1
INVENTARIOS
NIA 501
EXPOSITOR
L.C. EDUARDO M. ENRÍQUEZ G.
[email protected]
VIGENCIA
Identificación de riesgos en el proceso de
Inventarios
2
De acuerdo con la Norma Internacional
de Auditoría (NIA) 501, emitida por la
International Federation of
Accountants (IFAC), vigente a partir
del 1 de enero de 2010.
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Identificación de riesgos en el proceso de
Inventarios
3
Dentro del proceso de planeación de la auditoría, el
auditor
debe
identificar
las
transacciones
significativas.
Teniendo en cuenta la NIA 315, identificación y
evaluación de los riesgos de error material mediante
el entendimiento de la entidad y sus entorno, el
auditor debe determinar los riesgos de los procesos
que administran las transacciones significativas,
enfocando su esfuerzo a determinar aquellos riesgos
que amenazan los siguientes objetivos definidos por
COSO:
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Identificación de riesgos en el proceso de
Inventarios
4
Objetivo 1: Preparación y publicación de
información financiera
confiable
Objetivo 2: Cumplimiento con las leyes y
normas aplicables.
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Identificación de riesgos en el proceso de
Inventarios
5
Determinados los riesgos que amenazan
estos 2 objetivos en el proceso que
administra la transacción significativa y
teniendo en cuenta la NIA 330,
Respuestas del auditor a los Riesgos
Evaluados, el auditor debe identificar los
controles relevantes que mitigan los
riesgos y evaluar el diseño, la
implementación y efectividad de dichos
controles.
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Relación de las aseveraciones con los
riesgos en el proceso de inventarios
6
Las aseveraciones le ayudan al auditor a
comprender los riesgos que se pueden
materializar partiendo de la base que las
aseveraciones son las declaraciones que un
tercero interesado en una compañía esperaría
encontrar en los estados financieros.
Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe
esperar que la información financiara cumpla con
las siguientes aseveraciones dentro de un
proceso de inventarios para cumplir con los
objetivos definidos por COSO.
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7
Aseveraciones en un proceso de inventarios
Integridad: Todas las transacciones que afectan las
cuentas relacionadas con el proceso de inventarios
han sido registradas en los estados financieros.
Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso
inventarios existen a una fecha determinada
Exactitud: Todas las transacciones que afectan las
cuentas relacionadas con el proceso de inventarios
han sido registradas apropiadamente (fechas,
conceptos, cantidades, valores)
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8
Aseveraciones en un proceso de inventarios
Presentación
y
revelación:
Todas
las
transacciones que afectan las cuentas
relacionadas con el proceso de inventarios han
sido
clasificadas
en
las
cuentas
correspondientes y se han revelado los temas
relevantes del proceso de inventarios y sus
cuentas relacionadas, de acuerdo con las
políticas contables y el marco legal vigente.
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Aseveraciones en las cuentas relacionadas
de un Proceso de Inventarios
Cuentas relacionadas
Integridad
Existencia
Exactitud
Presentación
y revelación
Inventarios
X
X
X
X
Costo de Ventas
X
X
X
X
9
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10
Tipos de inventario
Se identifican los siguientes tipos de inventario:
- Materias primas y partes compradas.
- Inventarios en proceso.
- Inventarios de artículos terminados
- Partes de reemplazo, herramientas y consumibles.
- Bienes (mercancías) en tránsito
- Inventario final
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11
Métodos de valuación de inventarios:
Comúnmente se utilizan 4 métodos de
valuación de inventarios:
- Promedio
- Primeras entradas primeras salidas (PEPS)
- Ultimas entradas primeras salidas (UEPS)**
- Identificación específica
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12
Contabilidad de costos :
Entre los
diferentes tipos generales de
Contabilidad existe la llamada Contabilidad de
Costos. La Contabilidad de Costos es interna y se
utiliza para medir los costos de producción de
algún producto o servicio, para tomar diferentes
tipos decisiones en cuanto a producción,
organización de la empresa, proveedores de
materias primas o servicios para la empresa,
personal, etc. La Contabilidad de Costos también
se usa para generar y establecer el Costo Estándar
o Estándar de Producción para las empresas. A
continuación se describe lo que es un Costo
Estándar.
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13
Contabilidad de costos :
El Costo Estándar se desarrolla con base a los
costos directos e indirectos presupuestados.
El Costo Estándar es una medida de qué tanto
debe costar producirse o entregarse una
unidad de producto o servicio.
Al cierre de cada mes, la compañía debe
ajustar el costo estándar al costo real, que es
como se va a reflejar en los estados
financieros.
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14
Contabilidad de costos :
Mercancias en Tránsito: Existen porque el
material debe de moverse de un lugar a otro.
Mientras el inventario se encuentra en camino,
no puede tener una función útil para las plantas
o los clientes, existe exclusivamente por el
tiempo de transporte.
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15
INCOTERMS
Surge de la frase en ingles "International Commerce
Terms" que básicamente son los términos de compra y
venta internacional que establecen y determinan los
derechos, responsabilidades y obligaciones de las
partes que intervienen en la operación. Es muy
importante destacar que los Incoterms regulan entre
otras, cuatro puntos críticos que soporta toda
transacción comercial:
- La entrega de la Mercancía
- Transferencia de Riesgos
- Distribución de Gastos
- Trámites documentales
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16
Administración del inventario :
El ¿Cuándo? y ¿Cuánto? ordenar son las
preguntas en las que se basa la administración
de inventarios, si se reabastece el inventario en
periodos cortos de tiempo la cantidad pedida
debe ser pequeña lo cual reduce el costo de
conservación pero se incrementa el de
ordenar; si se reabastece el inventario en
periodos largos de tiempo la cantidad pedida
debe ser grande lo cual reduce el costo de
ordenar pero incrementa el costo de
conservación.
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17
Administración del inventario :
En administración de inventarios existen
modelos de reabastecimiento de inventario
que tratan de equilibrar los costos y
reducirlos al máximo así con dichos modelos
el cliente puede saber:
¿Cuánto inventario ordenar?
Y
¿Cuándo ordenar inventario?
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Buenas prácticas para el manejo de
inventarios :
18
Las compañías exitosas tienen gran cuidado de
proteger sus inventarios. Los elementos de un
buen control interno sobre los inventarios
incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo
menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras,
recepción y procedimientos de embarque
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Buenas prácticas para el manejo de
inventarios :
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3. Almacenamiento del inventario para
protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición
4. Permitir el acceso al inventario solamente
al personal que no tiene acceso a los
registros contables
5. Mantener registros de inventarios
perpetuos para las mercancías de alto
costo unitario
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Buenas prácticas para el manejo de
inventarios :
20
6. Comprar el inventario en cantidades
económicas
7. Mantener suficiente inventario disponible
para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas
8. No mantener un inventario almacenado
demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en
artículos innecesarios
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Pasos para identificar riesgos y controles en
un Proceso de Inventarios
21
1) Entendimiento del proceso de Inventarios
El primer paso es entender el proceso desde la
entrada de la materia prima y/o producto
terminado a la bodega hasta la salida del
producto terminado de la bodega.
Tener en cuenta que este proceso lo debemos
conectar con los procesos de compras, ventas
y nomina.
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Pasos para identificar riesgos y controles en
un Proceso de Inventarios
22
2) Identificación de riesgos y controles
Con base en el entendimiento del proceso se
identifican los riesgos que amenacen la integridad,
existencia y exactitud de las cifras.
Antes de empezar a revisar cada actividad debemos
concluir si el proceso cuenta con una adecuada
segregación de funciones.
Si en la evaluación de la segregación de funciones
concluimos que no con confiamos en esta, el auditor
puede tomar la decisión de tomar un enfoque
sustantivo, por lo tanto no realizará pruebas a los
controles.
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Pasos para identificar riesgos y controles en
un Proceso de Inventarios
23
2) Identificación de riesgos y controles
Si estamos tranquilos con la segregación de
funciones podemos pasar al siguiente paso
que es dividir el proceso de compras en
actividades susceptibles a la generación de
riesgos.
Estas actividades son:
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Pasos para identificar riesgos y controles en
un Proceso de Inventarios
24
2) Identificación de riesgos y controles
1) Almacenamiento
2) Registro de utilización de materia
prima, costos directos e indirectos
(Gastos de personal, servicios
públicos, etc)
3) Costeo de los productos
4) Salida de productos
5) Ajustes al inventario y al costo de
ventas
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Pasos para identificar riesgos y controles en
un Proceso de Inventarios
25
2) Identificación de riesgos y controles
En cada una de estas actividades procedemos a
identificar riesgos y controles que los mitiguen.
Seleccionando aquellos controles que cumplan con
las siguientes características:
- Los más eficientes de probar
- Los que mitigan más número de riesgos.
- Los que cubren un mayor número de
aseveraciones
- Si se trata de un cliente recurrente se debe
tener en cuenta la evaluación de los años
anteriores.
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Pasos para identificar riesgos y controles en
un Proceso de Inventarios
26
2) Identificación de riesgos y controles
A continuación se muestra un ejemplo de cómo
identificar riesgos y controles mediante la
utilización una matriz de riesgos y controles.
Los ejemplos enunciados esperamos que
sirvan de guía para facilitar la identificación de
riegos y controles.
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27
Riesgos y Controles
Control
Riesgo
1
2
3
4
5
1) Almacén
Que las compras no sean ingresadas
físicamente en el almacén
X
Sustracción de inventarios sin autorización
X
Falta de control físico y documental del
inventario en poder de terceros
X
Inventarios registrados en kardex que no
existan
X
Diferencias entre kardex y contabilidad
X
Deficiencia de la estimación para inventarios
obsoletos, dañados y/o lento movimiento
X
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28
Riesgos y Controles
Control
Riesgo
1
2
3
4
5
2) Registro de utilización de materia prima,
costos directos e indirectos (Gastos de
personal, servicios públicos, etc.)
Que no se registren todos los costos directos e
indirectos de producción en el inventario
X
Incorrecciones en los registros contables
X
Conciliación entre la materia prima de salidas de
almacén y la materia prima utilizada en la
producción
X
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29
Riesgos y Controles
Control
Riesgo
1
2
3
4
5
3) Costeo de los productos
Subvaluación o sobrevaluación del inventario y
del costo de los productos vendidos
X
Ajustes oportunos y correctos del costo
estandar hacia al costo real
X
4) Salidas de productos
Retiros de productos sin autorización
X
5) Ajustes al inventario y al costo de ventas
Ajustes al inventario y/o al costo de ventas sin
autorización
X
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30
Inventarios físicos
Inventarios físicos
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31
Inventarios físicos
Guía para auditar la toma física de
inventarios que describe los pasos que
debe seguir el auditor al momento de
participar en la toma física de
inventarios.
Esta Guía está alineada con los nuevos
requerimientos de las Normas
Internacionales de Auditoría (NIA)
(Proyecto Claridad)
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32
Objetivos
De acuerdo con la Norma
Internacional de Auditoría (NIA) 501,
emitida por la International
Federation of Accountants (IFAC),
vigente a partir del 1 de enero de
2010, el objetivo del auditor es
obtener evidencia de auditoría
suficiente y apropiada respecto de la
existencia y condición del inventario.
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33
Requisitos según la NIA 501
Si el inventario es un rubro de importancia
relativa en los estados financieros, el auditor
deberá obtener evidencia de auditoría
suficiente y apropiada, respecto a la existencia
y condición del inventario por medio de:
a) Presencia en el conteo físico del inventario,
a menos que no sea factible para:
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34
Requisitos según la NIA 501
i) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la
administración para registrar y controlar los
resultados del conteo físico del inventario
ii) Observar la realización de los procedimientos
de conteo de la administración
iii) Inspeccionar el inventario
iv) Realizar pruebas físicas selectivas al recuento
realizado por la compañía; y
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35
Requisitos según la NIA 501
b) Realizar procedimientos de auditoría
sobre las cifras de los registros finales
del inventario de la entidad para
determinar si reflejan de manera exacta
los resultados reales del conteo del
inventario.
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36
Requisitos según la NIA 501
En caso de que el inventario sea realizado
por la compañía con un corte diferente al de
los estados financieros, el auditor deberá
efectuar procedimientos que le permitan
verificar las entradas, salidas y otros
movimientos realizados, entre la fecha del
conteo y la fecha de los estados financieros.
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37
Requisitos según la NIA 501
En los casos en donde el auditor no pueda
asistir al inventario debido a circunstancias
imprevistas, el auditor deberá observar
algunos conteos físicos en una fecha
alternativa y realizar procedimientos de
auditoría de los movimientos del periodo
intermedio.
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38
Requisitos según la NIA 501
Si no es factible la asistencia del auditor al
inventario físico, el auditor deberá planear y
ejecutar procedimientos alternos que le
proporcionen evidencia valida y suficiente
respecto a la existencia y condición del
inventario. En el caso en donde el auditor vea
limitado su trabajo, deberá informarlo en su
dictamen de acuerdo con la NIA 705
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39
Requisitos según la NIA 501
El auditor deberá estar atento a identificar
inventario en poder de terceros y cuyo monto
sea significativo en los estados financieros.
Para estos casos, el auditor deberá planear y
ejecutar procedimientos que le proporcionen
evidencia valida y suficiente respecto a la
existencia y condición del inventario,
realizando ambos o alguno de los siguientes
procedimientos:
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40
Requisitos según la NIA 501
a) Solicitar confirmación al tercero que tiene
bajo su custodia y responsabilidad el
inventario, en cuanto a las cantidades y
condición del inventario.
b) Efectuar una inspección de las cantidades
y condición del inventario que está en poder
del tercero.
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Asuntos relevantes a tomar en cuenta al
planear la asistencia a la toma física del
inventario
Al momento de planear la asistencia a la toma
física, se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
41
- Los riesgos de errores e irregularidades
significativos que pueden estar
presentes en los inventarios de la
Compañía
- Los controles relacionados con el
inventario
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Asuntos relevantes a tomar en cuenta al
planear la asistencia a la toma física del
inventario
42
- Si se espera que se definan
procedimientos adecuados y que se
emitan instrucciones para el conteo
físico del inventario
- La oportunidad de la planeación del
conteo físico del inventario
- Si la entidad mantiene un sistema de
inventarios perpetuo
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Asuntos relevantes a tomar en cuenta al
planear la asistencia a la toma física del
inventario
43
- Las localidades en donde se encuentra almacenado
inventario que sea significativo para la entidad y
los riesgos de errores e irregularidades
significativos, al decidir en qué almacenes es
apropiado la presencia del auditor. La NIA 600
trata del involucramiento de otros auditores y, en
consecuencia, puede ser relevante si este
involucramiento se realiza en relación con la
asistencia al conteo físico del inventario en otras
localidades.
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Asuntos relevantes a tomar en cuenta al
planear la asistencia a la toma física del
inventario
44
- Si se necesita la asistencia de un experto
que apoye al auditor. La NIA 620 trata del
apoyo de un experto para ayudar al auditor
a obtener la evidencia suficiente y
apropiada de auditoría
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45
Responsabilidad
- La administración de la compañía tiene la
responsabilidad de establecer procedimientos para
realizar un inventario físico preciso y efectuar y
registrar los ajustes que surjan del conteo, cuando
menos una vez al año para que sirva como base en
la preparación de los estados financieros y, si es
aplicable, para cerciorarse de la confiabilidad del
sistema de inventarios perpetuos de la entidad, el
que le sea aplicable.
- La responsabilidad del auditor es evaluar y
observar los procedimientos físicos del cliente y
llegar a conclusiones acerca de la efectividad del
inventario físico.
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46
Buenas prácticas en un inventario físico
- Las metodologías pueden ser variadas; pero
siempre, una buena metodología de inventario
físico debe estar dividida en tres fases importantes
claramente definidas.
- A continuación se describe gráficamente un tipo de
metodología entre muchas que puedan existir
dependiendo
del
tipo
de
producto,
su
almacenamiento, su codificación y su control
contable.
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Buenas prácticas en un inventario físico
Actividades previas al inventario
47
- Definición de los equipos de trabajo que participaran en el
inventario y de las personas que supervisarán cada equipo.
- Elaboración y comunicación de las instrucciones del
inventario a los equipos de conteo.
- Ordenamiento previo del inventario.
- Identificación del inventario obsoleto, dañado o de lento
movimiento.
- Codificación del inventario por ubicación.
- Verificación física de la ubicación del inventario, de acuerdo a
su codificación.
- Emisión y colocación de tarjetas de conteo físico.
- Verificación de colocación de las tarjetas del inventario.
- Corte de documentos.
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Buenas prácticas en un inventario físico
Ejecución del inventario
48
- Primer conteo físico.
- Llenado de la primera parte de la tarjeta de
inventario.
- Segundo conteo físico por
diferente al del primer conteo.
personal
- Llenado de la segunda parte de la tarjeta de
inventario
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Buenas prácticas en un inventario físico
Verificación del conteo físico
49
- Comparación de las tarjetas de inventario
(Primer conteo vs Segundo conteo).
- Tercer
conteo
por
las
diferencias
presentadas entre las tarjetas del primer y
segundo conteo.
- Comparación del resultado
inventario físico con el kardex.
final
- Ajustes
al Kardex
autorizados
funcionario de nivel adecuado.
del
por
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50
Conciliación con los libros contables
La información resultante del conteo físico no
es un elemento suficiente, pues, debe
compararse con los saldos que tiene el
Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le
denomina conciliación y el objetivo final es la
correcta determinación de las diferencias que
producirán el ajuste contable, de acuerdo al
método de costeo utilizado por la Empresa.
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51
Procedimientos del Auditor
Es necesario que el Auditor este presente en
el momento del conteo, y que mediante la
observación adecuada, realice pruebas y
consultas para sentirse satisfecho en cuanto
a la efectividad del método utilizado por la
compañía para realizar el inventario, teniendo
en cuenta que con base en este inventario
serán ajustados los estados financieros,
sobre los cuales el Auditor emitirá su opinión.
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52
Procedimientos del Auditor
A continuación enumeramos algunos de los
procedimientos que el Auditor puede ejecutar
al momento de la realización del inventario
físico.
Estos procedimientos no pretenden abarcar
todas las situaciones, solo queremos que
sirvan de punto de partida para el
mejoramiento de nuestra labor de auditoría.
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53
a) Procedimientos previos al inventario
1. Efectuar una revisión del instructivo del
procedimiento de inventario físico de la compañía
para determinar si las instrucciones son adecuadas y
claras (Tomar como punto de partida las buenas
prácticas de un inventario físico comentadas
anteriormente). Es recomendable solicitar y revisar el
instructivo en los días previos al inventario. Lo
anterior, en caso de que se determinen debilidades
por parte del auditor que deben ser comunicadas al
cliente de forma oportuna.
La evaluación de las instrucciones debe incluir:
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54
a) Procedimientos previos al inventario
- La aplicación de actividades de control
adecuadas
- La identificación adecuada y suficiente de
los inventarios en proceso, inventarios
de lento movimiento, obsoletos o
dañados y del inventario propiedad de
un tercero
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55
a) Procedimientos previos al inventario
- Los procedimientos utilizados para estimar las
cantidades físicas, cuando se trate de
inventarios en donde su conteo sea complejo.
Ejemplo: inventarios a granel, silos, tanques, u
otros.
- Control apropiado sobre el movimiento del
inventario entre el área (almacén, proceso,
producto terminado), así como el embarque y
recepción de inventario antes y después de la
fecha del corte de los inventarios.
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56
a) Procedimientos previos al inventario
2. Verificar que la administración de la
compañía comunicó a los participantes
del inventario el instructivo del
procedimiento de inventario físico con
anterioridad al conteo
3. Verificar si la compañía tiene bajo
custodia inventario de terceros. De ser
así, asegurase que este inventario no
pueda ser incluido para cubrir posibles
faltantes
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57
a) Procedimientos previos al inventario
4. Realización de un recorrido por las
instalaciones de la compañía para
determinar lo adecuado de la
preparación de las existencias en
las diferentes ubicaciones previa
iniciación del conteo
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58
a) Procedimientos previos al inventario
5. Verificar que el inventario obsoleto,
dañado, discontinuado o de lento
movimiento, se encuentra debidamente
identificado y separado
6. Verificar que se suspendió la entrada y
salida de inventario. (De no ser así,
describir los procedimientos utilizados
para controlar los movimientos del
inventario)
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59
a) Procedimientos previos al inventario
7. Verificar que las planillas del conteo están pre
numeradas, en caso que no lo estén, determinar las
implicaciones para la efectividad del conteo
8. Verificar la correcta estructuración de los
grupos de conteo en donde se asegure una adecuada
segregación, es decir que cada equipo de conteo
incluya personal que no tiene a su cargo la custodia
del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo
debe incluir una persona que esté familiarizada con
el inventario. Ejemplo: personal de compras
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60
a) Procedimientos previos al inventario
9. Verificar si existe una adecuada
segregación de funciones entre las personas
responsables de controlar las tarjetas de
conteo, de realizar el conteo físico y de
ingresar en los registros de inventario las
tarjetas de conteo utilizadas
10. Acompañamiento en la realización del
corte de documentos por parte del cliente y
verificación de lo adecuado del mismo
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b) Procedimientos durante la ejecución del
inventario
61
11. Verificar que el inventario se ejecuta de
acuerdo con las instrucciones
12. Verificar la correcta supervisión de los
equipos de conteo
13. Verificar que no existan espacios vacíos entre
los ítems que se están contando
14. Cuando el inventario está empacado, el
Auditor puede solicitar la apertura de algunos ítems
(los más valiosos) para confirmar que dentro del
empaque se encuentra el ítem referenciado
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b) Procedimientos durante la ejecución del
inventario
62
15. Selección de los ítems más representativos del
inventario, conteo físico de las existencias y cruce
con los conteos del cliente por parte de auditor. El
tamaño de la muestra debe ser directamente
proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es
decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño de la
muestra
16. Con el fin de verificar la integridad del
inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede
incluir una muestra de inventario que se encuentra
en la bodega y verificar que está registrado en el
Kárdex
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b) Procedimientos durante la ejecución del
inventario
63
17. Verificación de las medidas de
seguridad para el acceso a las distintas
ubicaciones dentro de la bodega
18. Verificación de la existencia de equipos
contra incendio vigentes.
19. Identificación y cuantificación del
inventario obsoleto, dañado, discontinuado o
de lento movimiento
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64
c. Procedimientos finales del inventario
20. Determinación de las diferencias entre el
primer y segundo conteo
21. Verificación de la ejecución del tercer conteo
por personal diferente al que ejecutó el primer y
segundo conteo
22. Verificación de la conciliación del conteo físico
vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las
diferencias importantes
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65
c. Procedimientos finales del inventario
23. Verificación del ajuste de las diferencias
presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en
los estados financieros. Las diferencias deben ser
adecuadamente soportadas por el personal que
custodia el inventario y el ajuste autorizado por una
persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo
la custodia del inventario
24. Verificación de la conciliación del Kárdex
valorizado y el libro mayor
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66
c. Procedimientos finales del inventario
25. Con base en el inventario dañado, obsoleto,
descontinuado o de lento movimiento, identificado en
la toma física de inventarios, se debe determinar la
provisión de inventarios que debe quedar al cierre
del ejercicio
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67
Algunas formas de cubrir faltantes
A continuación enumeramos algunos de los métodos
con los que se pueden cubrir faltantes en la toma
física, con el fin de que el auditor los conozca y los
tenga presentes al momento de realizar el inventario.
1) Dejar espacios vacíos entre los productos
2) Incluir cajas vacías o con productos que no
corresponden a la referencia
3) Incluir productos que han sido dados de baja por
la compañía por estar, dañados, obsoletos,
descontinuados o con lenta rotación
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68
Algunas formas de cubrir faltantes
4) Incluir productos que no corresponden a la
referencia
5) Incluir en el inventario productos que no
pertenecen a la compañía. Ejemplo, productos en
custodia de la compañía.
6) Intercambiar referencias, es decir, referencia que
están sobrando trasladarlas a productos que hacen
falta
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69
Algunas formas de cubrir faltantes
7) Manipulación de equipos de medición. Ejemplo:
Pesas.
8) Una inadecuada segregación de funciones.
Ejemplo: Las personas que realizan el inventario, son
las mismas que lo custodian.
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70
Buenas Prácticas
Para una adecuada
preparación y ejecución de la
toma física de inventarios
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71
Buenas Prácticas
El objeto de este papel de trabajo es validar por parte
de la Gerencia que se han establecido los elementos
de control que se consideran acordes a la operación,
para la preparación y ejecución de la toma física de
los inventarios.
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72
Buenas Prácticas
Compañía La Valentina, S. A. de C. V.
Buenas prácticas para una adecuada preparación y
ejecución de la toma física de los inventarios
Responsable
___________________
Fecha de Confirmación ___________________
Propósito
El objeto de este papel de trabajo es validar por parte de
la Gerencia que se han establecido los elementos de
control que se consideran acordes a la operación, para la
preparación y ejecución de la toma física de los
inventarios.
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73
Buenas Prácticas
1. Aplicabilidad
Este papel de trabajo deberá ser completado y
revisado en su totalidad por el funcionario
responsable de liderar la toma física del inventario y
por los colaboradores asignados para dicha labor
según corresponda.
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74
Buenas Prácticas
2. Evidencia de Revisión
Como evidencia de revisión, este papel de trabajo
debe ser firmado por quien lo elaboró y revisó.
Nombre
Fecha
Firma
Elaboró
Revisó
Revisó
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75
Buenas Prácticas
3. Procedimientos
Diligenciar el siguiente papel de trabajo identificando
la implementación de cada una de las actividades y
controles que la compañía ha establecido de acuerdo
a la Política y procedimientos de Inventarios, de tal
forma que se minimicen las desviaciones en los
resultados del inventario y se cuenten con
adecuados elementos de seguridad.
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76
Buenas Prácticas
3. Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Previo al inventario
Comunique a todas las áreas de la Compañía
la fecha proyectada para la elaboración de los
inventarios, de tal forma que no se afecte la
operación de la compañía.
Solicite confirmación por escrito de los
funcionarios que solicita la Política y el
procedimiento deben participar en dicho
inventario
(Gerente
de
Producción,
Contabilidad, colabores de áreas etc). En caso
de no ser posible su participación, se deberá
informar oportunamente a la Comisión de
Inventarios.
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77
Buenas Prácticas
3. Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Previo al inventario
Comunicar oficialmente a los clientes con
apoyo del área Comercial, las fechas de
inventario y por tanto programar la entrega de
productos antes del mismo.
En caso de no ser posible retirar la mercancía
de los clientes que ya fue facturada, deberá
aislarla de los productos a inventariar, así
como deberá estar plenamente identificada y
adjuntar una copia de su factura.
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78
Buenas Prácticas
3. Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Previo al inventario
De ser necesario programe jornadas de aseo y
ordenamiento de la bodega, garantizando que
a la fecha del inventario todos los productos se
encuentren en su correspondiente localización
y están plenamente identificados con el código
que les corresponde.
Identifique los productos obsoletos y/o
dañados, proceda a separarlos de los
productos a inventariar, sin olvidar dejarlos
plenamente identificados.
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79
Buenas Prácticas
Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Previo al inventario
Verifique que aquellos productos de mayor
valor,
se
encuentran
adecuadamente
custodiados.
Programe la capacitación a los funcionarios
tanto administrativos como operativos que
participaran en el conteo y asegúrese que
todos confirmen su asistencia.
En caso que un funcionario no pueda
participar en la capacitación o en el inventario,
su Jefe Inmediato será quien presente dicha
situación de manera formal, explicando las
razones de su ausencia.
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80
Buenas Prácticas
Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Previo al inventario
Elabore un instructivo preciso y no muy
extenso sobre la forma de realizar el conteo de
acuerdo a las características de peso, tamaño
y medidas de los productos a inventariar, de tal
forma que los participantes se familiaricen con
los productos. Igualmente incluya ejemplos
sobre el correcto diligenciamiento de las
tarjetas de inventario, la instrucción de realizar
el conteo de forma ordenada, la función de los
líderes de los grupos de conteo y la
identificación de las rutas de evacuación, entre
otros.
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81
Buenas Prácticas
Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Previo al inventario
En caso que la operación no pueda pararse al
100%, no olvide seguir los procedimientos
establecidos para el movimiento de mercancía.
Dicho procedimiento deberá informarse en la
capacitación a los participantes.
Durante la capacitación registre en planilla la
asistencia de los participantes
Asegúrese de contar con los elementos de
seguridad (botas, batas, guantes, arnez etc.)
suficientes para todos los participantes en el
inventario. Si es necesario solicite apoyo al
área de seguridad industrial
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Algunas formas de cubrir faltantes
Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Previo al inventario
Verifique que las rutas de evacuación estén
correctamente señalizadas, así como el
funcionamiento de la red anti incendios.
Durante la capacitación registre en planilla la
asistencia de los participantes
Organice los grupos de conteo tanto para el
primero como segundo conteo de acuerdo a
las localizaciones, verificando que un mismo
funcionario no cuente lo mismo dos veces y
que cada grupo este conformado por un
funcionario administrativo y un operativo.
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83
Algunas formas de cubrir faltantes
Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Previo al inventario
Asigne los líderes de conteo para cada grupo,
así como los miembros de la mesa de conteo
(estos no pueden ser funcionarios de la
operación que esta siendo objeto del
inventario).
Genere las tarjetas de inventario sin los saldos
del sistema e informe a la Comisión de
inventario el número de tarjetas a generar,
estando cada tarjeta pre numerada.
Genere las tarjetas de inventarios utilizadas
para la mercancía obsoleta o de lenta rotación.
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84
Algunas formas de cubrir faltantes
Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Previo al inventario
Realice el corte de documentos en el sistema
antes de iniciar el inventario y entregue dichos
soportes a los organismos de control.
Verifique que se cuentan con todos los
elementos de trabajo necesarios para el
inventario (esferos, calculadoras , etiquetas de
conteo, etc)
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85
Buenas Prácticas
Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Durante el inventario
Verifique la asistencia de todos los
participantes convocados. En caso que alguien
no asista informe a su Jefe Inmediato, para
tomar las medidas disciplinarias que se
consideren.
Entregue los elementos de seguridad a los
participantes en el inventario (guantes,
tapabocas, batas, botas aceradas, etc.).
Asigne los grupos de conteo a cada líder,
según previa programación.
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Buenas Prácticas
Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Durante el inventario
Entregue al líder de los grupos de conteo las
etiquetas para identificar el primer o segundo
conteo según corresponda, así como las
tarjetas para el registro del inventario
Entregue los elementos de seguridad a los
participantes en el inventario (guantes,
tapabocas, batas, botas aceradas, etc.).
Verifique que los líderes de conteo acompañen
a los grupos asignados durante el inventario.
Identifique la mercancía que se encuentra en
tránsito e informe a la Mesa de Control.
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Buenas Prácticas
Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Durante el inventario
Valide que no se acepten planillas con
tachaduras o enmendaduras por la mesa de
control
La investigación de las diferencias generadas
luego de cruzados los resultados del inventario
con los saldos del sistema, deberán ser
realizados por funcionarios dos funcionarios
administrativos y un operativo.
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88
Buenas Prácticas
Verificación
Actividad
Si
No
Comentarios
Finalizado el Inventario
Para las diferencias generadas informe la
razón de las mismas, anexe documentación
soporte
y
solicite
la
correspondiente
autorización para su ajuste.
Establezca acuerdos sobre la entrega de
informes finales del inventario a todas las
áreas que requieran dichos resultados.
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89
OBJETIVOS
Procedimientos sustantivos en
el proceso de Inventarios
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OBJETIVOS
Procedimientos sustantivos en el proceso
de Inventarios
90
El objetivo del auditor es obtener
evidencia de auditoría suficiente y
apropiada respecto de la existencia y
condición del inventario.
La Guía está alineada con los nuevos
requerimientos de las Normas
Internacionales de Auditoría
(Proyecto Claridad)
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91
OBJETIVOS
El objetivo global en la auditoría
del ciclo de inventarios es evaluar
si los saldos de las cuentas
relacionadas se presentan de
acuerdo con las Normas de
Información Financiera.
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92
INVENTARIOS
En este ciclo, identificamos las siguientes
transacciones:
- Almacenamiento de productos
- Registro de utilización de materia prima, costos
directos e indirectos (Gastos de personal, servicios
públicos, etc)
- Costeo de los productos
- Salida de productos
- Ajustes al inventario y al costo de ventas
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93
INVENTARIOS
Las cuentas a incluir en este ciclo
son:
- Inventarios
- Costo de ventas
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PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS EN EL
PROCESO DE INVENTARIOS
94
El proceso de Inventarios es único debido a su
estrecha relación con otros procesos de
operaciones (Compras, Ventas y Recursos
Humanos) y a la complejidad de sus
transacciones.
Algunos de los factores que afectan la
complejidad de la auditoría de inventarios son:
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95
COMPLEJIDAD
1) En la mayoría de las compañía el
inventario es una partida significativa
en los estados financieros
2) El costo del inventario comprado o
manufacturado necesita ser determinado
y dicho costo es retenido en las cuentas
de inventario de la empresa hasta que el
producto es vendido.
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96
COMPLEJIDAD
3) Se puede encontrar en diferentes
ubicaciones.
4) La diversidad de inventarios puede
generar dificultades para el auditor
relacionadas
con
la
valuación
y
observación
(Ejemplo:
químicos,
Inventario a granel, gases, joyas).
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97
COMPLEJIDAD
5) La valuación del inventario también es
compleja debido a factores como la
obsolescencia.
6) Existen varios métodos de valuación
de inventarios que son aceptados pero
los clientes los deben aplicar de manera
uniforme año tras año.
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98
COMPLEJIDAD
7) El inventario en tránsito muchas veces
no es reconocido por la compañía
teniendo en cuenta los términos
INCOTERMS .
8) Puede existir inventario en poder de
terceros que por lo general no es
controlado de forma adecuada.
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99
COMPLEJIDAD
Una forma sencilla de plantear el
tipo de pruebas y el alcance de
las mismas es identificar que
riesgos en los estados
financieros se pueden
materializar.
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Riesgos de los estados financieros al 31 de
diciembre.
100
Uno de los riesgos más significativos del ciclo
de inventarios, es la sobreestimación del valor
del inventario y la subestimación del costo de
ventas, con el fin de mostrar unos estados
financieros atractivos a terceras partes
(Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc). Para
este riesgo el auditor debe enfatizar en sus
pruebas sustantivas sin dejar de lado la
posibilidad de subestimación de inventarios,
que puede generar una mala toma de
decisiones a la administración de la compañía.
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¿Cómo se puede generar la sobreestimación
del inventario y la subestimación del costo de
ventas?
101
Estas son algunas de las situaciones más comunes:
1. Mostrando cantidades de inventario que no existen
2. Inflando el costo de los productos del inventario al
momento de la asignación.
3. No trasladar la totalidad del costo de los productos
vendidos a la cuenta de costo de ventas
4. Inventarios obsoletos, dañados o de lenta rotación
no provisionados.
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102
COMPLEJIDAD
La diferencia en el énfasis en la auditoría de activos y
pasivos es consecuencia directa de la responsabilidad
legal de los contadores públicos.
Si los inversionistas , acreedores y otros usuarios de la
información financiera determinan después de la
emisión de los estados financieros auditados que el
patrimonio de los propietarios estaba sobrevaluado
materialmente, es muy probable que se demande a la
firma de auditoría y/o al contador público
independiente.
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103
COMPLEJIDAD
La sobrevaluación del patrimonio se
puede generar sobreestimando los
activos
y/o
subestimando
los
pasivos de la compañía.
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104
COMPLEJIDAD
Identificados los riesgos que se pueden materializar y
teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas
a los controles, identificamos que tipo de prueba nos
puede ayudar a detectar la ocurrencia del riesgo.
En el siguiente cuadro se muestran algunos ejemplos
de pruebas que podemos implementar en nuestra
auditoría de acuerdo con los riesgos identificados:
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105
COMPLEJIDAD
Riesgo en los estados financieros
INVENTARIOS
Sobreestimación
de inventarios
Participación en los Inventarios físicos
X
Ajustes resultantes de los inventarios
físicos
X
Conciliación del saldo según mayor y
según auxiliares
X
Verificación de los costos del
inventario
X
Confirmaciones de inventarios en
poder de terceros
X
Suficiencia de la estimación de
inventarios obsoletos, dañados o de
lento movimiento
X
Subestimación del
costo de ventas
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106
COMPLEJIDAD
Riesgo en los estados financieros
INVENTARIOS
Revisión de las entradas y salidas de
inventarios
Valuación de costo neto de realización
(valor de mercado)
Sobreestimación
de inventarios
Subestimación del
costo de ventas
X
X
COSTO DE VENTAS
Revisión analítica del Costo de Ventas
vs los Ingresos Operativos
(tendencias
X
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107
COMPLEJIDAD
Riesgo en los estados financieros
COSTO DE VENTAS
Sobreestimación
de inventarios
Revisión de la determinación del costo
de los artículos vendidos
X
Verificación de cualquier ajuste al
costo de ventas en el ejercicio
X
Conexión entre el costo y los
productos vendidos
(valores y unidades)
X
Variaciones del presupuesto de
costos vs costos reales y sus
explicaciones
Subestimación del
costo de ventas
X
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Control Interno: Matriz de Riesgos y Controles
de un Proceso de Inventarios
108
La realización de inventarios pareciera ser una
actividad exclusiva para fin de año o semestre, sin
embargo, la administración, la custodia y
la
correcta ejecución del inventario son un proceso
continuo que protege uno de los activos más
importantes de la organización..
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Identificación de riesgos en el Proceso
de Compras
109
En el proceso de planeación de la auditoría, el auditor
debe identificar las transacciones significativas.
Teniendo en cuenta la NIA 315, identificación y
evaluación de los riesgos de error material mediante el
entendimiento de la entidad y sus entorno, el auditor
debe determinar los riesgos de los procesos que
administran las transacciones significativas, enfocando
su esfuerzo a determinar aquellos riesgos que
amenazan los siguientes objetivos definidos por
COSO:
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Identificación de riesgos en el Proceso
de Compras
110
Identificación de riesgos
en el Proceso de
Compras
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Identificación de riesgos en el Proceso
de Compras
111
Objetivo 1: Preparación y publicación de información
financiera confiable
Objetivo 2: Cumplimiento con las leyes y normas
aplicables.
Determinados los riesgos que amenazan estos 2
objetivos en el proceso que administra la transacción
significativa y teniendo en cuenta la NIA 330,
Respuestas del auditor a los Riesgos Evaluados, el
auditor debe identificar los controles relevantes que
mitigan los riesgos y a evaluar el diseño, la
implementación y efectividad de estos controles.
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Relación de las aseveraciones con los riesgos
en el proceso de Compras
112
Las aseveraciones le ayudan a comprender al auditor
los riesgos que se pueden materializar partiendo de la
base que las aseveraciones son las declaraciones que
un tercero interesado en una compañía esperaría
encontrar en los estados financieros.
Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe esperar
que la información financiara cumpla con las
siguientes aseveraciones dentro de un proceso de
Compras para cumplir con los objetivos definidos por
COSO.
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113
Aseveraciones en el proceso de Compras
Integridad: Todas las transacciones que afectan las
cuentas relacionadas con el proceso de Compras han
sido registradas en los estados financieros.
Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso
Compras existen a una fecha determinada
Exactitud: Todas las transacciones que afectan las
cuentas relacionadas con el proceso de Compras han
sido registradas apropiadamente (fechas, conceptos,
cantidades, valores)
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114
Aseveraciones en el proceso de Compras
Presentación y revelación: Todas las transacciones
que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de
Compras han sido clasificadas en las cuentas
correspondientes y se han revelado los temas
relevantes del proceso de Compras y sus cuentas
relacionadas, de acuerdo con las políticas contables y
el marco legal vigente.
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Aseveraciones en las cuentas relacionadas de
un Proceso de Compras
Cuentas relacionadas
integridad Existencia
115
Exactitud Presentación
y revelación
Disponible (Pagos)
X
X
X
X
Inventarios
X
X
X
X
Cuentas por pagar
X
X
X
X
Impuestos
X
X
X
X
Gastos (costos) de
administración
X
X
X
X
Gastos de venta
X
X
X
X
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Pasos para identificar riesgos y controles en el
Proceso de Compras
116
Para auditar los procesos de la Compañía debemos realizar
las siguientes actividades:
1. Entendimiento del proceso
2. Identificación de los riesgos y controles del
proceso
3. Selección de los controles relevantes a los que se
les realizarán las pruebas
4. Evaluación de los controles (Diseño)
5. Diseño de las pruebas de auditoría relativas a la
eficacia operativa de controles
En este proceso identificaremos los riesgos y controles en
el proceso de Compras (Transacción significativa).
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117
1) Entendimiento del proceso de compras
El primer paso es entender el proceso
desde el inicio de la compra hasta su
registro en los estados financieros, y
desde el inicio del pago hasta su registro
en los estados financieros. Para esto el
auditor debe documentar de forma
concreta y clara su entendimiento del
proceso.
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118
2) Identificación de riesgos y controles
Con base en el entendimiento del proceso se identifican los
riesgos que amenacen la integridad, existencia, exactitud,
presentación y revelación de las cifras.
Antes de empezar a revisar cada actividad debemos
concluir si el proceso cuenta con una adecuada
segregación de funciones. Recordemos que la función de la
segregación de funciones es la de asegurar que un
individuo no pueda llevar a cabo todas las fases de una
operación/transacción, desde su autorización, pasando por
la custodia de activos y el mantenimiento de los registros.
Lo anterior, debido a que en los casos en donde no existe
una adecuada segregación de funciones es probable que
los controles implementados no sean confiables.
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119
2) Identificación de riesgos y controles
Ejemplo:
Supongamos que la persona de tesorería que
firma los cheques puede realizar ajustes en la
cuenta de bancos. Esta persona puede girar un
cheque con una cuenta de cobro ficticia para
beneficio personal (robo). Para retirarlo del
banco lo puede sacar como un gasto de la
compañía y al momento de realizar la
conciliación bancaria (control) no se va a
detectar un faltante de efectivo.
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120
2) Identificación de riesgos y controles
Diseño y eficacia de la segregación de funciones.
Si en la evaluación de la segregación de funciones
concluimos que no confiamos en esta, el auditor puede
tomar la decisión de tomar un enfoque sustantivo, por
lo tanto no realizará pruebas a los controles.
Si estamos tranquilos con la segregación de funciones
podemos pasar al siguiente paso que es dividir el
proceso de compras en actividades susceptibles a la
generación de riesgos.
Estas actividades son:
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121
2) Identificación de riesgos y controles
1. Generación de la orden de compra
2. Recepción del bien y/o servicio
3. Aceptación de la factura de compra
4. Contabilización de la factura de compra de
bienes y/o servicios
5. Pago de la factura
6. Ajustes por notas débito y/o crédito
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122
2) Identificación de riesgos y controles
En cada una de estas actividades procedemos a
identificar riesgos y controles que los mitiguen.
Seleccionando aquellos controles que cumplan con las
siguientes características:
- Los más eficientes de probar
- Los que mitigan más número de riesgos.
- Los que cubren un mayor número de
aseveraciones
- Si se trata de un cliente recurrente se debe tener
en cuenta la evaluación de los años anteriores.
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123
2) Identificación de riesgos y controles
Ejemplo de la identificación de controles
Riesgo:
Que se acepten facturas por encima de los precios
negociados y/o sin los descuentos acordados
Control (Autorización)
Todos los documentos (recibo de mercancía,
devoluciones, facturas de materiales, facturas, pagos
en cheques, pagos automáticos) los procesan
individuos autorizados y se aprueban y se verifican en
cuanto a su exactitud antes de registrarse.
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124
2) Identificación de riesgos y controles
A continuación mostramos un ejemplo de cómo
podemos identificar riesgos y controles de una forma
sencilla mediante la utilización una matriz de riesgos y
controles.
Los ejemplos aquí enunciados no pretenden abarcar
todas las situaciones, simplemente queremos que
sirvan de guía para facilitar la identificación de riegos y
controles por parte del auditor.
Control 1:
Control 2:
Control 3:
Control 4:
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125
2) Identificación de riesgos y controles
Riesgo
Control
1
2
3
4
5
1) Generación de la orden de compra
Compras por personal no autorizado
X
Compras por encima de los limites
establecidos
X
Que no se procesen todas las ordenes de
compra
X
Adquisiciones con proveedores no
autorizados
X
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126
2) Identificación de riesgos y controles
Riesgo
Control
1
2
3
4
5
2) Recepción de los bienes o servicios
Que el bien o servicio no se reciba o se
reciba incompleto
X
Recepción de bienes o servicios no
solicitados
X
Recepción de bienes o servicios dañados u
obsoletos
X
Recepción de bienes o servicios de baja
calidad
X
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127
2) Identificación de riesgos y controles
Riesgo
Control
1
2
3
4
5
3) Aceptación de la factura de compra
Que se acepten facturas por compras y/o
servicios no solicitados
Que se acepten facturas por compras y/o
servicios no recibidos
X
X
Que se acepten facturas por compras y/o
servicios dañados, obsoletos o de baja
calidad
X
Que se acepten facturas por encima de los
precios negociados y/o sin los descuentos
acordados
X
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2) Identificación de riesgos y controles
Riesgo
128
Control
1
2
3
4
5
4) Contabilización de la factura de
compra de bienes y/o servicios
Que la compra no se registre en las
cuentas correspondientes
X
Que la información de compras no suba
íntegramente al libro mayor
X
Que se registren compras ficticias
X
Que no se registren provisiones por los
servicios recurrentes de los cuales no se
ha recibido factura al cierre
(Arrendamientos, luz, agua, teléfono, fletes,
honorarios, etc)
X
Correcto registro de impuestos, retenidos
pagados
X
Compras registradas en el periodo correcto
X
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2) Identificación de riesgos y controles
Riesgo
129
Control
1
2
3
4
5
5) Pago de la factura
Pagos por mercancía no recibida
X
Aplicación de anticipos
X
Que los pagos no se realicen a la cuenta
del proveedor o prestador de servicios
X
Que los pagos no se registren en el libro
mayor
X
Pagos mayores a la compra
X
Pagos por personal no autorizado
X
Pagos duplicados de facturas
X
Pagos en efectivo con riesgo de ser
sustraídos
X
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130
2) Identificación de riesgos y controles
Riesgo
Control
1
2
3
4
5
6) Aplicaciones de notas de crédito o
debito
Ajustes no autorizados
X
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131
Buenas prácticas en el proceso de inventarios
Buenas prácticas en el
proceso de inventarios
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132
Buenas prácticas en el proceso de inventarios
Esta lista de verificación está dirigida a
Gerentes, Contralores, Directores de Control
Interno, Auditores y Revisores Fiscales entre
otros y su objetivo es proveer de un punto de
partida para la implementación de buenas
prácticas en la administración del inventario.
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133
Buenas prácticas en el proceso de inventarios
Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en
el proceso de administración de
inventarios
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
134
N/A
Generales
Existen y están implementados los manuales
de procedimientos dentro del proceso
Se han identificado los riesgos del proceso y
han implementado controles para mitigarlos
El funcionamiento de los controles
es monitoreado de forma permanente
Se han definido políticas de inventarios
que permitan mitigar riesgos del proceso,
tales como:
-Conteos periódicos
-Autorizaciones para entrada y salida de
inventarios
-Políticas para provisión de inventario
obsoleto, dañado y de lenta rotación
Se monitorea su cumplimiento
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
135
N/A
Generales
Se cuenta con planes de contingencia ante
posibles fallas en el proceso de inventarios,
ejemplo: fallas en la maquinaria, pérdida de
datos, enfermedad de alguno de los funcionarios
clave, caídas de internet, desastres, atentados
terroristas, inundaciones, etc.
Se realizan capacitaciones al personal
que participa en el proceso de acuerdo
con las necesidades de entrenamiento
Se realizan evaluaciones a los empleados
que participan dentro del proceso
El reconocimiento salarial está amarrado con
el resultado de la evaluación de desempeño
(Ej. Cumplimiento de presupuesto)
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
136
N/A
Generales
Se han implementado mediciones dentro del
proceso en las que se especifica qué, cómo,
cuando, donde y para qué medir y contra
que comparar
Se consideran las sugerencias de los
empleados para el mejoramiento del proceso
Se realizan encuestas de satisfacción con los
clientes del proceso (compras, ventas, etc.) y
los resultados son tenidos en cuenta para
implementar mejoras en el proceso
Existen canales de comunicación efectivos
con todas las áreas de la compañía
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
137
N/A
Segregación de funciones
La persona que registra las transacciones
del inventario, no autoriza entradas o salidas de
inventario, no supervisa ni tiene a su cargo la custodia
del inventario
La persona que custodia el inventario, no registra
transacciones de inventarios, no autoriza entrada o
salida de inventarios y no supervisa el inventario
La persona que autoriza la entrada o salida de
inventarios no tiene a su cargo la custodia del
inventario, no registra transacciones del inventario y
no lo supervisa
La persona que supervisa el inventario no autoriza
entrada o salida de inventario, no custodia el
inventario y no realiza registros de inventarios
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
138
N/A
Segregación de funciones
Las conciliaciones de inventarios no las
efectúan los individuos que procesan las
transacciones originales
Los indicadores de gestión son elaborados por
personas diferentes a las que ejecutan el
proceso que es medido
La revisión de los resultados de los
indicadores de gestión es realizada por una
persona de nivel adecuado
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
139
N/A
Almacenamiento del inventario
El inventario está asegurado en caso de pérdida
(incendió, robo, catástrofes, terrorismo, etc.)
El inventario es almacenado en un sitio adecuado para
su conservación (temperatura, luz, libre de olores,
aseado, etc.)
El almacén cuenta con seguridad física adecuada.
Ejemplo:
1) Vigilancia privada
2) Aislamiento que permite únicamente el ingreso de
personal autorizado
3) Equipo detector de incendio en funcionamiento
4) Cámaras de video en funcionamiento
5) Extintores vigentes
6) Puertas de seguridad, etc.
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
140
N/A
Almacenamiento del inventario
El sistema permite conocer la ubicación y cantidad del
inventario en tiempo real
Existen procedimientos que permiten mantener
suficiente inventario disponible para prevenir
situaciones de déficit
El inventario está etiquetado de tal forma que permite
conocer, referencia del producto, nombre del producto,
la fecha de vencimiento del inventario, la cantidad
actual, etc.
Existen procedimientos que permiten identificar
inventario de lenta rotación y/o próximo a vencerse,
con el fin de tomar acciones para hacerlo rotar.
Ejemplo: Promociones
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
141
N/A
Almacenamiento del inventario
Existe una política de devoluciones que
define los requisitos para aceptarlas
Existen procedimientos que permiten identificar
y valorar el inventario dañado, obsoleto y/o de
lenta rotación, con el fin de provisionarlo
El inventario dañado u obsoleto es separado
del inventario en buen estado
El inventario en poder de terceros es
confirmado periódicamente y las diferencias
son investigadas
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
142
N/A
Proceso de producción
La cantidad a producirse se basa por lo general
en los pedidos específicos de clientes,
pronósticos de ventas, niveles predeterminados
de productos terminados, etc.
Un departamento independiente del área de
producción es responsable de la determinación
del tipo y cantidades de producción
El sistema de administración de inventarios
está integrado con el sistema de contabilidad
La materia prima se traslada al área de
producción mediante la presentación de
una requisición de materiales
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
143
N/A
Almacenamiento del inventario
El documento de requisición se utiliza para actualizar
los archivos maestros del inventario y para realizar
transferencias en libros de las cuentas de materias
primas a las del proceso de producción. Estas
actualizaciones se realizan de forma automática
Los documentos de la transferencia del producto están
pre numerados, y se investigan los documentos
perdidos
Todos los costos de producción tanto directos como
indirectos son asignados a la producción
Existen procedimientos de control de calidad en la
producción
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
144
N/A
Almacenamiento del inventario
Existen condiciones para la protección del inventario
en proceso
Los registros de contabilidad de costos consisten en
archivos maestros, hojas de trabajo e informes que
contienen costos de materiales, mano de obra, y
costos indirectos por trabajo o proceso conforme se
incurre en dichos costos
Cuando los trabajos o productos se terminan, los
costos relacionados se transfieren del trabajo en
proceso a los productos terminados con base en los
informes de departamento de producción
La producción es identificada mediante lotes que
permiten determinar, materia prima utilizada, personal
que participó, maquinaria utilizada, etc.
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
145
N/A
Almacenamiento del inventario
Todos los productos defectuosos y desecho que
resultan del proceso de producción son registrados
totalmente y exactamente en el período apropiado
En caso de utilizar costo estándar, éste actualizado al
costo real al fin de mes
El departamento de producción es responsable de la
revisión de informes de producción y desperdicio
Los desperdicios y tiempos muertos son controlados
Se han encontrado usos para los desperdicios
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
146
N/A
Salida de productos
La salida de productos es parte integral del ciclo de
ventas. Cualquier salida de inventario debe ser
autorizado mediante un documento debidamente
aprobado (Ver buenas prácticas en un proceso de
ventas)
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
147
N/A
Monitoreo y ajustes al Inventario y al Costo de
Ventas
Mensualmente se concilia el módulo de inventarios
con los registros del libro mayor
Se realizan inventarios permanentes por parte de la
persona que supervisa el inventario, y las diferencias
entre el inventario físico y el kardex se investigan
De acuerdo con las políticas de la compañía se calcula
y ajusta la provisión de inventarios
Los inventarios se comparan periódicamente con
cantidades presupuestadas, cantidades del anterior
período y las variaciones inesperadas se investigan
Se analiza el comportamiento del margen bruto por
línea de producto y se investigan las fluctuaciones
significativas
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
148
N/A
Monitoreo y ajustes al Inventario y al Costo de
Ventas
El costo operacional del producto es comparado con el
precio de venta y si es necesario se crea una provisión
por pérdida en el inventario
Se miden los niveles de contaminación y toman
acciones para disminuirlos y cumplir con las normas
ambientales
Se mide el nivel de accidentalidad dentro de la planta y
se toman acciones para disminuirlo
Se mide la capacidad instalada y se toman acciones
para no sub utilizarla
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
149
N/A
Procedimientos para la realización de
inventarios físicos
A continuación presentamos buenas prácticas en un
procedimiento de inventario físico:
1) Se nombra a un supervisor del inventario
2) Se cuenta con un instructivo para la realización del
inventario físico
3) El personal que participa en el inventario físico es
instruido de la forma como se realizará el inventario
4) El inventario es organizado de tal forma que facilita
el conteo
5) El inventario es etiquetado para facilitar su
identificación (no es recomendable que revele la
cantidad de inventario)
6) Se organizan equipos en donde participa personal
de diferentes áreas (contabilidad, auditoría, ventas,
almacén)
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
150
N/A
Procedimientos para la realización de
inventarios físicos
7) Se realiza un corte de documentos
8) Si es necesario se suspende la entrada y salida de
productos durante el inventario
9) El inventario de terceros es separado y plenamente
identificado
10) El inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación
se identifica plenamente
11) Se realizan por lo menos dos conteos a los
productos y cada conteo lo realiza un equipo diferente
12) Los resultados del primer y segundo conteo se
comparan y si existen diferencias se realiza un tercer
conteo
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Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administración de inventarios
SI
NO
151
N/A
Procedimientos para la realización de
inventarios físicos
13) El conteo físico final se compara con el kardex y
las si existen diferencias se solicita sean aclaradas
14) Se verifica la conciliación del kardex contra el libro
mayor
15) Los ajustes al inventario deben ser autorizados por
un nivel adecuado dentro de la organización
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152
Buenas prácticas en el proceso de inventarios
Lista de verificación para identificar
oportunidades de mejoramiento en
el proceso de administración de
inventarios
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153
¡Gracias!
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INICIATIVA DEL EJECUTIVO PARA LA REFORMA INTEGRAL …