SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
Alberto Aponte Léctor
VISIÓN FUNCIONAL DE LA GESTIÓN
PÚBLICA
Plan Estratégico
Plan
PlanOperativo
Operativo
PAC
ROF
MOF
MP
Costos
Presupuestos
y Estados
Financieros
HERRAMIENTAS
Sistemas
Administrativos
NIVEL DE
EQUILIBRIO
Reformulación
• Objetivos
• Metas
Racionalización
• Recursos
Humanos y
Materiales
Reestructuración
• Recursos
Financieros
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Conjuntos
de
principios,
normas,
procedimientos, técnicas e instrumentos que
regulan la utilización y promueven la eficiencia
en el uso de los recursos en las entidades de la
administración pública.
Son sistemas de gestión que actúan como
normas de calidad.
PRINCIPALES SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMA
NACIONAL DE
PRESUPUESTO
SISTEMA
NACIONAL DE
TESORERIA
SISTEMA
NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
SISTEMA
NACIONAL DE
CONTABILIDAD
SISTEMA
NACIONAL DE
INVERSIÓN
PÚBLICA
SISTEMA
NACIONAL DE
PLANIFICACIÓN
LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
PRESUPUESTO
LEY Nº 28411
LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
TESORERIA
LEY Nº 28693
LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
D.LEY Nº 22056
LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
CONTABILIDAD
LEY Nº 28708
LEY DEL SISTEMA
NACIONAL DE
INVERSIÓN
PÚBLICA
LEY Nº 27293
LEY DEL SISTEMA
NACIONAL DE
PLANEAMIENTO
ESTRATÉGICO
D. LEG. Nº 1088
DIRECCIÓN
NACIONAL DE
PRESUPUESTO
PÚBLICO
DIRECCIÓN
NACIONAL DE
TESORERÍA
DIRECCIÓN
NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
DIRECCIÓN
NACIONAL DE
CONTABILIDAD
DIRECCIÓN
NACIONAL DE
INVERSIÓN
PÚBLICA
CENTRO
NACIONAL DE
PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
LEY Nº 27785
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CREACIÓN DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
D.Ley. 22056
(01.01.1978)
Procesos Técnicos:
- Catalogación.
- Registro de Proveedores.
Sist. de Abastecimiento
- Programación.
Asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y
eficacia de los bienes y
servicios no personales en
la Administración Pública,
a través de los procesos
- Distribución.
técnicos
- Disposición final.
- Registro y Control.
- Mantenimiento.
- Recuperación de bienes.
ÓRGANOS DE EJECUCIÓN DEL SISTEMA
DE ABASTECIMIENTO
• Oficinas de Abastecimientos de los
Ministerios.
• Organismos cuyos jefes tengan rango
de Ministro.
• Organismos Públicos Descentralizados
• Concejos Municipales.
PROCESOS TÉCNICOS DEL
ABASTECIMIENTO
Criterios,
reglas
y
condiciones
previamente establecida, orientados al
racional empleo y combinación de
bienes y servicios (eficiencia) así como
conseguir los objetivos propuestos
(eficacia) del mejor modo posible.
LA CATALOGACIÓN
Directiva Nº 01-80-INAP/DNA
Resolución Jefatural Nº 015-80-INAP/DNA
Poseer
información
simple,
completa,
homogénea y ordenada referida a los bienes y
servicios materia de abastecimiento, para
facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de
los procesos técnicos.
REGISTRO DE PROVEEDORES
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Poseer información sobre los proveedores de las
entidades públicas a fin de clasificarlos de
acuerdo al giro de sus negocios.
Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de
Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del
Estado)
LA PROGRAMACIÓN
Directiva Nº 055-89-INAP/DNA
Resolución Jefatural Nº 001-89-INAP/DNA
Preveer en forma racional y sistemática la
satisfacción de las necesidades de bienes y
servicios no personales para el cumplimiento de
las metas asignadas a sus dependencias.
LA ADQUISICIÓN
Reglamento Único de Adquisiciones 10.4 Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02
Integridad
Abastecimiento
de
Administración
Esencia del Sistema de Abastecimiento y de las
contrataciones del Estado, a través del cual las
entidades publicas se relacionan con los
proveedores
con
el
fin
de
concertar
comercialmente de la forma mas conveniente y
oportuna la contratación de bienes, contratación de
servicios y ejecución de obras.
del
LA ADQUISICIÓN
PROCESOS DE
SELECCIÓN
Compras s/procesos
Adjudicación de Menor
Cuantía
MODALIDADES
Compras Corporativas
Adjudicación Directa
Subasta Inversa
Concurso Publico
Convenio Marco
Licitación Publica
REGISTRO Y CONTROL
Directiva Nº 003-80-INAP/DNA
Resolución Jefatural Nº 059-80-INAP/DNA
Aplicación de métodos estadísticos para compilar,
procesar, analizar, interpretar y aprovechar la
información generada en el desarrollo de
procesos técnicos, es función complementaria de
la
unidades
orgánicas
responsable
de
abastecimiento.
ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIÓN (I)
Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA
Esta referido a la ubicación temporal de
bienes en un espacio físico determinado
con fines de custodia, como vía para
trasladarlos
físicamente
(temporal
y
definitivo) a quienes lo necesitan.
ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIÓN (II)
Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA
El almacén es un área física seleccionada
bajo criterios y técnicas adecuados; destinada
a la custodia y conservación de los bienes que
van a emplearse para la producción de bienes
y servicios o de bienes económicos.
Stock de
consumo
seguridad
del
disponible
para
MANTENIMIENTO
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Es el eficiente estado de conservación de los
bienes de la Entidad, a través de los servicios
preventivo y correctivo requeridos.
RECUPERACIÓN DE BIENES
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Es una actividad técnica administrativa y
jurídica orientada ha recuperar el
dominio o disposición sobre los bienes.
DISPOSICIÓN FINAL
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Esta relacionado con la situación técnica,
administrativa y jurídica de los bienes
asignados en uso a la Entidad, que como
consecuencia de su normal uso han
sobrepasado su periodo de utilidad por lo que
es pertinente tramitar su baja.
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
•
•
•
•
•
Actividades de Programación
Ejecución de procesos de selección
Administración de contratos
Control de Almacenes
Registro y control de bienes
patrimoniales
• Seguridad integral
• Servicios Generales
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
•Actividades de
Programación
•Ejecución de procesos de
selección
•Administración de contratos
•Registro y Control de
Almacenes
•Registro y control de bienes
patrimoniales
•Seguridad integral
•Servicios Generales
ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
JEFATURA
Área de Programación
Área de Control Patrimonial
Área de Proc. de Selección
Área de Servicios Generales
Área de Adquisiciones
Área de Seguridad
Área de Almacén
ÁREA DE PROGRAMACIÓN
Funciones Generales
Implicancias Función- Dependencias
involucradas
Proyección PAC
seguimiento y modificaciones
En base a los cuadros de necesidades, se
realiza la revisión, identificación de procesos y
consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de
Presupuesto y Unidad de Programación.
•Directiva PAC OSCE
•Ley de presupuesto para el
Año Fiscal
Evaluación de Requerimientos
generación de expedientes
Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se
presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria,
a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las
evaluaciones presupuestarias. Se encamina el
requerimiento para que la aprobación del Expediente
de Contratación.
•Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento.
Seguimiento de la Ejecución
de Calendarios de Compromisos
Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de
programas informáticos, en los cuales se registra el
avance de la ejecución del calendario.
•Directiva para la Ejecución del
Proceso Presupuestario para
el Año Fiscal.
En base a las actividades identificadas en coordinación
con la Administración y el Órgano de Abastecimiento;
y en coordinación con la Unidad de Programación.
•Instructivo para la formulación
de Actividades para el Año Fiscal
Elaboración del POA
Normas relacionadas
PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA
PROBLEMA
• Retraso en la
elaboración del PAC.
• Continuas inclusiones y
exclusiones
modificaciones al PAC.
• La presentación de los
requerimientos por parte de las
oficinas usuarios no se ajustan a
los plazos determinados.
• Las especificaciones técnicas no son
preparadas de acuerdo a la
necesidad real.
PROPUESTA
DE SOLUCIÓN
CAUSA
Las oficinas usuarias no
cumplen con los plazos para
presentar sus cuadros de
Necesidades.
Los TDR/EETT no se elaboran
adecuadamente.
Falta de previsión por parte de
las oficinas usuarias e
improvisación de sus
necesidades.


Los usuarios deben tener un
especialista responsable para
elaboración de los TDR /EETT
Capacitación a los usuarios.
Equipo que coordine con los
usuarios en la programación
de necesidades y el
requerimiento.
PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA
PROBLEMA
PROPUESTA
DE SOLUCIÓN
CAUSA
• Demora en la
programación de metas.
Las áreas usuarias no cumplen con
los plazos establecidos.
• Reprogramaciones y
modificaciones en la
elaboración del Plan Operativo
de la Unidad de
Abastecimiento.
Desfinanciamiento de los servicios
básicos para la Sede Central.


Que cada área usuaria
designe responsables para
la aprobación de los
formatos y elaboración de
metas.
Oficina de Presupuesto o
Planificación a través de sus
Unidades correspondientes debe
cumplir con priorizar dentro del
Marco Presupuestal los
servicios básicos para la
Entidad así como para la
adquisición de insumos y
materiales en general
ÁREA DE PROCESOS DE
SELECCIÓN
Función General
Asistencia a Comités
Especiales. en
procesos de Adjudicación
Directa, Concurso y
Licitación Pública.
También exoneraciones
Proyección de Contratos
Implicancias de la función –
Dependencias involucradas
La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de
designación de Comités Especiales.
La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de
evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y
demás documentos relacionados al proceso de selección.
Norma relacionada
Ley de contrataciones
del Estado y su
Reglamento
Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de
Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de
Administración, Alta Dirección y postores.
Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los
procesos de selección para la presentación oportuna de los
documentos necesarios para la suscripción del contrato
Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica,
Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la
Buena pro.
Ley de Contrataciones
del Estado y su
Reglamento
PROCESOS DE SELECCIÓN
PROBLEMÁTICA
CAUSA
PROBLEMA
•
•
•
Incumplimiento de los plazos
para presentar requerimientos,
no
permite
convocar
el
proceso en el plazo previsto,
permitiendo retraso en su
ejecución. Falta de previsión
de
impugnaciones
o
declaratoria de desierto.
Presiones a los Comités
Especiales, lo cual no les
permite cumplir su función; no
se tiene margen de tiempo
prudencial para evaluar y
calificar propuestas.
El
ingreso
de
similares
requerimientos en distintos
períodos,
trae
como
consecuencia la convocatoria
de
varios
procesos
de
selección, incluso del mismo
tipo, por las mismas fechas, lo
PROPUESTA
DE SOLUCION
•
•
•
Falta de planificación de las
dependencias usuarias de la
programación
de
sus
necesidades

Adecuada planificación de las
necesidades por parte de las
dependencias usuarias.

Coordinación efectiva entre los
usuarios y la Unidad de
Programación
para
los
calendarios de compromisos.
Capacitación, poniendo énfasis
a la autonomía de los Comités
Especiales.

Disciplinar
usuarias
Usuarios señalan que su
presión se debe a la pérdida
del
calendario
de
compromisos.
Desconocimiento y falta de
planificación
de
las
necesidades por parte de los
usuarios
a
las
Oficinas
PROCESO DE SELECCIÓN
PROBLEMÁTICA
PROBLEMAS
•
•
•
La formulación de características
técnicas incompletos, imprecisos,
ambiguos, genera retrasos en la
elaboración de Bases, cuando al
analizar el expediente se tiene
que solicitar precisiones para
proceder con la convocatoria del
proceso.
Exceso de tiempo en la
formalización de Resoluciones de
inclusión de procesos en el PAC,
aprobación de expedientes y
designación
de
Comités
Especiales, generando retraso en
la convocatoria.
Expedientes que ingresan al área
con
el
tiempo
límite
al
vencimiento del valor referencial,
que
no
permite
analizar
adecuadamente el contenido de
PROPUESTA
DE SOLUCION
CAUSAS
•
•
Falta de conocimiento técnico
por parte del equipo que
trabaja
o
formula
las
características técnicas.

Priorizar
estos
asuntos
en
Asesoría
Jurídica
y
áreas
involucradas
y/o
mayor
anticipación y previsión por parte
de los usuarios.
Carga de trabajo excesiva en
las Oficinas por donde fluye la
documentación (OAJ y áreas
involucradas).

•
Demora en la expedición de la
disponibilidad presupuestal.
Las personas elegidas por las
oficinas usuarias deben ser los
más competentes o en su defecto
el representante administrativo
evalúe las características técnicas,
antes de ser enviada a la
Administración.
Coordinación mas efectiva entre
usuarios y las Unidades de
Presupuesto y Programación
ÁREA DE ADQUISICIONES
Funciones Generales
Implicancias de la función –
Dependencias involucradas
Determinación de
Valore Referencial
Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado
Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación
Del Expediente de contratación.
Interrelación: OFICINAS USUARIAS
Ley de Contrataciones
del Estado
y su Reglamento
Asistencia a Comités Especiales en
Procesos de Menor Cuantía
Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases,
registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación.
Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación
y Presupuesto
Ley de Contrataciones
del Estado
y su Reglamento
Emisión de Ord. Compra y Servicio
Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos.
Compromisos y devengados de O/C y O/S,
Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización
Ejecución Contractual y
Administración de Contratos
Compras Directas y Adquisiciones
por Caja Chica
Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales,
contratación complementaria
Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza.
Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y
Of. de Economía y Finanzas
Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de
compra directa y caja chica.
Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.
Norma relacionada
Manual de Pago a Proveedores
Ley de Contrataciones del Estado y
su Reglamento
Directiva de Tesorería
ADQUISICIONES –
PROBLEMÁTICA
PROBLEMA
•
•
•
•
Características técnicas
mal formuladas por
usuarios.
Requerimientos urgentes
(para el mismo día).
Actualizaciones
repetitivas del valor
referencial (duplicidad de
trabajo).
Demora en el
procesamiento de la
información.
PROPUESTA
DE SOLUCION
CAUSA
•
•
Desconocimiento de la
necesidad.
Seminarios o talleres de
capacitación.

Mejorar la programación
de necesidades

Mayor conocimiento e
información del
requerimiento.

Adquisición de equipos
de cómputo nuevos o
evaluar repotenciación.
Falta de planificación.
•
Características técnicas
mal formuladas.
•
Falta de programas
informáticos.
Equipos de cómputo
obsoletos.
•

ADQUISICIONES –
PROBLEMÁTICA
PROBLEMA
•
•
•
Pérdida de calendario
por demora en la
ejecución de
contratos.
CAUSA
•
Las oficinas no cuentan
con la información o si
la tienen ha sufrido
variaciones.
•
Excesivos
requerimientos bajo
dicha modalidad.
•
Falta de una efectiva
coordinación entre las
oficinas usuarias y
Programación..
Falta de liquidez en la
caja chica.
Retraso en el trámite
de algunas órdenes
de compra y servicio.
PROPUESTA
DE SOLUCION

No comprometer un
contrato sin que no se
haya previsto el acto de
inicio de la ejecucion.

Mejor programación en
sus requerimientos
permitirá una atención
oportuna sin generar una
cartera pesada.
Reunión y coordinación
constante con
Programación para
solucionar aspectos
operativos.
ÁREA DE ALMACÉN
Implicancias de la función –
Dependencias involucradas
Función General
•Recepción, Registro y Almacenamiento
de bienes y materiales
•Despacho y Distribución
•
•
•
•
Área de Programación
Área de Adquisiciones
Área de Control Patrimonial
Oficinas Usuarias
• Oficinas Usuarias
•Emisión de Documentos Fuentes NEA,
Pecosas, Kárdex,
• Oficinas Usuarias
•Información Contable
• Oficina de Administración Financiera
• Área de Contabilidad
Norma relacionada
• Sistema de Abastecimiento
Decreto Ley Nº 22056
• INAP /DNA -Normas Generales de
Abastecimientos
•Resolución Jefatural Nº335-90
INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
•Resolución de Contraloria
Normas de Control Interno
en el Sector Publico.
•Resolución Jefatural Nº335-90
INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
•Normas de Control Interno en el
Sector Público.
•Resolución Nº 039-98/SBN
Reglamento para el Inventario
Nacional de Bienes Muebles del
Estado
ALMACÉN – PROBLEMÁTICA
PROBLEMA
1. Implementación de
Medidas de Seguridad,
para los Almacenes
Periféricos e internos.
2. Falta de Infraestructura,
para un adecuado
ambiente en el
almacenamiento de los
bienes.
3. Inadecuado manejo del
procedimiento de
almacenaje.
4. Custodias y Material de
poco movimiento.
5. Stock mínimo y su
reposición.
PROPUESTA
DE SOLUCION
CAUSA
1. Falta de presupuesto y un
adecuado tratamiento a los
requerimientos y/o solicitud de
implementación de las medidas de
seguridad requeridas.
2. Lugares inadecuados para la
asignación de almacenes
temporales ( cocheras ).
3. No se cuenta con cursos de
capacitación adecuados para el
responsable de Almacén.
4. Materiales de Gestiones de años
anteriores .
5. Falta de una adecuada
programación para la determinación
del Stock mínimo y su reposición
pertinente.
1.
Priorizar por parte de
programación y presupuesto el
desembolso de la partida
presupuestal correspondiente.
2.
Coordinación con Servicios
Generales/ Infraestructura, para la
solución correspondiente.
3.
Programación de Cursos de
capacitación permanentes.
4.
Oportuna gestión de Bajas.
5.
Coordinación con el área de
Programación, para la
determinación correspondiente a
las necesidades de atención del
almacén.
ÁREA DE CONTROL
PATRIMONIAL
Funciones Generales
•ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN
DE BIENES DE LA ENTIDAD
• INVENTARIO, REGISTRO Y
CONTROL DE BIENES
PATRIMONIALES
• SEGUROS
Implicancias de la FunciónDependencias involucradas
Normas relacionadas
Administra los bienes patrimoniales
asignados en uso a los usuarios, ejecución
de altas y bajas y su disposición final
Decreto Supremo Nº 0072008-VIVIENDA- Rgto. de
la Ley de 29151- Ley General
Del Sistema Nacional de
Bienes Estatales.
Registro y control de bienes, conciliación
contable en coordinación con la Oficina de
Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)
Resolución N° 039-98/SBN
Reglamento para el Inventario
Nacional de Bienes Muebles
del Estado.
Seguro de los bienes muebles, inmuebles
y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo,
Deshonestidad y de vehículos
Resolución Nº 320-2006-CGNormas de control interno.
PATRIMONIO –
PROBLEMÁTICA
PROBLEMA
CAUSA
PROPUESTA
DE SOLUCION
• Activos fijos son entregados a
los usuarios sin el documento
fuente, lo que origina que se
desconozca el origen de
procedencia del bien.
•
Almacén entrega los
bienes sin la PECOSA
correspondiente,
siendo el único
documento sustentario
para la salida del bien.
Las entregas de los bienes a
las áreas usuarias deben estar
acreditadas con la PECOSA
respectiva.
• Contratación de personal
con falta de conocimiento
de la normativa aplicable y
sin experiencia en el
componente funcional de
control patrimonial.
•
Deficiencia en los
perfiles para la
contratación del
personal.
Mejorar los perfiles y
términos de referencia
para la contratación del
personal.
• Existencia de bienes
muebles e inmuebles sin
el saneamiento debido.
•
Desconocimiento de la
normativa.
Capacitación permanente
para el personal del área.
PLANIFICACIÓN DE LAS
COMPRAS PÚBLICAS
 Que se comprará? Cuándo se comprará?
Donde se comprará?
 Definir e identificar periodicidad de la
compra.
 Tiempos de respuesta de proveedores.
 Discriminar las compras que necesitan una
atención particular, de aquellas que
calificamos de rutinarias.
 Mayor atención a la compra que involucre
más dinero.
PLANIFICACIÓN DE LAS
COMPRAS PÚBLICAS
•Que se comprará? Cuándo se
comprará?
•Definir e identificar periodicidad
de la compra.
•Tiempos de respuesta de
proveedores.
•Discriminar las compras que
necesitan una atención particular,
de aquellas que calificamos de
rutinarias.
•Mayor atención a la compra que
involucre más dinero.
EQUIPO DE
PROGRAMACION
Y CONTRATACION
36
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