EMPRESA
INPUT
PROCESO EFICIENTE
PROCESO EFICAZ
VALOR
OUTPUT
Nº
SIMBOLO
DENOMINACION
DESCRIPCION
Operación
R e pr e s e nta to da a c c ió n de e la bo r a c ió n,
modificación o incorporación de información o
decisión.
2
Control
Representa toda acción de verificación
3
Demora
Representa toda detención transitoria del proceso
en espera de un acontecimiento determinado
Archivo transitorio
Representa el almacenamiento sistemático en
forma temporaria de elementos portadores de
información
Archivo definitivo
Representa el almacenamiento sistemático en
forma premanente de elementos portadores de
información
Destrucción
Representa la eliminación de la información, se
destruya o no el elemento portador de la misma
Alternativa
Se utiliza para indicar que en el procedimiento
pueden originarse distintos cursos de acción
Listado o Legajo
Representa un elemento portador de información
Proceso no representado
Representa al conjunto de acciones que se
de s c o no c e n o que , de f inida s , no inte r e s a
representar
Traslado
Representa el desplazamiento físico del elemento
portador de información. La flecha indica el
sentido de la circulación
Toma de información
Representa el desplazamiento de la información
sin desplazamiento físico de los elementos qeu
intervienen en el proceso. La flecha indica el
sentido de la circulación
Conector
Representa el nexo entre procedimientos o
procesos.
Formulario
Soporte de información básica
1
4
5
x
6
7
8
9
10
11
12
PM
13
2
Nº
SIMBOLO
DENOMINACION
DESCRIPCION
Desglose / Distribución
Representa la distribución de documentación.
Computadora
Representa los procesos que se realizan por
sistema (consulta de datos por pantalla o registro
en forma no manual).
Mercadería
Representa la mercadería.
17
Traslado
Formas de unión de distinta documentación.
18
Traslado
Formas de cruce de líneas de circulación.
14
15
16
M
CH
19
Cheques
CHPD
20
Libro o registro o listado
Referencias:
CURSOGRAMA
Actual:
Propuesto:
AREA:
Cursograma:
Observaciones
Preparó:
Firma:
Revisó:
Firma:
Aprobó:
Firma:
Cursogramas
JVz
¿Qué es un Cursograma?
¿Para qué sirve?
¿Quienes lo usan?
¿Por qué es importante?
¿Cuándo les volverán a ser
útiles?
¿Cómo se diseñan?
Cursogramas
JVz
Ejemplo con un proceso de venta al contado, en una
librería mayorista:
El Cliente, dueño de un local de fotocopias, solicita al
Vendedor un pedido de 50 resmas de papel A4, 20
resmas de papel Oficio, y 800 tapas para anillado. El
Vendedor, realiza una nota de pedido por duplicado. Se
queda con la copia como constancia para cobrar su
comisión, y entrega la otra al sector de Expedición, que
se encuentra al fondo de local. Éste lo recibe, controla
por el sistema la existencia en stock de mercadería, y si
todo está correcto, prepara la mercadería, firma la NP 0 y
la entrega a Facturación, para que realice la factura. La
mercadería queda demorada, a la espera de la
autorización para la entrega.
Cursogramas
JVz
Facturación emite una factura tipo B por cuadruplicado,
y entrega en Caja el original y dos copias más la NP 0,
archivando definitivamente el cuadruplicado . Una vez
que el Cliente abona en caja (60% en efectivo, y el resto
con un cheque de pago diferido), según la
correspondiente factura, se autoriza la entrega de la
mercadería a Expedición, a través de una firma del
Cajero en la NP 0. Se sella la factura 0 como
“Mercadería pagada y entregada”, se le entrega al
Cliente. Expedición, luego de recibir la autorización,
entrega
la
mercadería
al
cliente
y
archiva
definitivamente la NP 0. Las copias 2 y 3 de la factura,
quedan archivadas transitoriamente en el sector de
Caja.
Cursogramas
JVz
Sectores
•Cliente
formularios
•Vendedor
•Nota de
Pedido (NP)
•Expedición
•Factura (F)
•Facturación
•Cheque /
Efectivo.
•Caja
•Mercadería
Ejemplo: Cursograma de una venta al contado
V a rio s
V endedor
NP
F a ctu ra ció n
C a ja
C ta s. C o rrie n te s
O b se rva cio n e s
1 - E m ite N o ta d e P e d id o
p o r D u p lica d o (N P 0 y
NP 2)
1
2
NP
E xp e d ició n
1 de 2
0
C lie n te
NP
NP
0
2
a- NP 2
a
2 - C o n tro la p o r siste m a si
h a y sto ck d isp o n ib le
2
No
3 - S i e stá to d o b ie n o n o .
SI
3
I
4 - P re p a ra la m e rca d e ría
4
M
5
NP
5 - F irm a la N P
0
M
b
b - M e rca d e ría
A
Ejemplo: Cursograma de una venta al contado
C lie n te
V endedor
E xp e d ició n
C a ja
F a ctu ra ció n
2 de 2
C ta s. C o rrie n te s
O b se rva cio n e s
A
F
F
4
3
F
2
F
0
NP
F
$
0
3
F
II
2
F
C H PD
F
6 - E m ite F a ctu ra p o r
cu a d ru p lica d o .
6
0
4
7 - F irm a la N P 0
a u to riza n d o la e n tre g a
d e la m e rca d e ría .
7
NP
0
c
c- F 4
F
0
8 - F irm a y se lla la F 0
co m o "p a g a d o y
e n tre g a d o "
8
b
d
F
3
F
2
d- NP 0
M
e
III
e- F 2 y F 3
Cursogramas
JVz
Detección de Errores
•Errores de Procedimiento
•Errores de Control Interno
Ejemplo: Cursograma de una venta al contado
V a rio s
V endedor
NP
F a ctu ra ció n
C a ja
C ta s. C o rrie n te s
O b se rva cio n e s
1 - E m ite N o ta d e P e d id o
p o r D u p lica d o (N P 0 y
NP 2)
1
2
NP
E xp e d ició n
1 de 2
0
C lie n te
NP
NP
0
2
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a
2 - C o n tro la p o r siste m a si
h a y sto ck d isp o n ib le
2
No
3 - S i e stá to d o b ie n o n o .
SI
3
I
4 - P re p a ra la m e rca d e ría
4
M
5
NP
5 - F irm a la N P
0
M
b
b - M e rca d e ría
A
Ejemplo: Cursograma de una venta al contado
C lie n te
V endedor
E xp e d ició n
C a ja
F a ctu ra ció n
2 de 2
C ta s. C o rrie n te s
O b se rva cio n e s
A
F
F
4
3
F
2
F
0
NP
F
$
0
3
F
II
2
F
C H PD
F
6 - E m ite F a ctu ra p o r
cu a d ru p lica d o .
6
0
4
7 - F irm a la N P 0
a u to riza n d o la e n tre g a
d e la m e rca d e ría .
7
NP
0
c
c- F 4
F
0
8 - F irm a y se lla la F 0
co m o "p a g a d o y
e n tre g a d o "
8
b
d
F
3
F
2
d- NP 0
M
e
III
e- F 2 y F 3
Ejemplo: Cursograma de una venta al contado
V a rio s
V endedor
NP
F a ctu ra ció n
C a ja
C ta s. C o rrie n te s
O b se rva cio n e s
1 - E m ite N o ta d e P e d id o
p o r D u p lica d o (N P 0 y
NP 2)
1
2
NP
E xp e d ició n
1 de 2
0
C lie n te
NP
NP
0
2
a- NP 2
a
2 - C o n tro la p o r siste m a si
h a y sto ck d isp o n ib le
2
1
No
3 - S i e stá to d o b ie n o n o .
SI
3
I
4 - P re p a ra la m e rca d e ría
4
M
5
NP
5 - F irm a la N P
0
M
b
b - M e rca d e ría
A
Cursogramas
Detección de Errores
JVz
Nº ERROR
¿Por Qué?
¿Como lo
Soluciono?
1
Porque se queda
con la NP como
comprobante,
pero no está
firmada por nadie.
Que
Expedición le
firme la NP 2
antes de que la
archive.
Error de
Control
Interno
a) Relacionadas con la operatoria de la empresa en
general
 Separar las funciones de registro, operación y
custodia en sectores y personal diferente. La más
conocida dice: “quien registra no debe tener acceso a
los fondos ni autorización para disponer de ellos”.
 Procurar que toda actividad esté dividida en fases de
modo que no quede su totalidad a cargo de una
misma persona.
a) 1. La documentación comercial
 Prenumerar y preimprimir: toda documentación
emitida por la empresa para respaldar operaciones
debe estar prenumerada y preimpresa. Existe
reglamentación de AFIP que ordena la impresión de
determinada documentación (facturas, remitos, etc).
(Ver Anexo: Documentos Comerciales.)
 Clasificar la documentación anulada: la
documentación anulada debe ser clasificada como
tal y conservada según las disposiciones vigentes
para el resto de la documentación.
La documentación comercial
 Denunciar la pérdida de documentación: para
prevenir su uso fraudulento, la pérdida de
documentación debe ser denunciada públicamente.
 Nombrar autorizados: se aconseja determinar
expresamente a los autorizados o encargados de
utilizar la documentación comercial (y
eventualmente apoderados).
 Controlar documentación ingresante: la
documentación que ingrese a la empresa debe ser
cuidadosamente controlada antes de su aceptación y
registro.
La documentación comercial
 Custodiar la documentación importante o crítica:
debe existir un correcto control de acceso a los
sectores donde se encuentre la documentación y
valores de la empresa.
 Proteger información confidencial: la información
confidencial debe ser protegida correctamente, si se
utilizan sistemas informáticos, la misma se debe
encontrar protegida por passwords, y en caso de
estar archivada, sólo personal autorizado debe tener
acceso a los mencionados archivos. (Ver cap. VI.)
La documentación comercial
 Custodiar documentos comerciales: su custodia debe
estar separada de quien la usa, y su entrega deberá
hacerse contra la firma de quien los recibe. También
es conveniente que contra entrega de un talonario
nuevo, en el caso que se utilicen estos soportes, se
proceda a la devolución del talonario agotado. Se
deberá llevar un registro de la existencia de la
documentación.
a) 2. El personal y sus responsabilidades
 Determinar expresamente facultades: se deben
conocer las facultades y funciones de cada integrante
de la organización así como también su
responsabilidad por las mismas.
 Comunicar desvinculaciones: cuando alguien se
retira de la empresa el hecho deberá informarse con
rapidez a todo eventual interesado o relacionado con
el mismo.
 Rotar personal: es aconsejable la rotación del
personal encargado del manejo de los fondos, ya que
si siempre es realizado por la misma persona, un
error u omisión puede pasar inadvertido.
a) 3. Los activos monetarios
 Limitar la circulación de dinero: es necesario que la
circulación de dinero y/o documentación, dentro de
la empresa, se limite al mínimo.
 Custodiar los fondos: es conveniente la
concentración de la responsabilidad sobre la custodia
de fondos en una sola persona. Por excepción se
puede delegar en más de una.
Los activos monetarios
 Controlar a los responsables: una vez designado un
responsable para la tenencia de valores, se deberá
controlar mediante las registraciones contables si
todo lo que tiene es lo que debe tener y si todo lo
que debe tener lo tiene.
 Separar manejos dinerarios de la registración: el
otorgamiento de créditos seguimiento de cobranzas ,
planificación de los pagos, y todo otro manejo
financiero debe estar separado de quienes realizan
los registros contables.
Los activos monetarios
 Separar fondos de diferentes procedencias: para un
mejor control de los fondos es recomendable la
separación de los fondos provenientes de cobranzas,
de los utilizados para pagos.
 Disponer doble firma en los cheques: puede
establecerse como regla general, siempre y cuando
sea posible, que los cheques deban ser firmados por
dos personas autorizantes.
Los activos monetarios
 Autorizar firmas: la firma de los cheques debe
realizarse por persona autorizada y con firma
registrada en el banco. Es conveniente que los
cheques los firmen dos personas como mínimo
(orden conjunta).
 No dejar cheques firmados o endosados: nunca se
deben dejar firmados con anticipación. En
circunstancias en que los autorizados a firmar los
cheques deban ausentarse por un tiempo
prolongado los cheques que deje firmados deben ser
guardados en la caja fuerte.
Los activos monetarios
 Custodiar documentos a cobrar y valores: la custodia
de los documentos a cobrar y todo tipo de valores
debe ser independiente del área de Tesorería y del
área de Contaduría.
Para los cheques de pago diferido debería aplicarse la
misma norma, pero, en la práctica, no suele hacerse
así y se hace cada vez más frecuente su uso como
medio de pago.
Los activos monetarios
 Cruzar cheques recibidos: los cheques que quedan
en poder de la empresa deben ser cruzados y
colocárseles un sello que diga “Únicamente para ser
depositado en la Cta. Cte. …” (esto siempre y
cuando la situación financiera de la empresa lo
permita, y no deban ser utilizados como medio de
pago a proveedores).
 Documentar la entrega de bienes: cada persona que
recibe dinero o valores, deberá formar un recibo que
quedará en poder de la que lo/s entrega, asegurando
así el cumplimiento de las normas de control interno
por oposición de intereses.
Los activos monetarios
 Separar la confección de cheques de su entrega: la
emisión de la orden de pago debe realizarse por
personas que no manejen valores ni los entreguen.
 Realizar conciliaciones bancarias y arqueos: las
conciliaciones bancarias no sólo deben ser realizadas
por quienes manejan los fondos, sino también por el
sector de contaduría y de auditoría. Los arqueos de
caja sorpresivos son una buena herramienta de
control interno. La tecnología de operación por redes
permite hacerlo, si es necesario, en tiempo real.
Los activos monetarios
 Verificar valores en cartera: para verificar la cantidad
de valores en cartera deben realizarse arqueos
sorpresivos.
 Respaldar y documentar la cancelación de deuda o
declaración de incobrabilidad: la cancelación de
cuentas y la declaración de incobrabilidad deben ser
aprobadas por un responsable que no pertenezca al
área de créditos y con la documentación de respaldo
que lo avale. Téngase presente que las normas
impositivas exigen agotar las instancias legales
razonables en función de la significatividad de los
montos involucrados.
Los activos monetarios
 Contratar seguros: en algunos casos puede ser
necesario que para aquellos que tengan manejo
directo de valores se tomen “seguros de fidelidad”
que cubran a la empresa contra posibles pérdidas
por comportamiento desleal. No son prácticas
habituales en nuestro país, aunque sí lo son en
compañías globales.
a) 4. Los activos físicos
 Controlar la mercadería ingresante: se debe
controlar la cantidad y calidad de productos que
ingresan en la empresas y su coincidencia con los
pedidos realizados, y básicamente, con las
especificaciones exigidas.
 Controlar los bienes físicos: controlar que se
encuentren adecuadamente localizados en sitios
especialmente determinados a tal fin y el acceso a
los mismos restringidos a los responsables de su
custodia o gestión.
b) Algunos “tips” de control interno para el
procedimiento de Ventas
Crédito a clientes
 Quien concede lo créditos no debe ser quien autoriza
las ventas, cuando sea posible la separación de
funciones.
 Controlar el límite de crédito del cliente antes de
aceptar nuevos pedidos de mercaderías, ayuda a
evitar nuevos incobrables o al menos, a reducir la
magnitud del daño. El límite de crédito del cliente
debe haber sido determinado siguiendo pautas
explícitamente fijadas para tal fin.
Crédito a clientes
 Imputar previamente el crédito al cliente una vez
realizado todo nuevo pedido. No hacerlo puede
elevar el límite de crédito y la falta de su imputación
puede permitir, incluso, posteriores otorgamientos
de nuevos créditos que sobrepasen aún más dicho
límite.
 Registrar el débito definitivo de la deuda del cliente
en el momento de la facturación del pedido o
confección del remito que lo sustituya.
Inventarios
 Controlar el stock de mercadería existente antes de concretar
el pedido para evitar desatender al cliente (cuando la entrega
sea inmediata) o para poder programar su disponibilidad en
tiempo y forma convenida. La aceptación del pedido por parte
del vendedor implica para el mismo el compromiso de
entrega de la mercadería. Su incumplimiento puede provocar,
además de la pérdida de credibilidad por parte de la empresa,
erogaciones y quebrantos por resarcimiento de daños y
eventuales lucros cesantes por no haber puesto a disposición
la mercadería en el momento acordado.
Inventarios
 Disminuir previamente el stock de mercaderías
cuando se acepta un pedido. De no hacerlo podrían
aceptarse nuevos pedidos comprometiendo el stock
necesario para cumplir con el concentrado en forma
previa.
 Disminuir definitivamente el stock cuando se retiran
las mercaderías y se remiten al cliente. De no
realizarse la disminución definitiva del stock, se
provocará una distorsión entre las registraciones y la
realidad, por ejemplo, al tomar un inventario.
Documentación respaldatoria
 En caso que el vendedor cobre comisiones según las ventas
realizadas, tiene derecho a retener copia documental que
acredite la venta, la cual deberá ser conformada o formada
por el sector que autorice la misma para tener validez (leyes
12651 y 14546 del viajante de comercio y sus modificaciones).
En algunas empresas se suele reemplazar la copia firmada que
acredite la venta confeccionando un listado detallando las
ventas realizadas, el que es firmado por el sector que las
autoriza y que será conservado por el vendedor para acceder
a las comisiones.
Documentación respaldatoria
 Cuentas Corrientes debe verificar que todas las
Facturas estén acompañadas por los remitos
correspondientes con la firma y conformidad del
cliente antes de ser archivadas. El importe de las
mismas deberá coincidir con el importe debitado en
la cuenta corriente del deudor. El remito con firma y
conformidad, prueba la recepción de la mercadería
por parte del cliente y da derecho a la facturación
que permitirá el posterior cobro de la misma.
Documentación respaldatoria
 El importe de las facturas deberá coincidir con el
importe debitado en la cuenta corriente del deudor.
 Los sectores de Almacenes o de Expedición, cuando
despachen mercaderías para ser entregadas por
intermedio de fleteros, deben emitir y retener algún
tipo de constancia (usualmente firmada por quien
retira “los bultos o paquetes”) para avalar el retiro de
mercadería de la empresa; e incluso como probable
resguardo para casos de pérdida, robo o extravío.
Documentación respaldatoria
 El detalle físico de las mercaderías enviadas según
remito debe ser igual a la disminución evidenciada
en los registros de stock o inventarios.
 El sector que factura debe retener el comprobante
que avale la emisión de la misma (puede tratarse de
una orden de pedido autorizado o documento
equivalente).
Circulación de la mercadería
 Toda circulación de mercadería debe realizarse con remito o
documento equivalente, y su entrega se hará contra la firma
de dicho comprobante (por quién debe estar autorizado a
recibirla). La mercadería es “activo circulante” que debe
protegerse.
 El transportista o fletero debe controlar la mercadería que
recibe para su entrega y firmar de conformidad el remito para
asegurar que no le sea reclamada mercadería que no le fue
entregada y la empresa asegurarse que no le falte mercadería
que ya entregó (usualmente el control por oposición de
intereses se limita al control y conteo de “bultos” o
“paquetes” cerrados).
Control de Contaduría
 Diariamente Contaduría verifica que el listado de
facturación (con el total diario facturado) coincida
con el total en que aumentó el saldo de las cuentas
corrientes de clientes; que la disminución del stock
en cantidades coincida con la disminución que se
generó con los remitos emitidos y verificar que toda
la mercadería incluida en dicho remito coincida con
Control de Contaduría
la totalidad de la mercadería facturada. Cuando el
sistema de computación es sometida a auditoría
frecuente y está validado como correcto, al emitir la
factura y el remito simultáneamente, bajará el stock
de inventario y coincidirá el total facturado con el
total remitido; y la única gestión de auditoría
pertinente es la realización de un inventario físico y
la auditoría del sistema informático.
c) Algunos “tips” de control interno para el
procedimiento de Cobranzas.
Ingreso de valores
 Los ingresos de dinero por atención directa de
público deben realizarse utilizando máquinas
habilitadas especialmente para ello (usualmente
llamadas cajas registradoras). En el caso de ventas a
consumidores finales, la AFIP exige el uso de
máquinas con memoria, cinta testigo y bloqueo de
determinadas operaciones, denominadas
“controladores fiscales”.
Ingreso de valores
 Si la cobranza se realiza fuera de la empresa, se
recomienda que la misma sea rápidamente
depositada en el banco más cercano o entregado en
la Tesorería de la empresa. Se tiende cada vez más a
realizar cobranzas y pagos electrónicos, eliminando
riesgos de traslado físico de valores.
Ingreso de valores
 Cuando la cobranza la realizan cobradores de la
empresa, es responsabilidad de los mismos verificar
la correcta emisión y validez aparente de los cheques
que reciben por parte de los clientes. Se recomienda
en lo posible no recibir cheques de terceros, salvo
que mejores razones indiquen lo contrario. En caso
de que los cheques sean entregados por el cobrador
en la empresa, quien los reciba deberá repetir los
mencionados controles de confección y validez.
Ingreso de valores
 En aquellos casos que se contrate los servicios de un
intermediario para gestionar cobranzas, las mismas
no deberán ser “rendidas” (entregadas) a los
encargados de cobranzas o de contabilidad, sino a los
responzables de Tesorería o depositadas en entidad
bancaria.
 Si se reciben valores producto de cobranzas por
correspondencia, su recepción debe efectuarse en un
sector ajeno a Contaduría y a Tesorería
(generalmente suele ser en el área de Gerencia o de
Dirección General).
Cheques
 Los cheques de pago diferido que quedan en poder
de la empresa deben ser cruzados con un sello que
diga “Únicamente para ser depositado en la Cta.
Cte. …” (cuando las finanzas de la empresa lo
permitan y no sean utilizados como medio de pago o
crédito) y guardados en lugar seguro y controlado al
que no tenga acceso personal no autorizado. Debe
tenerse presente que ésta es una opción ideal desde
el punto de vista del finaciamiento empresario (o
directamente imposible de cumplir).
Cheques
 Los cheques recibidos deben registrarse (en libros o
planillas denominados comúnmente Registro de
cheques), detallando emisor, su número, fechas,
entidad bancaria pagadora e importe (y
eventualmente habilitar columnas para efectuar el
registro de su salida – sea por depósito en propia
cuenta o endoso-).
Cheques
 Es el cobrador, antes de extender el recibo, quien debe
verificar la correcta emisión del cheque que el cliente le
entrega y quien debe aplicar las normas de control interno
recibidas a los mismos. Verificar que el cheque tenga fecha
cierta de emisión y de pago, que no han transcurrido más de
treinta días contados desde la fecha indicada para el pago o
contados desde la fecha de emisión (en el cheque “comun”),
que el importe en números y letras coincida,y que estén
correctamente escritos, que esté firmado, que si se trata de
un cheque de terceros (y la empresa lo acepta como práctica
habitual) se encuentre correctamente endosado (y no exceda
el número de endosos permitidos), etcétera.
Documentación respaldatoria
 El duplicado de las facturas (pendientes de cobro o
no) no debe salir del área donde se archivan
(usualmente el área de facturación). Éste es el
documento que certifica el crédito y por lo tanto es
incorrecto entregarlo a la persona encargada de
gestionar su cobro, pues puede extraviarse y/o ser
utilizado inadecuada o fraudulentamente.
 Para emitir el recibo deberá haber verificado que el
cheque está correctamente confeccionado (ver
acápite anterior: Cheques).
Autorizaciones
 Las notas de crédito y los descuentos deben ser
correctamente autorizados por el sector
determinado o autoridad prefijada en las normas de
procedimiento de la empresa y acuerdo con las
mismas.
Autorizaciones
 Asimismo no deben tener autorización ni acceso a las
cuentas corrientes de los clientes aquellas personas
que manejan a los fondos. Principio general: quien
registra no debe tener acceso a los fondos. Debe
tenerse presente, como norma básica de control
interno, que la eventual autorización para emitir un
listado no implica ni debe permitir la posibilidad de
modificarlo. El crédito en una cuenta corriente de un
cliente (la disminución de la deuda de ese cliente)
sólo lo debe hacer aquella persona que no tenga
acceso a los fondos; vale decir que se cumpla el
principio básico de oposición de intereses.
Controles de Contaduría
 Contaduría debe verificar que el importe total
cobrado es igual a la disminución del crédito en las
cuentas corrientes de los clientes e igual al importe
depositado en el banco más los cheques diferidos
que quedaron en custodia en la empresa. La suma de
los cheques en cartera más la cantidad de depósitos
bancarios debe coincidir con el total de las cobranzas
efectuadas y ser igual al monto total en que
disminuyó la deuda de nuestros clientes.
Controles de Contaduría
 Para un mejor control, Contaduría puede y debe
realizar arqueos sorpresivos para verificar la
existencia y el monto total de los cheques en cartera
y valores o disponibilidades (en Caja o Tesorería
según se denomine al sector).
d) Algunos “tips” de control interno para el procedimiento de
Compras
Pedido de compra
 Quien realice el pedido de compra debe ser una persona
autorizada (a realizar esa actividad) y de ser posible no ser
quien tiene a su cargo la custodia o el manejo de los bienes y
la registración de los mismos.
 Compras o el sector encargado de realizar la compra deben
verificar que quien realizó el pedido se encuentre
debidamente autorizado para hacerlo, así como también
verificar la existencia de mercaderías en stock para evitar
compras innecesarias (se recomienda la fijación de puntos de
pedido, de stock mínimo, de emisión automática de órdenes
de compra, etc., cuando sea posible).
Pedido de compra
 El solicitante de la mercadería deberá retener una copia de su
solicitud firmada por “compras” o el sector encargado de tal
actividad como forma de control interno y para deslindar
resposabilidades ante crisis de producción por la eventual
falta de stock just in time y por omisión o demora en el
trámite de su pedido.
 Debe evaluarse cuidadosamente las cantidades a comprar.
Una compra escasa puede generar nuevas compras
rápidamente y por lo tanto, por ejemplo, mayores costos de
transporte y pérdidas de beneficios por cantidad; y una
compra excesiva puede generar capital inmovilizado o pérdida
y deterioro de materiales (según el tipo de productos de que
se trate).
Elección de proveedores
 La empresa debe tener un registro de proveedores
detallando en que categorías esta habilitado para
cotizar o que servicios puede ofrecer. El mencionado
registro debe ser autorizado periódicamente y en la
medida de lo posible se deben renovar, actualizar y
de ser necesario cambiar los proveedores.
Elección de proveedores
 Es necesario, toda vez que sea posible, requerir
cotización a más de un proveedor. Se sugiere que la
elección del proveedor se realice luego de consultar
al menos tres distintos.
 Se debe intentar asegurar la inexistencia de vínculos
comerciales y/o relaciones familiares o laborales
entre funcionarios de la empresa y el proveedor
elegido.
Orden de compra
 De ser política empresaria o de ser aconsejable se
recomienda que, antes de realizar una compra, se
obtenga autorización de Finanzas o del sector
encargado de gestionar los fondos de la empresa.
 Se sugiere que quien autorice la erogación o la
afectación financiera conserve una copia del pedido
de materiales y/o del cuadro comparativo de ofertas
recibidas de los proveedores consultados y/o de la
orden de compra emitida y a enviar.
Recepción de la mercadería
 Es imprescindible controlar la mercadería recibida; quien la
recibe debe conocer la cantidad y características de los
productos a recibir para poder efectuar un correcto control de
los mismos (cotejando lo recibido con una copia del pedido o,
preferentemente de la orden de compra emitida).
 Se recomienda que quien recibe la mercadería no firme el
remito al proveedor sin haber controlado la mercadería, y en
caso de no tener los recursos necesarios para hacerlo deberá
firmar el remito colocando la leyenda <Mercadería a revisar,
sujeto a aprobación de calidad, cantidad y condiciones>, y/o
un “sello” similar que indique que la recepción no implica
conformidad.
Recepción de la mercadería
 En casos especiales y de requerirse un detallado
control de calidad de la mercadería, quien firme el
remito deberá hacerlo con la aclaración “sujeto a su
posterior análisis”.
 De existir un sector solicitante deberá controlar que
la mercadería recibida coincida con su pedido y con
el parte confeccionado por recepción. Luego del
control lo firmará como constancia que acredite su
recepción de la mercadería.
Recepción de la mercadería
 Una vez recibida y aceptada la mercadería debe
realizarse el correcto registro (aumento y
actualización del stock y del saldo de la cuenta
corriente del proveedor).
 El importe de crédito de inventario y de pasivo debe
ser idéntico, y será igual al importe imputado de la
orden de compra y de la factura recibida del
proveedor.
 Cuando se trate de compras de mercaderías
adquiridas en origen y riesgo propio se aconseja
contratar el pertinente seguro.
Deuda con el proveedor
 Al recibir la factura, cuentas a pagar debe controlar la
misma con la documentación que avale la recepción
de la mercadería, controlando:
• que se estén facturando los productos requeridos
por la empresa;
• que los productos facturados hayan sido recibidos sin
objeción o restricción;
Deuda con el proveedor
• que los productos facturados correspondan a los
cotizados en la solicitud de cotización y coincidan con
los de la orden de compra emitida.
 Una vez recibida la factura se debe aumentar el
saldo de la cuenta corriente del proveedor y
actualizar el libro IVA Compras (o subdiario
equivalente), previo chequeo de los puntos del paso
anterior y de verificar que se ha incrementado el
stock (el valorizado).
Control de Contaduría
 Es el sector que asegura el control por oposición de
intereses y además se encarga de verificar:
• que el importe en el que aumentó el saldo de las
cuentas a pagar corresponde con el aumento
monetario del stock (inventario valorizado);
Control de Contaduría
• Que las facturas recibidas coincidan con la
descripción de artículos y cantidades que figuran en
el parte de recepción, que el mismo coincida con el
remito firmado por recepción, con el pedido
realizado por el sector solicitante debidamente
autorizado por Compras y Finanzas, y con la orden de
compra.
e) Algunos “tips” de control interno para el procedimiento de
Pagos
Cuentas a pagar
 Se debe verificar el vencimiento de las facturas pendientes de
pago con el fin de evitar el incremento de las deudas por
intereses generados por falta de pago en término, o pérdida
de descuentos por pronto pago o similares y cuya tasa de
retorno sea conveniente.
Autorización del pago
 Se recomienda la existencia de un área, sector o responsable
que, con el genérico “Finanzas” o equivalente, debe autorizar
el pago.
Medios de pago
 Para evitar errores y/o fraudes los pagos deben realizarse con
cheques. Las normas AFIP los hacen de uso obligatorio para
un determinado (a abril 2006 de $1.000).
 La norma citada en el punto anterior evita prácticas antes
habituales de pago en efectivo, que implicaba riesgo de robo,
pérdida o extravío, no justificándose el traslado de dinero en
efectivo salvo que el costo de hacerlo fuera menor al del
seguro de traslado (no olvidar la existencia del llamado
impuesto a los débitos y créditos bancarios). Actualmente, la
mayoría de los bancos prestan el servicio de pago a
proveedores mediante el cobro de una comisión, y son de uso
común las transferencias electrónicas de fondos prestados por
las redes Banelco y otras.
Medios de pago
 Se aconseja no utilizar los valores provenientes de
cobranzas para realizar pagos, para reducir riesgos
financieros y mejorar el control interno, toda vez que
la empresa pueda hacerlo y no le sea más gravoso o
perjudicial.
 La compensación de operaciones de cobranza con
pagos a realizar no debe efectuarse y no está
autorizada por las disposiciones legales vigentes.
Emisión de cheques
 Antes de emitir el cheque debe contarse con la
autorización de Finanzas, quien regula el flujo de
egresos financieros de la empresa.
 De ser posible, es conveniente la emisión de cheques
propios. Los pagos serán o deberían ser nominativos,
no a la orden y cruzados para que sea cobrado sólo
por la persona a cuya orden se emitió y mediante su
depósito en una cuenta bancaria.
Emisión de cheques
 Se aconseja crear o implementar sistemas de fondo
fijo o de caja chica para el pago de gastos y otras
erogaciones que, por su pequeño monto, no se
justifiquen la emisión de un cheque.
 Al momento de firmarse un cheque deben
presentarse a su firmante la documentación que
respalde el mismo.
 Para un mejor control, los cheques confeccionados
deben registrarse en el Registro de cheques, aun los
anulados.
Emisión de cheques
 Al confeccionar un cheque debe disminuirse el saldo
de la cuenta corriente bancaria (en el libro Bancos o
equivalente).
 Cuando se emite un cheque, lo que implica cancelar
una deuda, automáticamente se debe cancelar la
acreencia sin esperar la eventual recepción del
recibo extendido por el proveedor.
Documentación
 Debe controlarse la correcta confección del recibo
por parte del proveedor y verificarse la firma del
mismo, cuando este documento es el único
comprobante que acredita, al menos
temporariamente, el pago efectuado.
Documentación
 La inutilización de los comprobantes que conforman
un pago con el sello de “Pagado” debe realizarse en
forma simultánea con la firma del cheque emitido
para la cancelación de la deuda. Conforme con el
sistema de control interno existente en algunas
empresa podrá hacerse con anterioridad (en el
sector que emite la orden de pago).
Disminución de la deuda
 Emitida la orden de pago correspondiente, se suele
recomendar realizar la disminución de la cuenta
corriente del proveedor (para evitar duplicar pagos).
 Efectuando el pago (aunque no se haya recibido el
“recibo” del proveedor) debe disminuirse la deuda
existente.
Control de Contaduría
 Se debe controlar que los importes que disminuyen
los saldos de las cuentas a pagar por la omisión de
órdenes de pago, representan una cifra exactamente
igual a la baja que se produce en el saldo del libro
bancos (o en la caja), e idéntica a la suma de los
cheques emitidos, comparando los movimientos de
baja de las cuentas a pagar con los cheques emitidos
y, cuando se reciban, con los extractos bancarios (u
on line cuando se utilicen sistemas informáticos).
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Ejemplo con un proceso de venta al contado, en una librería mayorista