Documentación Legal para
Visitas de SEP
DOCUMENTACIÓN LEGAL
Antecedentes
El diseño de éste MÓDULO de “Documentos Legales” que son los que
se presentan cuando la Secretaría de Educación Publica realiza una
Visita de Inspección o Supervisión surge, a partir de la necesidad de
orientar y capacitar a los responsables de dichos documentos, de tal
manera que sean capaces de identificar cada uno de los formatos y los
datos y elementos que lo conforman y así también poder recibir una
visita de la SEP con el conocimiento y dominio de los documentos y
datos que se presentan ante éstas diligencias.
OBJETIVO
 Al concluir el módulo, el responsable del área de Servicios Escolares,
podrá identificar cada uno de los documentos legales que se deben
resguardar debidamente y tener vigentes con la finalidad de que al
momento de recibir una Visita de SEP (Secretaría de Educación
Pública) se puedan presentar adecuadamente; logrando también
identificar los principales datos que son revisados por las autoridades
educativas en cada uno de los documentos y así saber cual es la manera
adecuada en la que se deben presentar.
DOCUMENTACIÓN LEGAL
Resguardo y Responsabilidad
 La documentación Legal debe permanecer a resguardo del administrador
de la sede.
 Es responsabilidad del Administrador tramitar y/o gestionar cada uno de
éstos documentos así como verificar que los datos que contenga cada
uno de éstos sean los que corresponden y coinciden con los
requerimientos específicos que solicita la Secretaría de Educación
Pública.
 El Administrador de la sede debe estar al pendiente de la vigencia de
cada documento de tal manera que no exista ninguno ya expirado.
 El Jefe de Servicios Escolares de la sede se tendrá bajo su resguardo la
documentación y se deberá estar pendiente de la vigencia y cambios
que se deban realizar en los documentos si así se diera el caso, para todo
esto es importante que mantenga buena comunicación con el
Administrador de la sede.
Documentos que debe mantener bajo
resguardo, en orden y vigentes…
SERVICIOS
ESCOLARES
Deberá contar con el Archivo Permanente
(carpeta de documentación legal y
carpeta de requerimientos
SEP) debidamente organizado y
resguardado de acuerdo al los
lineamientos del protocolo de archivo
y documentación.
*** Dicha documentación es indispensable para cuando la SEP
realiza una visita de Supervisión o Inspección.
Documentación legal
 Licencia de Uso de Suelo
 Documentos que prueben la
propiedad del inmueble.
(Contrato de arrendamiento y
copia simple de las escrituras
en su defecto)
 • Peritaje Estructural
(Se deberá contar con la
copia fotostática de la Cédula
Profesional y Permiso del
Perito Responsable de Obra
 • Dictamen de Protección
Civil y Bomberos.
 Licencia Sanitaria (En caso de
Ciencias de la Salud).
•Licencia de Funcionamiento
(Si el estado o la cuidad así lo
requiere), en caso de que el estado
o la cuidad no lo solicitaran, no es
necesario entregarlo.
•Acta Constitutiva de la institución.
•Documentación del Representante
Legal.
Aspectos importantes que deben
verificarse en la Documentación Legal
Toda la documentación
debe estar con vigencia a la fecha de VISITA





Dirección del inmueble de manera correcta
(basándose en la dirección fiscal).
Que esté el nombre correcto de la Razón Social (
UNIVERSIDADDEL TERCER MILENIO S.C.).
Vigencia . (Todos los documentos deben ser vigentes a
la fecha en que se realice la visita de la Secretaría de
Educación Pública)
El nombre de la instancia que emite el documento
debe apreciarse y ser el que corresponde.
El documento debe tener las FIRMAS
correspondientes.
LICENCIA USO DE SUELO
El documento debe estar VIGENTE por lo
que es necesario revisar cada cuatrimestre
la fecha que señala el oficio
LICENCIA USO DE SUELO
Revisar que el nombre del oficio indique el
trámite que avala “ Licencia de uso de suelo”
El oficio debe estar a nombre de la Razón Social:
UNIVERSIDAD DEL TERCER MILENIO S.C.
UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL
DESARROLLO CAMPUS COZUMEL
La dirección correcta debe coincidir con la dirección
FISCAL y la que esté escrita en los RVOE`S
LICENCIA USO DE SUELO
El oficio debe tener membrete y/o sello de la
instancia que expide el documento
PERITAJE
ESTRUCTURAL
 El permiso del perito que realiza y emite el dictamen
de Seguridad estructural debe tener vigencia en el
momento en el que se realizó la diligencia, de lo
contrario no tendrá validez e incurriremos en alguna
falta que generaría una observación durante una
Visita de SEP.
PERITAJE
ESTRUCTURAL
La dirección correcta debe coincidir con la dirección
FISCAL y la que esté escrita en los RVOE`S
El nombre y firma deberán coincidir con el perito
valuador autorizado por la instancia correspondiente.
PERITAJE
ESTRUCTURAL
Se debe tener copia de la cédula
profesional del responsable de realizar el
peritaje de seguridad.
PERITAJE
ESTRUCTURAL
Se deberá contar con la copia de
permiso que emiten las autoridades
en turno y que le otorga al perito
responsable de la obra la facultad
para realizar dicha diligencia.
El permiso debe describir la
vigencia al día en el que se realizo el
estudio del peritaje.
PERITAJE
ESTRUCTURAL
El documento debe estar VIGENTE por lo que es
necesario revisar cada cuatrimestre la fecha que
señala el oficio
PROTECCIÓN CIVIL
Revisar que el nombre del oficio indique el
trámite que avala “ Dictamen de Protección
Civil”
El oficio debe estar a nombre de la Razón Social:
UNIVERSIDAD DEL TERCER MILENIO S.C.
UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL
DESARROLLO CAMPUS COZUMEL
La dirección correcta debe coincidir
con la dirección FISCAL y la que esté
escrita en los RVOE`S
Es importante contar con una copia de las Escrituras
del Inmueble ya que ésta es requerida por las
autoridades.
El oficio debe estar a nombre de la Razón Social:
UNIVERSIDAD DEL TERCER MILENIO S.C.
UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL
DESARROLLO CAMPUS COZUMEL
La dirección correcta debe coincidir con la dirección
esté escrita en la documentación legal y RVOE`S
El documento debe indicar que se utilizará para
estudios de TIPO SUPERIOR ( medio superior y
superior en las sedes donde impartan bachillerato)
El documento estar actualizado con relación a la
dirección y la fecha de VIGENCIA.
Verificar que cuente con las
FIRMAS correspondientes
AVISO ANTE SECRETARÍA DE SALUD
Este documento únicamente se tramita cuando se
imparten programas que corresponden a CIENCIAS
DE LA SALUD, para el caso del Sistema UNID aplicaría
para las sedes que imparten ENFERMERÍA
AVISO ANTE SECRETARÍA DE
SALUD
Éste documento no es obligación presentarlo ya que
depende de las disposiciones del municipio, por lo
que si éste no la requiere para el funcionamiento de
la Institución educativa, no será necesario tramitarlo,
sin embargo se recomienda tramitarlo.
Verificar la instancia que expide el
documento ( Secretaría de Salud,
Salubridad)
El oficio debe estar a nombre de la Razón Social:
UNIVERSIDAD DEL TERCER MILENIO S.C.
UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL
DESARROLLO CAMPUS COZUMEL
La dirección correcta debe coincidir con la dirección
FISCAL y la que esté escrita en los RVOE`S
AVISO ANTE SECRETARÍA DE
SALUD
Verificar que cuente con las FIRMAS
correspondientes
AVISO ANTE SECRETARÍA DE
SALUD
INSTALACIONES GENERALES
El anexo 4 “Instalaciones Generales” debe describir detalladamente las
características de cada uno de los espacios que conforman el inmueble
donde se lleva acabo la actividad educativa (en éste caso las instalaciones
de la UNID).
Es fundamental que la descripción que se enuncia en el anexo 4 coincida al
100% con lo real ya que para efectos de una Visita de Supervisión o
Inspección por parte de la SEP, se realiza un recorrido por las instalaciones
para cotejar lo físico con lo que se describe en el documento y validar de
igual manera que las instalaciones cumplan con lo que los planes de
estudio describen para impartir algunas materias
.
Nombre completo de la institución y
el CAMPUS según la sede que sea.
Verificar que los datos que se escriban en el
formato y que correspondan a la documentación
legal, deben coincidir estrictamente.
Verificar que los mencionados en éste
formato deben estar revisados previamente
y coincidir con lo existente en la sede así
como actualizados.
Verificar que los mencionados en éste
formato deben estar revisados previamente
y coincidir con lo existente en la sede así
como actualizados.
El anexo 5 “Instalaciones Especiales” debe detallar
las características de las instalaciones que se
necesitan para impartir el programa de estudios tal y
como lo indica el Plan de estudios, si el plan de
estudios no requiere dichas instalaciones, esto
mismo de deberá indicar en el formato enmarcado.
***Este anexo debe realizarse uno por programa y nivel.
Ejemplo de Anexo 5 cuyo plan NO
requiere Instalaciones Especiales
El formato debe tener escrito correctamente
el Nombre COMPLETO del Programa al cual
hace referencia .
El formato debe tener escrito correctamente
el Nombre COMPLETO del Programa al cual
hace referencia .
BECAS
 El particular deberá otorgar un mínimo de becas, equivalentes al 5% del
TOTAL de alumnos inscritos en planes de estudio con RVOE… y su
otorgamiento no podrá condicionarse a la aceptación de ningún crédito o
gravamen de cargo del becario. (art. 33 Acuerdo 279).
 El particular efectuará la asignación de las becas, según los criterios y
procedimientos establecidos en su reglamentación interna… (art .34 Acuerdo
279).
Inventario de Material de
Apoyo Didáctico
Es necesario enlistar cada uno de los
materiales en uso y que sirven como apoyo
para las cátedras ( cañones proyectores,
retroproyectores, televisores, grabadoras,
DVD´s) así como verificar que se encuentren
en buen estado para el uso correspondiente.
Inventario de Software
Es necesario enlistar cada uno de los Software
que se utilizan en determinadas materias tal y
como lo establecen los planes de estudio
(office, aspel-coi-noi-sae, linux, SQL, java, cisco, frame
maker, ERP, etc.),así como verificar que se cada
uno cuente con el permiso y/o licencia
correspondiente .
Convocatoria de BECAS
El formato debe tener escrito correctamente
el Nombre COMPLETO del Programa al cual
hace referencia .
Convocatoria de BECAS
Resolución de BECAS
Renovación de BECAS
Toda la publicidad en donde se mencione la oferta educativa
(Carreras) deberá mencionar:
a. No. de acuerdo (RVOE)
b. Fecha en que se otorgo el acuerdo
c. Autoridad educativa que emite el acuerdo, (SEP)
En caso de publicitar algún plan de estudios que no cuente con
reconocimiento o se encuentre en trámite, también
deberá ser mencionado con la leyenda “PRÓXIMA APERTURA”.
En caso de publicitar algún campus e incluir fotografías, estas
deben ser las correspondientes al mismo.
PUBLICIDAD
RESPONSABLE
El responsable de verificar y cuidar los datos que se mencionan en el párrafo
anterior es el Coordinador
de Promoción de la sede.
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