forma visual y atractiva.
Las aplicaciones de los productos de esta
herramienta son variadas y van desde el
apoyo al profesor para desarrollar
determinado tema, hasta la exposición de
resultados del trabajo de una empresa.
En resumen, cuando se quiera exponer
información visual y agradable PowerPoint
es la herramienta adecuada.
51
Contenido
•Diseño de guión
para presentación
corporativa
interactiva.
•Desarrollo de la
presentación:
o
o
o
Crear concepto
visual.
Integración de
gráficas,
imágenes y
organigramas.
Agregar sonido o
película.
Temas revisados noviembre de 2007

Identificar la nueva interfaz
gráfica la lógica
organizacional para la
elaboración de
presentaciones interactivas
multimedia.
52
Sesión 1: Crear presentación multimedia para
presentación corporativa.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
53
Definición de conceptos:
diseño audiovisual,
multimedia y diseño
multimedia.
Tipos de diapositivas y
elementos gráficos contenidos
en una diapositiva.
Jerarquización de elementos
gráficos en pantalla.
El color y texto.
Definir tipos y cantidad de
diapositivas.
Principios visuales a seguir.
Esta sesión tiene por objetivo conocer los tipos de
diapositivas que puede contener una presentación.
Se realizará ejercicio primario con recursos dados
por el instructor para que el alumno realice
presentación con conceptos individuales.
Se analizarán presentaciones realizadas por los
alumnos para detectar aciertos y errores en su
comunicación visual.
Por parte del instructor se presentarán conceptos
gráficos que se deben tomar en cuenta para el
diseño de pantallas en una presentación.
Sesión 2: Crear presentación multimedia para
presentación corporativa.
1.
2.
3.
54
Con conceptos gráficos ya
dados realizar presentación
corporativa.
La presentación deberá
contener texto, imagen, video
y al menos cuatro tipos de
diapositivas .
El alumno proyectará
presentación ante el grupo y
será evaluado.
En esta sesión el alumno aplicará los conceptos
vistos en la anterior clase y con recursos otorgados
por parte del instructor integrará una presentación
multimedia visualmente efectiva.
Conclusiones
55
Conclusiones Generales
56
Descargar

Ejercicio 1: .- Crear un documento maestro a partir de un