MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS
DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD
USO DE LA APLICACIÓN SIAFPA
MODULO DE COMPRAS
2012
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SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE PANAMA
Es la herramienta informática diseñada
y desarrollada para apoyar el manejo de
la Administración Financiera del sector
público panameño, de acuerdo a la
normativa y procedimientos legales
vigentes.
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BDD
Integrada
DIRECTOR
COMPRAS
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
TESORERIA
FISCALIZACION
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GERENCIAL
RECTORES
SIAFPA
CONSOLIDADO
GERENCIAL
SIAFPA
INSTITUCIONAL
Compras
Presupuesto
DIPRENA
TESORO
DEUDA
INGRESO
Tesorería
Contabilidad
E.P.D.
Estructura,
planilla, descuento
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MIEJC (Consulta Ejecutivo)
MICPS
MICPO
MIPRD
MIPRJ
MIPRS
MIPRO
MISUP (Anulación)
MICOS MICOO
MIPPL
MITES MITEO
MICFS
MIPAG
MICFO
MITVE
Grupo MIPPL solo aplica a entidades cuya área de Recursos Humanos ejecuta la acción
en el sistema.
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Herramienta de apoyo al usuario en la búsqueda de solución de
problemas frecuentes de menor complejidad, en el momento que se
presenten.
Herramienta de apoyo al usuario en brindar el conocimiento sobre
el uso y manejo de la aplicación SIAFPA.
Herramienta de ayuda en línea para apoyar al usuario en la atención
de problemas diarios a través del Centro de Gestión de Incidentes
llamando al 506-6789
Cuenta de correo [email protected]
Para creación o eliminación de usuarios deberá llenar el formulario correspondiente
que puede descargar de la página web del MEF www.mef.gob.pa y enviarlo a la
cuenta de correo como adjunto [email protected], el usuario solicitante
deberá tener una cuenta de correo de la entidad para recibir su usuario y clave.
Adicional deberá enviar a esa misma cuenta de correo una nota formal firmada por el
Director. (No enviar físicamente)
El primer formulario es para llenarlo directamente y el segundo formulario lo puede
imprimir, una vez listo lo deberá guardar y enviarlo como adjunto a la cuenta de
correo
[email protected], el usuario solicitante deberá tener una
cuenta de correo de la entidad para recibir su usuario y clave.
El primer formulario es para llenarlo directamente y el segundo formulario lo puede
imprimir, una vez listo lo deberá guardar y enviarlo como adjunto a la cuenta de
correo [email protected], el usuario solicitante deberá tener una cuenta
de correo de la entidad para recibir su usuario y clave.
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El usuario accesa a la aplicación
Siafpa a través de este ícono:
Solamente
un
funcionario
autorizado con su código de
usuario y contraseña podrá tener
acceso al sistema.
Cada
opción
y
transacción
seleccionada queda registrada
inmediatamente en una bitácora,
lo que permite dejar pistas de
auditoría.
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USUARIO
DE111CPO01
DE = M. Institucional S. Descentralizado
1
= Sector Descentralizado
11 = Número de Entidad (GORGAS
CP = GRUPO COMPRAS
O = Nivel Operativo
01 = Número Secuencial
MD =
0 =
MD049CPO01
M. Institucional Gobierno Central
Gobierno Central
49
Número de Entidad (Defensoría)
=
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Cuando entra por primera vez con su usuario, el sistema le enviará un mensaje de que debe
cambiar su clave inicial y personalizarla. Una vez personalizada deberá confirmarla.
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Cuando trata de entrar al sistema y colocar una clave errada o por olvido el sistema le
mandará un mensaje de error y tendrà que solicitar el reinicio de su contraseña.
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Control de Acceso al Sistema
Cada colaborador que
interactúa con el sistema
SIAFPA deberá tener su
usuario y clave de acceso
al sistema. Si intenta abrir
otra sesión de trabajo
además de la que tiene en
uso
el
sistema
le
mandará un mensaje que
excedió el límite de
acceso (error 50)
Procesos
• Solicitudes de Compras (Ordenes de ComprasContratos de Bienes y Servicios)
• Generación y Aprobación de Solicitudes de Compras
Procesos
• Resultados de la Adjudicación
• Adjudicación por Renglón
Procesos
• Emisión de Ordenes de Compras
• Reportes
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Crea Expediente
Bloquea la Partida
COMPRAS
T 120011133
PRESUPUESTO
T 120011133
Registra las
afectaciones contables
Autoriza y Emite los
pagos
CONTABILIDAD
T 120011133
TESORERIA
T 120011133
Revisa y Refrenda los
documentos
CONTROL FISCAL
T 120011133
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 Transacciones de Solicitudes de Compras para generar
Contratos de Bienes y Servicios.

Transacciones de solicitudes de compras para
generar Ordenes de Compras al Contado y al
Crédito, al Fondo Institucional o al Tesoro Nacional.
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¿ Cómo sabemos cuáles son esas
transacciones pendientes?
¿ Cómo las identificamos?
¿ Cómo las ordenamos?
¿ Cómo hacemos la búsqueda más
rápida?
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Click derecho del mouse
Sistema Integrado de Administración Financiera
de Panamá (SIAFPA)
Formulario de Anulación de Transacciones
Fecha:_________________ Dpto. Solicitante de la Anulación: _________________________
Otros departamentos que afecta:
Compras
Presupuesto
Contabilidad
Control Fiscal
Tesorería
Nombre:_______________________
Firma:_________________________
Anulación Paso a Paso
Anulación Genérica Paso a Paso
No. de Transacción:_____________________
Anular desde el paso:___________________
Monto:___________________
Anulación Total
Anulación Genérica Total
No. de Transacción:_____________________
Monto:___________________
Documento para anular:
MD003
Cuenta Directa
MD004
Contratos para Adquisición de Bienes y Servicios
MD005
Contrato de Honorarios
MD006
Contrato de Alquiler
MD007
Solicitud de Viáticos
MD008
Apertura de Fondo
MD009
Reembolso de Fondo Institucional
MD017
Notas de Débito
MD018
Apertura de Caja Menuda
MD019
Reembolso de Caja Menuda
MD022
Ingreso de Gestión
MD027
Boleta de Depósito
MD034
Adquisición de Bienes/Servicios al Crédito (Fondo Institucional)
MD035
Adquisición de Bienes/Servicios al Contado (Fondo Institucional)
MD036
Registro de Planilla adicional de Contrato
Motivo de la Anulación:
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Recibido por:_____________________
Fecha de Corrección:______________
Anulación ejecutada por:_______________________
Número de Anulación:_________________________
Indique a que departamento debe remitirse la documentación para continuar con su procesamiento:
Compras
Contabilidad
Presupuesto
Tesorería
Control Fiscal
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ANULACIONES
Tipos de Anulaciones:
•Total
•Paso a Paso
•Genérica Total o Paso a Paso
•Adjudicación por Renglón
Esta labor generalmente es realizada por el Director de Administración y
Finanzas de la Entidad.
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ASPECTOS GENERALES ORDENES
DE COMPRAS AL CREDITO
O/C
O/C
O/C
FLUJO TRANSACCIONAL
PROCESOS DE REGISTRO
CASO PRACTICO O. COMPRA
COMPRAS
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
TESORERIA
7
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Antecedentes/Borrador Solicitud de Compra
Bloqueo de partida presupuestaria
Generar Solicitud de Compra
Aprobación Solicitud de Compra
Resultados de Adjudicación
Generar Orden de Compra
Asiento Contable de la O/C
Refrendo de la O/C
Recepción de Almacén o Servicios
Emisión de Recibo x el sistema (Sólo aplica a entidades del G. central)
Recepción de la Gestión de Cobro
Refrendo de la Gestión de Cobro
Autorización de emisión de cheque
Impresión de cheque
Asiento de Diario/Contabilizar Cheque
15
Revisión de cheque
CONTROL FISCAL
8
9
10
11
12
13
14
16
SIAFPA Institucional:
Flujo de trabajo(*): -Orden de Compra
Momentos presupuestarios y contables
Compras
Presupuesto
Contabilidad
Almacen
Responsable de
Servicios u Obras
Tesorería
Ejecución
Bloqueo/ ComproReserva
miso
Solicitud
De Compra
Devengado
Pagado
1,000
Bloqueo
Orden de Compra
-1,000
Contabiliza
Orden de Compra
1,000
Recibe
Bien o Servicios
-1,000
Contabiliza
Recepción
1,000
Gestión
De Cobro
-1,000
Contabiliza
cheque
(*) Simplificado
Imprime
cheque
1,000
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OPCIONES DE CORRECCIONES
CORREGIR PROVEEDOR DE LA ORDEN DE
COMPRA
MODIFICAR EL TIPO DE ADQUISICION
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CORREGIR PROVEEDOR DE LA O/C
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MODIFICAR TIPO DE ADQUISICION
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MANTENIMIENTO DE CATALOGOS
Catálogo de Artículos
Catálogo de Proveedores (*)
(*) El Tesoro Nacional es quien crea los proveedores en el Catálogo de Proveedores,
luego de que el Proveedor llene el formulario debidamente y lo presente en el 5 piso .
(Antiguo Hacienda y Tesoro)
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CATALOGO DE ARTICULOS
Transacción Nueva
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MANTENIMIENTO CATALOGO DE ARTICULOS
Consideraciones importantes……
•
La Entidad beneficiada será responsable del control y seguimiento de las solicitudes
•
La Entidad coordinará con la Dirección de Contrataciones Públicas la tramitación del
Convenio para poder hacer uso del procedimiento.
•
El Emisor (Caja de Ahorros) le establecerá un número de Tarjeta de Crédito, solo para
esta adquisición (pasajes aéreos internacionales).
•
Este procedimiento se tramitará en el Sistema SIAFPA como Orden de Compra y no
tendrán ninguna restricción con respecto al monto.
•
El uso de este procedimiento no estará sujeto a Control Previo por Resolución de la
CGR.
•
Las Entidades del Gobierno Central realizarán el pago de sus cuentas, a través del TN,
utilizando el sistema ACH.
El usuario de Compras
ingresará al Módulo de
Compras en la opción:
1101 (O de Compras)
Ant./Borrador
Solicitud de Compra
EL INICIO DE LA TRANSACCIÓN ES
IGUAL A
CUALQUIER OTRA SOLICITUD DE UNA ORDEN DE
COMPRA.
ENTIDADES DEL GOBIERNO CENTRAL SOLO PODRAN ESCOGER
EN TIPO DE FONDO: TESORO NACIONAL
ENTIDADES DEL SECTOR DESCENTRALIZADO SELECCIONA EN
TIPO DE FONDO: FONDO INSTITUCIONAL
AL SELECCIONAR COMO FORMA DE PAGO AL CREDITO Y TIPO
DE ADQUISICION SERVICIO, SE LE HABILITARA LA PESTAÑA
DE “VISA” Y DEBERA COLOCAR UN COTEJO
SELECCIONAR EL CODIGO DE SERVICIO DE PASAJE DE
ACUERDO AL ASIGNADO EN EL CATALOGO DE ARTICULOS.
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ASPECTOS GENERALES ORDENES DE
COMPRAS AL CONTADO
O/C
O/C
O/C
FLUJO TRANSACCIONAL
PROCESOS DE REGISTRO
CASO PRACTICO O. COMPRA
COMPRAS
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
TESORERIA
CONTROL FISCAL
2
3
4
7
5
6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
8
Antecedentes/Borrador Solicitud de Compra
Bloqueo de partida presupuestaria
Generar Solicitud de Compra
Aprobación Solicitud de Compra
Resultados de Adjudicación
Generar Orden de Compra
Emitir Recibo x el sistema (Sólo aplica a entidades del Gobierno Central)
Asiento Contable de la O/C
Autorización de emisión de cheque
11
Pagos
Asiento de Diario/Contabilizar Cheque
Refrendar Orden de Compra y cheque
13
Contabilizar Recepción de Almacén o de servicio
9
10
12
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TIPOS DE CONTRATOS EN EL SIAFPA
Contrato que se originan en el Departamento de
Compras:
- Compras de Bienes y Servicios
Contratos que se originan en el Departamento de
Contabilidad:
- Honorarios
- Alquileres
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ASPECTOS GENERALES CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS
AL TESORO NACIONAL
Contrato
Contrato
Contrato
FLUJO TRANSACCIONAL
PROCESOS DE REGISTRO
CASO PRACTICO CONTRATOS
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ASPECTOS GENERALES CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS
AL FONDO INSTITUCIONAL
Contrato
Contrato
Contrato
FLUJO TRANSACCIONAL
PROCESOS DE REGISTRO
CASO PRACTICO CONTRATOS
COMPRAS
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
TESORERIA
CONTROL FISCAL
2
3
4
5
6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
(Contratos)Antecedentes/Borrador Solicitud de Compra
Bloqueo de partida presupuestaria
Generar Solicitud de Compra
7
Aprobación Solicitud de Compra
Resultados de Adjudicación
9
Contabilizar Pre-compromiso del Contrato
Registrar Fianza
Refrenda el Contrato
10
Fecha de Orden de Proceder
Recepción de Bienes y Servicios/Asiento Cont.
Emisión de Recibo x el sistema (Sólo aplica a Entidades del G. Central)
Recepción de Gestión de Cobro
Refrendo de la Gestión de Cobro
Autorización de Emisión de Cheque
Pago
Contabilizar pagado del Cheque
16
Revisión de Cheques
8
11
13
12
14
15
17
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REPORTES Y CONSULTAS
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REPORTES DE COMPRAS
Artículos
Ordenes de Compras emitidas
Artículos Adquiridos
Proveedores Registrados en el TN
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REPORTE DE ARTICULOS CREADOS
DEFINICIÓN:
Reporte que brindará información relacionada al tipo de articulo
necesarios para la realización de las ordenes de compras y
contratos.
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REPORTE DE ORDENES DE COMPRAS EMITIDAS
DEFINICIÓN:
Reporte que brindará información relacionada a las adjudicaciones
realizadas en base a las ordenes de compras emitidas. Permite identificar
por proveedor y por unidad solicitante.
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REPORTE DE ARTICULOS ADQUIRIDOS
DEFINICIÓN:
Reporte que brindará información relacionada con los artículos
adquiridos mediantes ordenes de compras y contratos.
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REPORTE PROVEEDORES CREADOS EN EL TN
DEFINICIÓN:
Reporte que brindará información relacionada con los
Proveedores Creados en el TN de acuerdo a su estado.
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INFORMACION DE INCIDENTES
• Incidentes deben ser reportados al Centro Gestión de
Incidentes Telefónicamente 506-6789 o por Correo
[email protected]
• Incidentes por errores de usuario deben ser resueltas
en la entidad.
• Incidentes relacionados con los equipos informáticos
de la entidad deben ser resueltos por el informático de
la entidad.
REQUERIMIENTOS DEL PERSONAL
Compras
Presupuesto
Contabilidad
Tesorería
• Conocimiento de la Ley 22 (Contrataciones
Públicas)
• Conocimiento de:
•
Ley de Presupuesto Vigente
•
Normas de Presupuesto Vigente
• Contador – CPA (Jefe)
• Asistente – Estudios de Contabilidad (Lic.)
• Conocimientos de:
•
Contabilidad Gubernamental
•
Normas de Contabilidad
•
Análisis y Preparación Estados Financieros
• Conocimiento de:
•
Normas para el manejo de Fondos
•
Normas para el manejo de Cajas
•
Menudas