Cómo hacer Presentaciones Exitosas
Profesor Alejandro Covacevich
DEFINICIÓN:
Una PRESENTACIÓN es una instancia en la que una o más personas
enfrentan a un grupo para hacerles llegar un mensaje.
Se espera que el grupo concentre su atención…
…en el o los expositores y en el material (gráficos, pruebas, ideas
globales, etc.) que éstos presentan.
I Defina los objetivos
Objetivo Genérico de una presentación:
1. Trasmitir un mensaje a un grupo
2. Establecer un diálogo bilateral con:
- Aclaración de dudas
- Intercambio de ideas
- Manifestación de inquietudes
“Salvo excepciones no se espera que en una presentación se tomen
decisiones: muchas veces es el primer contacto del grupo con la
concepción del expositor”
Objetivos específicos
¿Qué efecto le interesa obtener del público ?
Sólo informar
Entregar un diagnóstico, sugerencia o recomendación
Persuadir
Deliberar
Dar feedback
Vender
Venderse a sí mismo
SÓLO INFORMAR
ENTREGAR UN DIAGNÓSTICO, SUGERENCIA O
RECOMENDACIÓN
PERSUADIR
DELIBERAR
DAR FEEDBACK
VENDER
VENDERSE A USTED MISMO
Ejemplos
Persuadir a los asistentes de que algo se puede hacer mejor que como se
está haciendo.
Explicar a los asistentes acerca de una amenaza, oportunidad, debilidad o
fortaleza de la cuál no se habían dado cuenta
Entregar un diagnóstico acerca de las condiciones de seguridad laboral
Exponer o Rendir Cuentas acerca de un trabajo efectuado, y/o de
sus efectos
Justificar una petición de mejora laboral
Informar acerca de una nueva política o reglamento y sus causas
Recomendaciones importantes:
“No mezclar objetivos disímiles. Hay que dejar que la gente madure cada
idea”
¿La presentación es realmente el
mecanismo más adecuado para transferir el
mensaje?
Reunión múltiple
Reunión bipersonal
Resuélvalo ahora, antes de continuar
II Planifique
Interiorícese acerca de su audiencia:
Qué opinión tienen de mí.
¿Debo ser totalmente formal?
¿Puedo usar un lenguaje coloquial?
¿Puedo usar expresiones “no muy académicas”?
¿Puedo salirme del libreto o romper el protocolo?
¿Cuánto saben acerca del tema del que voy a hablar?
¿Sé, realmente, más que ellos?
Si el tema va resultar polémico o estoy
tratando de romper un paradigma, ¿voy a
obtener resistencia, o voy a obtener apoyo
de la mayoría?
No hay una norma para las etapas de una presentación. Estas
dependen del tema, la audiencia y el tiempo asignado.
Ejemplo:
Presentación del expositor
Si es un grupo, presentar a todos
Propósito
Introducción Breve
Síntesis
Exposición del problema
Solución Propuesta
Conclusiones o Reflexiones
III Construya el apoyo visual
Las palabras y las imágenes juntas son seis veces más eficaces que las
palabras solas. Apóyese en gráficos, diagramas, planos, etc.
Desarrolle los diagramas paso a
paso a medida que los explica
Gana
- 60
Si
0,3
160,5
G
P
0,75
375
*
500
0,25 *
175
700
640
A
G
Pierde
0,7
122,5
B
P
B
G
No
VE(No) = 150
*
B
VE(Si) = 223
0
0,25
160
0,75
0
*
0
0,3 *
150
500
0,7 *
0
0
A
P
Agregue distractores visuales pero que
no desvinculen al público del tema.
Si -por ejemplo- está hablando del
transporte urbano…
No utilice diagramas
incomprensibles
Salvo excepciones, no exponga más de 5 ideas en una
diapositiva:
1.
Producción de la leche
11. Marketing del producto
2.
Apoyo logístico a los productores
12. Centros de Consumo
3.
Fertilizantes
13. Distribución
4.
Transporte al Centro de Acopio
5.
Control de calidad
14. Flujo de Caja de los próximos 3
meses
6.
Transporte a la Planta
7.
Filtrado
8.
Pasteurización
9.
Clarificación
10. Distribución
15. Nuevas inversiones
16. Nuevos productos
No llene la pantalla de texto.
Asegúrese de que lo que está escrito se pueda leer desde lejos
IV Prepárse
MENTALÍCESE
El Pánico escénico
Si se siente nervioso, asúmalo y enfréntelo, no trate de
relajarse por cualquier medio.
V Ejecute
Al principio de la exposición plantee clara y convencidamente cuál es su
propósito.
“Voy a demostrar que la política de descuentos es inadecuada”
“Voy a dar cuenta del trabajo de desarrollo que hemos efectuado en la
compañía X y de cómo éste ha producido grandes beneficios estratégicos”
“Voy a explicar cómo a través de sencillas medidas se puede reducir
sustancialmente los costos variables de la compañía”
Establezca contacto visual con cada uno, y – si es posible- llámelos
por sus nombres.
Evite dirigirse sólo a uno aunque su mirada sea más atractiva.
“Si Ud. Desea algo más que sólo impresionar
a su público, trate de que le entiendan
lo que dice”. No use lenguaje pretencioso.
“El método DARTS comienza con la
derivación de los niveles 0 y 1 de los DFD.
Además el analista debe usar el
correspondiente DFC y la especificación
de control (CSPEC), el diagrama de
transición de estado para representar el
comportamiento del sistema y la
especificación PSPEC. Estos DFDs no
hacen referencia explícita a la naturaleza
del tiempo real del SCTA o a las diferentes
tareas que se requieren para implementar
SCTA”
Anticípese a los posibles
malos entendidos
CENTRO DE PREVENCIÓN DEL SIDA
TIRE
“No entre en debates y si puede…
…limite los debates entre los miembros de su audiencia”
“Si un tema da para mucho rato (más de dos horas) plantearlo en más de
una reunión”.
“Pero si se ve que en la primera no hay mayor interés, no insistir”
“De vez en cuando, recurrir al sentido del humor hace el ambiente más
grato, pero…
…no se ría antes de que los demás lo hagan.”
VI Responda
“Escuche a todos
…. especialmente si no están de acuerdo con Usted.” (1)
Ronda de Preguntas
Si no entiende una pregunta de inmediato, trate de interpretarla antes de
pedir que se la repitan.
Luego, dé su interpretación, y contra-pregunte si es correcta.
Si sabe la respuesta, déla.
Si la pregunta tiene más de una respuesta correcta, aclara ese hecho
antes de responder.
Si no sabe la respuesta, dé una referencia de dónde encontrarla.
Si no tiene referencias, comprométase a averiguarlo.
Si la pregunta abre un punto de vista interesante y que Ud. no había
considerado, dígalo y felicite a su autor.
Nunca se corra por la tangente ni intente engrupir a su público..
FIN
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