Su satisfacción es nuestra meta...
En VICOSA su valor es importante...
VICOSA es una empresa mexicana constituida por profesionales
expertos de distintas ramas de la ingeniería, arquitectura,
administración
y
finanzas,
avocada
desde
su
fundación
(Septiembre de 1984) a la prestación de servicios profesionales
tanto en la valuación de activos de empresas en operación y
propiedades particulares, como a la asesoría inmobiliaria y
técnico-económica.
NUESTRAS OFICINAS
Nuestras oficinas en:
En México, D.F.:Porfírio Díaz No. 57, Col. Del Valle, C.P. 03210.
Delegación: Benito Juárez.
At'n.: Ing. Antonio Juan Franco Rodríguez
Teléfonos: 5559-15-22 y 5575-57-12
Fax: 5575-46-20
[email protected]
http://mx.geocities.com/vicosa_2000
En Chihuahua, Chih.:
Pascual Orozco No. 20
Col. San Felipe
31240 Chihuahua, Chih.
At'n.: Sr. Rafael Duarte Guzmán
Teléfono, Fax y Contestadora: 01 (614) 41421-14
[email protected]
1)
OBJETIVOS:
El objetivo del Sistema de Administración de los bienes de Activo Fijo es
mantener actualizada la información existente relacionada al activo fijo ubicado en
sus instalaciones, así como proveer las herramientas adecuadas para un eficiente y
eficaz mantenimiento futuro de las misma, de tal forma que esta información
pueda ser oportunamente utilizada para la toma de decisiones y emisión de
reportes de las áreas financieras, administrativas y contables.
2)
ALCANCE DE LOS TRABAJOS
Los bienes de Activo Fijo que generalmente incluimos en
el SAAF, son los señalados por las Empresas como de su
propiedad y normal mente son los siguientes:
Terrenos
Construcciones.
Maquinaria y equipo
Mejoras a los inmuebles
Mobiliario y equipo de oficina
Equipo de cómputo
Equipo de laboratorio
Equipo de transporte y reparto
Moldes
3)
FECHAS DE LOS TRABAJOS
La
fecha
de
referencia
inicial
que
normalmente
utilizamos, en el SAAF, es la fecha de terminación de
los trabajos. Después si ustedes lo desean podemos
seguir apoyándolos mensualmente con la administración de
los activos.
4)
METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE LOS TRABAJOS
Para cumplir con el objetivo planteado para el SAAF es
necesario realizar las siguientes etapas:
Levantamiento de inventario de Activo Fijo
En
esta
etapa
hacemos
un
levantamiento físico del inventario
de activo fijo, tomando el detalle de
los
mismos,
incluyendo
una
descripción
genérica
del
activo,
marca, modelo, número de serie y
descripción complementaria de activo.
El inventario realizado por Vicosa,
normalmente puede servir de base para
la realización de diversos avalúos.
Como una opción más, estamos en
posibilidad
de
ofrecer
un
servicio de etiquetado de los
activos.
Las
etiquetas
propuestas por nosotros para
este servicio son con código de
barra, en dimensiones de 1 ½” x
1”, fabricadas en poliéster a
una sola tinta con pegamento 3M.
Conciliación
Contable
En esta etapa para llevar a cabo la correlación entre
los bienes existentes en el sistema contable y el
inventario físico realizado, llevamos a cabo las
siguientes etapas:
Conciliación
Directa. Se empleará esta metodología
cuando las descripciones de la base contable permitan
asignar cada valor histórico de la misma a una unidad de
inventario en forma segura a través de la descripción.
Conciliación
por
Asignación.
Se
empleará
esta
metodología cuando la descripción contable no permita
asignar de manera directa el valor histórico. Esto
significa
que
existe
un
grado
menor
al
de
la
Conciliación Directa. También se hará esta asignación
cuando a una unidad mínima indivisible del inventario,
en la base contable se encuentre dividida en varios
Revisión
y pordefinición
de
los
procedimientos
componentes,
lo que será
necesario
unir los
administrativos
para en
dirigir
elregistro.
flujo de información al
diferentes
conceptos
un solo
sistema de administración de activos fijos.
La metodología de trabajo incluye las siguientes
tareas:
Revisión de flujos administrativos
existentes,
se
trata
de
recabar
información sobre los procedimientos
administrativos relacionados al activo
fijo; documentando los procesos.
Elaboración
del
modelo
propuesto,
basados
en
los
resultados
del
levantamiento
anterior;
elaboraremos
nuestra
recomendación
respecto
del
modelo futuro, teniendo en cuenta en
todo momento el objetivo planteado.
Elección
del
modelo
definitivo,
comentamos
con
el
personal
involucrado de
la Empresa, las
alternativas posibles para definir
el modelo de
manera
condensada
definiendo el modelo definitivo que
detallará las actividades futuras.
Como resultado de esta etapa obtenemos el Manual de
Procedimientos, que tiene como objetivo regular las
acciones que se desarrollan con relación a la
administración de los activos fijos.
Preparación de la información para subirla al software
de administración de activos fijos.
Es
necesario
realizar
una
preparación de la información
para adecuarla a los formatos
que utiliza el Software de
Administración de Activo Fijo.
Esta tarea consiste en adecuar
el formato actual de hoja de
Excel a un formato homogéneo
que reconozca el Software de
Administración de Activo Fijo.
Instalación del software de control de activo fijo y
puesta
en marcha
mismo.
En
esta
etapadel se
hace
el
suministro
e
instalación
del
software para el control de los
bienes de Activo Fijo en las
computadoras que sean definidas
por
los
procedimientos
administrativos del control de
activo
fijo.
Se
verifica
el
Capacitación
para el usodel
delmismo
Software de Control
correcto
funcionamiento
de Activo
de
acuerdoFijo.
a los requerimientos
Se capacita al personal involucrado
por nivel de usuario.
en la Administración de Activo Fijo
en las funciones necesarias para
realizar las tareas definidas por
los procedimientos de Control de
Activo
Fijo
con
relación
al
Software.
Adicionalmente
se
recomienda la adquisición de una
póliza de Mantenimiento del Software
para la solución de problemas vía
telefónica y/o asistencia de nuestro
personal
para
la
solución
de
Carga de Información adicional como fotografías de los
activos y documentos fuentes. Incluyendo digitalización
de toda la información correspondiente.
Supervisión
del
funcionamiento
del
modelo
de
Administración de Activos Fijos, incluyendo software y
procedimientos.
Se hace una revisión final del
correcto funcionamiento del Modelo
de Administración de activo Fijo,
considerando información real y
corriendo los procedimientos en
Elaboración
vivo.
de
resguardos.
Para esta etapa, es necesario, para la elaboración de
resguardos
el
contar
con
una
base
de
datos
actualizada que combine el activo fijo a un usuario o
a un centro de costo específico, es necesario que se
realice un levantamiento físico que haga esta
correlación. Una vez que el sistema esté alimentado
con los datos correctos, este tiene la capacidad para
generar los resguardos. Será obligación de la Empresa
el recabar las firmas con su personal.
5)
INFORME DEL TRABAJO Y PRODUCTOS A
ENTREGAR
Entregamos como resultados y productos finales lo siguiente:
a) Inventario de Activo Fijo etiquetado y
correlacionado a la base contable.
(Inventario y conciliación contable).
b) Diagramas de flujo del proceso actual de
administración
de
activo
fijo
(Documentación del proceso actual).
c) Manual de procedimientos con el modelo
aprobado conjuntamente con la Empresa para
la administración del Activo fijo.
d) Programa y licencias de uso del Software
Sistema de Administración de Activo Fijo
(SAAF)
e) Capacitación del personal
f)
Sistema de Administración de Activo Fijo
funcionando,
incluyendo
el
correcto
funcionamiento de software y procedimientos.
g) Documentos Digitalizados y cargados en el
SAAF
h) Resguardos para firma del personal.
6)
LIMITACIONES DE RESPONSABILIDAD:
Los servicios que ofrecemos pueden venderse en paquete y/o por separado cada
uno, realizándose una cotización individual. VICOSA, solo asumirá la
responsabilidad sobre la parte que haya sido contratada. En algunos casos cuando
se trate de tareas que son requeridas para algún servicio subsecuente y estas no
hayan sido contratadas con VICOSA y se requiera del servicio final, esto se hará
sobre una cotización específica.
La realización del etiquetado incluye únicamente una etiqueta pegada al activo
fijo; en el caso de que se requieran una placa ya sea remachada o adherida por
algún otro medio será responsabilidad de la Empresa el adquirirla y adherirla o
será motivo de otra cotización por parte de nosotros.
VICOSA no realizará ajustes contables derivados del uso del nuevo sistema de
administración de activo fijo.
No se incluye la depuración y/o actualización de las bases de datos
proporcionadas por la Empresa, tales como personal, cuentas contables,
depreciaciones, etc.
La carga de información al software, considera que nosotros haremos el
levantamiento físico y la conciliación contable. Si este no fuera el caso se haría
sobre una nueva cotización.
Los procedimientos de control de activo fijo, consideran el levantamiento del
proceso actual y la propuesta de un nuevo procedimiento considerando la
utilización del software.
Las ventajas del uso del Software de Control de Activo Fijo son:
•
Control de cuentas contables.
•
Control del Inventario detallado de activo fijo, incluyendo descripciones detalladas y
relación de padres e hijos para cada activo.
•
Cálculo de depreciaciones fiscales y contables.
•
Actualización de valores de Activos Fijos por índices específicos.
•
Carga de los valores de avalúo.
•
Control de presupuestos para compras de activos fijos.
•
Selección entre activos fijos capitalizables y controlables.
•
Multimoneda.
•
Carga de Valores de Seguro.
•
Consulta de imágenes digitalizadas para cada activo (puedes incluir facturas,
pedimentos, fotografías, póliza de seguro, etc.)
•
Opera en Red (es multiusuarios y multiempresas)
•
Opciones por nivel de usuario.
•
Opciones de Consulta y de Emisión de Reportes.
•
Compara inventarios físicos contra inventario del software.
•
Control de Cambios (Registra cualquier movimiento y lo guarda en memoria)
La póliza de mantenimiento del software incluye:








Vigencia de 1 año a partir de su contratación.
Instalación de actualizaciones del sistema que sean liberadas en el periodo
contratado.
Soporte telefónico o por cualquier medio de comunicación para solucionar
posibles anomalías en las rutinas del sistema.
Soporte en sitio cuando no ha sido solucionada la anomalía a través de soporte
técnico o cualquier otro medio electrónico hasta resolver la situación.
Envío por correo electrónico de índices de precios.
Envío de tipos de cambio por correo electrónico.
Asesoría para digitalización de imágenes e integración al sistema.
Descuentos en productos y servicios relacionados al sistema
El seguimiento mensual incluye:
 Carga al sistema, mes con mes, de los movimientos de los bienes de activo fijo.
 Digitalización de documentos e inclusión de fotografías.
 Impresión de los reportes mensuales
7)
CONSIDERACIONES GENERALES
Para que el desarrollo de nuestro trabajo sea en forma
adecuada, es necesario que la empresa nos proporcione lo
siguiente:
Sistema de Administración de los bienes de Activo Fijo.
• Disponibilidad del personal de todas las áreas que corresponda para participar en
las definiciones correspondientes al Manual de Procedimientos para la
Administración de Activo Fijo.
• Disponibilidad del personal responsable del área de sistemas para la carga del
software del SAAF y la asignación de accesos a redes y servidores.
• Proporcionar información contable necesaria para la realización de la
conciliación de los activos fijos
• Acceso a facturas o pólizas de seguros para la digitalización de las mismas.
• Permisos de toma de fotografías
• Relación de todos los activos fijos registrados en su
contabilidad, con fecha y costo de adquisición, en
formato Excel e impreso.
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