Interconexión de Registros entre Administraciones
Motivación
El ciudadano debe relacionarse con distintas
Administraciones Públicas
Se calcula que hay más de 20.000 oficinas de
registro de las diversas Administraciones
Públicas.
Complejidad, Dispersión => Sobrecostes e
impacto en la calidad de vida de los
ciudadanos.
El ciudadano suele averiguar la Administración
competente y desplazarse físicamente para
presentar su trámite.
En muchos casos las pequeñas poblaciones
tienen un escaso grado de modernización, lo
que impacta en la eficiencia y eficacia.
Motivación
Además de los gastos para el ciudadano expuestos
anteriormente, se repercuten importantes gastos para la
Administración, derivados del manejo y reenvío de
documentación en papel.
La documentación se ensobra y se envía a la
administración competente, que puede estar a varios
cientos de kilómetros lo que implica retardos
importantes y costes por ineficiencia. Dado que a veces
las competencias son dispersas, se realizan reenvíos
entre las diversas administraciones.
Un envío estándar puede costar 3.5€ según tarifas
oficiales de correos, y aproximadamente el 33% de los
asientos registrales, en media, son reenviados entre
Administraciones.
Si el ciudadano se persona en su oficina, en muchas
ocasiones no dispone de información sobre si su
procedimiento se ha iniciado
Solución
La Interconexión de Registros a través
permite digitalizar el papel que presenta
el ciudadano en las oficinas de registro,
y enviarlo electrónicamente al destino,
al instante, y sea cual sea su ubicación
geográfica o nivel de administración
competente.
La documentación en papel se devuelve
al ciudadano, y no se custodia, ni
archiva, ni reenvía, solo se reenvía la
imagen de los documentos. Es decir, se
elimina el papel en las oficinas de
registro y atención al ciudadano, que
son la puerta de entrada a la
Administración.
Oficina Tradicional vs Oficina Digital
DÍA: 30
1
2
3
15
16
OFICINA DE REGISTRO TRADICIONAL
¿Estado del
Registro?
Enviado
Recibido
en destino
Tramitación de
Expediente
Acuse de recibo
Oficina de
registro origen
Oficina de
registro destino
Búsqueda de los
datos de contacto
de destino
Unidad de Gestión
destino
OFICINA DE REGISTRO INTEGRADA EN SIR
Informe de
Recibido
Traza:
en destino
•Estado 1
¿Estado del
•Estado 2
Registro?
•…………
Tramitación de
Expediente
Consulta de traza
Oficina de
registro origen
Integrada en SIR
Oficina de
registro destino
Integrada en SIR
DatosGeneración
de contactodel
de
destinofichero
disponibles
de
en
ORVE
intercambio
SICRES 3.0
segundos
Unidad de Gestión
destino
Beneficios
•Cuando el ciudadano se persona en la oficina, se pueden
digitalizar sus documentos y devolvérselos.
AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en valija, correo y
manipulación del papel.
•Una vez digitalizados los documentos, el registro se puede enviar
de forma electrónica e inmediata al Organismo destino, esté o no
vinculado a la Oficina de registro donde se ha presentado la
documentación, y pueda consultarse su estado en cualquier
momento.
AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en eficiencia y
reducción de cargas.
Mejor servicio al ciudadano. “La Administración más cerca”.
¿Por qué tanto tiempo?
Necesario un marco legal completo para todas las
AAPPs
-Norma Técnica de Digitalización y Copiado Auténtico.
-Norma Técnica de Firma Electrónica
-Norma Técnica de Interconexión de Registros (SICRES3)
-Norma Técnica de Red SARA
-Regulación del Registro Electrónico Común
Desarrollo Tecnológico de:
-Plataforma Común de Interconexión de Registros,
adaptada a SICRES 3.
-Directorio Común de Unidades y Oficinas
Desarrollo de Convenios de Colaboración entre AAPPs,
que regulen las obligaciones entre partes.
Articulación Jurídica de ORVE
La Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, regula el Registro Electrónico Común
(art. 31 RD1671/2009), establece en sus Disposiciones Adicionales:
De acuerdo con lo previsto en el artículo 24.3 de la Ley 11/2007, de
22 de junio, el Registro Electrónico Común podrá ser habilitado
para la remisión, recepción e intercambio de solicitudes, escritos y
comunicaciones de la competencia de otras Administraciones
Públicas, en la forma que se determine en los correspondientes
Convenios.
La Dirección General de Modernización Administrativa,
Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica de la
Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, certificará las
herramientas y mecanismos que se pongan en funcionamiento para
garantizar el acceso y la interoperabilidad con el Registro
Electrónico Común, así como para garantizar la interconexión de
los registros, por parte del resto de las Administraciones Públicas,.
Resultados
Oficinas ya integradas
Digitalización e Interconexión de Registros
ESCENARIO
Escanear, en el momento, los documentos presentados por el
ciudadano, DESTINADOS A OTRAS ADMINISTRACIONES FUERA DEL
ÁMBITO DEL REGISTRO (también registros de salida)
Devolver el papel al ciudadano.
Enviar el registro en formato electrónico al organismo destino.
AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en archivo, valija, correo y manipulación del
papel.
AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en eficiencia y reducción de cargas.
Mejor servicio al ciudadano. “La Administración más cerca”.
Escenario Deseable
Es viable?
- El formato de la documentación presentada puede imposibilitar o dificultar la
digitalización.
- La gestión de colas, y el tiempo disponible para digitalizar la documentación en el
momento, puede impedir devolver al ciudadano sus documentos.
- El equipamiento y cantidad de personal disponible en la oficina para realizar estas
tareas puede dificultar las tareas.
- La necesidad de aportar el papel en determinados procedimientos específicos
(sobres cerrados, contratación…), y por tanto, la necesidad de enviarlo al
organismo tramitador, o de custodiarlo.
Escenario Habitual
El 90% de la documentación presentada en
un registro no excede las 5 hojas. Con un
escáner de tipo bajo/medio, el tiempo de
escaneo no supone más de 25 segundos.
Las Normas Técnicas de Interoperabilidad
publicadas en BOE garantizan la validez del
documento digitalizado.
Número de Documentos/Hojas Anexados
66.44%
70.00%
60.00%
50.00%
40.00%
30.00%
25.20%
20.00%
10.00%
4.31%
0.40%
0.40%
0.40%
0.40%
11-15
16-20
21-25
26-30
0.00%
Solicitud
1-5
6-10
90/95% de los
casos
.
¿Problemas para Digitalizar?
Cuando sea inviable la digitalización por el estado en que
se presenta la documentación.
Cuando el volumen de documentación presentada
implique un tiempo de digitalización superior al tiempo
estimado de atención al ciudadano.
Cuando el formato de la documentación presentada exija
su manipulación, y no se disponga del tiempo necesario
por afluencia de ciudadanos en la oficina.
Necesidad de aportar el papel en determinados
procedimientos específicos (sobres cerrados,
contratación…),
…..
5/10% de los
casos
Digitalización - Procedimiento
-¿Qué hago si el papel no cabe en el escáner?
-¿Se pueden hacer fotocopias?
-¿Qué hago con los post-its?
-¿Qué hago si el papel está roto y atasca el
escáner?
-¿Cómo marco el registro si no he podido
digitalizarlo?
-¿Qué hago si el ciudadano presenta fotocopias
sin originales?
- ……….
¿Validez de la digitalización? – Copias Auténticas
Si el documento digitalizado tiene un nivel de
resolución mínimo de 200 ppp (píxeles por
pulgada).
Si el documento digitalizado tiene garantía de
“imagen fiel”, de acuerdo a un proceso de
cotejo y validación realizado por el funcionario
de registro, y avalado por la firma electrónica a
través de la aplicación.
Si la aplicación de registro utilizada garantiza
que los datos enviados siguen el formato y
estructura de datos de las normas técnicas
aplicables (NTI SICRES 3.0 y derivadas). La
aplicación ORVE del MHAP cumple con estos
estándares.
GRACIAS ….
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ORVE-EST-12032-presentacion_ejecutiva_SIR_ORVE-v1.2