PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
TRATAMIENTO DE ALGUNAS CUENTAS
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PREPARACIÓN DE ESTADOS
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4.1.1 Cargos Diferidos e Ingresos Diferidos
Cargos Diferidos: Son aquellos gastos cuya incidencia
no recae totalmente sobre el ejercicio en que se ha
efectuado el desembolso, sino cuando se efectúa el
gasto:
• "gastos anticipados" que, como su nombre lo indica,
se cancelan antes de ocurrir su vencimiento. arriendos
anticipados, intereses anticipados, primas de seguros,
etc. Los gastos anticipados constituyan un activo que
se irá transformando gradualmente en gasto o pérdida.
•otros desembolsos, son los gastos de organización y
puesta en marcha, es necesario distribuidos
equitativamente entre varios ejercicios.
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4.1.1 Cargos Diferidos e Ingresos Diferidos –
Ejemplos de gastos anticipados
Seguros: en marzo de 2005 se contrata un seguro contra
incendio, mediante el pago de una prima anual anticipada
ascendente a $1.200.000.
La contabilización por el pago será la siguiente:
Seguros Vigentes
1.200.000
Banco De Santiago
1.200.000
G/ch/283 o/Cía. de Seguros La Concepción por prima anual con vencimiento ello de marzo de 2006.
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4.1.1 Cargos Diferidos e Ingresos Diferidos
Si se trata de una empresa que acostumbra a hacer sus regularizaciones
mensualmente, deberá practicar el 31 de marzo, el siguiente asiento:
Seguros
Seguros Vigentes
100.000
100.000
Proporción del seguro contra incendio, correspondiente al mes de marzo.
Hechos los dos asientos, las cuentas del Mayor quedarán
como sigue:
Seguros Vigentes
1.200.000
100.000
Seguros
100.000
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4.1.1 Cargos Diferidos e Ingresos Diferidos
Si se tratara de una empresa que hace estas regularizaciones sólo a la
fecha del balance general, y suponemos que éste se practica en 31 de
diciembre de 2005, el asiento por la parte consumida del seguro, sería el
siguiente:
Seguros
Seguros Vigentes
1.000.000
1.000.000
Proporción del seguro contra incendio, correspondiente al presente ejercicio.
las cuentas del Mayor presentan la siguiente situación:
Seguros
1.200.000
1.000.000
Seguros Vigentes
1.000.000
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4.1.1 Cargos Diferidos e Ingresos Diferidos – Ejemplos de gastos
anticipados
Arriendos Anticipados: El 1° de septiembre de 2005 se paga el
arriendo anticipado por un período de seis meses, $ 1.800.000.
Esta operación dará lugar al siguiente asiento: .
La contabilización por el pago será la siguiente:
Arriendos Anticipados
Banco
1.800.000
1.800.000
Arriendo anticipado correspondiente al período comprendido entre el 1/9/05 y el 28/2/06.
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4.1.1 Cargos Diferidos e Ingresos Diferidos – Ejemplos de gastos
anticipados
Si esta empresa regulariza mensualmente este tipo de operaciones, el
30 de septiembre deberá practicar el asiento que se indica:
Arriendos
Arriendos Anticipados
Arriendo correspondiente al mes de septiembre.
300.000
300.000
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4.1.1 Cargos Diferidos e Ingresos Diferidos – Ejemplos de gastos
anticipados
Si por el contrario, la empresa regulariza esta situación sólo a la fecha
del balance general (31 de diciembre de 2005), el asiento que
corresponde es el siguiente:
Arriendos
Arriendos Anticipados
1.200.000
1.200.000
Arriendo correspondiente a los meses de septiembre a diciembre.
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4.1.1 Cargos Diferidos e Ingresos Diferidos – Ejemplos de gastos
anticipados
Intereses Anticipados: El 2 de diciembre de 2005, se obtiene del
Banco de Chile, un préstamo con letra por $ 2.000.000 con vencimiento
al 10 de abril de 2006 (90 días). El Banco nos abona en cuenta
corriente $1.762.400. Al obtenerse el préstamo, el asiento será:
Banco De Chile
1.762.400
Intereses Anticipados
237.600
Banco De Chile, Préstamo en letras 2.000.000
Préstamo con vencimiento al 2/4/06.
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4.1.1 Cargos Diferidos e Ingresos Diferidos – Ejemplos de gastos
anticipados
A la fecha del balance general (31 de diciembre), será necesario
registrar el interés vencido correspondiente al mes de diciembre:
Intereses Bancarios
Intereses Anticipados
79.200
Proporción de los intereses anticipados correspondientes al mes de diciembre.
79.200
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4.1.1 Cargos Diferidos – Ejemplos de gastos anticipados
Otros Cargos Diferidos: cuando una empresa inicia sus actividades y
debe por ello incurrir en importantes desembolsos motivados por las
circunstancias propias del período de organización y puesta en
marcha. Es indudable que estos desembolsos tienen el carácter de
gastos; pero, también es cierto, no puede asegurarse
que correspondan íntegramente al primer ejercicio.
Gastos de organización: podemos mencionar los gastos
de carácter legal, de asesoramiento técnico, etc.
Los gastos de puesta en marcha: son aquellos efectuados
en el período necesario para que la empresa logre su normal
desenvolvimiento, es decir, cuando ha alcanzado un nivel
mínimo de producción.
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4.1.1 Cargos Diferidos – Ejemplos de gastos anticipados
Una empresa ha hecho diversos desembolsos antes de iniciar sus
actividades, cuyo monto asciende a $50.000.000, que se contabilizó en
la cuenta "Gastos de Organización". La empresa inició sus actividades
el 10 de julio de 2005, y los directivos de la misma adoptaron el criterio
de distribuir este gasto en un período de cinco años.
Suponiendo que el primer balance se hace el 31 de
diciembre de 2006, corresponderá en esa fecha
hacer la siguiente contabilización:
Amortización Gastos de Organización
Gastos de Organización
5.000.000
5.000.000
Amortización de 1/10 de los gastos de organización, correspondiente al presente ejercicio.
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4.1.1 Cargos Diferidos – Ejemplos de gastos anticipados
Una vez hecho el asiento anterior, las cuentas quedarán como sigue:
Gastos de Organización
50.000.000
5.000.000
Amortización Gastos
de Organización
5.000.000
El saldo de la cuenta Gastos de Organización
($45.000.000) representa el monto que se difiere o
posterga para los futuros ejercicios. En consecuencia,
dicho saldo deberá presentarse en el activo del balance.
La cuenta Amortización Gastos de Organización nos sirve
para registrar la pérdida correspondiente al primer
ejercicio. Por lo tanto, será una de las cuentas de
Pérdidas y Ganancias que quedará saldada al hacerse el
cierre de las mismas.
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4.1.1 Cargos e Ingresos Diferidos
Ingresos o Productos Diferidos: corresponde a
las utilidades que, habiéndose percibido en un
ejercicio, se devengan posteriormente.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, en el caso de
haber cobrado intereses anticipadamente; o
haber recibido el arriendo anticipado por varios
meses, etc.
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4.1.1 Cargos e Ingresos Diferidos –
Ejemplo:
Un cliente acepta una letra el 1° de diciembre de 2006, a 120 días,
en cancelación de una factura por $ 520.000, más los intereses
que ascienden a $ 83.200.
En esa fecha deberá hacerse el asiento que se indica:
Documentos por cobrar
603.200
Clientes
520.000
Intereses Cobrados Anticipadamente
83.200
N.N. su aceptación L/a 120días.
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4.1.1 Cargos e Ingresos Diferidos –
Si el balance general se practica al 31 de diciembre, será
necesario registrar en esa fecha el interés devengado:
Intereses Cobrados Anticipadamente
20.800
Intereses ganados
20.800
Intereses cobrados a N.N. y devengados a la fecha.
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4.1.1 Cargos e Ingresos Diferidos –
Después de las contabilizaciones indicadas las cuentas
presentan la siguiente situación:
Intereses Cobrados
Anticipadamente
20.800
83.200
Intereses Ganados
20.800
El saldo de la cuenta Intereses Cobrados Anticipadamente
($62.400) representa un producto diferido, es decir, una
utilidad que corresponderá al futuro ejercicio. Este saldo se
presenta en el pasivo del balance general, aun cuando
debemos destacar que ello se debe a razones de orden
técnico, puesto que en ningún caso representa una
obligación financiera para la empresa.
La cuenta Intereses Ganados es una cuenta de resultados,
que indica la utilidad por este concepto correspondiente al
ejercicio
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4.1.1 Cargos e Ingresos Diferidos –
Gastos Acumulados: Es indudable que a la fecha del
balance deben figurar en el pasivo todas las deudas
que se hayan contraído, como así también aquellas
que se han devengado, aun cuando su vencimiento
sea posterior. Uno de los casos es cuando se trata de
servicios adquiridos cuyo vencimiento, dada la
modalidad imperante en el comercio, es posterior a la
fecha del balance. Tal sería el caso, por ejemplo, de los
remuneraciones acumulados, que se adeudan por no
haber coincidido la fecha del balance con la de su
pago; de consumos tales como energía eléctrica, gas,
agua, etc., en que por la misma razón anterior,
debemos calcular el monto de la deuda a base del
estado de los medidores.
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4.1.1 Cargos e Ingresos Diferidos –
Todos estos gastos, que constituyen lógicamente una
pérdida, representan por otra parte un pasivo que se
conoce con el nombre de "gastos acumulados".
Por lo tanto, la contabilización de un gasto acumulado
implica un cargo a una cuenta de pérdida y un abono a
una cuenta de pasivo.
Ejemplo
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4.1.1 Cargos e Ingresos Diferidos –
Ejemplo: Una empresa cuyo balance se establece el 31 de mayo de
2005, ha realizado su último pago de remuneraciones el día 28,
correspondiendo a los salarios devengados en la semana comprendida
entre el 21 y el 27 del mismo mes. El pago siguiente se realizará, en
consecuencia, el día 4 de Junio. En este caso será necesario
considerar a la fecha del balance, las remuneraciones
devengados entre el día 28 y 31 de mayo.
Supongamos que el monto de los mismos asciende
a M$ 325.000. La contabilización que corresponde
es la que se indica:
Remuneraciones
325.000
Remuneraciones Acumulados
Por los salarios devengados entre el 28 y el 31 de mayo de 2005.
325.000
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
a) Cuentas por Cobrar: Este rubro incluye todos los derechos a favor
de la empresa al efectuar ventas a crédito. Normalmente se registran:
Cuentas por Cobrar (activo)
Ingresos por Venta
XXX
XXX
Esta cuenta puede descomponerse en dos tipos:
Cuentas por cobrar documentadas.
Cuentas por cobrar sin documentar.
La definición nos indica que corresponden a la
existencia o no de un documento que respalde el
compromiso de terceros con nosotros, ejemplo: letras, pagarés,
cheques, etc.
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Valoración de Cuentas por Cobrar: Estas se encuentran registradas
normalmente en el monto adeudado por los clientes, y permanecen con
ese valor monetario a través del tiempo excepto cuando corresponden
a ventas a crédito reajustables. Para el caso cuando exista descuento
por pronto pago se puede generar una cuenta
"descuento x pago anticipado" que sea considerada
como gasto o una cuenta "descuentos en ventas“
que se descuenta directamente de la cuenta ingresos
por ventas. Esta materia se analizará cuando se traten
las cuentas de resultado.
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
A través de un ejemplo ilustraremos nuevamente estas transacciones.
Si la compañía Atlántida S. A., ha emitido facturas de ventas a crédito
durante el mes por $154.000 y de estas $52.000 fueron canceladas
antes del plazo de vencimiento, haciendo uso del descuento
establecido del 2%, las contabilizaciones son de la
siguiente forma:
Cuenta por cobrar
Ingresos por venta
154.000
154.000
para registrar las facturas
Caja
Descuento por pronto pago
Cuentas por cobrar
(para registrar la cancelación de las facturas del plazo)
50.960
1.040
(gasto)
52.000
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
En el caso de cuentas que no se van a pagar o incobrables, existen
varios métodos o procedimientos para estimar el monto de los
incobrables; ellos son:
1)Considerar un porcentaje sobre las ventas a crédito realizadas en el
período.
2)Considerar un porcentaje sobre los saldos pendientes
de cuentas por cobrar.
3)Un porcentaje distinto sobre las cuentas por cobrar que
tiene la empresa, dependiendo de la antigüedad que
tienen dichas cuentas. Esto es para estimar más
precisamente los incobrables, debido a que mientras
más antiguas son las cuentas atrasadas más probable
es que no las cancelen.
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
El asiento en los tres casos será:
Deudores Incobrables (gasto)
Provisión Deudores Incobrables (contra cuenta de activo)
La cuenta Provisión Deudores Incobrables (P.D.I.),
es una contracuenta de activo, ya que se presentará
descontando el valor de las cuentas por cobrar para
reflejar el verdadero valor del potencial de beneficios
que por estos recursos (activos) puede esperar
la empresa.
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
EJEMPLO
Si la empresa Atlántida S.A., en su primer año de
operaciones, ha tenido ventas a crédito de $154.000,
tiene un saldo de cuentas por cobrar al final del período
de $102.000 y éstas se descomponen en atraso en el
pago de la siguiente forma.
Vigente
Atrasadas 30 días
Atrasadas entre 31-60 días
Atrasadas entre 61-90 días
Atrasadas más de 90 días
Total
$ 15.000
$ 30.000
$ 37.000
$ 14.000
$ 6.000
$ 102.000
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Método 1)
El cálculo sería: Si se estima que, en general, un 5%
de las ventas a crédito probablemente será incobrable,
haremos:
Deudores incobrables
7.700
Provisión deudores incobrables
7.700
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Método 2)
El 7,5% de los saldos de cuentas por cobrar, se estima es
de dudosa cobranza, haremos:
Deudores incobrables
Provisión deudores incobrables
7.650
7.650
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Método 3) Se tienen los siguientes porcentajes probables de
incobrabilidad de las cuentas por cobrar, de acuerdo su retraso en el
pago:
Atrasadas 30 días o menos
Atrasadas entre 31 y 60 días
Atrasadas entre 61 y 90 días
Atrasadas + de 90 días
2%
6%
10%
15%
Deudores incobrables
Provisión deudores incobrables
5.020
5.020
PREPARACIÓN DE ESTADOS
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Debido a que, independientemente del método de
estimación utilizado, la cuenta deudores
incobrables, como su nombre lo indica, se basa en
una estimación, se producen en la práctica
diferencias entre lo realmente presentado como
incobrable y lo considerado en la contabilidad
como provisión. Por lo tanto, cuando un deudor se
deba reconocer corno definitivamente incobrable,
es decir, se identifica en cuanto a persona, monto
y fecha (incobrable efectivo), el asiento de diario
para reconocerlo será:
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Provisión deudores incobrables
Cuentas por cobrar Sr. XX
$X
$X
Es decir, se anula su cuenta por cobrar y se disminuye
la provisión estimada puesto que ya es efectiva la
irrecuperabilidad.
Si en el curso de un período el monto de los deudores
que se deba reconocer como definitivamente
incobrables, es mayor que la provisión efectuada, por la
diferencia se deberá hacer el castigo directo contra
gasto. Es decir:
Deudores incobrables (gasto)
$y
Cuentas por cobrar.
$y
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Si en el curso de un período, el monto de los deudores definitivamente
incobrables es menor que el saldo de comienzo del período de la cuenta
P.D.l., y por lo tanto queda un saldo en la cuenta P.D.l., se procederá de
dos formas dependiendo de cual ha sido el método usado para crear la
cuenta de provisión.
Si se empleó el método (1), vale decir un porcentaje
sobre las ventas a crédito del período, el remanente de
provisión debe traspasarse al próximo período sumada a la
nueva que se va a hacer para dicho período.
Si se empleó el método (2) ó (3), es decir, sobre saldos de
cuentas por cobrar, la provisión que queda como remanente
se traspasa al período siguiente y sirve para hacer una
menor provisión para dicho período, es decir, se calcula
el porcentaje sobre el saldo de cuentas por provisión y
se hace el nuevo asiento por la diferencia.
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Ilustraremos con un ejemplo lo anterior: La empresa Beta S.A. tenía en su
balance al 31/12/04 una cuenta provisión deudores incobrables por
$3.000. Durante 2005 vendió a crédito por $ 230.000 y determinó como
realmente incobrables a los siguientes deudores.
Almon S.A.
$900
Justicia y Cía.
$500
Pérez y Pérez
$600
El monto de sus cuentas por cobrar al 31/12/05
era de $160.000.
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Método 1: Supongamos, en primer lugar, que la estimación por deudores
incobrables de la empresa corresponde a un 1% del total de sus ventas
anuales a crédito. ¿Cuál es la provisión que debe hacer al 31 de
diciembre de 2005?
a) Primero debe castigar los deudores de 2005.
Provisión deudores incobrables
2.000
Cuentas por cobrar Almon S.A.
Cuentas por cobrar Justicia y Cía.
Cuentas por cobrar Pérez y Pérez
900
500
600
b) Hacer su nueva provisión del año (230.000 x 0,01)
Deudores incobrables
$2.300
Provisión deudores incobrables
$2.300
El saldo de la cuenta provisión deudores incobrables al 31/12/05 va a ser
de $3.300 y las cuentas por cobrar netas de $156.700.
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Método 2: Si suponemos que el sistema de provisión de deudores
incobrables que emplea la empresa, es el de un 2% del saldo de cuentas
por cobrar al día del balance, se habría hecho:
a) Castigo por los realmente incobrables.
Provisión deudores incobrables
Cuentas por cobrar
2.000
2.000
(idéntico al anterior)
b) Calcular la provisión del año (160.000 x 0,02), menos el saldo acreedor
que tenía la cuenta provisión deudores incobrables ($1.000), entonces se
haría:
Deudores incobrables
2.200
Provisión deudores incobrables
2.200
El saldo acreedor de la cuenta provisión deudores incobrables en el balance al
31/12/05, será de $3.200 y el saldo neto de las cuentas por cobrar de $156.800.
(160.000 - 3.200).
PREPARACIÓN DE ESTADOS
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Método 3: Si suponemos que el sistema de provisión de deudores
incobrables que emplea la empresa, es uno basado en el saldo de cuentas
por cobrar de acuerdo a la antigüedad de las cuentas, y que luego de
aplicado los distintos porcentajes, la provisión que debiera quedar (saldo de
la cuenta P.D.I.), es de $800, entonces correspondería hacer lo siguiente:
a) Castigo por los realmente incobrables.
Provisión deudores incobrables
Cuentas por cobrar
(idéntico al anterior)
2.000
2.000
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
b) Calculada la provisión del año ($800), vemos que el saldo acreedor que
tenía la cuenta provisión deudores incobrables ($1.000), es mayor que el
necesario, entonces se hará:
Provisión deudores incobrables
Ingreso no Operacional
200
200
El saldo acreedor de la cuenta provisión deudores
incobrables en el balance al 31/12/05, será de $ 800
y el saldo neto de las cuentas por cobrar de
$159.200. (160.000 - 800).
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
¿Qué sucede ahora si durante el período alguna de las cuentas
castigadas previamente se logra cobrar? En el ejemplo anterior, Juan
Pérez padre y socio de Pedro Pérez, que estaban en quiebra, a los tres
meses de esto obtienen una herencia y nos pagan. Esto puede reflejarse
en nuestra empresa de dos formas.
a) Reconocer un ingreso, que compense el castigo
efectuado con anterioridad para esta cuenta, es decir,
cuando Pérez y Pérez cancela sus $ 600 se haría
un asiento.
Caja
600
Ingreso por deudores recuperados
600 (ingreso)
Este sistema es mejor cuando el castigo y el pago recuperado se
efectúan en distintos período.
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
b) El otro sistema es reversar todas las operaciones anteriormente
efectuadas, aumentando la cuenta provisión deudores incobrables que
había sido disminuida en su oportunidad.
Cuenta por cobrar Pérez y Pérez
600
Provisión deudores incobrables
Caja
600
600
Cuenta por cobrar Pérez y Pérez
El sistema opera cuando el castigo y la recuperación
son en el mismo período.
600
PREPARACIÓN DE ESTADOS
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
b) El otro sistema es reversar todas las operaciones anteriormente Existe
en algunas empresas la modalidad directa de deudores incobrables, esto
se hace cuando se identifican los deudores, se castiga esa cuenta, sin
haber usado la cuenta de provisión, es decir:
Castigo por deudores incobrables
Cuenta por cobrar
XX
XX
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
b) Documentos por cobrar: Corresponde principalmente a las letras de
cambio o pagarés, son una orden incondicional escrita dirigida a una
persona o empresa, por otra, quién se compromete a pagar una cierta
suma de dinero en una fecha determinada.
Hay varios tratamientos que pueden tener estos documentos
desde el punto de vista contable, los que ilustraremos
con sus respectivas contabilizaciones.
Mantenerlas en cartera hasta su vencimiento.
Mandarlas a cobranza.
Entregadas en descuento.
Endosarlas
Darlas en garantía.
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Documentos en cartera:
Al momento del pago:
Caja
Doc. por cobrar o Letras por cobrar
XX
XX
Si no cancelan:
Varios deudores
Documentos por cobrar
XX
Se llama varios deudores pues al vencer el plazo el
documento pierde su valor de tal
XX
PREPARACIÓN DE ESTADOS
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Si efectúe el trámite legal de protesto a través de un notario para
cobranza judicial. En ese caso se debe hacer:
Dctos. protestados (activo)
Varios Deudores
XX
XX
En algunos casos la empresa opta por registrar los pagos para realizar el
protesto como gasto en el mismo momento que ella los paga,
suponiendo con ello una muy baja probabilidad de recuperación de ellos.
Gastos de Protesto
Caja
XX
XX
(para registrar los pagos por trámites de protesto)
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Si efectúe el trámite legal de protesto a través de un notario para
cobranza judicial. En ese caso se debe hacer:
Dctos. protestados (activo)
Varios Deudores
XX
XX
En algunos casos la empresa opta por registrar los pagos para realizar el
protesto como gasto en el mismo momento que ella los paga,
suponiendo con ello una muy baja probabilidad de recuperación de ellos.
Gastos de Protesto
Caja
XX
XX
(para registrar los pagos por trámites de protesto)
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Caja
Gastos de Protesto
Documentos protestados
xx
xx
xx
(se recuperan los gastos del protesto de la letra)
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Documentos en cobranza: Se entregan a un banco o institución
encargada de esto para que realice la parte administrativa de la
cobranza, se contabiliza:
Al momento de la entrega:
Documento en cobranza (activo)
Documento por cobrar
xx
xx
Al momento del pago:
Banco
Gasto de cobranza
Documento en cobranza
xx
xx
xx
Si no hay pago. Los trámites son iguales que en el caso del protesto
explicado anteriormente.
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Documentos en descuento: Significa entregárselos a un banco o
institución financiera a cambio de recibir anticipadamente en efectivo el
valor de ellos. El banco entrega el valor presente de esos documentos
descontados a cierta tasa que generalmente es distinta de la implícita en
el documento. La diferencia de ellas será para la empresa el costo real
del descuento.
El descuento se registra, al enviado a descuento:
Documento en descuento (activo)
Documento por cobrar
xxx
xxxx
PREPARACIÓN DE ESTADOS
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Cuando el banco acepta el descuento a la empresa, esta registra:
a)Si el documento no tiene interés explícito. El gasto por descuento
corresponde a la tasa de descuento que cobra el banco sobre el valor
nominal del documento, considerando el número de días de vigencia
que quedan al Documento desde el momento en
que es aceptado por el Banco.
Caja
XXX
Gasto por descuento.
Documentos en descuento
XXX
XXX
PREPARACIÓN DE ESTADOS
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4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
b) Si el documento tiene interés explícito. El gasto por el descuento
se calcula sobre el valor que tendrá al vencimiento el documento,
(incluido los intereses). Dependiendo de las tasas de interés del
documento y del banco y del número de días de vigencia que le queden
al documento, el resultado neto del descuento para la empresa puede
ser un gasto o un ingreso.
Se pueden dar dos resultados:
i) Banco
Gasto Descto.
Doc. en Descto.
X
(Y-X)
ii) Banco
Doc. en Descto.
Utilidad x Descto
X
Y
Y
(X-Y)
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
El resultado (utilidad o pérdida) por el descuento de
un documento con interés explícito dependerá de:
a)el período de tiempo que haya transcurrido entre la
fecha de emisión del documento y la fecha de
aceptación del descuento; a mayor período, mayor es
la proporción que corresponde recibir a la empresa
de los intereses que genera el documento.
b)de la diferencia entre la tasa de interés del
documento y la tasa de interés o de descuento que
cobra el banco. Mientras mayor sea la tasa del banco
con respecto a la del documento, menor será lo que
reciba la empresa.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
debe registrarse como contingencia (o responsabilidad) el valor de los
documentos descontados, ya que de no ser cancelados la
responsabilidad sigue siendo de la empresa
Asiento de Responsabilidad:
Documento Descontado
Responsabilidad x Doc. Descontado.
XX
XX
Estas dos cuentas no son cuentas que se presenten en el
balance ni en el Estado de Resultados; se les denominan
Cuentas de Orden y se presentan en forma separada. Lo
que se está presentando es básicamente una contingencia,
es decir, una obligación en caso que el aceptante no pague.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Actualmente las normas contables en Chile permiten no registrar el
asiento, en cuyo caso esta contingencia se describe en las notas a los
estados financieros.
Los asientos de no pago en este caso son:
Varios Deudores
Banco
XX
XX
Esto es inmediato al momento de no pago, pues el banco
cobrar al cliente (la empresa que descontó el documento)
el total del valor del documento descontado.
Posteriormente o alternativamente la empresa registrará:
Documentos protestados
Varios Deudores
XX
XX
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Endoso de documento: Consiste en entregar el documento que se
tiene en cartera como pago de algún compromiso que posee la
empresa. En este caso también debe registrarse como contingencia el
monto del documento endosado, puesto que existe la misma
responsabilidad frente al no pago del caso anterior.
Cuentas por pagar
Documentos por cobrar
XXX
XXX
(al cancelarse una cuenta de la empresa con documento en cartera)
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Documentos en garantía: En este caso se dejan depositados en el
banco. Se registra:
Documento en garantía (Activo)
Documento x cobrar
XXX
(Al enviar los documentos al banco)
Pueden ocurrir dos situaciones
XXX
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Cuando es la empresa la que cobra el documento y luego procede a
pagar el Préstamo:
Caja
XXX
Documentos en garantía
XXX
y luego la empresa registra
Préstamo par pagar
Caja
XXX
XXX
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2 Cuentas por cobrar - Estimación Créditos Incobrables
Si es el banco el que cobra directamente y se paga por el préstamo:
Préstamo por pagar
Documento en garantía
XXX
XXX
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.3 Provisiones
Las "provisiones" se emplean para registrar compromisos del negocio,
cuyo monto no conocemos con exactitud, o bien, cuando ese monto
pueda variar por factores ajenos a la empresa.
Como ejemplo de un compromiso cuyo monto no se puede
establecer exactamente, mencionaremos el caso de las
vacaciones del personal, que es un derecho que se
adquiere a través del tiempo efectivamente trabajado.
Ejemplo: El 31 de diciembre de 2005, se establece una
provisión por pago de vacaciones por $ 285.000.
Vacaciones del Persona
285.000
Provisión para Vacaciones del Personal
285.000
Estimación de las vacaciones que corresponden al personal
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.2 Inventario y Costo de Ventas
Terminología Empleada:
Inventario: al conjunto de bienes terminados o que sirven para
producir bienes terminados, de propiedad de la empresa y que
constituyen la actividad comercial o giro productivo de la entidad.
inventario de mercadería Los bienes que están para la venta
productos terminados los bienes para la venta por una entidad
manufacturera generalmente son denominados.
productos en proceso parcialmente completados o en proceso de
producción
materias primas materiales o insumos que son parte del proceso de
producción y que son almacenados hasta incorporarse a los productos
terminados).
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.2 Inventario y Costo de Ventas
La siguiente ecuación que se aplica a todas las situaciones de
inventarios, facilitará nuestra presentación de la contabilidad de
ellos. En dicha ecuación todas las cantidades están referidas a
unidades físicas:
Ecuación N°1
Inventario Inicial + Compras o Adiciones - Salidas = Inventario Fina
A modo de ejemplo, si comenzamos un período con
100 toneladas de carbón (inventario inicial) y
compramos 150 toneladas durante el período, y
usamos (salidas) 130 toneladas, debería haber al
término del período 120 toneladas de carbón
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.2 Inventario y Costo de Ventas
Es importante el hecho de que la ecuación anterior puede ser
escrita como sigue:
Ecuación N°2
I
Inventario Inicial + Adiciones o Compras - Inventario Final = Salidas
De nuevo en nuestro ejemplo, si comenzamos el
período con 100 toneladas de carbón, compramos 150
toneladas de carbón, y verificamos que al final nos
quedan 120 toneladas de carbón, nosotros podemos
deducir que130 toneladas de carbón tienen que haber
sido usadas o retiradas del inventario durante dicho
período. La suma del inventario inicial más las adiciones
o compras es generalmente llamado "disponibilidad de
bienes para la venta". En nuestro ejemplo 250 toneladas
de carbón están disponibles para la venta.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.2 Inventario y Costo de Ventas
La contabilidad se informa en términos de valores en pesos, y no
en unidades físicas.
Los mayores problemas en la contabilidad de inventarios surgen
precisamente de la fluctuación de precio en el tiempo, de
las unidades físicas adquiridas.
Consideremos el inventario de bienes para la venta en una
empresa comercial: La ecuación de inventario, con todas
las cantidades físicas medidas en términos de pesos, puede
ser reflejada como sigue:
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.2 Inventario y Costo de Ventas
Ecuación N°3
Inv. Inicial + Compras (*) - Costo de los Bienes Vendidos = Inv. Final
(*) Netas de devoluciones Reagrupando la ecuación tenemos:
Ecuación N°4
Costo de los Bienes Vendidos (*) =Inv. Inicial + Compras Netas - Inv. Final
(*) Costo de Venta
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.2 Inventario y Costo de Ventas
La comparación en el estado de resultado entre el flujo de Ingreso
generado por las ventas y el costo de las existencias vendidas, nos va a
determinar nuestra utilidad o pérdida bruta del período.
En consecuencia, existe una interrelación muy grande en la medición de
resultados como consecuencia de los valores que se
asignan tanto al inventario final (activo) como al costo
de la mercadería vendida (costo de venta en las cuentas de
resultado).
Determinar qué valores asignamos a las unidades físicas
de inventario y de costo a las unidades vendidas, se
determina en contabilidad financiera a través de un supuesto
respecto de los "flujos de costos", es decir, cómo asignamos
valores a las unidades físicas; tanto de inventario final como
de costo de venta, será una parte importante de esta sección.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4. La problemática de la Contabilidad de inventarios
La contabilidad de inventario puede ser dividida en los
siguientes tópicos para efectos de una presentación:
Sistemas de Control y Contabilización de
inventarios: Método Periódico o de No-Permanencia y
método Perpetuo o de Permanencia de inventarios
Bases de valoración de los inventarios.
Definición y partidas a incluir en el costo de
adquisición de los inventarios.
Supuestos de flujo de costos para valorizar los
bienes vendidos y los inventarios.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Este método tiene como principio básico, el alto
costo que en algunos casos significa llevar un
control de costos y de unidades en forma particular
de cada uno de los tipos de productos de la
empresa.
El control de inventario se hace periódicamente, es
decir no permanentemente y lo mismo sucede con el
costo de venta el que sólo se puede conocer
periódicamente. En el método no se lleva durante el
período,
un
registro
para
identificar
"permanentemente" las unidades que se venden con
los costos de dichas unidades.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
La siguiente ecuación de inventario será la que se
usará para determinar el Costo de Venta bajo este
método (todos los valores serán expresados en $):
Costo de Venta
(incógnita)
=
Inv. Inicial
(conocido)
+
Compras
(conocido)
-
Inv. Final
(determinado)
Todas las variables de la ecuación anterior están
consideradas a su costo histórico o de adquisición
(precio de compra).
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Cuenta Mercadería: En este sistema, como una forma de
identificarlo,
se
usará
una
cuenta
que
llamaremos
"MERCADERIA".
MERCADERÍA
Inv. Inicial
(P/C)
Ventas
(P/V)
Compras
(P/C)
Devoluciones de Compras (P/C)
Devoluciones de Ventas
(P/V)
(P/C) = Precio de Compra (costo de adquisición, fletes, seguros, etc).
(P/V) = Precio de Venta
Esta cuenta, en la que se mezclan unidades a precio de
compra y unidades a precio de venta, es lo que llamaremos
una cuenta MIXTA
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Para "limpiar" esa cuenta y obtener el valor del inventario final valorado a
su costo histórico y de este modo represente realmente el activo que por
ese concepto tiene la empresa, habrá que "quitarle" el componente de
resultado que ella contiene.
Resultado en el Método Periódico: A continuación
mostraremos la relación entre la cuenta Mercadería y
el Resultado o Margen Bruto por ventas de la
empresa:
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Sea:
V
= Ventas en $ del período
C
= Compras en $ del período
R
= Resultado o Margen Bruto por Ventas del período
LI.
= Inventario Inicial ($)
I.F.
= Inventario Final ($)
D.V. = Devoluciones de ventas (devoluciones a la empresa)
D.C. = Devoluciones de compras (devoluciones de la empresa)
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Dado que por definición:
Resultado = Ventas (netas de devolución) - Costo de Ventas
Podemos expresar lo anterior como:
R = (Ventas-Devoluc. de Vtas) - (II + Compras - Devoluc. de Compras - IF)
(p/v)
p/v
p/c
p/c
p/c
p/c
Reordenando y agrupando variables tenemos:
R
= (V + D. C.) -
(I.I. + C + D. V.)
+
I. F.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
(V + D.C.) corresponde a los abonos a la cuenta Mercadería, y
(I.I. + C + D.V.) corresponde a los cargos a la cuenta Mercadería.
Por lo tanto podemos decir que:
R = (Abonos cuenta Mercadería - Cargos cuenta Mercadería) + IF.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Dado lo anterior, podemos resumir concluyendo que en lo que se refiere
a este método de No-Permanencia, el resultado por las ventas de
inventarios de un período estará dado por las siguientes relaciones:
Si Abonos cuenta Mercadería> Cargos, la cuenta tendrá un saldo
acreedor y por lo tanto el resultado será:
Resultado = S.A. + I.F.
Si Abonos cuenta Mercadería < Cargos, la cuenta tendrá
un saldo deudor (número positivo)
Resultado = - (S.D.) + LF.
Si Abonos cuenta Mercadería = Cargos, la cuenta estará
saldada
Resultado = LF.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Hemos descrito la forma de obtener el Resultado Bruto (Ventas - Costo
de Venta) de la gestión de la empresa. Sabemos que la cuenta
Mercadería tiene, hasta el momento, incluido este resultado y debemos
por lo tanto proceder a "limpiar" la cuenta, hacer un ajuste, para que su
saldo represente sólo el valor del activo que por concepto de inventarios
tiene la empresa al momento del cierre del ejercicio.
Antes de explicar el procedimiento diremos que la información que
tendremos disponible para hacer el ajuste será: el saldo de la cuenta
Mercadería, el valor del inventario final y el volumen en $ de las ventas
del período. Con esta información y luego de haber determinado el
Costo de Venta (ecuación 4), cerraremos la cuenta Mercadería y
abriremos una cuenta de activo en la que registraremos el valor del
inventario. Esta cuenta, que será la que aparecerá en el balance, se
llamará Existencias.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Se procederá corno sigue:
Supongamos que para hacer el ajuste y cierre de la cuenta
Mercadería se tiene la siguiente información:
I.I.
=
0
I.F.
=
$100 (conocido luego del recuento físico)
Ventas del período
=
$1.500 (registrado durante el período como
abonos en la cuenta Mercadería)
Compras del período
=
$800 (cargados en cuenta Mercadería en el
período)
Devoluciones
=
0
Saldo cuenta Mercadería
=
= $700 (acreedor)
===> Resultado
=
= SA + IF = 700 + 100 = 800
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Se procederá corno sigue:
Supongamos que para hacer el ajuste y cierre de la cuenta
Mercadería se tiene la siguiente información:
Cierre cuenta Mercadería:
Existencias
Mercadería
Costo de Venta
100 (dato)
700 (dato)
700 (obtenido por diferencia)
Ventas
1.500 (dato)
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
¿Qué concluimos del asiento anterior?
•la nueva cuenta existencias, representará en el balance
el activo que tiene la empresa en inventarios.
•la cuenta mercadería quedará con saldo = 0
•el resultado bruto del ejercicio, obtenido al final del
mimo, será:
Ventas
=
- Costo de Venta =
Resultado Bruto =
$ 1.500
$ 700
$ 800
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Si el saldo de la cuenta Mercadería hubiese sido acreedor el asiento sería
del tipo:
Existencias
Costo de Venta
Mercadería
Ventas
X (dato)
Y (supongamos que este es dato; ecuación 4)
Z (dato)
(X+Y-Z)
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Ventajas del método: La principal ventaja está dada por ser este un
método sencillo y práctico, además de económico si se piensa en los
recursos que demanda (tiempo, personal, etc.).
Desventajas del método: la principal desventaja radica en el sistema
de recuento de unidades de un período, es generalmente difícil y
costoso en tiempo y recursos y puede interferir con las operaciones
normales de una empresa por varios días.
Otra desventaja del método de inventario periódico, es el
supuesto de que todos los bienes que no se encontraban
físicamente en el momento del inventario, habrían sido
vendidos o usados. Cualquier pérdida (generada por
destrozos, robos, evaporación o desperdicio) queda oculta
como parte del costo de la mercadería vendida o costo de los
materiales usados.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
¿Qué empresas usan este método?: El método
resulta definitivamente más práctico en empresas que
tienen una gran variedad de artículos con costos
unitarios
relativamente
bajos
(supermercados,
farmacias, comercio en general). Unido a lo anterior, se
observa que por las características del método, éste es
usado en empresas en que el no contar con existencias
de un determinado producto en un momento del tiempo,
no significa dejar de ganar cifras significativas.
Probablemente será en esas mismas empresas con
gran variedad de productos, a bajo costo unitario, en las
que se da esta baja "pérdida de oportunidad" y por lo
tanto en forma casi natural históricamente han usado
este método.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Determinación de Resultado Durante el Período:
Hemos dicho que en el método periódico la principal
desventaja es no poder conocer permanentemente los
resultados, problema que se genera por no contar
sistemáticamente con el Costo de Venta. Sin embargo,
una gran proporción de las empresas que usan este
método, precisamente por la enorme diversidad de
productos, tienden a tener una política de precios muy
sencilla y casi uniforme para todos los productos. En
general uno encuentra que el precio se fija en base a un
Margen Bruto uniforme. Definamos:
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Margen Bruto = Precio de Venta - Costo de Venta
Precio de Venta
Supongamos que la política de la empresa para todos
sus productos es operar con un Margen Bruto de 30%.
Necesitaremos conocer sólo las ventas totales (sin
distinción de productos) del período, para conocer el
resultado.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Margen Bruto = Precio de Venta - Costo de Venta
Precio de Venta
Tendremos:
0.3 = 12.000 – X
12.000
(los valores del margen, 30%, y las ventas, $12.000,
son conocidos)
X = $8.400 = Costo de Venta
Resultado = 12.000 - 8.400 = $3.600
Habiendo conocido el costo de venta podremos usar la
ecuación-4 para despejar el valor del Inventario Final.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.1. Método de Inventario Periódico (o método de NoPermanencia)
Margen Bruto = Precio de Venta - Costo de Venta
Precio de Venta
Tendremos:
0.3 = 12.000 – X
12.000
(los valores del margen, 30%, y las ventas, $12.000,
son conocidos)
X = $8.400 = Costo de Venta
Resultado = 12.000 - 8.400 = $3.600
Habiendo conocido el costo de venta podremos usar la
ecuación-4 para despejar el valor del Inventario Final.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2.Método de Inventario Perpetuo (o método de Permanencia
se diseña un sistema de registro (tarjetas de existencia) de manera
que el costo de las unidades vendidas es contabilizado al momento
de la venta, es decir el momento en que los activos son retirados
del inventario para su uso y venta. Se tendrá en todo momento un
control contable del inventario que la empresa mantiene en
bodega. A este inventario le llamaremos "inventario teórico", se
pueden
producir diferencias entre el inventario teórico y el efectivo
debido a robos, deterioros, etc.. Este es un problema del
método y que se traduce en un deficiente control de
mermas o robos de existencias. La solución obvia, ya
está dicha, no es otra que hacer con alguna periodicidad,
el recuento físico de unidades en bodega. Este método,
considera los siguientes registros y cuentas básicas.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2.Método de Inventario Perpetuo (o método de Permanencia
Momento de la compra:
Existencias
Caja, Banco, CxP, etc ...
X
X
Momento de la venta:
Caja, C por C, etc.
Ingreso por Venta
Y
Costo de Venta
Existencias
X
Y
X
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2.Método de Inventario Perpetuo (o método de Permanencia
Cuentas del Método:
EXISTENCIAS (Activo)
Compras
(P/C)
Devol. Ventas
(P/C)
Ventas
(P/C)
Dev. Compras (P/C)
Saldo Deudor (P/C)
P /C = Precio de compra o Costo Histórico
Ingreso por Ventas (Resultado)
Dev. Ventas(PV)
Ventas (P/V)
P /V = Precio de Venta (neto de impuestos)
Costo de Venta (Resultado)
Ventas (P/C)
Dev. Ventas (P/C)
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2.Método de Inventario Perpetuo (o método de Permanencia
Hemos dicho que en este método, el inventario final se determina
sin necesidad de un recuento físico, usando la siguiente ecuación:
I.F.
(Incógnita)
=
I.I.
(dato)
+
C
(dato)
-
D.C
(dato)
-
V
(dato)
Hecho el recuento que se ha aconsejado hacer
periódicamente, la diferencia entre el "inventario
teórico" de los libros de la empresa (obtenido según la
ecuación anterior) y el valor del inventario efectivo, es
una pérdida que se registrará como mayor costo de
venta si se trata de una pérdida "normal" o como
"otros gastos" si se trata de una pérdida anormal,
unido a la correspondiente disminución en la cuenta
Existencias.
+
D.V.
(dato)
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.2.Método de Inventario Perpetuo (o método de Permanencia
Ventajas del Método: Básicamente la información que entrega (mayor
cantidad y calidad). Usando este método se conocerá,
permanentemente, el resultado de las transacciones de venta de la
empresa y el valor de las existencias que ella tiene. Permite un mayor
control de variables importantes en la administración de la empresa.
Desventajas del Método: Tiene evidentemente un mayor
costo de administración en relación al método anterior.
Usa más recursos humanos, mayor tiempo, etc.
¿Qué empresas usan este método?: Normalmente empresas
con procesos productivos de alto valor. También empresas con
no mucha variedad de productos. Pero el avance computacional,
ha hecho que empresas con gran variedad de productos adopten
este sistema solucionando computacionalmente el problema del
control unitario de productos.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.3 ¿Cómo determinar el sistema a emplear?
No existe una sola fórmula o recomendación respecto del cuando
debe ser empleado cada uno de estos métodos, lo cual obviamente
dependerá del grado de información que se desee, del empleo de
sistemas computacionales para procesar la información, de los
volúmenes de información a procesar, y del análisis costo-beneficio
que efectúe la administración de una empresa en
la elección del método del control. Una de las
consideraciones que debe tener la administración
para escoger el método, es la posibilidad de que
la ausencia de registros de información adecuada
implique pérdidas de oportunidad de ventas o quedar
sin los stocks necesarios en un momento determinado
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.4 Comparación resumen entre los Métodos Periódico (no
permanencia) y Perpetuo (permanencia).
METODO PERIÓDICO
METODO PERPETUO
El costo de venta se obtiene sólo al final El costo de venta se conoce y registra al
del período
vender
Se hace inventario físico al final del No es necesario hacer inventario físico
ejercicio y con ello se obtiene el costo de para saber el costo de venta. Pero sí para
venta, mermas del período y robos.
determinarlas.
Al final del ejercicio se hace un asiento de El registro del costo de venta se hace al
costo de ventas de todo el período
realizar cada venta
Usa cuentas llamadas: MERCADERIA Usa cuentas de activos: EXISTENCIAS
(mixta)
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.4 Comparación resumen entre los Métodos Periódico (no
permanencia) y Perpetuo (permanencia).
METODO PERPETUO
METODO PERIÓDICO
Ventajas: barato y sencillo
Ventajas: Útil cuando el costo de no
vender
es
alto
(costo
de
perder clientes, demoras en entrega, etc.)
Desventajas: No se conoce el resultado Desventajas: más complicado, más caro,
durante el período, menor información. No no hay control sobre las mermas (robos,
controla mermas y tiene un costo de
deterioros, etc.)
hacer el recuento físico final.
A continuación se desarrollará un ejemplo numérico para ilustrar la
diferencia en la contabilización de ambos métodos.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.1.4 Comparación resumen entre los Métodos Periódico (no
permanencia) y Perpetuo (permanencia).
Cierre de la cuenta Mercaderías: Dado que IF = 25.284 (dato)
Existencias
25.284 (por recuento físico valorado)
Costo Venta
15.351 (obtenido por diferencia o inferido)
Mercadería
24.635 (saldo de la cuenta)
Ventas
16.000 (conocido por facturas)
Resultado por Ventas:
Ventas
-Costo de venta
Utilidad
$
16.000
(15.351)
649
Pero dado que hubo una merma de 4 unidades ($1.806),
que está considerada como costo de venta, se sabe que el
costo está sobrestimado.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.4.2.Métodos de Asignación (o Supuestos) de Costos al Flujo de
Existencias de la empresa en un Período Existen los siguientes
métodos o supuestos para asignar un costo de adquisición o de
manufacturación al flujo de unidades físicas que se vende y como
consecuencia de ello, al stock de existencias que permanece en la
empresa al término de un período:
P.E.P.S. ("primeras en entrar, primeras en salir") o
método F.I.F.O. (First In First Out).
El costo de las primeras unidades que se compraron
(las más "antiguas" del inventario), se asignará como
costo de las unidades que se vendan.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.4.2.Métodos de Asignación (o Supuestos) de Costos al Flujo de
Existencias de la empresa en un Período
U.E.P.S. ("últimas en entrar, primeras en salir") o L.I.F.O. (
Last In First Out).
El costo de las últimas unidades que se compraron (las más
"nuevas" en el inventario), se asignará como costo de las
unidades que se vendan.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.4.2.Métodos de Asignación (o Supuestos) de Costos al Flujo de
Existencias de la empresa en un Período
Método de Promedio Ponderado.
A las unidades que se vendan se les asignará como
costo, el costo promedio ponderado de las unidades en
inventario.
Ejemplo
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.4.2.Métodos de Asignación (o Supuestos) de Costos al Flujo de
Existencias de la empresa en un Período
Como se desprende del cuadro siguiente, en un
proceso de alza de precios, el método FIFO da por
resultado un menor costo de venta, mayor margen
bruto y mayor valor de inventario final. En
contraposición, el método LIFO resulta en mayor
costo de venta, menor margen bruto y menor valor
del inventario final. El promedio se sitúa en una
posición intermedia a ambos.
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.4.2.Métodos de Asignación (o Supuestos) de Costos al Flujo de
Existencias de la empresa en un Período
Ejemplo
PREPARACIÓN DE ESTADOS
CONTABLES
4.4.3.Comparación de los métodos
PEPS da por resultado cifras de balance general más
próximas al costo de reposición, porque las últimas
compras dominan la valuación del inventario. No
obstante, el costo de productos vendidos refleja precios
anteriores porque supone que las compras anteriores
son vendidas primero. Cuando fluctúan los precios,
PEPS conduce a la utilidad neta más alta declarada de
los tres métodos cuando los precios suben, y la más
baja cuando los precios bajan. Cuando se usa PEPS,
los métodos de inventario perpetuo e inventario
periódico conducen a la misma cifra para el costo de
los productos vendidos y, por consiguiente, a la misma
cifra para el inventario final.
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4.4.3.Comparación de los métodos
UEPS conduce a resultados opuestos. UEPS produce
cifras de balance general que pueden estar muy
alejadas de los costos presentes y una cifra de costo
de productos vendidos próxima a los costos de
reposición. El costo de productos vendidos por el
método UEPS es el mayor de los tres cuando los
precios están al alza, y el menor cuando los precios
están a la baja. Como se explicó anteriormente, al
usar el método UEPS, los sistemas de inventario
perpetuo e inventario periódico pueden conducir a una
cifra diferente para el costo de los productos vendidos
y, por tanto, para el valor del inventario final.
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4.4.3.Comparación de los métodos
El método, de promedio ponderado se encuentra
entre los otros dos en su efecto sobre el balance
general y el estado de pérdidas y ganancias. Sus
valores de inventario no están tan próximos a los
precios presentes como los del PEPS ni tan alejados
como los de UEPS. Los promedios ponderados
reflejan todos los precios durante el período en
proporción a las cantidades compradas a dichos
precios, así como los costos del inventario inicial
arrastrados del período anterior.
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4.3. Activos Fijos y Métodos de Depreciación
Los problemas derivados con la valoración de los
activos fijos y su correspondiente depreciación,
pueden ser convenientemente separados en 4 tipos de
situaciones:
1. Contabilización de la adquisición de activos fijos.
2. Registro de su uso a través del tiempo.
3.Registro de ajuste por cambios en su capacidad o
eficiencia de producción y por mantención y
reparaciones.
4. Registro de las ventas de activos fijos.
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2.Registro del uso en el tiempo, “Depreciación: El propósito central
de la depreciación es el proceso de distribución de los costos de estos
activos fijos en varios períodos en una forma razonable y ordenada.
También podemos decir, que la depreciación es el reconocimiento a
través del tiempo, del valor de los servicios potenciales que
originalmente tenía el activo y que han sido "recibidos" por la empresa.
Causas de la Depreciación: las causas de la
depreciación son motivadas por la declinación en la
capacidad de un activo fijo para proporcionar servicios
y su posterior retiro o eliminación como activo.
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2.4. Problemas para Reflejar la Depreciación
Hay principalmente 3 problemas en asignar o distribuir el costo del
activo a través del tiempo:
a. Determinar la base de depreciación del activo.
b. Estimar su vida útil.
c. Decidir sobre la forma de expiración de los servicios
del activo a través del tiempo.
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2.5. Determinación de la base de depreciación del activo
En muchos casos al costo del activo a depreciar, se le
debe deducir el valor residual del activo. Este valor
residual corresponde al valor que se espera obtener al
término de la vida útil del bien y puede corresponder a
su valor de desecho. Frente a las dificultades para
determinar el valor residual al término de la vida útil del
bien, la solución más simple consiste en estimarlo en
cero o en un peso. Se entiende que el término de la
vida útil de un activo fijo, es aquel momento en que el
activo ya no está en condiciones de prestar en forma
normal el servicio para el cual originalmente fue
fabricado o construido.
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2.6. Estimación de la Vida Útil: Al efectuar esta estimación
debemos tomar en cuenta las causas físicas y las funcionales. La
experiencia pasada es la mejor pauta para determinar la vida útil
de los bienes.
Bienes
Terrenos
Edificios y construcciones (Cemento)
Años de vida útil
No se deprecian
50 a 100
Maquinarias (depende del N° de turnos)
10
Muebles
15
Vehículos (depende del destino que se le
dará: para reparto, para un Director, etc)
7 a 15
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2.7. Métodos de Depreciación Se deprecia un monto igual y
constante por período, durante toda la Vida Útil del bien
•Método Lineal (en relación al tiempo).
•Método de volumen de producción o uso real (lineal en
relación al uso).
•Método de saldos decrecientes. (Depreciación
Acelerada).
•Método de la suma de los dígitos.
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2.7.1
Método lineal (en función del tiempo): Se deprecia un
monto igual y constante por período, durante toda la Vida Útil del bien
Sean:
CH (Costo Histórico)
VR (Valor Residual)
VU (Vida Util)
= $30.000
= $ 6.000
= 12 años
 Dep. Anual = CH –VR = $ anuales
VU
 Dep. Anual = 30.000-6.000 = $ 2.000 anuales
12
Este sistema, es el tradicionalmente aceptado para efectos
tributarios
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2.7.2
Método Según Volumen de Producción (en base a "uso
efectivo"): Se reconoce un gasto por depreciación de acuerdo al
uso real del Activo Fijo. Para su uso se necesita: cantidad máxima
esperada de producción del Activo Fijo durante su vida útil
Dep. por Unidad Producida =
[ CH - VR ]
(o por hora de trabajo, etc) N° Max de unidades (o N° Max de horas
Ejemplo: Al mismo ejemplo anterior agreguemos otros datos:
N° Máx. de unid. que se pueden producir con el Activo Fijo =
300.000 unid.
Dep. por unidad de producción = (30.000 - 6.000) /300.000
= $ 0,08 por unid.
Supongamos que la Producción del mes de enero = 20.000 unid
Gasto por Depreciación enero = 20.000 x $0,08 = $1.600
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2.8. Registro de la Depreciación
El débito que se efectúa es un gasto del período (disminuye el valor
del patrimonio) y puede disminuirse (crédito) directamente la cuenta
de activo fijo (método directo) o bien efectuar el crédito a una contra
cuenta reserva de depreciación (método indirecto).
El método indirecto es el que habitualmente se emplea
en Chile, en que la presentación del activo fijo y
depreciación es como sigue:
Activo fijo (diversas cuentas)
menos: depreciación acumulada
Activo fijo neto
1.000
- 300
$ 700
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3. Mantenciones, Reparaciones Mayores y Mejoras
3.1. Mantenciones: también se les denomina reparaciones menores,
corresponden a lo previsible, a lo rutinario. El valor de estas
mantenciones es en general, un gasto del período en que se Incurre.
3.2. Reparación Mayor: Esta reparación producida por
un problema anormal (incendio, choque de un
vehículo, terremoto, etc) puede tener, después de
efectuarse, dos efectos:
a) Sólo repone la potencialidad que le quedaba al
activo hasta la fecha de la reparación mayor.
b) No sólo repone la potencialidad del activo a la fecha
de la reparación, sino que la aumenta (ya sea
alargando su vida útil, aumentando su productividad,
o una combinación de ambas).
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4. Ventas de Activos Fijos: En lo fundamental, la venta de un activo fijo
de la empresa, no difiere de lo que es la venta de cualquier otro de sus
activos. Lo que le da un carácter particular, es que en este caso el valor
contable neto del activo, que es el que realmente nos indicará si ha
habido una utilidad o pérdida en la venta, resulta de una diferencia de
dos cuentas. Para ello debe entonces "retirar" de la contabilidad las dos
cuentas que, como conjunto, contienen o se han utilizado
para el registro de dicha información: máquinas y equipos
y depreciación acumulada. Para usar un lenguaje muy
sencillo, digamos que al venderse un activo fijo, este se
"lleva" de la contabilidad tanto su costo histórico como su
depreciación acumulada.
Ejemplo:
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4. Ventas de Activos Fijos:
El 1/1/02 la empresa vende en $100.000 al contado, una máquina que
había tenido un costo histórico de $140.000 y cuya depreciación
acumulada, al momento de la venta, era de $50.000.
Corresponde en este caso disminuir la cuenta de activo
fijo Máquinas y Equipos" y también disminuir la contra
cuenta de activo "Depreciación Acumulada". La diferencia
entre el precio de venta y el valor contable neto del activo,
será el resultado de la transacción:
Caja
100.000
Depreciación Acumulada
50.000
Máquinas y Equipos
140.000
Utilidad en Vta de M y E
10.000 (diferencia)
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4. Ventas de Activos Fijos:
Si la misma máquina se hubiese vendido en $70.000, el registro habría
sido:
Caja
Depreciación Acumulada
Pérdida en Venta de Act. Fijo
Máquinas y Equipos
70.000
50.000
20.000 (por diferencia)
140.000
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4.4. Activos Intangibles y Amortización
Tienen el mismo tratamiento que los activos. La
diferencia entre ellos radica en que en un caso se trata
de bienes físicos y, en el otro, de recursos inmateriales.
se pueden mencionar el derecho de llave, las marcas
comerciales, las patentes industriales, las concesiones.
También son considerados los costos de organización
y puesta en marcha, de investigación y desarrollo, etc.
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4.4. Activos Intangibles y Amortización
1. Amortización: El término amortización se utiliza
para describir la cancelación sistemática al gasto del
costo de los activos intangibles durante su vida útil. El
asiento contable usual para la amortización genera un
débito a Gasto de amortización y un crédito a la cuenta
de activos intangibles. No hay objeción teórica a
acreditar una cuenta de amortización acumulada en
lugar de la cuenta de activo intangible, pero en la
práctica rara vez se encuentra este método.
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2. Contabilización de Activos Intangibles
El valor inicial de un activo intangible está constituido
por su costo de adquisición, el que debe incluir todos
los gastos relacionados con la compra, como ser
honorarios, gastos legales, etc. Por tratarse de un
activo no monetario está sujeto a la aplicación de la
corrección monetaria y, de acuerdo a su vigencia, a ser
amortizado durante el período de vida útil.
En
general,
la
amortización
se
contabiliza
proporcionalmente durante la vida de servicio del
intangible o según un criterio que se ajuste a los
requerimientos operativos, es decir, la cuota de
amortización puede variar en los ejercicios futuros.
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2. Contabilización de Activos Intangibles
Ejemplo:
Contabilizar en forma directa la Amortización del primer
año de una patente, que costó M$1.200 si se estima
que la vida de servicio será de 4 años.
Amortización = 1.200 = 300
4
Amortización
300
Patente Industrial
300
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4.5 Remuneraciones
El Código del Trabajo (Ley N° 18.620, de 1987) expresa que "se entiende
por Remuneración las contraprestaciones en dinero y las adicionales en
especies avaluables en dinero que debe percibir el trabajador del
empleador por causas del contrato de trabajo".
La remuneración de trabajadores dependientes
contempla tres componentes principales:
Haberes (valores imponibles y no imponibles)
Descuentos (legales y voluntarios)
Remuneración líquida (total de haberes menos los descuentos)
PREPARACIÓN DE ESTADOS
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4.5.1 Haberes:
Corresponden a las diversas denominaciones de la remuneración y a las
asignaciones, todo lo cual se encuentra establecido en el contrato
individual o colectivo de trabajo. Los haberes se clasifican, en aquellos
que constituyen renta, es decir, son imponibles y aquellos que no
constituyen renta o no imponibles, para efectos impositivos previsionales
y tributarios.
Haberes que constituyen renta o son imponibles:
a) Sueldo (sueldo base),
b) Sobresueldo (horas extraordinarias)
c) Comisiones
d) Participaciones
e) Gratificaciones (contractuales y voluntarias)
f) Bonos
g) Aguinaldos (sector privado)
h) Premios
i) Otros haberes de pago ocasional
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4.5.1 Haberes:
Haberes que no constituyen renta o no imponibles:
a) Asignación Familiar (monto asignado por Ley)
b) Asignación de Movilización (hasta cierto monto)
c) Asignación de Colación (hasta cierto monto)
d) Asignación de Pérdida de Caja (hasta cierto monto)
e) Asignación de desgaste de herramientas (hasta cierto
monto)
f) Viáticos
g) Indemnización por años de servicios (sólo el monto
legal)
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4.5.2. Descuentos: Son retenciones que el
empleador efectúa a las remuneraciones de los
trabajadores en cumplimiento a disposiciones legales
y por mutuos acuerdos.
Los descuentos legales son de carácter obligatorios
y están destinados a fondos previsionales, al pago
de impuesto y al cumplimiento de retenciones
judiciales en favor de la familia del trabajador:
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4.5.2. Descuentos:
a) Descuentos previsionales:
Su aplicación sobre los haberes imponibles tiene un
tope de 60 UF, considerando la UF del último día del
mes en que se devengan las remuneraciones.
Cotización obligatoria de AFP(10%) + Cotización
adicional (% variables según la AFP).
Cotización de Salud (7%), se entere en Fonasa o en
alguna Isapre (entidades de salud privada).
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4.5.2. Descuentos:
b) Descuentos para impuestos: Impuesto único de segunda
categoría (aplicado según la escala determinada por el SII y
establecida en la Ley de la Renta).
c) Descuentos judiciales: Retenciones judiciales ordenadas por los
Juzgados Civiles, debido a demandas por alimentación y vestuarios
en contra del trabajador.
d) Descuentos por mutuo acuerdo o denominados voluntarioslos
Cuotas sindicales
Cuotas de bienestar
Cuotas de casas comerciales, de bancos o instituciones financieras.
Pago de adicional de salud, cuando e17% no alcanza a cubrir el
contrato con una Isapre.
Otros descuentos voluntarios.
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4.5.3. Contabilización de las Remuneraciones:
La contabilización de las remuneraciones se efectúa de la siguiente forma:
Remuneraciones
Asignación Familiar Pagada
Leyes Sociales Patronales
AFP Habitat por Pagar
Isapre Cigna por Pagar
Impuesto Único por Pagar
Retención Judicial por Pagar
Anticipo de Sueldos
Cuotas Sindicales por Pagar
Remuneración por Pagar
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