Recinto Universitario de Mayaguez
Decanato de Administración
Departamento de Finanzas
NOTIFICACION DE IRREGULARIDADES EN
EL MANEJO DE LA PROPIEDAD Y FONDOS
PUBLICOS
Propósito

Establecer las normas a seguir por los diferentes Decanatos,
Departamentos u Oficinas para informar las irregularidades cometidas en la
administración de fondos o bienes públicos en el Recinto Universitario de
Mayagüez.

Definiciones

Bienes públicos – Propiedad pública (equipo y materiales).

Fondos públicos – Efectivo en caja, cajas menuda y tarjetas de crédito.

Irregularidad – Cuando cualquier funcionario o empleado esté al descubierto en
sus cuentas, no haya rendido cuenta cabal, haya dispuesto de fondos o bienes
públicos para fines no autorizados por ley o cuando algún funcionario o empleado
o persona particular sin autorización legal haya usado, destruido, dispuesto o se
haya beneficiado de fondos o bienes públicos bajo el dominio, control o custodia
del Recinto Universitario de Mayagüez.
Notificación de Irregularidades

El Rector, Decanos(as), Directores(as), Supervisores, Personal
Docente y Personal No Docente

Serán responsables de notificar a sus superiores y estos a su vez a
la Guardia Universitaria las irregularidades en el manejo de fondos
y bienes públicos que surjan, dentro de un término de uno a dos
días.

La notificación se hará aunque los fondos o bienes hayan sido o
puedan ser restituídos.

La notificación o informe de irregularidad a la Guardia Universitaria
deberá de incluir la siguiente información:



Número de propiedad
Última vez que vio el equipo
Día en que se observa la irregularidad.
Notificación de Irregularidades - continuación





Costo aproximado.
¿Se forzó cerradura?
Quiénes tienen acceso.
Otros detalles Relevantes
La Guardia Universitaria

Notificará a la Policía (Estatal o Municipal) para hacer una querella o
informe de irregularidad.

Si la irreguladad es relacionada a equipo o materiales, una vez la Guardia
Universitaria tenga el número de querella enviará un informe a la Oficina de
Propiedad y al Departamento de Finanzas (Seguros y Fianzas).

Si la irregularidad es relacionada a efectivo o caja menuda enviará el
informe al Decanato de Administración y al Departamento de Finanzas
(Seguros y Fianzas).
Notificación de Irregularidades - continuación

La Oficina de Propiedad


Ajustará sus libros y registrará la irregularidad en el “Registro de Pérdida
de Equipo”, enviará un informe al Decanato de Administración con
informacion mas detallada sobre el valor en los libros e información
relevante .
Decanato de Administración

Deberá cumplir con el Reglamento Núm. 41 “Notificación de Irregularidades
en el Manejo de la Propiedad y los Fondos Públicos a la Oficina del
Contralor”


Esta notificación deberá estar en la Oficina del Contralor, Departamento de
Hacienda y Departamento de Justicia dentro de un término de 30 días a partir
de haberse descubierto la irregularidad.
Departamento de Finanzas:

Notificar a la UPR Administración Central - Oficina de Seguros y Fianzas la
pérdida de fondos o bienes públicos.
Notificación de Irregularidades - continuación

UPR Administración Central – Oficina de Seguros y Fianzas

Realizará todas las gestiones necesarias con las aseguradoras
según disponga la cubierta del seguro y reembolsar al RUM la
cantidad correspondiente.
Notificación de Irregularidades en el Manejo de la
Propiedad y Fondos Públicos
Empleado o Estudiante
Descubre la irregularidad e informa
Guardia
Universitaria
Policía
Estatal o
Municipal
Querella
Número de propiedad
Director
Prepara Informe
por escrito
Depto. De
Finanzas
Seguros y
Fianzas
Informe debe incluir:
Última vez que vio el equipo
Día en que se da cuenta.
Costo aproximado.
¿Se forzó cerradura?
Oficina de
Propiedad
Decanato de
Administración
Quiénes tienen acceso.
Otros detalles Relevantes.
Reglamento Núm 41
Oficina del Contralor
UPR Administración
Central - Oficina de
Seguros y Fianzas
Departamento de
Hacienda
Informe AC debe incluir:
Núm. de propiedad
Núm. Orden de compra
Costo actual
Oficina del Contralor
Cotejará con la
aseguradora la cubierta
vigente y reembolsará
al RUM la cantidad
correspondiente
Narrativo del suceso
Dibujo o foto del equipo
Copia Orden de Compra
Departamento de Justicia
Informe de querella
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