Comité de compras
Comité de compras
El comité de compras es el
encargado de aplicar la política
de compra de la institución.
1. Política de compras
Criterios:




Relación a largo plazo con los
proveedores.
Responsabilidad.
Tiempo.
Modalidad de la compra
1. Política de compras
 Los medicamentos y dispositivos médicos a
comprar deben corresponder
al listado
básico de la institución.
 Cuándo y cómo comprar fuera del listado
básico .
 Manejo de donaciones.
2. Funciones del comité
•
•
•
•
Verificar las cotizaciones
Solicitar al director técnico del servicio
farmacéutico el concepto técnico
para la adquisición de los
medicamentos.
Evaluar el plan de compras y sugerir
cualquier modificación.
Realizar la adquisición
Aplicar la política de regulación de
precios de medicamentos.
3. Modalidades de compra
 Los concursos de proveedores.
 Las compras directas.
 Las entregas contratadas.
Modalidades de compra
Se escoge teniendo en cuenta :
 La legislación vigente.
 Costo.
 Gasto en el proceso.
 Servicios del proveedor ,
 Control del proceso.
Manejo adecuado de las donaciones
 Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes
la reciben.
 Deben respetarse los deseos y autoridad del
beneficiario.
 No debe haber discriminación en la calidad de los
productos.
 Debe establecerse un mecanismo efectivo de
comunicación entre el donante y el beneficiario.
Gestión de proveedores
Un proveedor es aquella persona o
empresa que abastece con algo a otra
empresa con el fin de ofrecer un servicio.
Tipos de proveedores
Proveedores de bienes.
Proveedores de servicios.
Proveedores de recursos .
La gestión de proveedores
Objetivo
De la relación con el proveedor es mejorar el
aseguramiento de la calidad y eliminar las
insatisfactorias condiciones existentes entre el
proveedor y el comprador
Aspectos a tener en cuenta en la
gestión de proveedores.
 El comprador y proveedor deben ser independientes y
respetar esta independencia.
 El comprador debe dar información clara sobre lo que
desea.
 El comprador y el proveedor son responsables de la
garantía de la calidad.
 El contrato entre las partes debe contemplar: calidad,
cantidad, precio, tiempo, condiciones de entrega y forma
de pago.
 El proveedor debe certificar y garantizar una calidad
satisfactoria, respaldada por protocolos.
 Las partes deben acordar los medios de evaluación.
 Las partes deben conocer los procedimientos para la
solución de conflictos.
 Las partes deben intercambiar la información
necesaria para ejecutar un mejor control de calidad.
Es necesario contar con un listado de
proveedores potenciales e invitarlos a
inscribirse en el registro de proveedores, esta
inscripción se hace ante la jefatura de compras
de la institución o quien haga sus veces.
REGISTRO
 Identificación del proveedor.
 Productos, condiciones de distribución.
 Documentos exigidos de acuerdo con las condiciones
administrativas, financieras y técnicas.
 A estas condiciones y de acuerdo a lo establecido
en la política de compras de la institución
se les podrá asignar un puntaje total sobre 100.
La condición técnica
• Especificaciones técnicas de los medicamentos
y dispositivos médicos.
• Protocolos de calidad para lotes.
• Formas de entrega.
• Recepción técnica y documentos para pedido y
entrega.
• Garantías de calidad.
• Políticas de devoluciones.
• Fichas técnicas.
2. Valoración de proveedores
Se evalúan los factores críticos para tener en
cuenta en la prestación del servicio, llevando un
registro de las no conformidades, las cuales se
comparan con la tabla de puntajes, y se le asigna
un puntaje de acuerdo al cumplimiento en cada
uno de los aspectos que se evalúan.
Se deben tener en cuenta:







Oportunidad en la entrega.
Pedido completo.
Informe oportuno de la situación del pedido.
Atención al servicio.
Sostenimiento de las ofertas.
Política en el manejo de devoluciones.
Cumplimiento de las especificaciones administrativas.
Programación y método de
estimación de necesidades
• Definir periodo de análisis y de proyección de
necesidades.
• Definir los consumos promedios de los
medicamentos y dispositivos médicos.
• Programar las cantidades a.
Programación y método de estimación
de necesidad
• Definir prioridades de acuerdo con el presupuesto
disponible.
• Definir la programación de entregas de la compra
de acuerdo con la modalidad de adquisición y el
flujo de caja de la institución.
2. Método de estimación de
necesidades
Perfil epidemiológico o morbilidad: Recomendado por la
OMS, se basa en la frecuencia de la morbilidad y
protocolos de tratamiento.
Consumo históricos
el registro de las cantidades
despachadas y registradas en la fórmula médica en
promedio (cada mes, semana, día). Este promedio se hace
teniendo en cuenta la información de un periodo (últimos
tres, seis o doce meses), se actualiza periódicamente
(semanalmente, mensualmente).
Método de estimación de
necesidades
Consumo ajustado
Este método sólo se utiliza cuando no se cuenta
con información.
Priorización, ejecución y evaluación
de la compra
Cuando la institución o establecimiento no
dispone del recurso económico para realizar
la totalidad de la compra, es importante
considerar una forma apropiada de
priorización
Vitales (V)
Medicamentos absolutamente indispensables, su
carencia o existencia parcial puede ocasionar
graves consecuencias para la población atendida.
Compromete la atención adecuada y, por lo
tanto, la vida de los pacientes. Ocasionan
recaídas, incapacidad laboral e incapacidad
permanente.
Esenciales o menos vitales(E)
La carencia o existencia parcial de estos
medicamentos puede llevar a incapacidades
transitorias o limitantes algunas veces.
La frecuencia y gravedad de las enfermedades
es menor que la del grupo de los vitales.
No esenciales(N)
La carencia o existencia parcial de estos
medicamentos no indica agravamiento de los
problemas de salud, de cronicidad, acción
incapacitante o limitante.
Son medicamentos menos indispensables, de acuerdo
a la baja frecuencia y gravedad de las enfermedades
para las cuales están indicados.
La clasificación ABC o Ley de Pareto.
Grupo A:
Corresponde a los de más alto costo. Un
número relativamente reducido de los
medicamentos representa, en términos
generales, una proporción significativa de los
costos totales del presupuesto.
Entre el 15% y el 25% de los productos cuestan el
80% del presupuesto.
La clasificación ABC o Ley de Pareto
Grupo B:
Corresponde a los de un porcentaje medio.
Entre el 25%y el 35% de los medicamentos
cuestan el 15% del presupuesto.
La clasificación ABC o Ley de Pareto
Grupo C:
Corresponde a los de más bajo porcentaje. Entre
un 50% a 60% de los medicamentos cuestan el 5%
del presupuesto.
2. Ejecución de la compra
En la reunión del comité de compras se evaluarán
las ofertas de los proveedores teniendo en
cuenta: documentación, servicio, precio y
producto.
Ejecución de la compra
Una vez asignados los medicamentos y dispositivos médicos a
los proveedores seleccionados se realizarán las siguientes
actividades:
 Socialización a los proveedores en la cual se da a conocer los
resultados de la compra.
 Entrega de órdenes de compra y contratos a proveedores.
 Actualización del kardex de proveedores.
 Recepción técnica por parte del servicio farmacéutico de los
insumos adquiridos.
3. Evaluación de las compras
Indicador de eficiencia - Porcentaje de cumplimiento del plan
de compras.
El objetivo de este indicador es medir la ejecución del plan de
compras.
No. total de medicamentos adquiridos según el plan de compras
x 100
No. total de medicamentos solicitados en el plan de compras en el mismo
periodo.
Evaluación de las compras
Cuando el indicador arroja resultados no satisfactorios,
deben tomarse acciones correctivas claras identificando la
causa.
Para este caso pueden darse las siguientes causas:
Que las compras de la institución no correspondan a lo
solicitado, o que no se presenten cotizaciones por parte de
los proveedores.
Descargar

Comité de compras - SERVICIOS FARMACEÚTICOS