APLICACIÓN DE LAS
TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
APLICACIÓN:
Una vez elaboradas y
aprobadas las Tablas
de Retención
Documental debe
hacerse su DIFUSION
indicando:
 La fecha a partir de la cual
serán de obligatorio
cumplimiento
 Instructivos para la
aplicación de las TRD.
 Normas para que los
archivos de gestión se
organicen en concordancia
con las TRD de cada oficina.
ADOPCIÓN DE LAS
TALAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
Se adoptaran por la entidad
mediante Acto Administrativo y serán
de obligatorio cumplimiento
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Entidad Productora: Cámara de Comercio del Magdalena Medio y del Nordeste Antioqueño
Unidad Administrativa: Asistencia de Presidencia
SERIES
CÓDIGO
13010
INFORMES
1301001
Informe a entes de Control
Hoja
RETENCIÓN
12 de
20
D ISPOSIC IÓN F IN A L
CT
E
M
S
A.C.
2
8
X
Consérvese dos años en archivo de
gestión, depure copias y borradores,
traslade para su custodia al archivo
central por 8 años, al cabo de los
cuales se Elimina por tratarse de copia
de los informes administrativos y de
2
8
X
Cumplido el tiempo en archivo de
gestión, pasar al archivo central por 8
años, pasado este tiempo eliminar.
2
5
Informe a la Contraloría, Superintendencia de
Industria y Comercio, COMFECAMARAS y DIAN
Comunicación remisoria, informe y anexos
(según requerimientos).
13011
1301101
REGISTROS DE CONTROL
Registros
Control de prestamos (Biblioteca y Auditorio) y
Registro de Control de Caja Menor libro auxiliar
13021
1302101
PROCEDIMIENTOS
A.G.
RESOLUCIONES
Resoluciones de Gerencia
CONVENCIONES:
CT-Conservación Total
M- Microfilmación
E- Eliminación
S- Selección
X
Archívese dos años en gestión, una vez
aplique depuración, traslade para su
custodia al archivo central por 5 años,
al cabo de los cuales se transfiere
para su conservación en el Archivo
Histórico,
por
tratarse
de
un
documento dispositivo.
Firma Responsable ___________
___________
___________
___________
Jefe de Archivo
Fecha: ______________________
Paso 1
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Seleccionar y clasificar los documentos
en:
•DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Para los documentos de archivo continuar paso 2
•DOCUMENTOS DE APOYO
Para los documentos de apoyo ir al paso 11
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o
recibida por una persona o entidad en
razón de sus actividades o funciones,
que tiene valor administrativo, fiscal,
legal, científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de
conservación.
Documentos de Apoyo
• Una vez organizado el archivo de la oficina
aparecerán algunos documentos que no se
pueden ubicar dentro de las series; estos
constituyen los documentos de apoyo que son de
carácter general sirven únicamente de soporte a
la gestión de la dependencia, pero no son
documentos de archivo (normas, instructivos,
manuales, circulares de las entidades
reguladoras, cotizaciones, portafolios de
servicios no solicitados); por lo tanto, no se
transfieren al archivo central, el Jefe de oficina
los destruye. Acuerdo 042 de 2002
SEGUNDO PASO:
Elaboración de Separadores
Elaborar los separadores para cada una de las series
y subseries de tal manera que permita visualizar su
ubicación y facilite la localización física de la
documentación:
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
CÓDIGO SERIE
SERIE
CÓDIGO
SUBSERIE
01
ACTAS
01
Actas de
Comités
Numérico,
Consecutivo
02
Actas de
Conciliación
Numérico,
Consecutivo
03
Actas de Juntas
Numérico,
Consecutivo
SUBSERIE
ORDENACIÓN
UNIDAD
DOCUMENTAL
Acta de Comité de
Archivo
TIPOLOGÍA
Acta, Citación, anexos.
Solicitud, Invitación, y
Acta de la Reunión
registrando la decisión
(conciliar o no conciliar,
conciliación parcial)
Acta de Junta
Directiva
Acta, Citación, Anexos,
Comunicaciones de
excusas.
Acuerdo
Acuerdos
Solicitud y certificado.
02
ACUERDOS
01
Acuerdos de la
Junta Directiva
03
CERTIFICAD
OS
01
Certificados
Numérico,
consecutivo
Certificados de
Costumbre
Mercantil
04
COMUNICACI
ONES
CORPORATIV
AS
01
Circulares
Numérico,
consecutivo
Circulares
Informativas y
Reglamentarias
03
Devolución
Documentos
Registro
Numérico
cronológico
Comunicación de
devolución de
Documentos de
Registro.
Noviembre 18
Octubre 25
Junio 02
Febrero 15
Enero 22
4
3
2
1
Bogotá, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
5
Carpeta No.__________
SECRETARIA GENERAL
INFORMES
Informes de Actividades
Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12
Folios:
155
Separador de Series
SERIE:
ACTAS
DEPENDENCIA: Asistencia
De Presidencia
130.01.
Separador de Subseries
SERIE:
Actas
DEPENDENCIA:
Asistencia de Presidencia
130.01.03
SUBSERIE:
Actas de Juntas
Tercer Paso:
Clasificación Documental
• Identifique y agrupe en unidades
documentales todos los tipos documentales
pertenecientes a la dependencias teniendo
en cuenta las series y subseries definidas en
la Tabla de Retención Documental.
CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
Informe
Interventor
Póliza
Informe
del
Contratista
Acta
Final
Otrosí
Acta
de
inicio
Minuta
Aviso
de
Prensa contrato
Reserva
Ptal.
Contratos
prestación de servicios
Pago
Seguridad
Social
CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
Remisión
Formato
anexos
Recibo
de
Pago
No
Conformidad
Certificación
Requerimientos
Certificado
Correo
INFORMES
Entidades de Control
CUARTO PASO:
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
• Ordene al interior de cada uno de las
unidades documentales (carpetas) los
diferentes tipos documentales el
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL,
teniendo en cuenta su fecha de producción o
de trámite.
Acta 6 Agosto 8 de 2007
Acta 5 Junio 25 de 2007
Acta 3 Mayo 15 de 2007
Acta 4 Abril 21 de 2007
Acta 2 Marzo 15 de 2007
Acta 1 Enero 20 de 2007
Actas del Comité de Archivo
Quinto Paso
Identificación
• Se debe identificar cada una de las
unidades documentales así:
• Código de la Oficina
• Código de la Serie
• Código de la Subserie
• Nombre del Expediente
• Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben
archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una
carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificandola
con la información señalada, anexandole el número de
orden de la carpeta.
MARCACION DE LEGAJOS
Código
de Serie
Asunto
específico
Número
de Orden
100.06.04 -2007
Asertar Archivos
Aplicando los conceptos: ejemplo:
Serie
HISTORIAS
Subserie
Historias
Laborales
Función: Administrar la relación laboral
Tipologías
Historial del
Empleado
Unidad
Documental
Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo, Oficios de notificación y aceptación del nombramiento o
contrato de trabajo, Documentos de identificación, Hoja de Vida (Formato Único Función Pública), Soportes
documentales de estudios y experiencia según requisitos del cargo, Acta de posesión, Certificados de
Antecedentes: Penales (pasado judicial), Fiscales, Disciplinarios, Declaración de Bienes y Rentas, Certificado de
aptitud laboral (examen médico de ingreso), Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de
compensación, etc. Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera
administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación del Desempeño, Acto
administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión
del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra
entidad.
Sexto Paso
Ordenación
• Ordene cada uno de las unidades
documentales (expediente ó carpetas),
pertenecientes a una serie o subserie,
utilizando un sistema que facilite la
localización y recuperación de la
información.
• Los sistemas pueden ser: Alfabético,
Numérico, Cronológico, Geográfico entre
otros (se pueden combinar)
52.894.456
51.111.412
49.698.323
49.695.123
41.694.906
38.495.783
Historias Laborales
2004
2003
2002
2001
2000
1999
Informes de Gestión
Septimo paso:
Foliación
• Adelante la foliación de cada uno de las
unidades que conforman las diversas series
y subseries documentales, previendo para
ello la numeración de los folios en el
extremo superior derecho, con un lápiz de
mina negra y blanda (HB, B), en forma
legible y sin enmendaduras, empezando por
el documentos más antiguo y así
sucesivamente.
Séptimo Paso
REVISIÓN Y FOLIACIÓN
• ENUMERAR CONSECUTIVA Y CRONOLÓGICAMENTE SEGÚN LAS
SIGUIENTES RECOMENDACIONES:
•UTILIZAR LÁPIZ MINA NEGRA Y BLANDA (HB.B), SE ENUMERA
DESE UNO (1), EN LA ESQUINA SUPERIOR DERECHA DE LA HOJA,
SIN ENMENDADURAS.
•LA NUMERACIÓN EXISTENTE NO DEBE CORREGIRSE, DE
ENCONTRARSE UN ERROR, DEBE ENUMERARSE NUEVAMENTE,
TACHANDO LA ANTERIOR.
•LOS PLANOS O DOCUMENTOS QUE POR SU TAMAÑO DEBEN
DOBLARSE, SE ENUMERAN CON UN SOLO FOLIO
6
Enero 20 de 2001
5
Octubre 2 de 2000
Marzo 12 de 2000
4
Febrero 24 de 2000
3
Enero 23 de 2000
Enero 20 de 2000
2
1
Historias Laboral
45.639.123
6
Junio 20 de 2000
5
Mayo 20 de 2000
4
Abril 20 de 2000
Marzo 20 de 2000
3
2
Febrero 20 de 2000
Enero 20 de 2000
1
Informes de Gestión
Anual 2003
Octavo paso:
Ubicación Física
• Ubique físicamente las carpetas que
conforman cada una de las Series y
Subseries documentales, observando que
guarden el mismo orden en que aparecen
relacionadas en la Tabla de Retención
Documental y teniendo en cuenta el sistema
de ordenación seleccionado.
ULTIMO PASO A SEGUIR LUEGO DE APROBACION.
Archivos organizados
Conciliación Bancaria Febrero
Unidades
Separador de Subserie
Conciliación Bancaria Enero
Boletín de Febrero
Boletín de Enero
110.01.03 Informes Contables
Marzo
Febrero
Unidades
Enero
110.01.03 Informes Financieros
Separador de Subserie
110.10 INFORMES
A1 G1
Separador de Serie
Noveno paso:
Identificación de Archivadores
• Identifique
alfanuméricamente
cada uno de los
archivadores, de
tal forma que
permita la
localización física
de los expedientes
A
R
A1G1
C
G
H
I
A1G2
A
V
V
A
E
D
T
O
R
A1G3
A
Decimo paso:
Inventario Documental
• Realice el inventario documental
diligenciando para tal fin el Formato Unico
de Inventario Documental siguiendo las
instrucciones del Acuerdo 038 de 2002
expedido por el Archivo General de la
Nación.
Undécimo paso:
Tiempos de Retención
• Finalmente se debe observar el cumplimiento de
los tiempos de retención que están dados para el
Archivo de Gestión de la dependencia, en la
respectiva
tabla
de
retención
documental,
precisando que dicho lapso de tiempo se empieza
a contar desde el momento en que la unidad
documental ha cumplido su vigencia en la oficina.
CAMARA DE COMERCIO
DEL MAGDALENA MEDIO
Y NORDESTE ANTIOQUEÑO
Asamblea General
Revisor Fiscal
Junta Directiva
Presidencia
Junta Directiva
Presidencia Ejecutiva
Contador
Director Jurídico
Y de Registro
Auxiliares de
Registro 3
Asistente de
Presidencia
Auxiliar de
Caja
Director de Promoción
y Desarrollo
Auxiliar de
Archivo General
Auxiliar Oficina
Receptoras 5
Aprendiz
Coordinador de
Sistemas
Servicios
Generales
Aprendiz
Aprendiz
RECOMENDACIONES GENERALES
Verifique que el documento enviado a
su dependencia corresponda a las
funciones que allí se desarrollan o si se
trata de un asunto que requiere
tramitarse a través de ella. Si
definitivamente el documento no tiene
relación directa con su dependencia,
entonces remítalo de inmediato a la
oficina competente según el caso.
RECOMENDACIONES GENERALES
Evite
realizar
los
siguientes
procedimientos: perforar, subrayar,
aplicar resaltador, hacer anotaciones
adicionales, ni otro tipo de marcas
sobre el documento.
RECOMENDACIONES GENERALES
Coloque dentro de cada carpeta
máximo 200 folios.
LOCALIZACIÓN Y CONTROL
Para el control interno de documentos
de archivo, actualice constantemente el
formato “Inventario para Transferencia
Documental”,
Consignando
los
siguientes datos:
PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Cada vez que otra dependencia,
entidad o persona requieran
información referente a su archivo, y
sea indispensable retirar documentos
del expediente, diligencie el formato
¨FICHA DE AFUERA
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PRIMARIAS
Por definición, es el proceso archivístico
mediante el cual la unidad
administrativa de la entidad transfiere
series documentales al Archivo Central,
una vez cumplido el tiempo de
retención estipulado en la TRD para el
Archivo de Gestión.
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