Facultad de Ingeniería
Universidad Autónoma de Querétaro
Ma. Teresa García Ramírez
UNIDAD II: FÓRMULAS Y FUNCIONES
TABLAS DE DATOS
TABLAS DE DATOS

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

Introducción
Crear una Tabla
Modificar los Datos de una Tabla
Modificar la Estructura de una Tabla
Estilo de una Tabla
Ordenar una Tabla de Datos
Filtrar una Tabla
Funciones de Bases de Datos
Crear un resumen de Datos
Criterios de Filtrado
INTRODUCCIÓN
Una tabla en Excel es un conjunto de datos
organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las
columnas (los nombres de los campos), y las
demás filas contienen los datos almacenados.
 Es como una tabla de base de datos, donde
cada fila es un registro de entrada, por tanto se
pueden componer como máximo una lista con
255 campos y 65535 registros.

INTRODUCCIÓN

Las tablas son muy útiles porque además de
almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar
esos datos de forma sencilla.
Ordenar los registros.
 Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
 Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de
filtrado.
 Crear un resumen de los datos.
 Aplicar formatos a todos los datos.

CREAR TABLAS
Para crear una tabla se selecciona el rango de
celdas (con datos o vacías) que se van a incluir
en la tabla.
Seleccionar del menú
insertar->tablas,
la opción Tabla.

Cuadro de Diálogo
Crear Tabla
CREAR TABLA
Si no se seleccionaron celdas previamente se
pueden seleccionar en este momento.
 Si en el rango seleccionado se incluyó la fila de
cabeceras (recomendado), se activa la casilla
de verificación “La tabla tiene encabezados”.
 Al cerrarse el cuadro de dialogo, aparece la
pestaña de Diseño, correspondiente a las
Herramientas de tabla.

CREAR TABLA
INTRODUCIR O MODIFICAR DATOS
Para modificar o introducir nuevos datos en la
tabla se pueden teclear directamente los
nuevos valores sobre las celdas, o bien utilizar
un formulario de datos. Esta segunda opción
viene muy bien si la lista es muy grande.
 Un formulario de datos es un cuadro de dialogo
que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).

INTRODUCIR O MODIFICAR DATOS
Para abrir el formulario de datos,
se tiene que posicionar en la lista
para que este se active, y pulsar
en el icono Formulario. .
 Si no está la opción activarlo
desde Botón Office > Opciones de
Excel > Personalizar, y Agregar el
icono Formulario..., en la sección
de Comandos que no están en la
cinta de opciones.

INTRODUCIR O MODIFICAR DATOS
Icono de
Formulario
MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE LA TABLA
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la
tabla, se puede seleccionar un nuevo rango de
datos. Pero si la tabla contiene encabezados,
estos deben permanecer en la misma posición,
así que solo se pueden aumentar y disminuir
filas.
 Se pueden modificar directamente el rango de
filas y columnas, estirando o encogiendo la
tabla desde su esquina inferior derecha.

MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE LA TABLA
Se pueden insertar nuevas columnas y
renglones a la tabla.
 Se pueden eliminar columnas, renglones o
celdas de la tabla.
 Para eliminar la estructura de la tabla y
conservar los datos se selecciona de menú
Diseño->Convertir en Rango.

ESTILOS DE TABLAS
Existe una variedad de estilos para seleccionar.
 Se puede personalizar el estilo de la tabla,
seleccionando de Opciones de estilo de la tabla, y
marcar o desmarcar otros aspectos, como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas con
bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o última columna.

ORDENAR TABLA DE DATOS



Se puede ordenar por un solo campo de datos o por
varios.
En el caso de tablas solo se selecciona el campo a
ordenar y automáticamente considera todo el registro.
Para ordenar por más de un criterio se solicita el primer
criterio de ordenación, posteriormente se selecciona
agregar nivel para incluir los demás criterios de
ordenación.
ORDENAR TABLA DE DATOS

En ordenar el botón de opciones permite
distinguir entre mayúsculas y minúsculas, así
como la orientación al momento de ordenar.
FILTRAR UNA TABLA
Filtrar una tabla es seleccionar aquellos registros
que se correspondan con algún criterio fijado por
el usuario.
 Excel ofrece dos formas de filtrar una lista.

Utilizando el Filtro (autofiltro).
 Utilizando filtros avanzados.


Para utilizar el autofiltro se utilizan las listas
desplegables asociadas a las cabeceras de
campos, se puede mostrar u ocultar el autofiltro
en la pestaña Datos marcando o desmarcando el
botón Filtro.
TIPOS DE FILTROS PARA TEXTO
TIPOS DE FILTROS
En cualquier opción, de filtro de números o de
texto se muestra una ventana donde se pueden
elegir dos condiciones de filtro:
 Exigir que se cumpla una condición o las dos.
Excel evaluará la condición elegida con la tabla, y
si se cumple, mostrará la fila.
 Para texto se usa el caracter ? para determinar
que en esa posición habrá un caracter, sea cual
sea, y el asterisco * para indicar que puede haber
o no un grupo de caracteres.

TIPOS DE FILTROS

Por ejemplo:
En el ejemplo de la imagen, solo se mostraran los
registros cuyo Apellido tenga una ‘o’ en el segundo
 caracter y no contenga la letra z.

FUNCIONES DE BASES DE DATOS
Estas funciones se utilizan cuando se requiere
realizar cálculos sobre alguna columna pero
añadiendo una condición de selección de las
filas que entraran en el cálculo, es decir
aplicando previamente un filtro.
 Si se desea sumar solo las calificaciones
aprobatorias del primer parcial, se utilizaría la
función BDsuma.

FUNCIONES DE BASES DE DATOS

Para utilizar las funciones de base de datos es
necesario definir los encabezados de nuestra
tabla y crear los filtros, por ejemplo
Área de filtros o
restricciones
Encabezados
idénticos
Tabla
FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Todas las funciones de base de datos de Excel
llevan tres argumentos:
 El
rango de datos que define la tabla o base de
datos.
 El nombre del campo que se utiliza en la función,
 Un rango de criterios para indicar la condición que
deben cumplir las filas que serán utilizadas en el
calculo de la función (el filtro).
FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Cómo se forman las condiciones?
Para formar las condiciones que se van a utilizar en el
parámetro rango_criterios, se debe reservar una zona
en nuestra hoja de calculo para dichas condiciones
(preferiblemente antes de la base de datos).
 En esta zona se escribe en una fila los nombres de los
campos de la hoja de calculo.
 Para realizar una operación en toda una columna de la
base de datos, se introduce una línea en blanco debajo
de los nombres de campo en el rango de criterios.

FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Rango de criterios, cómo se forman los filtros?
Si se quieren filtrar los registros cuyo nombre empiece
con R*, en la zona de criterios debajo de la celda
Nombre se escribe R*, esto equivale a definir la
condición Nombre="R*".
 Cuando la condición es una igualdad no es necesario
poner el signo = delante del valor, se pone
directamente el valor R*, ahora si se quieren los
registros cuya calificación parcial 1 sea superior a 70
se debe escribir en la celda inferior a la cabecera
Parcial1, >70 para formar la condición Parcial1 > 70.

FUNCIONES DE BASE DE DATOS
Rango de criterios, cómo se forman los filtros?
 Para combinar varias condiciones se emplean
los operadores Y y O.

 En
un criterio de filtrado, si las condiciones están
escritas en la misma fila, estarán unidas por el
operador Y, para que el registro aparezca se deben
cumplir todas las condiciones. Por ejemplo parcial1
> 59 y parcial1 < 100, aparecen los registros cuya
calificación esta comprendida entre 60 y 99.
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
Rango de criterios, cómo se forman los filtros?
 Para combinar varias condiciones se emplean
los operadores Y y O.

 En
un criterio de filtrado, si las condiciones están
escritas en distintas filas, estarán unidas por el
operador O, el registro aparecerá en el resultado
del filtrado si cumple al menos una de las
condiciones. Por ejemplo, con la condición
nombre="R*" O nombre=“B*", aparecen los
registros cuyo nombre empieza con R o B.
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rang
o_criterios)
 Cuenta las celdas que contienen un valor (que
no sea blanco) en una determinada columna
(campo), considerando únicamente las filas
que cumplan una determinada condición.
 Ejemplo:

 =BDCONTAR(A6:I29,"Parcial1",A2:I3)
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_crit
erios)
 Devuelve el valor máximo encontrado en una
determinada columna (campo), considerando
únicamente las filas que cumplan una
determinada condición.
 Ejemplo:

 =BDMAX(A6:I29,"Parcial1",A2:I3)
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;ran
go_criterios)
 Devuelve el producto de los valores
encontrados en una determinada columna
(campo), considerando únicamente las filas
que cumplan una determinada condición.
 Ejemplo:

 =BDPRODUCTO(A6:I29,"Parcial1",A2:I3)
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango
_criterios)
 Obtiene el promedio de los valores encontrados
en una determinada columna (campo),
considerando únicamente las filas que cumplan
una determinada condición
 Ejemplo:

=BDPROMEDIO(A6:I28,"Parcial1",A2:I3)
 =BDPROMEDIO(A6:I28,"Parcial1",A2:I4), ¿porqué el
resultado?

FUNCIONES DE BASE DE DATOS
BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_c
riterios)
 Obtiene la suma de los valores encontrados en
una determinada columna (campo),
considerando únicamente las filas que
cumplan una determinada condición.
 Ejemplo:

 =BDSUMA(A6:I28,"Parcial1",A2:I3)
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rang
o_criterios)
 Extrae de la base de datos un único valor que
contiene el campo indicado y la fila que cumple
la condición establecida mediante el rango de
criterios.
 Ejemplo:

 =BDEXTRAER(A6:I28,"Parcial1",E2:E4)
 Si
no encuentra el valor regresa un error.
FUNCIONES DE BASE DE DATOS

BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterio
s)


Calcula la varianza basándose en una muestra de los
valores contenidos en una determinada columna
(campo), considerando únicamente las filas que
cumplan una determinada condición.
BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_c
riterios)

Calcula la desviación estándar basándose en una
muestra de los valores contenidos en una determinada
columna (campo), considerando únicamente las filas
que cumplan una determinada condición.
HERRAMIENTAS DE TABLA

Excel permite crear totales de manera
automática, solo hay que seleccionar en
Herramientas de Tabla->Diseño->opciones de
estilo marcar fila de totales y con ello se
inserta al final de la tabla una fila donde se
tienen las siguientes opciones.
EJERCICIOS
Utilizando la función BDCONTAR calcula la
cantidad de ventas realizadas por los
vendedores Jorge y María.
 Usando BDExtraer, obtener la fecha de
nacimiento de Mónica.
 Utilizando la función BDDESVEST calcular el
desvío estándar de las ventas de los sectores
Alimentos y Electrónica.

EJERCICIOS
Utilizando la función BDPROMEDIO calcula el
promedio de las ventas de los vendedores Juan
y Luis.
 Utilizando la función BDSUMA calcula la suma
de ventas de los vendedores Juan y Ana
 Utilizando la función BDDESVEST calcula la
varianza de las ventas de los sectores
Electrónica y Alimentos.

EJERCICIOS
Utilizando la función BUSCARV obtiene el
concepto de masa corporal para los pesos
indicados, inserta la función en la celda de
buscar y cópiala hasta el final de la tabla.
 Utilizando la función BDSUMA calcula la suma
de ventas de los vendedores Juan y Ana
 Utilizando la función BDDESVEST calcula la
varianza de las ventas de los sectores
Electrónica y Alimentos.

TABLAS DINÁMICAS
TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica consiste en el resumen de
un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupación, representado como
una tabla de doble entrada que facilita la
interpretación de dichos datos.
 Es dinámica porque permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando
la presentación de los datos, visualizando o no
los datos origen, etc...

CREAR TABLA DINÁMICA

A partir de una colección de datos se crea una
tabla dinámica, seleccionando las información
que se insertará en ésta.
CREAR TABLA DINÁMICA

Seleccionar el rango de celdas considerando
los encabezados e indicar que se coloque en
una nueva hoja de cálculo.
CREAR TABLAS DINÁMICAS

Al seleccionar aceptar aparecen las
herramientas para tablas dinámicas.
CREAR TABLAS DINÁMICAS

Al seleccionar todos los valores de la colección
de datos se tiene.
FILTROS EN TABLAS DINÁMICAS
Otra característica útil de las tablas dinámicas es
permitir filtrar los resultados y así visualizar
únicamente los que nos interesen en un momento
determinado. Esto se emplea sobre todo cuando
el volumen de datos es importante.
 Los campos principales en el panel y los rótulos en
la tabla están acompañados, en su parte derecha,
de una flecha indicando una lista desplegable.

FILTROS EN TABLAS DINÁMICAS

Lista desplegable de filtros, con los distintos
meses disponibles en la tabla con una casilla
de verificación en cada uno de ellos para
indicar si se quieren ver o no.
MODIFICAR FÓRMULAS
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel
genera totales con SUMA, puede ser necesario
modificar esas fórmulas por otras.
 Para hacer esto se debe situar en cualquier
celda de la zona que se quiera rectificar y
hacer clic con el botón derecho del ratón,
aparece un menú emergente con diferentes
opciones, se debe escoger la opción
Configuración de campo de valor...

MODIFICAR FÓRMULAS

En esta ventana de diálogo se elige un nombre,
y la operación a realizar.
GRÁFICOS DINÁMICOS

Se selecciona del menú insertar gráfico
dinámico y el manejo es igual que los gráficos
usados en otras aplicaciones.
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Tablas