Iniciativa de Transformación y
Modernización de SAF:
El Componente Humano
Diciembre 4, 2007
SAF/DRH
¿Qué incluye esta presentación?
I.
Propósito de la Iniciativa de Transformación: Contexto
II.
Costos de Personal
III.
Nuestro Personal
IV.
Mecanismos de Contratación
V.
Acciones para alcanzar la Transformación
VI.
Próximos pasos
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I.
Propósito de la Iniciativa
de Transformación: Contexto
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Propósito de la Transformación y de la Modernización
Buscamos permanecer como una organización dinámica con políticas y
prácticas que reflejen el una administración moderna y apoyen
requerimientos futuros.
Esto requiere que la Secretaría General se comprometa a una revisión
continua de las prácticas actuales y pasadas, aprenda de la experiencia,
y desarrolle nuevos y mejores enfoques de una manera proactiva.
Debido a que el recurso humano de la organización no ha crecido en
proporción a los nuevos mandatos, debe esmerarse en ser más eficiente
y eficaz.
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Ambiente Complejo y en Evolución
El rol de la Secretaría General está cambiando a medida que los mandatos y
proyectos aumentan en número y complejidad.
La SG/OEA tiene que responder a los mandatos y expectativas de los
Estados Miembros y contribuyentes.
En el año 2007, se administraron:
Aproximadamente 720 proyectos en los Estados Miembros, impactando
gran parte de la población del hemisferio.
Un presupuesto anual de $163.0 millones de dólares.
Fondos de 170 donantes.
La SG/OEA ofrece servicios a través de sus recursos humanos.
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II. Costos de Personal
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Presupuesto y Fondos
La SG/OEA manejó en el año 2007 un presupuesto de $163.0 millones de dólares.
Fondo Regular:
Otros Fondos:
US $84.4 Millones
US $78.6 Millones
Fondo
Regular
52%
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Otros
Fondos
48%
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Costos de Personal
El gasto en personal de la SG/OEA estimado para el año 2007 es de US $65.2
millones de dólares
Personal Fondo Regular:
Personal Fondos Específicos:
US $ 52.8 Millones
US $ 12.4 Millones
Presupuesto Total: US$ 163 millones
Gasto Total para el 2007
FE (Personal)
8%
FE (NoPersonal)
40%
Otros
Gastos
No- Personal
59%
FR (Personal)
33%
FR (NoPersonal)
19%
*
Gastos en
Personal
41%*
Gasto Total del FR y de los FE en Personal= 41% del presupuesto total.
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Evolución del costo de personal en millones de US$
$65.20
$47.20
$41.6
$45.90
$41.5
$47.40
$42.9
$51.53
$45.1
$53.40
$46.7
$55.80
$48.0
$55.30
$46.9
$59.50
$49.0
$52.8
Presupuesto Total
US$ 163 Millones
Presupuesto Total
US$ 101.4 Millones
$5.6
$4.4
$4.5
$6.4
$6.7
$7.8
1999
2000
2001
2002
2003
2004
Costo
de Personal-FR
RF
Personnel
Costo
de Personal-FE
SF
Personnel
$8.4
2005
$10.5
$12.4 *
2006
2007
CostoPersonnel
Total
Total
En 1999 la nómina era 46.5% del presupuesto total, en el 2007 es 41%.
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Conteo del personal 1995-2007
750
741
632
626
612
637
541
550
724*
719
671
597
576
578
560
544
536
478
41
609
657
Personal
709
674
669
84
109
56
48
130
87
71
183
119
486
123
509
162
529
195
1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007
Total
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RF
FR
SAF/DRH
SF
FE
10
III. Nuestro personal
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Por favor considere que:
Las cifras del personal que se presentan a continuación se basan
en el último reporte de “Conteo de Personal” realizado el 30 de
septiembre de 2007, incluyendo 21 Funcionarios Asociados.
Es importante considerar que el registro de Profesionales Locales y
Funcionarios de Apoyo Temporal está incompleto por el momento.
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Nuestro Personal
Género y Grado
Género
Personal
%
Hombres
322
44%
Mujeres
402
56%
Total
724
100.0%
70
60
50
40
Mujeres
Hombres
30
20
10
0
SG/ASG D02
D01
P05
P04
P03
P02
P01
473 Profesionales
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G07
G06
G05
G04
G03
G02
G01
251 Servicios Generales
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Organización
Nuestro Personal
Edad
56+
OEA
44
ONU
46
Banco Mundial
45
164
46-55
Edad
Promedio
*
151
36-45
186
26-35
197
18-25
26
0
50
100
18-25
26-35
150
36-45
46-55
200
250
56+
* Edad de Retiro obligatoria: 65 años
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Nuestro Personal
Distribución por Región*
Otras
2%
Norteamérica
21%
CentroAmérica
11%
Región
ALADI
CARICOM
Centro América
Norte América
Otra región
ALADI TOTAL
54%
Personal
393
86
81
150
14
724
FR
275
74
62
116
2
529
FS
118
12
19
34
12
195
Por favor considerar que:
CARICOM
12%
•
México se incluye en Norte América.
•
La Representación Geográfica será
revisada en enero del 2008 en conformidad con la Resolución de Presupuesto
AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07).
* Basado en la ciudadanía en el momento de contratación
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Nuestro Personal
Jubilaciones proyectadas 2007-2011
Año
2007
G-1
G-2
G-3
1
2008
2009
G-4
1
Total
Diciembre 4, 2007
G-7
Total
P-1
5
1
1
2
1
1
1
2
1
6
3
4
1
8
1
2
G-6
4
2010
2011
G-5
3
10
Total
TOTAL
3
7
12
5
6
10
5
1
9
15
1
2
2
6
14
1
3
2
6
10
13
13
34
61
4
3
10
P-2
27
SAF/DRH
P-4
P-5
3
1
1
1
4
2
P-3
2
3
2
3
D-1
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IV. Mecanismos de Contratación
...algunos asuntos encontrados
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Mecanismos de Contratación
…Algunos asuntos encontrados
La OEA, al igual que otros organismos multilaterales, no se ha mantenido al
ritmo de las tendencias y estándares de la industria en lo que a contratación de
recursos humanos se refiere.
Los cambios a los estándares han sido mínimos y enfocados a resolver crisis o
asuntos específicos, no a la administración de recursos a largo plazo.
Como resultado, los mecanismos de contratación no son ágiles.
Los mecanismo actuales responden más a los mandatos del Fondo Regular, y
no responden adecuadamente a las necesidades de los Fondos Específicos.
En las siguientes diapositivas encontrará una breve descripción de los
mecanismos de contratación actualmente empleados por la Secretaría General.
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Mecanismos de Contratación
Definiciones:
Personal Permanente:
Servicio de carrera: ejercen cualquier función o tarea y ocupan cualquier puesto
correspondiente a su grado. Se les dará preferencia en caso de una Reducción de Fuerza
(RIF). El servicio de carrera se está descontinuando a medida que se retiran los funcionarios
(125 funcionarios).
Contrato Continuo: funcionarios que han servido por 5 años o más en puestos financiados
por el FR, cumplen con los requisitos y han ganado el concurso de su contrato (93).
Empleo por tiempo limitado:
A largo plazo:(1 a 5 años) Dan continuidad a las actividades de la SG (164 funcionarios).
A corto plazo: (Menos de 3 años) Se encargan de actividades o proyectos especiales (236).
Nombramientos de confianza:
Designados por el SG para realizar las tareas y funciones que se les confíe. Su duración
depende del período del Secretario General, a excepción de los funcionarios de carrera y
contratos continuos (56 funcionarios).
Los complejos y confusos mecanismos de contratación son un asunto importante de
revisión bajo la iniciativa de transformación.
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Mecanismos de Contratación
Definiciones (continuación):
Profesionales Locales:
Profesionales que proveen servicios en Oficinas Nacionales y se rigen por las leyes
laborales de su lugar de destino.
Personal de Apoyo Temporal:
Funcionarios que proveen servicios generales en Oficinas Nacionales y se rigen por la
leyes laborales de su lugar de destino.
Contratos Especial para Observadores: (SOCs)
Contratos a corto plazo: Proyectos basados en eventos o misiones en Oficinas
Nacionales cuya duración máxima es de 11meses, 29 días (28 funcionarios).
Personal Asociado:
Nombramientos temporales para realizar ciertas funciones de conformidad con acuerdos
o contratos celebrados con otras instituciones que participan en programas de interés
común. No son pagados por la OEA (21 funcionarios, incluyendo a 12 en la Fundación
para las Américas).
Diciembre 4, 2007
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Mecanismos de Contratación
Contratos Continuos
Fondo Regular (529 miembros del personal)
FR-Otros
59%
Fondo Regular y Específico (724 miembros del personal)
Contratos
Continuos
18%
Otros
Contratos
70%
Carrera
23%
Contratos
Continuos
13%
Carrera
17%
Puntos relevantes:
De acuerdo al Artículo 19 de las Normas Generales, se debe mantener un porcentaje meta
(entre 40-50%) del personal de carrera y de contratos continuos financiado por el FR.
El actual porcentaje meta de Contratos Continuos representa el 41% del FR.
Contratos Continuos y Servicio de Carrera (93 personas) constituyen el 30% del FR y FE.
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Mecanismos de Contratación
Posiciones de Confianza
Perfil basado en propuesta que
cubre todo el personal
Perfil basado en normas existentes
522 Posiciones aprobadas FR (presupuesto 2007)
Otros
puestos RF
89.3%
Posiciones financiadas por FR & FE
Other posts
92.27%
P. Confianza
10.7%
P. Confianza
7.73%
Puntos relevantes:
De acuerdo al Artículo 21 de las Normas Generales, el número de posiciones de confianza
no debe exceder el 8% de los puestos financiados por el FR.
Debido al crecimiento en personal financiado por el FE, la SG/OEA considera y, hará una
propuesta, para basar el porcentaje de las posiciones de confianza en el total de miembros
de personal, independientemente de la fuente de financiamiento.
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Mecanismos de Contratación:
Contratos por Resultados (CPRs)
El mecanismo de CPR se creó como una herramienta para contratar proveedores de
servicios independientes para cumplir con los requisitos de la SG/OEA, como se especifica
en los términos de referencia.
Permite a la SG/OEA obtener servicios vitales, incluyendo personal de limpieza,
mantenimiento y seguridad; así como también contratar personal para conducir estudios,
proyectos especiales, y llenar algunas vacantes temporales con mayor flexibilidad.
El contratista por resultados no es ni empleado ni miembro del personal.
En la ultima década, el uso de CPRs se ha expandido hasta convertirse en una herramienta
de “contratación ” mediante la cual áreas técnicas suplementan sus necesidades de
personal. Esto se debe parcialmente a la complejidad de contratar bajo otros mecanismos y
a las limitaciones del FR.
Próximos pasos para SAF:
Análisis del flujo actual de CPRs, procesos y, de las regulaciones y normas aplicadas.
* Para mayor detalle referirse al Reporte Semi-anual de Junio 2007 CP/CAAP-2930/07.
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V. Acciones para alcanzar la
Transformación
…generando soluciones
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Transformación y Modernización
¿En qué nos concentraremos?
A. Diseño Organizacional
Proyecto de Revisión del Reglamento de Personal
Clasificación de Puestos
B. Reclutamiento y Selección
Mecanismos de Contratación
C. Retención y Desarrollo
Sistema de Evaluación de Desempeño
Capacitación
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Diseño Organizacional
Proyecto de revisión del Reglamento de Personal
Propósitos:
Armonizar el Reglamento de Personal existente con las Normas Generales.
Identificar las áreas que requieren mejoras.
Acciones ejecutadas:
El grupo de trabajo ha completado su labor, armonizando el Reglamento de Personal
con las Normas Generales.
Creación del borrador de la versión revisada del Reglamento de Personal, incluyendo
clarificación de procesos y conceptos.
Próximos pasos para SAF:
Continuar identificando áreas de mejora.
Revisar las mejores prácticas de otros organismos internacionales e incorporarlas en la
versión revisada del Reglamento de Personal.
Expedir una Orden Ejecutiva con la versión revisada del Reglamento de Personal.
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Diseño Organizacional
Clasificación de Puestos
Propósito:
Asegurar que la estructura de personal responde a los requerimientos de personal.
Acciones ejecutadas:
Establecer puntos de referencia con otras Organizaciones Internacionales como la ONU,
Banco Mundial y PAHO.
Revisión de todo el proceso de clasificación.
El Departamento de Recursos Humanos con la ayuda de un experto en clasificaciones de
la ONU revisó y auditó las solicitudes urgentes de reclasificación.
Próximos pasos para SAF:
Proponer procedimientos claros y fechas vinculadas al presupuesto.
Implementar descripciones de puestos estándar para los puestos de igual nivel en la
SG/OEA.
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Reclutamiento y Selección
Mecanismos de Contratación
Propósitos:
Modernización de los estándares y sistemas para hacer más eficiente el proceso de
reclutamiento.
Simplificar y agiliza los mecanismo de contratación.
Acciones ejecutadas:
Análisis de los mecanismos de contratación y del proceso de reclutamiento, incluyendo
CPR, Personal de Apoyo Temporal y profesionales locales.
Por primera vez, desde la implementación de ORACLE, se ha corregido la base de datos
de ORACLE, se ha ligado el presupuesto a las posiciones y diseñado un sistema de
control de posiciones.
Próximos pasos para SAF:
Actualización de OASES (maximizar el uso de la funcionalidad de ORACLE e integrar al
sistema los procesos redefinidos).
Involucrarse oportunamente en el diseño del proyecto para asegurar que los mecanismos
cumplan con las necesidades de la organización.
El Departamento de Recursos Humanos está creando una base de datos de
Profesionales Locales y Personal de Soporte Temporal.
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Retención y Desarrollo
Sistema de Evaluación de Desempeño
Propósitos:
Alinear los objetivos de trabajo de cada funcionario con las metas de la
Organización.
Administrar y evaluar el desempeño del personal.
Tomar acciones específicas como resultado de la evaluación de desempeño.
Acciones ejecutadas:
Lanzamiento del Sistema de Evaluación de Desempeño y entrenamiento sobre
objetivos individuales (Junio & Julio 2007).
2/3 de los objetivos del personal han sido incorporados al sistema por sus
supervisores.
Próximos pasos para SAF:
Capacitación continua.
Todo el Sistema de Evaluación de Desempeño instalado a Marzo del 2008.
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Retención y Desarrollo
Capacitación
Los programas de capacitación son esenciales para preparar y dotar al personal
con las habilidades y técnicas necesarias para asimilar el proceso de
transformación y operar correctamente en una Secretaría General modernizada.
SAF está desarrollando una estrategia y política de capacitación estructurada y
enfocada para fortalecer el desarrollo del personal.
Se alineará con los requerimientos de los puestos.
SAF está capacitando al personal en: Habilidades administrativas, desarrollo del
personal administrativo (Ej. Cursos ACG), Habilidades para la comunicación y
negociación efectiva, Administración de desempeño, habilidades para utilizar
software, español para las oficinas de la OEA en el Caribe, y está desarrollando
un programa de capacitación para apoyar la actualización de OASES.
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VI. Próximos Pasos
para CAAP
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Próximos pasos
para CAAP
El compromiso y el apoyo de la CAAP es fundamental para asegurar el
proceso de transformación y modernización dentro de la Organización.
Compartiremos con ustedes en los próximos meses nuestros planes en
desarrollo de las revisiones de los mecanismos de contratación y el
reglamento de personal y les propondremos cambios a las Normas
Generales.
Esto facilitará a la Secretaría General y a la CAAP:
Monitorear tendencias organizacionales, anticipar cambios y medir su
impacto en el presupuesto y en las decisiones administrativas.
Apoyar el fortalecimiento organizacional y la capacidad de cumplir
con los mandatos.
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