Sistema
Recursos Contratados WEB
Cartilla guía para el Contratista
YPF S.A.
Ultima modificación: Septiembre 2008
Objetivo del sistema
Minimizar la responsabilidad Solidaria de YPF S.A.
A través de controles efectuados a contratistas y subcontratistas de YPF S.A.:
•
•
Control Laboral y Previsional de las personas: liquidación y pago de sueldos y jornales;
Verificación de aportes y contribuciones; Cargas sociales; Control Pólizas ART y SVO;
control de Altas y Bajas de Personal; etc.
De los Vehículos y Equipos Especiales: coberturas / Seguros; Antigüedad de unidades;
Verificaciones técnicas; Documentación de Titularidad; Control de Altas y Bajas de
vehículos; etc.
Logrando
•
•
•
•
Conocer integralmente todos los recursos contratados por YPF S.A. a través de un
Sistema informático.
Minimizar la exposición a riesgos económicos provenientes de conflictos laborales y
accidentes.
Contar con información estratégica para la etapa de Evaluación de las Empresas.
Contar con información actualizada del grado de cumplimiento de las Contratistas
respecto a las obligaciones previsionales.
Consideraciones Generales
Las empresas Contratistas que no tengan acceso al sistema de Recursos Contratados,
recibirán un correo electrónico del referente por parte de Administración de Contratos de
YPF S.A., Sra. NORY GALVAN VASSALLO, e-mail [email protected] Int.:42925.
En el correo electrónico recibirán:
 El usuario y la clave inicial de acceso al sistema
 Instructivos para facilitar el uso del sistema.
 Manual de procedimiento para la presentación de documentación exigida a Constratistas
de Servicios.

Datos de contacto por parte de Sistemas de Información quien brindará soporte del
funcionamiento del sistema. Sra. LORENA FUENTES e-mail: [email protected] Int.: 42756

Datos de contacto por parte del Estudio Auditor: Lic. Natalia Roldán, Responsable
Oficina Neuquén - Estudio Oreste & Asoc. Email: [email protected] Tel: 0299
4425044 / 4422985. Rio Trocoman 1309 – Neuquén

Datos de Contacto por parte de la firma desarrolladora del sistema: Mesa de Ayuda
0-800-222-7119
Consideraciones Generales
El presente instructivo rige para todas las empresas de servicios, es decir, que incluyen
también aquellos prestados por las denominadas empresas Calificadas o VIP, por lo
cual, estas deben registrar en el Sistema las novedades de los distintos recursos
(Personal, Vehículos y Equipos Especiales) excepto aquellos exceptuados por el Objeto
del contrato.
Los contratos se clasifican en esta aplicación de la siguiente manera:
–
Controles Especiales
–
Auditable
–
Auditable Emitido en 2 Monedas
–
Auditable VIP Emitido en 2 Monedas
–
Auditable VIP
–
No Auditable Emitido en 2 Monedas
–
No Auditable VIP Emitido en 2 Monedas
–
No Auditable Excep. por Objeto
–
No Auditable VIP Excep. Objeto
Consideraciones Generales
Las definiciones responden a:
•
Controles Especiales: Los contratos encuadrados en esta clasificación, responden a los
casos de servicios temporales/eventuales y no están alcanzados por las auditorias que el
Estudio efectúa, sino que los operarios y el/los vehículo/s, al momento de ingreso, deberán
exponer los seguros de automotor con los pagos al día, ART con la nómina y cláusula de
subrogación vigente y por último Nómina del Seguro de Vida Obligatorio.
Es decir que, es el inspector quien controla su ingreso, por tratarse de una entrada eventual
al yacimiento y que devenga pocos días.
•
Empresas Calificadas VIP: Se trata de aquellas empresas que nuestra Cía. tiene catalogada
como Proveedores Calificados (VIP), dicha calificación implica una consideración de
confiabilidad en cuanto a la responsabilidad de la misma en el cumplimiento de sus
obligaciones.
En mérito a lo anterior, sólo se requiere la presentación ante el Estudio Auditor de la
documentación mínima necesaria con frecuencia trimestral.
Este concepto es válido para el resto de las clasificaciones VIP.
•
Auditable Emitido en 2 Monedas: Esta clasificación responde para un mismo contrato
emitido en dos Monedas (Pesos y Dólares) y que está alcanzado por la auditoria que efectúa
el Estudio.
Se le da dicho encuadre, al contrato emitido en Pesos, en el cual la empresa contratista
registra los recursos (Personal, Vehículos y Equipos Especiales).
Consideraciones Generales - Continuación
•
No Auditable Emitido en 2 Monedas: Ídem caso anterior, excepto que el encuadre,
se le da al contrato emitido en Dólares (en el cual la empresa contratista no registra
los recursos (Personal, Vehículos y Equipos Especiales).
•
No Auditable Exceptuado por el Objeto del Contrato: son aquellos contratos de
servicios cuya actividad no está directamente asociada a la Explotación/ Exploración:
Petrolera/Gas, por Ej.: Proveedores de Bienes, Asesores/Consultores, Hoteles,
Restaurantes, Profesores de Inglés, etc. que no presten servicios en Yacimientos,
Organismos Gubernamentales , Servicios para terceros no relacionados a YPF S.A.,
Prestaciones de sevicios en inst. propias, Otros Servicios Externos (Alquileres,
Publicidades, Gimnasia, etc.) Estos se encuentran excluidos del Sistema de
Control de Contratistas, es decir que, no son Auditados por el Estudio Auditor.
•
Auditable: En esta clasificación se encuadran aquellos contratos de servicios cuya
actividad está directamente asociada a la Explotación/ Exploración: Petróleo/Gas, son
Auditados por el Estudio y se requiere la presentación de la documentación con
frecuencia mensual, conforme al instructivo para empresas contratistas.
•
Auditable VIP: Esta clasificación, se utiliza para aquellos contratos de servicios
prestados por las empresas VIP y su tratamiento responde a lo expresado para las
“Empresas Calificadas (VIP)”.
Características del sistema RC
Este sistema se encuentra dividido en tres Módulos:
– EMPRESAS CONTRATISTAS
– REPSOL YPF
– GESTION
Características del sistema RC
A continuación se presenta el diagrama de Flujos donde se ve la interacción de los mismos,
iniciando la actividad por el módulo de Repsol-YPF, donde Administración de Contratos
incorpora:
– Proveedores
– Contratos, realizando modificaciones cuando corresponda
– Asignación de Zonas a los Contratos
– Inspectores de Contratos
– Asignación de inspectores a contratos por zona de inspección.
Luego el Proveedor está en condiciones de ingresar al módulo Empresas Contratistas
para registrar todos los recursos, tanto Personal como Vehículos y Equipos Especiales (ver
menú Actualizaciones), afectarlos a los contratos asignados por zona (ver menú Afectación
a los Contratos) y realizar el Informe Mensual correspondiente al período en curso (ver
menú Informe Mensual).
Si no es inicio de tareas, luego de esta actividad interviene el Inspector del contrato,
desde el módulo Repsol-YPF, quien procederá a consultar en todo momento los informes
mensuales y realizará el AVAL ELECTRONICO del período finalizado, ingresando al menú
Informe Mensual de los recursos que corresponda (Bloqueo del Informe). Es importante
que estén comunicados con la contratista para saber el momento preciso en que se
debe bloquear el Informe Mensual.
Características del sistema RC - Continuación
Si es inicio de tareas, la contratista reunirá la documentación requerida para el inicio de tareas, y la
presentará al estudio auditor, además de completar en el sistema todos los datos correspondientes a los
recursos afectados al contrato que inicia, y realizará el Informe Mensual que luego será consultado por el
inspector. El estudio auditor controlará esta documentación de forma inmediata y actualizará en el
sistema de Recursos Contratados el estado de cada recurso, indicando si está Habilitado a ingresar al
yacimiento para realizar la tarea que corresponda.
Para la presentación mensual; luego de que el inspector realiza el AVAL (bloquea el Informe
Mensual), la contratista está en condiciones de presentar la documentación al estudio auditor
(actualmente Estudio Oreste), quien ingresando al módulo GESTION, controlará toda la documentación
exigida por YPF S.A. relacionada con los recursos contratados (Personal, Vehículos y Equipos
Especiales) conforme a lo registrado en el sistema por la contratista, para un período determinado y
corroborado por el inspector del contrato.
La Contratista verá los resultados del control accediendo al menú CHECKLIST.
- El control por parte del estudio no debe exceder los 15 días una vez recibida la documentación.
- Finalizado el mismo el estudio auditor procede a realizar la registración de la calificación del Proveedor
(es decir, si está habilitado o no para facturar) en el INFORME ESTUDIO correspondiente al mes
auditado.
- Este informe es el que consultará el inspector del contrato para informarse si el proveedor está
habilitado para facturar. Requisito indispensable, para el inspector, antes de entregarle el habilita al
proveedor.
- Si el certificado correspondiera al mes de inicio de tareas (primer mes de certificación), únicamente en
este caso el inspector podrá entregar el habilita sin necesidad de consultar el INFORME ESTUDIO del
sistema, ya que no existe documentación controlada del mes anterior.
Significado del Aval
El aval del inspector (bloqueo), en el Informe Mensual (de los distintos recursos:
Personal, Vehículos y Equipos Especiales) es requisito indispensable para que la
empresa contratista pueda presentar al estudio auditor, la documentación
exigida por YPF SA para su control.
•
El aval le permitirá al estudio auditor conocer, en cada período, de que recursos
exigir la documentación.
•
En el caso de un servicio no utilizado en un determinado período, el inspector podrá
ingresar al Informe Mensual, escribir en el campo Observación, una breve
explicación, por Ej.: “No se utilizó el servicio para este mes.”, “Sin actividad”, “Sin
afectación de recursos”, etc. Luego podrá bloquear el Informe Mensual. De este
modo, el estudio tendrá conocimiento de que para ese período no debe realizarse el
control ni exigir la documentación del recurso que corresponda.
Control de Documentación Contratistas YPF S.A.
Flujo de Trabajo
Pagina 1
EMPRESAS
CONTRATISTAS
ADMINISTRACION
CONTRATOS
INSPECTOR DE
CONTRATOS
ESTUDIO AUDITOR
Inicio
Incorpora
Proveedores
Incorpora
Contratos
Listado General de
Personal, Vehículos y
Equipos Especiales
Afectación a los
contratos por zona de
Personal, Vehículos y
Equipos Especiales
Incorpora
Subcontratistas
Asigna Zonas a
Contratos
Valor de Estado:
Habilitado
No Habilitado
Generación de
Informe Mensual de
Personal, Vehículos y
Equipos Especiales
Asignación de
Inspectores por
zona de Prestación
de Servicio
Verifica Estado de
Recursos
Contratados
Inicio de
Tarea?
Si
Habilitado
Presenta
Documentación de
Inicio de Tareas
SI
NO
NO
Regulariza
Situación
Permite Ingreso al
Yacimiento
Solicita Aval al
Inspector
Verifica Informe
Mensual
Viene de
Pag. 2
SI
Correcto?
NO
Agrega
Observación al
Informe Mensual
Regulariza
Situación
Va a
Pag. 2
Actualiza Estado de
Personal, Vehículos y
Equipos Especiales
Control de Documentación Contratistas YPF S.A.
Flujo de Trabajo
Pagina 2
EMPRESAS
CONTRATISTAS
Va a
Pag. 1
ADMINISTRACION
CONTRATOS
INSPECTOR DE
CONTRATOS
ESTUDIO AUDITOR
Viene
Pag. 1
Genera AVAL por
Zona
Presenta
Documentación al
Estudio
Controla
Documentación
Recibida
Verifica Informe
Estudio
NO
Regulariza
situación
NO
Habilitado para
facturar?
SI
Requiere
Cambio en
Informe
Mensual?
SI
Entrega al
proveedor el
Habilita para
facturar
Fin
Solicita
Desbloqueo de
Informe Mensual
Desbloquea el
Informe Mensual
Realiza el Informe
Estudio
Ingreso al sistema por Internet: https://webapp.ypf.com.ar/RCWO_Inet
Nota: El sistema admite un máximo de tres(3) posibilidades
de error en el ingreso de la clave, en caso de que esta
resulte bloqueada por esta causa, deberá comunicarse con
Administración de Contratos para su desbloqueo.
Personal-Vehículos y Equipos Especiales
Los puntos que figuran a continuación son comunes a los menúes de Personal,
Vehículos y Equipos Especiales
Actualizaciones:
• Aquí se cargan todos los datos correspondientes a Personal- Vehículos y Equipos
Especiales. (Ver detalle Actualizaciones)
Afectación a los Contratos:
• Se selecciona el contrato y de ser necesario se adiciona la zona haciendo click en el
botón Nuevo. (Ver detalle Afectación a los Contratos)
Informe Mensual:
• En esta opción, se deben tildar las personas-vehículos-equipos especiales que
efectivamente trabajaron en el período a informar. (Ver detalle Informe Mensual)
•
Las empresas contratistas, deben generar los Informes Mensuales, al comienzo de
cada mes (con frecuencia mensual) y registrar las novedades de los recursos en el
momento que se produzcan (ejemplos, altas bajas y/o modificaciones)
Toda alta o baja que se registre en los recursos de la empresa contratista, afectado al
servicio, deberá ser comunicada con anticipación a la inspección por parte de YPF
S.A., la que deberá aprobar las altas.
Menú Actualizaciones
Consideraciones:
- Antes de completar los datos de
cualquiera de los recursos, se
deberán ingresar los datos
correspondientes a los distintos
Seguros accediendo por la opción
de menú, SEGUROS.
- En el caso de contar con
Información de GREMIO, tener en
cuenta que al colocar Situación
Laboral “Dentro de Convenio”
deberá completar las otras
opciones.
Menu Afectación a los Contratos: por Zona
Verificar que la Zona del contrato debe estar correctamente asignada. De no ser asi, contactarse con
Administración de Contratos (int. 42925) o del Sistema (int. 42756) para que se configure de manera correcta. El
siguiente es el listado de zonas actualizado a Septiembre de 2008:
Toda novedad ya sea una Alta, Baja o Modificación
de los recursos afectados al contrato, debe
registrarse en esta sección en el momento en que
se tenga conocimiento de la misma, ya que esta
información es revisada periódicamente por los
inspectores de los contratos ya sea desde el menú
Afectación de los contratos o desde el Informe
Mensual.
Tener en cuenta que el Informe Mensual debe generarse
al principio del mes corriente para mantener informados
a los Inspectores del Contrato.
Informe Mensual
 Primero seleccionar el Período (Mes
Año) luego se hace clik en el numero de
Contrato.
 Seleccionar la Zona de prestación de
servicio.
 En el listado de recursos se deben
TILDAR sólo aquellos que trabajaron
para la ZONA SELECCIONADA en el
PERIODO QUE SE INFORMA y luego
se GRABAN los cambios.
 No hay que dar de baja a los otros
recursos que no se utilizaron dicho mes.
 Sólo se da de baja a los que se
desvinculan en forma definitiva,
completando el motivo de la baja en la
opción de menú Afectación a los
Contratos.
 Tener en cuenta siempre las
observaciones que el inspector realice
sobre dicho informe ya que puede estar
refiriendose a alguna corrección
necesaria para la realización del aval
(bloqueo)
CURSOS
En esta pantalla se deberá cargar los cursos realizados por el personal.
En caso de que el curso a cargar no se encontrase en la lista, se deberá comunicar a
Sistemas de Información para que realice la carga correspondiente.
SUELDOS
En esta pantalla se deberá cargar los sueldos del personal, con la posibilidad de importar
esta información desde S.I.Ap, siguiendo las instrucciones que se brindan en el sistema.
Registración de Información
MASyC
•
•
Estadística Mensual: En esta opción se ingresan todos los datos referentes a
Seguridad, se completan por contrato y por zona.
Seguridad e Higiene: Aquí se completan los datos de el/los responsables del servicio
de Seguridad e Higiene.
Seguros
•
Aquí se deben dar de alta la totalidad de los seguros completando todos los datos para
luego poder seleccionarlos desde los menúes correspondientes a Personal, Vehículos
y Equipos Especiales.
Medicina Laboral
•
En esta opción se deberán cargar los datos referidos a Medicina Laboral de la
empresa.
Observaciones en el Informe Mensual
La contratista solo podrá modificar el Informe Mensual correspondiente a una zona cuando
el mismo no esté bloqueado por el Estudio o por los inspectores. Cuando el inspector
Bloquea el informe, se agregará automáticamente una observación en color rojo en el
que queda registrado el bloqueo (aval electrónico del inspector) del listado, indicando que
la contratista no puede modificar los datos de ese período para ese contrato y esa zona.
Asimismo, el inspector podrá agregar observaciones al informe. Ingresará el motivo de la
observación indicando si está de acuerdo o no con el informe registrado por la empresa, si
falta registrar o dar de baja a algún recurso o agregar cualquier comentario que crea
conveniente. El registro se mostrará en color blanco.
Por ejemplo, en un servicio no utilizado en un determinado período, el inspector podrá
escribir en el campo Observación una breve explicación, por Ej.: “No se utilizó el servicio
para este mes.”, “Sin actividad”, “Sin afectación de recursos”, etc. Luego podrá bloquear el
Informe Mensual. De este modo, el estudio tendrá conocimiento de que para ese período
no debe realizarse el control ni exigir la documentación del recurso que corresponda. Esta
Observación no bloqueará el informe.
Cuando el informe es desbloqueado, automáticamente se agrega un comentario en color
verde que indica que el informe se desbloqueó (no hay aval) y por lo tanto se pueden
hacer modificaciones en el informe de ese período para ese contrato y esa zona.
LISTADOS
Informe Estudio
• Ingresando en esta opción se puede consultar si se encuentra habilitada para recibir el
certificado para el cobro del servicio, para un período determinado. Si en la columna
Habilitado para Facturar dice “Si” se le puede entregar el certificado. De lo
contrario, no corresponde que se le entregue. Recuerde que siempre se consulta el
mes anterior al de la certificación.
Checklist
• En esta opción se puede visualizar para cada contrato el estado de presentación de los
controles realizados por el estudio. Para mayor información se podrá ingresar a la
página del Estudio Oreste http://www.e-oreste.com.ar en informes, con el número de
contrato por el que se desea consultar.
NOVEDADES CONTRATISTAS/SUBCONTRATISTAS
•
A partir del día 14/08/2008 indefectiblemente se deberá adjuntar a la
documentación de ALTAS/BAJAS de recursos, ya prevista en el instructivo para
empresas contratista de YPF, el pedido Empresa (PP.EE) recepcionado por el
inspector y la Orden de servicio (OO.SS) autorizada por la inspección
correspondiente. La NO presentación de esos elementos será motivo de rechazo
de la misma.
•
Al momento de solicitar que se habilite en el sistema a alguna empresa como
Subcontratista, también se deberá adjuntar copia de alguno de estos documentos,
en donde se encuentre reflejada la autorización del inspector de incorporar a una
nueva compañía a prestar servicio para el contrato que mantiene con YPF SA.
•
En el caso que la empresa se haya atrasado en la entrega de la documentación, 3
meses o más, además de remitir al estudio la documentación correspondiente según
el instructivo para las empresas contratista de YPF, se deberá adjuntar “una
certificación contable” (conteniendo informaciones, tales como: situación laboral,
sindical y seguros de los recursos que estuvieron afectados en esos meses y en los
cuales la auditoria no se realizó en tiempo y forma. Además del libre deuda sindical y
estado de la cuenta corriente que mantiene con la ART), firmado por el profesional
independiente y certificada la firma ante el concejo profesional al cual
pertenezca o se encuentre matriculado.
Descargar

Recursos Contratados