Diseño de un sistema de gestión
electrónica de los documentos
Jordi Serra Serra
Universitat de Barcelona
XXV Congreso Archivístico Nacional
“Desafío archivístico: la gestión electrónica entre normas”
San José de Costa Rica, julio de 2013
• The role of records managers and records
management has to be redefined, including all
processes of when and how an information
object becomes a record. We are already running
out of time, and future historians might name our
era “The dark age of the early information
society.”
Kampffmeyer, Ulrich. Breaking the Barriers of traditional Records Management.
DLM Forum Conference, Toulouse 2008.
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La implantación de sistemas de
gestión documental: el ideal
Frontal externo único
S.I.
normalizado
S.I.
normalizado
ISO 14721
Sistema de archivo digital a largo plazo
ISO 16175-2
Sistema y aplicación de gestión documental
S.I.
normalizado
ISO 16175-3
S.I.
normalizado
Frontal interno único
La implantación de sistemas de
gestión documental: la realidad
Múltiples frontales externos
S.I. no
normalizado
ni interop.
S.I. no
normalizado
ni interop.
Aplicación de gestión documental
con alcance parcial, y sin
integración con los sistemas
productores
Ausencia de un sistema de
archivo digital a largo plazo
Múltiples frontales internos
S.I. no
normalizado
ni interop.
S.I. no
normalizado
ni interop.
Sistema de gestión documental
para los soportes físicos no
integrado con el electrónico
Cultura
de silos
La consecuencia:
Control del
entorno
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Externalización
•Cloud services
Big Data
•Creación de nueva
información
…o caos?
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Reutilización
Mundo en red
•Multiplicación de
contextos
•Dilución del concepto de
productor
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
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Ideas revisables
• El sistema de gestión documental tiene como
principal objetivo cumplir la legalidad.
• Un sistema de gestión de documentos
electrónicos es una aplicación informática.
• Para los documentos electrónicos nos sirve el
modelo utilizado para el papel.
• El sistema de gestión documental es competencia
exclusivamente archivística.
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EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL TIENE COMO
PRINCIPAL OBJETIVO CUMPLIR LA LEGALIDAD?
La información es (el) poder
Control del
entorno
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Externalización
•Cloud services
?
Big Data
•Creación de nueva
información
…o caos?
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Reutilización
Mundo en red
•Multiplicación de
contextos
•Dilución del concepto de
productor
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
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Fuerzas motrices de la gestión documental
Control del
entorno
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Control del
ciclo de vida
Externalización
Big Data
•Cloud services
•Creación de nueva
información
Fiabilidad
Reutilización
Mundo en red
•Autenticidad e integridad
• Usabilidad
•Multiplicación de
contextos
•Dilución del concepto de
productor
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
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Alcance de la gestión documental
Control del
entorno
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Control del
ciclo de vida
Externalización
Big Data
•Cloud services
•Creación de nueva
información
Fiabilidad
Reutilización
Mundo en red
•Autenticidad e integridad
• Usabilidad
•Multiplicación de
contextos
•Dilución del concepto de
productor
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
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Generally Accepted
Recordkeeping Principles (GARP)
•
•
•
•
•
•
•
•
Principle of Accountability
Principle of Integrity
Principle of Protection
Principle of Compliance
Principle of Availability
Principle of Retention
Principle of Disposition
Principle of Transparency
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El control del ciclo de vida requiere un
sistema de gestión documental…
• Que garantice la integridad en todas las transacciones.
• Normalizado/ante (que garantice la interoperabilidad).
• Fiable, sistemático, que inspire confianza.
• Conceptualmente consistente (estable pero flexible).
• Efectivamente (y no sólo nominalmente) implantado.
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UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS ES UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA?
El modelo ISO 15489 / 30300
Política formal ISO 30300
Responsabilidades
para el aseguramiento
de la calidad
Herramientas
+
Procedimientos
Procesos ISO 15489
Subsistemas
Clasificación
Subsistema de clasificación
Utilización
Subsistema de control de acceso y uso
Disposición
Subsistema de valoración y selección
Captura y registro
Subsistema de descripción
Almacenaje y preservación
Subsistema de conservación
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Componentes de un sistema
de gestión documental
Dimensión
conceptual
Subsistema
de
clasificación
Subsistema
de valoración
y selección
Subsistema
de control de
acceso y uso
Dimensión
física
Subsistema
de
descripción
Subsistema
de
conservación
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El diseño del sistema:
la dimensión conceptual
Dimensión conceptual
Subsistema de clasificación
Subsistema
de
valoración y
selección
Control de
funciones y
procesos
Reglas de
ciclo de vida
Control de
agentes
(productores)
Subsistema de control de
acceso y uso
Reglas de
acceso y uso
(seguridad)
Control de
tipos
documentales
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El diseño del sistema:
la dimensión física
Dimensión física
Subsistema
de
descripción
Instrumento de
descripción
Subsistema de conservación
Depósitos
Procedimientos
Registros de
actividad
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El diseño del sistema híbrido: elementos
con implementación diferenciada
Instrumento de
descripción
Instrumento de descripción
Depósitos
Depósitos lógicos
(formatos digitales)
Depósitos físicos
(soportes físicos)
Procedimientos
Procedimientos
(automáticos
monitorizados)
Procedimientos
(semiautomáticos)
Registros de actividad
Registros de actividad
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El elemento integrador:
el gestor documental
Sistemas de
negocio
(BO/ERP/EAI)
Gestores de
procesos
(BPM)
Entornos de
colaboración
Herramientas
de oficina
Gestor documental (DM)
Gestor documental (RM)
Sistema de archivo permanente
Digitalización
Gestión en
soportes
físicos
PARA LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS NOS
SIRVE EL MODELO UTILIZADO PARA EL PAPEL?
Control de funciones y procesos
• La clasificación puede ser
múltiple.
• La clasificación funcional
equivale a un mapeo de
procesos, sin limitación a
procesos reglados.
Planificación de
la construcción
de un inmueble
Contratación
de las obras y
trabajos
técnicos
Ejecución de las
obras y
trabajos
técnicos
Pago de las
facturas de los
contratos
• Con múltiples relaciones más
allá de la jerarquía
(concreción).
• BCS vs. RCS o File Plan.
• Clasificación útil!!! (ante Big
Data, eDiscovery, Big Buckets)
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Reglas de acceso y uso (seguridad)
• Poco desarrollado en la
tradición archivística.
• Control de acceso externo
• Control de uso por productores
• Múltiples sistemas de
asignación (por listas de
control de acceso, por
capacidades, etc.).
• Requiere control de usuarios,
grupos y roles.
• Refuerza el valor de las
agrupaciones documentales.
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Reglas de ciclo de vida
• Tratamiento documental sujeto a
un cambio de estado.
• Cambio de estado sujeto a
múltiples eventos.
• Tratamiento = resolución +
parámetros interoperables.
• Resoluciones de eliminación,
transferencia, transformación,
revisión, cambio de tipo o
permisos, etc.
• Combinación de reglas
transversales (por tipo o formato)
con reglas verticales (por serie).
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Control de tipos documentales
•
Elementos descriptibles
(estructurables):
– Objetos documentales
– Componentes del sistema
– Registros del sistema
Mandates
Govern
Business
Establish
competencies
of
Account for
Execution
of
Do
•
Frontera difusa entre dato y
metadato:
•
•
•
•
•
El documento es el dato
El dato es reutilizable
Metadatos autentificantes
Do
People
(Agents)
Is
documented
in
Record,
Manage,
Enable, use
Create
Records
Used by
Tipo de
contenido
Modelo de datos (tipos GD/ECM) vs.
Tipos documentales (SGD).
Tipos de UDC y UDS como ejes de la
automatización de procesos (MdV) y
de la interoperabilidad del conjunto.
Records
management
business
Nivel de
definición
Componentes
transversales
Expedientes
Componentes
específicos
Serie
Documentos
o evidencias
Transversal
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Control de agentes
• Carácter prescriptivo del
organigrama acumulado.
• El inventario de sistemas de
información, en tanto que
agentes productores y custodios.
• La definición de características de
los sistemas parte del mapa de
sistemas:
•
•
•
•
Valor evidencial (integridad)
Opciones de integración (EAI)
Evolución / sustitución
Interoperabilidad
• Vinculación sistemática de los
agentes a las funciones/procesos.
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La necesidad de integración
Cómo se hace
Circuitos
Como se agrupa
Clases
Qué queda
Series
Cuanto se conserva
Calendarios y reglas
Qué se hace
Procesos
Quien lo hace
Agentes
Cómo se hace
Sistemas
Cómo se hace
Guías
Qué se hace
Trámites
Cómo se hace
Modelos
El nodo integrador: la serie documental
Requisitos de
seguridad y
acceso
Actores /
agentes
Ciclos de
vida
Serie
documental
Tipos de
documentos/
expedientes
Procesos y
actividades
Sistemas y
aplicaciones
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Las relaciones entre series
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
A. Control de la actividad empresarial
A.1. Programación de inspecciones
A.2. Realización de inspecciones
A.3. Gestión de procesos sancionadores
A.4. Elab. de la memoria de activ. de control
B. Fomento de la actividad empresarial
B.1. Gestión de subvenciones a empresas
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El mapa de series documentales
Intrumento de
control de la
implantación
Intrumento de
descripción
Intrumento
compartido y
interdisciplinar
Intrumento de
análisis y mejora
Intrumento de
desarrollo
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El mapa de series como plataforma de análisis
Identificación
de series
clave o
vitales
Valoración de
esfuerzo y
resultados de
tramitación
Detección de
necesidades de
nuevos interfaces
o integraciones
entre sistemas
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EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES
COMPETENCIA EXCLUSIVAMENTE ARCHIVÍSTICA.
Distintos entornos a capturar
Sistemas de
negocio
(BO/ERP/EAI)
Gestores de
procesos
(BPM)
Entornos de
colaboración
Herramientas
de oficina
Gestor documental (DM)
Gestor documental (RM)
Sistema de archivo permanente
Digitalización
Gestión en
soportes
físicos
Empezando con un plan estratégico...
Análisis de los
sistemas de
información
Análisis de los
procedimientos
ISO 15489
ISO 26122
Identificación y
normalización del sustrato
documental
Automatización de la
gestión documental
ISO 16175-2
ISO 23081
Aplicación a
proyectos
concretos
...o mediante proyectos concretos
Análisis del
procedimiento X
Análisis del
sistema de
información X
ISO 26122
ISO 23081
Identificación y
normalización del sustrato
documental
ISO 16175-3
Desarrollo de una solución
tecnológica
Aportación a
la solución
transversal
Niveles de actuación
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Patrón de actuación para
sistemas de negocio
Proyecto TIC a petición del
responsable del dominio
de negocio.
•ERP
•EAI
•Aplicaciones verticales
•Datos estructurados
•Documentos XML
•Firmas electrónicas
•Documentos PDF/Imagen
Participación del RGD en la
definición funcional.
Conservar expedientes
finalizados, íntegramente
electrónicos y mayormente
estructurados, junto con
documentos registrales
(recapitulativos).
Serie
Ciclo
Acceso
Tipo
Descripción
Depósito
Proced.
Registro
Serie
Ciclo
Acceso
Tipo
Descripción
Depósito
Proced.
Registro
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Patrón de actuación para
gestores de procesos
•BPM
•Workflow
Proyecto organizativo de
reingenieria de procesos a
petición del responsable
del dominio de negocio.
Participación del RGD en la
definición del proceso.
•Datos estructurados
•Documentos XML
•Firmas electrónicas
•Documentos PDF/Imagen
•Documentos Office
•Correo electrónico
Conservar expedientes
finalizados, íntegramente
electrónicos y mayormente
docucéntricos, junto con el
historial del flujo de
trabajo, y con vínculos EAI.
Serie
Ciclo
Acceso
Tipo
Descripción
Depósito
Proced.
Registro
Serie
Ciclo
Acceso
Tipo
Descripción
Depósito
Proced.
Registro
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Patrón de actuación para
entornos de colaboración
•Mensajería
•Trabajo en grupo
•Redes sociales
•Documentos PDF/Imagen
•Documentos Office
•Correo electrónico
•Documentos multimedia
•Documentos texto/XML
Proyecto organizativo a
iniciativa del área de
comunicación, org. o RGD.
Participación del RGD en la
creación del expediente
eletrónico de proyectos.
Gestionar expedientes en
fase activa, íntegramente
electrónicos y mayormente
docucéntricos, y posterior.
conservarlos.
Serie
Ciclo
Acceso
Tipo
Descripción
Depósito
Proced.
Registro
Serie
Ciclo
Acceso
Tipo
Descripción
Depósito
Proced.
Registro
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Patrón de actuación para
herramientas de oficina
•Herramientas de oficina
•Correo electrónico
•Datos estructurados
•Documentos PDF/Imagen
•Documentos Office
•Correo electrónico
•Documentos multimedia
Proyecto organizativo de
carácter documental a
iniciativa del RGD.
Participación del RGD en
todos los aspectos del
diseño e implantación.
Gestionar expedientes en
fase activa, parcialmente
electrónicos y casi
exclusivamente
docucéntricos, y posterior.
conservarlos.
Serie
Ciclo
Acceso
Tipo
Descripción
Depósito
Proced.
Registro
Serie
Ciclo
Acceso
Tipo
Descripción
Depósito
Proced.
Registro
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Ideas de futuro
• El sistema de gestión documental tiene un doble objetivo:
compliance (seleccionar/eliminar/proteger), y también
mejorar la gestión de la información (RIM).
• Un sistema de gestión de documentos electrónicos es un
conjunto de herramientas conceptuales con múltiples
implementaciones tecnológicas posibles.
• Para los documentos electrónicos el modelo utilizado para
el papel debe ser revisado y enriquecido.
• El sistema de gestión documental es competencia
exclusivamente archivística sólo en las fases finales. En
fases anteriores, responde a una competencia compartida.
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Muchas gracias
Jordi Serra Serra
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