Oficina de
Proyectos en
Acción
Jorge Mario Añez Ruiz
[email protected]
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI – Marzo 10 y 11 de 2005 - Bogotá
OFICINA DE PROYECTOS
El Desafío
¿Porqué fallan los proyectos?
Objetivos
ambiciosos
o no definidos
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Falta de
Trabajo
en Equipo
Mal manejo del
riesgo
Pobre
dirección del
programa
Liderazgo
Ineficaz
Reporte de
progreso poco
confiable
Pobre
administración
de los
proveedores
Planeación de
proyecto no
efectiva
Pobre
administración
de la calidad
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
El Resultados
Desafío de la encuesta relacionada con el
grado de madurez de las organizaciones en
relación a la Gerencia de Proyectos:
Encuesta realizada por PricewaterhouseCoopers
a 198 funcionarios a nivel mundial. Mayo –
Agosto de 2004
OFICINA DE PROYECTOS
Perfil del encuestado
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Cargos / roles dentro de la organización
Other
44
22.2%
Project Manager
36
18.2%
Senior Manager
30
15.2%
Finance Director
17
8.6%
IT Director
17
8.6%
Managing Director
15
7.6%
Chief Project Officer
11
5.6%
Project Support Manager
10
5.1%
Corporate PMO
8
4.0%
Line Manager
8
4.0%
Project Team Member
2
1.0%
198
100.0%
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Usualmente cuál es su Rol en el proyecto?
Project Manager
47
23.7%
Steering Committee member
38
19.2%
Program Manager
31
15.7%
Project Director
25
12.6%
Other
21
10.6%
Project Sponsor
17
8.6%
Project Team member
13
6.6%
6
3.0%
Project Team
OFICINA DE PROYECTOS
Cubrimiento por continente
Continentes
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Africa
2%
America
35%
Africa
America
Asia
Australia
Europe
Europe
43%
Asia
12%
Australia
8%
Africa
3
1.5%
America
69
34.8%
Asia
23
11.6%
Australia
15
7.6%
Europe
88
44.4%
198
100.0%
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Cuántos proyectos implementa su organización al año?
Número de Proyectos
6.- Mas de 100
26%
1.- Menos de 5
10%
2.- Entre 5 y 10
20%
5.- Entre 50 y 100
16%
3.- Entre 10 y 25
16%
4.- Entre 25 y 50
12%
1.- Menos de 5
20
10.1%
2.- Entre 5 y 10
39
19.7%
3.- Entre 10 y 25
32
16.2%
4.- Entre 25 y 50
24
12.1%
5.- Entre 50 y 100
31
15.7%
6.- Mas de 100
52
26.3%
198
100.0%
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Qué naturaleza de proyectos son los que con más
frecuencia realizan en su organización?
IT change
144
22%
Performance improvement
114
17%
Software development
97
15%
New product development
89
13%
Strategy deployment
83
13%
Construction
60
9%
Other
46
7%
Research
30
5%
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Qué porcentaje de sus proyectos son exitosos?
A tiempo
En el Presupuesto
Alcance / Calidad
Beneficios entregados
0%
7
3.5%
2
1.0%
3
1.5%
1
0.5%
25%
41
20.7%
32
16.2%
17
8.6%
13
6.6%
50%
44
22.2%
39
19.7%
42
21.2%
48
24.2%
75%
96
48.5%
93
47.0%
99
50.0%
82
41.4%
100%
10
5.1%
32
16.2%
37
18.7%
54
27.3%
198
100.0%
198
100.0%
198
100.0%
198
100.0%
OFICINA DE PROYECTOS
Cuáles son las principales causas de falla o cancelación
de proyectos?
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
1a. Razón
2a. Razón
3a. Razón
4a. Razón
Sobrepaso de fechas límite
33
16.7%
23
11.6%
24
12.1%
17
8.6%
Cambios en el alance
31
15.7%
34
17.2%
21
10.6%
13
6.6%
Cambios en el entorno
30
15.2%
16
8.1%
17
8.6%
17
8.6%
Recursos Insuficientes
26
13.1%
23
11.6%
22
11.1%
15
7.6%
Cambios de Estrategia
23
11.6%
18
9.1%
19
9.6%
13
6.6%
Falta de Claridad objetivos
22
11.1%
20
10.1%
16
8.1%
13
6.6%
Falta de presupuesto
9
4.5%
8
4.0%
12
6.1%
7
3.5%
Falta de soporte
5
2.5%
8
4.0%
14
7.1%
19
9.6%
Falta de Comunicación
5
2.5%
16
8.1%
20
10.1%
24
12.1%
Falta de Motivación
3
1.5%
6
3.0%
6
3.0%
13
6.6%
Falta de Patrocinio de Stakeholders
3
1.5%
10
5.1%
11
5.6%
12
6.1%
Gerencia de projecto equivocad
3
1.5%
7
3.5%
5
2.5%
12
6.1%
N/A
2
1.0%
2
1.0%
3
1.5%
11
5.6%
Otros
2
1.0%
0
0.0%
3
1.5%
3
1.5%
Pobre calidad de los resultados
1
0.5%
7
3.5%
5
2.5%
9
4.5%
198
100.0%
198
100.0% 198
100.0%
100.0% 198
OFICINA DE PROYECTOS
Qué nivel en Gerencia de Proyectos desea su
compañía alcanzar estratégicamente?
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Level Aim ed At
Level 2: Structured
Processes
20%
Level 3:
Institutionalised
Processes
23%
Level 1: Informal
Processes
5%
Level 5: Optimised
Processes
28%
Level 4: Monitored
Processes
24%
Level 5: Optimised Processes
56
28.3%
Level 4: Monitored Processes
47
23.7%
Level 3: Institutionalised Processes
46
23.2%
Level 2: Structured Processes
40
20.2%
9
4.5%
198
100.0%
Level 1: Informal Processes
OFICINA DE PROYECTOS
Su compañía posee una metodología global de
Gerencia de Proyectos?
No
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Y es
63
31.8%
135
68.2%
198
1 0 0 .0 %
1
0.7%
41
30.4%
9
6.7%
84
62.2%
135
100.0%
En que metodología se basan?
GDPM
PMI
Prince 2
Self Developed
Éxito del proyecto
Satisfacción de los involucrados
139
70.2%
A tiempo
131
66.2%
Dentro del presupuesto
127
64.1%
Beneficions entregados
119
60.1%
Calidad
115
58.1%
70
35.4%
ROI Aceptable
80.0%
70.0%
10.0%
0.0%
ROI Aceptable
20.0%
Calidad
30.0%
Beneficions entregados
40.0%
Dentro del presupuesto
50.0%
A tiempo
60.0%
Satisfacción de los
involucrados
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Cómo evalúa usted el éxito formal de sus proyectos
(Múltiples respuestas)
OFICINA DE PROYECTOS
Su organización utiliza técnicas o metodologías para
Gerencia de Programas de proyectos para coordinar
todos los proyectos?
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Project Portfolio Management
Si
46%
No
54%
OFICINA DE PROYECTOS
Los proyectos y Beneficios generados por estos son
continuamente monitoreados?
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Monitoreo de Beneficios
Siempre
12%
Nunca
11%
Ocasionalmente
41%
Frecuentement
e
36%
OFICINA DE PROYECTOS
Su organización cuenta con una Oficina de
Proyectos para soportar los proyectos?
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Project Office
No
42%
Si
58%
OFICINA DE PROYECTOS
Su organización cuenta con software
especializado para el manejo de proyectos?
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Company-wide PM Software
No
22%
Si
78%
M
S
In
O
th
er
Pr
oj
ec
t
P
ra
cl
e
ik
u
Ar
te
m
is
O
N
Pr
oj
ec
Pr
t
im
av
er
a
e
SA
de
ve
lo
pe
d
En
te
rp
ris
ho
us
e
M
S
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
OFICINA DE PROYECTOS
Cuáles de los siguientes software utiliza
(multiples respuestas)
Type of software
120
100
80
60
40
20
0
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
La Solución
Se requiere un proceso que le permita a la gerencia la
administración efectiva de todo el portafolio de
proyectos :
- ¿Qué proyectos debo realizar?
- ¿Qué estructura y controles son apropiados?
- ¿Cuando debería la gerencia involucrarse?
- ¿Qué información debería ser suministrada?
- ¿Que aspectos básicos debo tener en cuenta ?
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
La Solución:
¿Cómo controlar múltiples proyectos?
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
La Solución:
Gerencia Ejecutiva
APROBACION
PRIORIZACION
Los proyectos necesitan:
• Dirección estratégica
• Priorización
• Orientación
• Soporte
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
MONITOREO
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
La Solución:
Gerencia Ejecutiva
APROBACION
PRIORIZACION
La gerencia necesita saber:
• Progreso
• Issues/hallazgos
• Costos
• Presupuesto
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
MONITOREO
OFICINA DE PROYECTOS
La Solución:
Gerencia Ejecutiva
APROBACION
Project Office
Project procedures & templates
PLANNING & MONITORING
RISK MANAGEMENT
ISSUE MANAGEMENT
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
PROJECT INITIATION
QUALITY MANAGEMENT
PROJECT REPORTING
CHANGE CONTROL
DEPENDENCY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT
PROJECT ADMINISTRATION
CONTRACT & 3RD PARTY
PROJECT LIBRARY
RECURSOS
GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
PRIORIZACION
MONITOREO
La oficina de soporte del proyecto (Project
Support Office) proveerá a los proyectos
con:
• Procedimientos/metodologías
• Formatos y herramientas
• Guías/dirección
• Entrenamiento Proyecto n
• Recursos deProyecto
apoyo 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
OFICINA DE PROYECTOS
La Solución:
Gerencia Ejecutiva
APROBACION
PRIORIZACION
MONITOREO
Project Office
Project procedures & templates
PLANNING & MONITORING
RISK MANAGEMENT
ISSUE MANAGEMENT
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
PROJECT INITIATION
QUALITY MANAGEMENT
PROJECT REPORTING
CHANGE CONTROL
DEPENDENCY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT
PROJECT ADMINISTRATION
CONTRACT & 3RD PARTY
PROJECT LIBRARY
La gerencia ejecutiva suministra a la
oficina de soporte del proyecto:
• Guías/dirección
• Prioridad
• Instancias formales de aprobación
Proyecto n
RECURSOS
GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
OFICINA DE PROYECTOS
La Solución:
Gerencia Ejecutiva
APROBACION
PRIORIZACION
MONITOREO
Project Office
Project procedures & templates
PLANNING & MONITORING
RISK MANAGEMENT
ISSUE MANAGEMENT
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
PROJECT INITIATION
QUALITY MANAGEMENT
PROJECT REPORTING
CHANGE CONTROL
DEPENDENCY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT
PROJECT ADMINISTRATION
CONTRACT & 3RD PARTY
PROJECT LIBRARY
Los proyectos suministran a la
oficina de soporte del proyecto:
• Reportes de progreso
Proyecto n
RECURSOS
GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
OFICINA DE PROYECTOS
La Solución:
Gerencia Ejecutiva
APROBACION
PRIORIZACION
Project Office
Project procedures & templates
PLANNING & MONITORING
RISK MANAGEMENT
ISSUE MANAGEMENT
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
PROJECT INITIATION
QUALITY MANAGEMENT
PROJECT REPORTING
CHANGE CONTROL
DEPENDENCY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT
PROJECT ADMINISTRATION
CONTRACT & 3RD PARTY
PROJECT LIBRARY
La oficina de soporte del
proyecto suministra a la
gerencia ejecutiva:
• Reportes de progreso
consolidados
Proyecto n
RECURSOS
GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
MONITOREO
OFICINA DE PROYECTOS
La Solución:
Gerencia Ejecutiva
APROBACION
PRIORIZACION
Project Office
Project procedures & templates
PLANNING & MONITORING
RISK MANAGEMENT
ISSUE MANAGEMENT
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
PROJECT INITIATION
Define todo el marco
conceptual para
administrar y controlar
proyectos
QUALITY MANAGEMENT
PROJECT REPORTING
CHANGE CONTROL
DEPENDENCY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT
PROJECT ADMINISTRATION
CONTRACT & 3RD PARTY
PROJECT LIBRARY
Proyecto n
RECURSOS
GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
MONITOREO
OFICINA DE PROYECTOS
Oficina de Proyectos
La visión de una Oficina de Proyectos es la de un medio para mejorar la
administración de proyectos mediante el apoyo y soporte en aspectos como:
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
– La alineación de la estrategia de negocio con los objetivos del
proyecto
– El establecimiento de un canal de comunicación y soporte entre los
grupos del proyecto y la alta gerencia
– El involucramiento de la alta gerencia en el caso de aspectos críticos
donde se deba prestar ayuda a los equipos del proyecto
– La administración del cambio en la organización y la integración
funcional
– La identificación, comunicación, mitigación y solución de los
hallazgos claves, riesgos y conflictos
– La administración de dependencias y restricciones
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Beneficios del PSO
Los beneficios concretos resultantes de la implementación de la Oficina de Proyectos
son :
– Provee a la alta gerencia con información estructurada para la toma de
decisiones teniendo en cuenta los aspectos presupuestados y los nuevos
hallazgos usando criterios como:



•
Tamaño del proyecto
•
Potencial en la generación de ingresos
•
Reducción de costos
•
Contribución al incremento de valor del accionista
•
Alineación estratégica
Incrementa la probabilidad de éxito de los diferentes proyectos minimizando
demoras y riesgos de negocio
Asume los aspectos de administración de proyectos que distraen a la
organización del logro de sus objetivos estratégicos de negocio
Proporciona una distribución optima del capital y del recurso humano
Capability
Capability
Maturity
Maturity
Model
Model
CMM
CMM
Nivel
Nivel 11
Inestable
Inestable –– Uso
Uso esporádico
esporádico de
de PM
PM
Nivel
Nivel 22
Informal
Informal –– Procesos
Procesos básicos
básicos sin
sin
Metodología
Metodología estándar
estándar
Nivel
Nivel 33
Estandarizado
Estandarizado –– Metodologías
Metodologías yy
Estándares
Estándares utilizados
utilizados
Nivel
Nivel 44
Monitoreado
Monitoreado –– los
los proyectos
proyectos están
están
Soportando
Soportando la
la estrategia
estrategia del
del negocio
negocio
Nivel
Nivel 55
Optimizado
Optimizado –– La
La gerencia
gerencia está
está enfocada
enfocada
en
en la
la mejora
mejora continua
continua del
del proceso
proceso de
de PM
PM
Nivel de Madurez
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Nivel de Madurez en Gerencia de Proyectos
OFICINA DE PROYECTOS
Nivel de Madurez en Gerencia de Proyectos
Project Management Matutiry
Nivel 1 – Procesos no confiables
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
• No hay reglas. Poco soporte organizacional. El éxito de los proyectos depende en las
habilidades de individuos y no de un equipo.
Nivel 2 – Procesos Informales
• Falta de estándares. La implementación difiere de proyecto a proyecto.
Nivel 3 – Procesos Estandarizados
• Existencia de lineamientos y metodología de project management. En la gran mayoría de los
proyectos se utilizan los lineamientos y metodología. Apoyo de la gerencia.
Nivel 4 – Seguimiento y Monitoreo de Procesos
• Integración del ciclo de vida de los proyectos. La metodología es usada por toda la compañía.
La gerencia controla los proyectos.
Nivel 5 – Optimización de procesos
• Análisis regular y optimización de las practicas de project management. Los proyectos
soportan el plan estratégico de la compañía.
OFICINA DE PROYECTOS
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Nivel de Madurez en Gerencia de Proyectos
•
Project Portfolio Management

Project portfolio management organiza una serie de programas
y proyectos dentro de un solo portafolio, consistente en
reportes, que son tomados de los objetivos del proyecto,
costos, cronogramas, recursos, riesgos y otros factores
críticos.

La dirección puede revisar regularmente los portafolios
completamente, asignar recursos apropiadamente y ajustar
proyectos a producir los mas altos retornos por departamento.
Project Management desde un punto
de vista organizacional
Maturity
4&5
– Programme Management

El proceso de manejar múltiples proyectos continuamente,
– Project Management

La disciplina de definir y lograr objetivos mientras se optimiza el
uso de recursos (dinero, tiempo, gente, espacio, etc.).

Las compañías usan proyectos por :
–
–
–
Mejorar eficiencia y márgenes (Reducción de costos)
Incrementar ingresos (Nuevos productos)
Crecimiento del negocio (M&A,)
Maturity
3
Maturity
1&2
Descargar

Project Scorecard