Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
INFORMES DE AUDITORÍA Y
REDACCIÓN
Edgardo Castro Rivera
Ayudante Ejecutivo
OBJETIVOS
• CONOCER ELEMENTOS
IMPORTANTES SOBRE:
– INFORMES DE AUDITORÍA
REDACCIÓN DE HALLAZGOS
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Normas
• Normas de Auditoría del Contralor
(N-DA-1, V.1)


Normas Generales

Normas de Trabajo de Campo

Normas para la presentación del Informe
Normas de Redacción de Informes
de Auditoría (N-DA-2, V.1)
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INFORMES DE
AUDITORÍA
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PROCESO DE AUDITORÍA
 ¿Cómo se realiza?
 Normas adoptadas por el Contralor
 Etapas
 Planificación
 Trabajo de campo
 Comunicaciones con la gerencia
 Informe final
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Informe de auditoría PROPÓSITO
Documento oficial con valor legal
Propósito
• Informar los hallazgos
– Entidad
– Otras agencias o partes interesadas
•
•
•
•
Explicar la interpretación de los hechos
Emitir la opinión del auditor
Hacer recomendaciones
Servir de punto de partida para referimientos
a otras agencias
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Comunicaciones con la gerencia
• Tipos de
comunicaciones
• Solicitud de información
• Cartas a la gerencia
• Borrador de informe
• Informe final
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Contenido de la carta a la gerencia
Carta de trámite
Período auditado
Operaciones examinadas
Fecha para contestar la carta
Hallazgos preliminares
Dirigido al jefe
Título
de la agencia.
Situación
Confidencial
Criterio
Efecto
No se incluye la causas ni recomendaciones
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Contenido del Informe Final
Informe Público
Primera parte/carta de trámite
Relación detallada
(8 secciones)
de los hallazgos
• Base legal
• Todos los
• Datos sobre la unidad auditada
atributos
• Alcance y metodología
• Contestaciones
• Comentarios especiales
de la gerencia
• Opinión
Anejo de
• Recomendaciones
funcionarios
• Comunicaciones con la gerencia
principales
y la contestación a éstas
Otros anejos
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Cont. Contenido del informe…
• Base Legal
• Indica qué se realizó (auditoría, evalaución,
estudio)
• Base legal para efectuar la auditoría, estudio, etc.
• Datos de las áreas examinadas
• Datos sobre la unidad auditada
• Breve descipción de la unidad (creación,
funciones, organización)
• Datos financieros generales
• Litigios o demandas
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Cont. Contenido del informe…
• Alcance y metodología
• Declaración de Cumplimiento con Normas de
Auditoría
• Período auditado
• Métodos utilizados (entrevistas, inspecciones físicas)
• Comentarios especiales
• No necesariamente implican violaciones a leyes
• Situaciones significativas para las operaciones de la
unidad
• Se incluye sólo si lo amerita
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Cont. Contenido del informe…
• Opinión
• Dictamen sobre el resultado de las
pruebas
• Cinco tipos
• Opinión favorable
• Opinión favorable con hallazgos secundarios
• Opinión favorable con hallazgos principales y
secundarios
• Opinión parcialmente adversa
• Opinión adversa
• Opinión de abstención
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Cont. Contenido del informe…
• Recomendaciones
• Remedio para corregir las situaciones señaladas.
• Dirigidas al funcionario responsable la acción
• Dirigidas a la causa del hallazgo
• Comunicaciones con la gerencia y la contestación
• Cartas a la gerencia
• Fechas y comunicaciones enviadas
• Comentarios de la gerencia
• Fechas de comuniciones recibidas
• Inidicación si no se recibieron comunicaciones
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Cont. Contenido del informe…
• Relación detallada de los hallazgos
• Todos los atributos
• Contestaciones de la gerencia
• Anejo de funcionarios principales
• Nombre de los funcionarios más importantes
• Puesto ocupado
• Período
• Otros anejos
• Gráficas, análisis, listas, tablas, etc.
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Informe de auditoría Características
1. Completo
• Contiene toda la información
• Promueve la comprensión
2. Objetivo
•
•
•
•
Imparcial, sin exagerar
Datos correctos
Sin juicios valorativos
Motiva a atenderlo
• Primera persona plural
(nosotros)
4. Persuasivo • Convincente
• Conclusiones lógicas
3. Formal
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Cont. Características
5. Claro
6. Preciso
7. Conciso
8. Positivo
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• Fácil de leer y entender
• Organización, estilo y
presentación
• Datos correctos, concretos,
medibles
• No mas extenso que lo
necesario
• Expresiones asertivas
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Barreras que impiden la
redacción eficiente
• Desconocimiento del asunto o falta
de información
• Percepción de que la redacción es
una tarea compleja e ineficiente
• Hábitos y actitudes
• Miedo a comprometerse con la
información
• Limitación de tiempo
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REDACCIÓN DE
HALLAZGOS
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Contenido de un hallazgo
Incluye toda aquella información
necesaria para que:
 el lector pueda entender y juzgar por sí mismo
el informe
 cualquier otro auditor pueda examinar o analizar
los hechos y llegar a los mismos resultados
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Partes y Clasificación de
Hallazgos
Atributos
Clasificación
1. Título
1. Principales
2. Situación
2. Secundarios
3. Criterio
4. Efecto
5. Causa
6. Recomendación
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Cont. Partes del Hallazgo
• Título - Informa de qué se trata. Describe
brevemente y de forma objetiva y
específica el asunto
Ausencia de normas y procedimientos para regular las
operaciones del Negociado y procedimiento sin revisar para
atemperarlo a cambios del Código de Rentas Internas de Puerto
Rico
Deficiencias relacionadas con las declaraciones informativas
sometidas por los patronos
Procedimientos operacionales sin aprobar por el Director
Ejecutivo
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Cont. Partes del Hallazgo
• Situación - describe o relata lo que
sucedió - comunica los hechos
concretos que revelan que no se
cumplió con las normas requeridas.
– Introducción
– ¿Qué no se hizo correctamente?
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Cont. Partes del Hallazgo
• Estructura de la Situación
Establece la
pertinencia y
materialidad
del asunto.
Ubica al lector
– Breve introducción para ubicar al lector
• Datos sobre qué se examinó
• Información de fechas, importes, cantidades
• Descripción de transacciones o procesos
– Asunto objeto de señalamiento
• Frase introductoria: El examen reveló que…
• Específico (no mezclar dos situaciones en un párrafo)
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Cont. Partes del Hallazgo
Evitar Palabras imprecisas
Algunos, bastantes
demasiados, pocos,
varios, en ocasiones
Determinar cantidad
En el futuro, en el
pasado
Precisar fecha
Nadie, ninguno,
todos, siempre,
nunca
Términos absolutos,
definir
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Cont. Partes del Hallazgo
• Criterio - normas estandarizadas utilizadas
para evaluar la situación. Debe ser
específica a la situación.
Estándares





Leyes
Reglamentos
Guías
Acuerdos
Contratos
Indirectos






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o implícitos
Experiencia
Conocimientos profesionales
Normas de sana administración
y de control interno
Metas y objetivos programáticos
Sentido común
Uso y constumbre
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Cont. Partes del Hallazgo
Referencia a leyes o reglamentación
…Artículo 33, Sección 6 del Reglamento
XXX aprobado por el Director Ejecutivo el 25
de enero de 2005…
…Ley Núm. 91 del 29 de junio de 1954, Ley
de Contribuciones sobre Ingresos, según
enmendada…
…Memorando Núm. 31 emitido el 23 de
noviembre de 1983 por el Secretario de
Hacienda…
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Cont. Partes del Hallazgo
• Efecto - el resultado observable o la
consecuencia potencial de no haber
cumplido con uno o más criterios y lo
que ello significa para el interés público
– Pérdida de ingresos
– Gasto indebido
– Ineficacia al realizar un trabajo
– Desmoralización del personal
– Pérdida de imagen o de prestigio
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Cont. Partes del Hallazgo
• Causa - la razón fundamental - lo
que motivó el incumplimiento
– Inobservancia o inconsistencia al aplicar las leyes
o reglamentos
– Falta de planificación y de organización
– Supervisión inadecuada
– Ausencia de comunicación de las decisiones y de
las normas
– Falta o deficiencia en el control interno
– Guías inadecuadas, obsoletas o impracticables
– Deshonestidad, descuido o negligencia del
personal
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Cont. Partes del Hallazgo
RECOMENDACIONES
• Propósito
– Mejorar las operaciones de la unidad
– Señalar que se cumpla con las
recomendaciones de auditorías anteriores
– Indicar que hay que cumplir con las leyes
y los reglamentos
• Deben ser
– específicas, claras, precisas
– Ser prácticas – costo/beneficio
– Dirigidas al funcionario con autoridad para resolver
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Conclusión
• El informe de auditoría demuestra el trabajo
del auditor.
• La importancia y atención que se de a
nuestro trabajo, depende del informe.
• Tenemos que brindar igual atención y
dedicación a la readacción del informe, que
la que brindamos a los procesos de auditoría.
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¿Preguntas?
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