Universidad Nacional de la Plata
Facultad de Ciencias Exactas
Departamento de Física
Guía de Auto-archivo
Repositorios Institucionales
Biblioteca del Departamento de Física
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Universidad Nacional de La Plata
(RI-BDF-UNLP)
03/10/2015
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Guía de Auto-archivo
Se propone la siguiente secuencia de pasos para realizar el
auto-archivo
de
documentos
en
los
Repositorios
Institucionales del Departamento de Física.
Por extensión, puede utilizarse el mismo esquema para
realizar el auto-archivo de documentos a los otros RI
creados en el espacio de la Plataforma Dspace.
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Guía de Auto-archivo
Manual de procedimiento para el auto-archivo de
documentos en repositorios digitales.
1. Introducción.
2. Esquema
de
Comunidades,
Sub-comunidades,
Colecciones y Sub-colecciones digitales.
3. Registro de usuario y activación de la cuenta en Mi
Dspace.
4. Ingreso a Mi Dspace para comenzar a depositar los
documentos.
5. Pasos para realizar el Auto-archivo.
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Guía de Auto-archivo
Manual de procedimiento para el auto-archivo de
documentos en repositorios digitales.
6. Descripción
documento.
de
los
pasos
al
subir
el
7. Subida del documento a Mi Dspace.
8. Verificación de los campos asociados al
documento archivado. Control de Metadatos.
9. Autorización para la publicación. Licencias.
10. Finalización el envío del documento al RI.
11. Fuentes bibliográficas consultadas.
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Guía de Auto-archivo
1. Introducción.
• Los RI creados para el Departamento de Física en Mi
DSpace, forman parte del conjunto de servicios ofrecidos por
la Biblioteca del Departamento de Física, para la
comunidad de usuarios de diferentes claustros, con el objetivo
de gestionar, difundir y facilitar el acceso a su producción
académica, científica y administrativa.
• Este manual constituye una guía que facilita comprender la
forma en que deberá realizarse la subida de cualquier tipo de
documentos –en formato PDF- a cualquiera de los RI
creados dentro de cada comunidad digital.
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2. Esquema de Comunidades, Sub-comunidades,
Colecciones y Sub-colecciones digitales.
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Biblioteca del Departamento de Física
• Colección de OBJETOS DIGITALES ADMINISTRATIVOS.
• Colección de OBJETOS DIGITALES de APRENDIZAJE.
Secretaría del Departamento de Física
• Colección de OBJETOS DIGITALES ADMINISTRATIVOS.
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Guía de Auto-archivo
2. Esquema de Comunidades, Sub-comunidades,
Colecciones y Sub-colecciones digitales.
Para realizar el auto-archivo en formato PDF de diferentes
tipos de documentos (.doc, .xls, .htm, .ppt. etc.) a la:
Colección de objetos digitales administrativos, del
repositorio de Biblioteca debe tener en cuenta:
1) ¿Dónde subirá esos documentos?
• Colección de OBJETOS DIGITALES ADMINISTRATIVOS.
2) ¿Qué documentos se incluyen?
Proyectos, Resoluciones, Tutoriales,
Memos, Guías, Instructivos, etc.
3) ¿Quiénes lo compilan?
03/10/2015
Personal autorizado de la Biblioteca de Física.
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Guía de Auto-archivo
2. Esquema de Comunidades, Sub-comunidades,
Colecciones y Sub-colecciones digitales.
Para realizar el auto-archivo en formato PDF de diferentes
tipos de documentos, a la: Colección de objetos
digitales de aprendizaje, del repositorio de Biblioteca
debe tener en cuenta:
1) ¿Dónde subirá esos documentos?
• Colección de OBJETOS DIGITALES de APRENDIZAJE.
2) ¿Qué documentos se incluyen?
Presentaciones, documentos web,
modelos de simulación, trabajos prácticos, guías de instrucciones, tutoriales, entre
otros, provistos por los docentes, auxiliares docentes y alumnos.
3) ¿Quiénes lo depositan?
Los autores-usuarios, y lo compila Personal
autorizado de la Biblioteca de Física.
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2. Esquema de Comunidades, Sub-comunidades,
Colecciones y Sub-colecciones digitales.
Para realizar el auto-archivo en formato PDF de diferentes
tipos de documentos, a la: Colección de objetos
digitales administrativos, de la Secretaría debe tener
en cuenta:
1) ¿Dónde subirá esos documentos?
• Colección de OBJETOS DIGITALES ADMINISTRATIVOS.
2) ¿Qué documentos se incluyen?
Resoluciones, Ordenanzas, Memos,
Notas, Presupuestos, Ordenes de trabajo en los talleres, Legajos, etc.
3) ¿Quiénes lo compilan?
Personal autorizado de la Biblioteca y de la
Secretaría de Física.
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3. Registro de usuario y activación de cuenta en
Mi Dspace.
1.
2.
En el caso de ser, un usuario-autor de la Institución para
acceder al RI de Mi DSpace, deberá registrarse -si es que
no tiene una cuenta- y si ya tiene una cuenta -la misma que
le ha brindado la coordinación de la plataforma, deberá
ingresar al espacio desde Mi Dspace).
Si Usted, es un usuario externo –que pertenece a otros
departamentos o institutos, debe registrarse y solicitar la
autorización al administrador del sistema para integrar el
grupo de usuarios-autores.
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3. Activación de cuenta de usuario en Mi Dspace.
En la Figura 1 se puede ver: Sección de servicios
- Inicio de sesión:
03/10/2015
Para iniciar el proceso de
carga de artículos en los
repositorios, primero inicie
la sesión en la sección de
Servicios
(debajo
de
Alerta) dentro del mismo,
ubicada en la barra lateral
o Frame izquierdo de Mi
DSpace,
complete
el
nombre de Usuario y la
Clave correspondiente.
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3. Activación de usuario en Mi Dspace.
Se completa el nombre de
Usuario o de correo
electrónico y la Clave
correspondiente.
En la Figura 2 se puede ver: Entrar a DSpace Inicio de sesión:
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4. Ingreso a
documentos.
Mi
Dspace
para
el
depósito
de
En la Figura 3 se puede ver: Activación
de la cuenta.
Mi DSpace : Adriana Beatriz Rocca Varela
Una vez ahí, como autoresusuarios se da un clic sobre el
enlace
de,
Universidad
Nacional de La Plata.
Una vez activada la cuenta
de usuario, haga clic en
“Comenzar un nuevo
envío”.
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Una vez activada la cuenta
de
usuario,
si
desea
conocer
los
enviso
aceptados haga clic en
“Ver envíos aceptados”.
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4. Ingreso a
documentos.
Mi
Dspace
para
el
depósito
de
Se selecciona la colección digital listada, en
la cual se desea archivar un documento; y
para la cual el administrador del sistema, nos
ha dado permiso o autorización para hacerlo.
Para que aparezcan las colecciones digitales
listadas, previamente debe haber sido
autorizado
como
depositante
por
el
administrador de la Plataforma.
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En la Figura 4 se puede ver: Elegir la
colección.
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5. Pasos para el auto-archivo.
Describir
…
Describir
Describir
Verificar
Licencia
Subir
…
Completo
En la Figura 5 se puede ver: Cadena de
flujo de trabajo.
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6. Descripción de los pasos para subir el documento.
Paso 1: Describir.
Según las características
del
documento a depositar, se
deberá seleccionar una de
las opciones que aparece
en
el
listado.
Si
el
documento
no
reúne
ninguna
de
las
características del listado,
no
se
seleccionará
ninguna. Cualquiera sea el
caso deberá hacer clic en
“Siguiente” para continuar.
En la Figura 6 se puede ver: Paso 1:
Describir.
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6. Descripción de los pasos para subir el documento.
Paso 1: Describir.
En este caso se seleccionó la
opción: El ítem ha sido
publicado con anterioridad,
ya
que
corresponde
el
archivo seleccionado para
subir, a un instructivo bajado
del sitio web del Portal de la
Biblioteca de Ciencia y
Tecnología
de
la
Argentina.
Véase
la
diapositivas posteriores.
En la Figura 7 se puede ver: Paso 1:
Describir.
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6. Descripción de los pasos para subir el documento.
Paso 2: Describir.
En la Figura 8 se puede ver: Paso 2:
Describir.
03/10/2015
En este Paso 2 de
Describir el ítem, se
deberán ingresar los
datos correspondientes
a: autor (o varios
autores –por la función
añadir-, título, fecha de
publicación
(día-mesaño, resumen, palabras
claves.
Una vez cargados los
datos
solicitados,
deberá hacer clic en
“Siguiente”
para
continuar.
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6. Descripción de los pasos para subir el documento.
Paso 2: Describir.
En la Figura 9 se puede ver: Paso 2:
Describir.
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En este Paso 2 de
Describir el ítem, se
deberán ingresar los
datos correspondientes
a: autor (o varios
autores –por la función
añadir) título, fecha de
publicación
(día-mesaño, editor, resumen,
palabras
claves.
Una vez cargados los
datos
solicitados,
deberá hacer clic en
“Siguiente”
para
continuar.
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6. Descripción de los pasos para subir el documento.
Paso 2: Describir.
En la Figura
10 se puede
ver: Paso 2:
Describir.
Se ingresa sólo la
primera letra del
Título
propiamente
dicho
en
mayúsculas.
Se ingresa la cita normalizada correspondiente al
ítem que se archiva.
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6. Descripción de los pasos para subir el documento.
En la Figura
Paso 2: Describir.
11 se puede
Se ingresa
Serie y su
número
asignado a
este ítem.
Se ingresan
los datos del
número
normalizado
de la
publicación.
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ver: Paso 2:
Describir.
Se ingresan los
datos
del
editor de la
publicación
previa de este
ítem.
Se selecciona el idioma principal del ítem.
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6. Descripción de los pasos para subir el documento.
En la Figura 11
Paso 3: Describir.
se puede
Paso
Describir.
ver:
3:
Se ingresan las
palabras o frases
claves.
Se ingresa
el
resumen
o
abstract.
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Se ingresan los
patrocinantes o
sponsors.
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7. Subida del documento a Mi DSpace.
En la
Paso 4: Subir.
Figura 12
se puede ver:
Paso 4: Subir.
El archivo se ingresa de la siguiente forma: 1) haciendo clic en
Examinar, 2) al seleccionar el ítem o documento que subirá al
RI, desde una carpeta local que está en la PC. Se hace clic en
“Siguiente” para continuar.
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7. Subida del documento a Mi DSpace.
Paso 4: Subir.
Si el archivo se ha subido
correctamente aparecerá
esta leyenda: Su fichero
ha
sido
subido
correctamente.
En la Figura 13
se puede ver:
Paso 4: Subir.
Luego deberá comprobar
si el nombre del archivo y
el Formato del archivo
son correctos, antes de
continuar.
Si el archivo no es
correcto muestra la última
opción, para descartarlo.
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7. Subida del documento a Mi DSpace.
Paso 4: Subir.
En la
Figura 14
se puede ver:
Paso 4: Subir.
Los documentos se bajaron del sitio web de la Biblioteca de Ciencia y Tecnología,
dependiente del Ministerio de Ciencia, Técnica e Innovación Productiva,
dependiente
de
Presidencia
de
la
Nación.
URL:
http://www.biblioteca.mincyt.gov.ar
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7. Subida del documento a Mi DSpace.
Paso 4: Subir.
Para subir un documento a una colección digital se utiliza la opción, “Enviar un ítem a
esta colección”. Por ejemplo, el archivo subido con la denominación:
Listado de publicaciones para descargar de la Biblioteca Electronica de
Ciencia y Tecnica
Corresponde en el repositorio al número de handle: 123456789/22
http://repositorio.oui-iohe.org:8080/grupo8/handle/123456789/22
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En la Figura 15
se puede ver:
Paso
5:
Verificar.
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8. Verificación de los datos del ítem.
Paso 5: Verificar.
En este paso, se
verifica
si
la
descripción de ítem
es la correcta. Y si
todos
los
datos
correspondientes
a
cada
metadato,
también han sido
correctamente
ingresados. En este
caso, se hace clic en
el
botón
de
“Siguiente”
para
continuar.
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8. Verificación de los datos del ítem.
Paso 5: Verificar.
En la Figura 16
se puede ver:
Paso
5:
Verificar.
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En este caso, el archivo entrado
fue
de
Prueba
-el
que
correspondió a la Prueba Piloto.
En la carga real, se ingresaron 5
registros. En caso contrario, debe
hacer clic en “Siguiente” para
continuar.
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9. Autorización para la publicación. Licencias.
Paso 6: Licencia.
En la Figura 17
se puede ver:
Paso
6:
Licencia.
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Este paso, consiste en Aceptar o No Aceptar la Licencia, para hacer disponible y
usable. Si luego de leer el texto de la Licencia, decide aceptarla, deberá indicado su
conformidad, y seleccionar: Acepto la licencia. Si decide no acepta la licencia, el envío
no se borrará, sino que permanecerá en su página de Mi DSpace, hasta un próximo
acceso. En otro de sus accesos, podrá borrarlo o aceptar la licencia para Finalizar el
envío.
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10. Autorización para la publicación. Licencias.
Paso 7: Completo.
Una vez, que haya finalizado el proceso del auto-archivo, tenga en
cuenta que antes de ser visualizado en el RI, el documento debe
ser revisado y aprobado por parte de la comunidad encargada de
hacerlo: Biblioteca/Secretaría.
En la Figura 18
se puede ver:
Paso
7:
Completo.
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En caso de no cumplir con los requerimientos, o de haber algún
problema en el envío, recibirá una notificación con la solicitud de
cambios correspondientes que sean necesarios de hacer.
Si, en cambio, el auto-archivo está completo y sin errores, será
publicado en la colección digital a la que perteneciera. Usted será
notificado por correo electrónico, dentro del Servicio de Alertas.
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11. Fuentes bibliográficas consultadas.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
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DSpace: un manual específico para gestores de la información y la documentación,
Animación: “Pasos para publicar un archivo.
DCMI Metadata Terms.
Dublin Core.
Guía “Cómo….” de Dspace.”
OSI. A Guide to Institutional Repository Software v 3.0.
Repositorios OAI: plataformas para la creación de repositorios OAI, directorios de
repositorios, políticas institucionales, iniciativas.
Rocca, Adriana Beatriz, Resoluciones de actividades del Curso de creación de RI,
OUI, individuales y grupales (Grupo 3).
Tramullas, Jesús and Garrido Picazo, Piedad (2006) Software libre para repositorios
institucionales: propuestas para un modelo de evaluación de prestaciones. El
Profesional de la Información 15(3): pp. 171-181.
UNESCO (2007). Towards an Open Source Repository and Preservation System.
Zurita Sánchez, Juan Manuel. Cervantes Cruz, Alicia. Miranda Quevedo, Pablo.
“Propuesta de normalización bibliográfica para la creación de meta datos en Dublin
Core en los Repositorios Universitarios del proyecto 3R.”
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Fin del Tutorial de la
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de Física
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Muchas gracias !!!
Contacto: [email protected]ísica.unlp.edu.ar
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